Het moderne sociale intranet is niet meer weg te denken

Als je een ervaren gebruiker van het intranet bent, zou je kunnen geloven dat het een overblijfsel is uit vervlogen tijden. Het woord zelf klinkt als een terugkeer naar een tijd waarin inbellen nog heel gewoon was. Als je 'intranet' hoort, denk je waarschijnlijk: 'Wacht, zeggen mensen dat nog steeds?' Het intranet is een digitale bestemming die is ontworpen als een knooppunt waar collega's creatieve ideeën kunnen uitwisselen, advies kunnen krijgen van collega's en banden kunnen smeden over projecten en gedeelde interesses. De originele versie was weliswaar goed bedoeld, maar werd belemmerd door een gebrek aan betrokkenheid, verouderde informatie en andere obstakels die acceptatie door werknemers tegenhielden. Het is niet zo dat het intranet nooit is verdwenen, de term dat alleen zijn magische kracht verloren. Nu de wereld in een tijdperk met een overvloed aan gegevens is beland, past het intranet zich aan en wordt het een modernere, sociale plek waar werknemers echt hun tijd willen doorbrengen. Om je eigen bloeiende, samenwerkende werkgemeenschap te creëren, is het belangrijk te leren van de valkuilen uit het verleden en alle voordelen van een sociaal next-gen intranet te omarmen.

Zakelijk van voren, van achteren een feestje

Een sociaal intranet is niet alleen een digitale opslagplaats van informatie die is gered uit papieren archieven en particuliere online schijven. Bedrijven kunnen het gebruiken om een cultuur van openheid te creëren door volledige zichtbaarheid onder werknemers mogelijk te maken en gebruikers aan te moedigen ideeën uit te wisselen. Intranetten kunnen zorgen voor samenwerking tussen de meest onwaarschijnlijke collega's en zorgen voor verbindingen tussen alle teams en afdelingen. Met een sociaal intranet is het altijd allen voor één en één voor allen. Van de technisch onderlegde CEO tot de kersverse nieuwe stagiair, gebruikers hebben toegang tot precies wat ze nodig hebben om vakjes af te vinken en doelen te bereiken.

Een team komt een open, collaboratieve workspace binnen . . .

Een sociaal intranet verbindt collega's niet alleen met inhoud, het verbindt mensen onderling.  

Het zorgt voor een positieve sfeer. Zelfs in de bedrijven waar ontzettend veel wordt samengewerkt, zijn er waarschijnlijk werknemers die zich buitenspel gezet voelen. Een modern sociaal intranet stelt iedereen op gelijke voet. Indien correct opgezet (met gelijke toegang tot gesprekken en documenten, ongeacht functie of niveau), kan je intranet mensen een goed gevoel geven als ze hun mening over projecten van anderen posten en feedback zelf verwelkomen. Wanneer ze de ruimte hebben om vol vertrouwen dingen te delen, voelen werknemers zich eerder verbonden met hun collega's, team en het bedrijf.   

Het maakt een einde aan silo's. Met een sociaal intranet kunnen je werknemers een verband leggen tussen hun werk en wat de hoogste prioriteit is voor een ander team of een andere locatie. Het blijkt dat Mike van Content Marketing zijn SEO-doel verrassend goed heeft gehaald en een geweldige mentor zou zijn voor je project, maar dat had je nooit geraden op grond van wat vage praatjes bij de koffiemachine.

Het bouwt bruggen. Nu de cultuur op afstand verandert van 'de nieuwste hype' naar 'de ideale manier van werken', is het belangrijker dan ooit om collega's op hetzelfde culturele spoor te houden. Via een sociaal intranet zorgen virtuele verbindingen ervoor dat werknemers in alle tijdzones met elkaar blijven praten en ideeën blijven uitwisselen.

Heeft je intranet hetzelfde lot getroffen als de Walkman^®?

Vraag een intern communicatieteam, HR-manager of intranetkampioen naar hun grootste uitdaging, en we wedden dat ze antwoorden met 'betrokkenheid'. Op bedrijfsintranetten komt apathie meer voor dan pop-upadvertenties en is het even moeilijk om er vanaf te komen. Om werknemers naar een intranet te lokken dat ze zullen gebruiken en aantrekkelijk vinden, moeten we eerst bespreken wat hen afstoot.

Neerbuigende toon. Bazen aan de top van de voedselketen zijn vaak niet op de hoogte van feedback van werknemers of fantastische ideeën van werknemers op lager niveau. Intranetten zorgen ervoor dat gesprekken van onder naar boven verlopen, zodat zelfs nog maar net beginnende werknemers zich op hun gemak voelen hun ideeën te delen. Een meer gastvrije omgeving biedt ruimte voor discussie en zorgt ervoor dat hogergeplaatste personen direct feedback krijgen.

Geen snelle manier om te reageren. Met de snelheid waarmee de technologie evolueert, is het slechts een kwestie van tijd voordat zelfs baby's een eigen smartphone hebben. We communiceren vrijuit met onze vrienden en familie via emoji's, gifjes en likes om ideeën te erkennen en onze gedachten snel te uiten. Werknemers die het gevoel hebben dat er beperkte responsmogelijkheden zijn, zijn veel minder geneigd om met hun collega's in contact te komen of bij te dragen aan projecten.

Te technisch. Ouderwetse intranetten zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor IT-teams. Het posten van content vergde een aantal vervelende stappen en je kon nergens snel op reageren. Wanneer inhoud eindelijk beschikbaar was, waren er nog die vervelende rechtendrempels. Als men allerlei trucs moet bedenken om deel te nemen aan intranetten, houden ze het in plaats daarvan gewoon bij gesprekken op de gang. 

Saaie inhoud. Wanneer je intranet een 'opslagplek voor van alles' wordt, zoals Forrester het noemt, wordt het een bodemloze put. Gebruikers gaan er geen energie in steken om waardevolle informatie te zoeken zoals merkgidsen of bedrijfsbeleid, enkel om inhoud te vinden die totaal verouderd is.

Trage of nutteloze zoekmachine. Met de huidige zoekmachines kun je razendsnel relevante antwoorden vinden op elke vraag, soms sneller dan je ze kunt typen. Een zoekfunctie die te traag is en/of nutteloze informatie oplevert, kan niet concurreren. Gebruikers willen de juiste informatie net zo snel ontvangen als hun Amazon Prime-pakketten: liever gisteren dan vandaag.

Niet geschikt voor mobiele apparaten. Toen intranetten 20 jaar geleden voor het eerst op de markt kwamen, lazen mensen nog steeds gedrukte kranten. Nu zijn smartphones een verlengstuk van onze armen geworden. Gebruikers willen geen tijd kwijt zijn om te leren werken met een intranet dat het niet gemakkelijk maakt om berichten te plaatsen, delen en lezen op een telefoon of tablet.

Schetsmatige analyses. Als jij en je team de drijvende krachten zijn achter de inspanningen om een sociaal intranet te vervangen of te lanceren, dan moet je weten wanneer, hoe en waarom mensen het gebruiken. In plaats van maar wat aan te rommelen, kun je je beter richten op kwaliteitsanalyses. Als je de details kent, kun je gebruikersvriendelijke veranderingen aanbrengen en meer in het oog springende inhoud produceren, belangrijke en relevante inhoud actueel houden en alle content verwijderen die maar een paar klikken krijgt.

Een succesvol sociaal intranet onderhouden en verzorgen

Zorg dat je intranet floreert door ervoor te zorgen dat de software die je kiest is uitgerust met deze functies en hulpmiddelen.  

Creators die overal vandaan komen. Geweldige ideeën kunnen ontspruiten aan elk brein, ontstaan op elk niveau van een organisatie en soms door een geluk bij een ongeluk komen bovenborrelen. (We zouden nog steeds ijs eten uit kommetjes als een kraam op de Wereldtentoonstelling niet was gaan experimenteren met wafels toen de kommetjes onverwacht op waren!) Met eenvoudige ontwerptools, zoals kant-en-klare sjablonen, kunnen gebruikers van elk team bijdragen leveren en kunnen organisaties het trickledown-effect op hun intranet effectiever vermijden.

De mensen achter de berichten kennen. Het is moeilijk om bruggen te slaan als je van je collega's alleen maar hun naam en een algemene avatar kent.  Mensen willen weten wat hun collega's doen, waar ze in de organisatie passen en waar ze aan werken. Een sociaal internet moet plaatsen hebben voor profielen, zodat werknemers in één oogopslag kunnen zien wie wat doet en waar ze dat doen.  

Klaar voor mobiel. Steek je hand op als je dit artikel op je telefoon leest. Met eenvoudige aanmelding onderweg en gegarandeerde beveiliging is het ideale sociale intranet een netwerk dat in je broekzak past. Ja, zelfs in de zakken van damesjeans.  

Content die er goed uitziet. De uitdrukking 'beoordeel een boek niet op zijn omslag' kan met pensioen. Werknemers zijn eerder geneigd aandacht te besteden aan content met opvallende visuals zoals foto's, video's en gifjes. De content moet op een telefoon of tablet even esthetisch aantrekkelijk zijn als op een desktop.  

Functies voor sociaal delen. 'Viraal gaan' op sociale medianetwerken is het equivalent van het winnen van een online loterij. Om hetzelfde niveau van delen op je intranet te bereiken, moet je content eenvoudig kunnen doorgeven. Als gebruikers even makkelijk kunnen liken en opmerkingen plaatsen, collega's kunnen volgen en medewerkers met @-vermelding kunnen noemen als ze memes naar hun vrienden kunnen sturen, maken ze van het intranet een plek voor content die meer de moeite waard is om te delen.  

Eenvoudige toegang. Vergeet het telefoonnummer van de IT-afdeling. Met sociale intranetten kun je de toegang en machtigingen voor afdelingen en gebruikers zelf beveiligen, terwijl je werknemers zonder obstakels inhoud laat creëren, bewerken en bekijken. Deze flexibiliteit maakt de IT vervolgens vrij om zich te concentreren op de implementatie en aanpassing van het intranet, waardoor eindeloze vergaderingen en bergen werkopdrachten worden vermeden.   

Gloednieuwe content. Met zoveel stemmen die bijdragen en samenwerken, zal de toestroom van content zo vers zijn dat je die op de zaterdagmarkt zou kunnen verkopen. Zorg voor een systeem waarmee je eenvoudig aanpassingen kunt doorvoeren en waarschuwingen kunt versturen, zodat je die verouderde onderdelen uit het zicht kunt houden.  

Nauwkeurige analyses. Hoe meer je weet, hoe beter je groeit. Zoek naar analyses die je vertellen waar gebruikers naar zoeken en welke inhoud ze het meest lezen en becommentariëren. Forrester suggereert dat organisaties "de zoekfunctie centraal moeten stellen" door aan de hand van analyses in kaart te brengen hoe en wanneer gebruikers zoekopdrachten uitvoeren. Je moet ook weten wanneer die zoekopdrachten "geen resultaten hebben opgeleverd, of te veel resultaten opleveren om nuttig te zijn".

Sociale intranetten zorgen voor een gelijk speelveld

Teams zijn net zo sterk als de verbindingen tussen mensen. Je kunt je werknemers meer mogelijkheden geven door een omgeving te creëren waarin verbindingen en samenwerking organisch kunnen groeien. Lees hoe je de kracht kunt verwerven om je organisatie te transformeren met intranetsoftware van Confluence.