Workflows in Confluence een boost geven met automatiseringen
Onderwerpen zoeken
Het kost moeite om je Confluence-pagina's actueel en je team op één lijn te houden. Het handmatig verzenden van herinneringen, het archiveren van oude inhoud of het helemaal opnieuw instellen van projectpagina's kost tijd en moeite voor werk dat sneller zou moeten gaan.
Confluence-automatisering brengt daar verandering in. Met intuïtieve sjablonen, no-code-tools en slimme AI-ondersteuning helpt dit teams om repetitieve taken te elimineren, zodat ze zich kunnen concentreren op werk dat er toe doet. Hiervoor zijn geen technische vaardigheden vereist.
In een recent Atlassian-webinar vertelden productexperts hoe teams workflows kunnen stroomlijnen met automatisering in Confluence. Dit zijn de beste tips, en hoe je ze vandaag nog kunt inzetten.
Hoe automatisering teams helpt slimmer te werken
Confluence-automatisering geeft teams hun tijd terug. In plaats van oude pagina's te zoeken of taken handmatig te beheren, voert automatisering de repetitieve onderdelen uit, zodat het werk door blijft gaan zonder constante opvolging.
Met slechts een paar klikken kun je regels instellen die worden geactiveerd op basis van tijd, activiteit of paginawijzigingen.
Er is geen code om te schrijven en het is eenvoudig te leren. Zelfs teams die voor het eerste werken met Confluence kunnen binnen enkele minuten aan de slag.
Teams zoals Rivian boeken al resultaten. Door routinewerk te automatiseren, besparen ze elke maand tot wel 60 uur. Die tijd besteden ze nu aan strategische planning, niet aan druk werk.
Inhoud en werk actueel houden
Naarmate projecten evolueren, kunnen verouderde pagina's zich snel opstapelen. Hierdoor wordt je space rommelig en is het lastiger om te vinden wat relevant is. Automatisering helpt je inhoud overzichtelijk en nuttig te houden zonder dat je alles handmatig hoeft te controleren.
Je kunt bijvoorbeeld een regel plannen die maandelijks wordt uitgevoerd om pagina's te identificeren die al zes maanden niet zijn bijgewerkt of bekeken. Als een verouderde pagina wordt gemarkeerd, kan automatisering deze archiveren. Er wordt een e-mail gestuurd naar de eigenaar van de pagina waarin wordt uitgelegd waarom deze is verwijderd, met een link om de pagina te bekijken of te herstellen, indien nodig.
Je kunt ook automatisering gebruiken om terugkerende taken, zoals notulen, te stroomlijnen. Wanneer iemand een vergaderdocument publiceert, kan Rovo, de AI-assistent van Atlassian, de pagina samenvatten en naar de deelnemers e-mailen. Je kunt deze zelfs automatisch labelen op basis van de inhoud, zodat de pagina later gemakkelijker terug te vinden is.
Pro-tip: gebruik labels zoals 'notulen', 'concept' of 'beoordeling nodig' om je team te helpen de inhoud snel te filteren. Gebruik regels om automatisch labels toe te passen op basis van de paginatitel of de gebruikte sjabloon.
De juiste informatie bij de juiste teams krijgen
Als deadlines verstrijken of de status van pagina's verandert, moeten teams dat weten zonder naar updates te hoeven zoeken of tussen apps te hoeven schakelen. Automatisering zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment worden ingeschakeld.
Je kunt bijvoorbeeld een regel maken die een Slack- of Microsoft Teams-bericht stuurt wanneer een taak is voltooid of wanneer een pagina van 'In uitvoering' naar 'Klaar voor beoordeling' gaat. Deze updates worden automatisch uitgevoerd, zodat teams snel kunnen handelen zonder naar context te hoeven zoeken.
Je kunt automatisering ook gebruiken om vervolgtaken te activeren nadat een pagina is gepubliceerd, zoals iemand toewijzen om de pagina te beoordelen, een herinnering instellen om de pagina later bij te werken of zelfs de pagina ter goedkeuring naar een ander team sturen.
Pro-tip: probeer de smart values van Confluence toe te voegen om meldingsberichten aan te passen met paginanamen, auteurs en links, zodat lezers in één keer het totaalplaatje zien.
Standaardiseren hoe je team werkt
Als teams nieuwe projecten starten, kan een schone lei ze vertragen. Met automatisering kun je gestructureerde processen instellen die teams vooruit helpen zonder dat er extra instructies nodig zijn.
Je kunt bijvoorbeeld een automatiseringsregel maken die een volledige set pagina's genereert (zoals startnotities, een taaktracker en een doelendocument) wanneer iemand een nieuwe projectspace aanmaakt.
Deze regel helpt elk team om met dezelfde basis te beginnen, zonder dat er handmatige installatie nodig is.
Slimme knoppen voegen nog een extra structuurlaag toe. Een sjabloon voor een campagneplan kan bijvoorbeeld een knop bevatten om het plan als definitief te markeren, het management op de hoogte te stellen en de conceptversie te archiveren, allemaal met één klik.
Pro-tip: weet je niet zeker wat je eerst moet automatiseren? Identificeer de taken die je team elke week herhaalt, zoals het maken van startpagina's of het taggen van documenten ter beoordeling. Als je het vaker dan twee keer doet, is het een geweldige kandidaat voor automatisering.
Een dag met automatisering: slimmer lanceren met Confluence
In de webinardemo bereidde een fictief logistiek bedrijf in de gezondheidszorg, genaamd Vitafleet, zich voor op de lancering van een nieuw product: FleetFlow. Om snel te kunnen handelen zonder concessies te doen, vertrouwden hun teams op automatisering in Confluence.
Het marketingteam begon met het toevoegen van een slimme knop aan hun campagnepagina. Met één klik werd de status bijgewerkt, het document gelabeld als 'In uitvoering' en een Slack-bericht naar de teamgenoten gestuurd, allemaal zonder de pagina te verlaten.
Ondertussen maakte het productteam gebruik van Rovo om een gedetailleerd document met productvereisten op te stellen en de highlights met engineering te delen.
Niet kopiëren en plakken en geen extra e-mails. Gewoon overzichtelijke, consistente updates, automatisch geleverd.
En om rommeligheid te voorkomen tijdens de drukke lancering, hebben ze een terugkerende regel opgesteld om alle inhoud te archiveren die al zes maanden niet is gebruikt. Dat hield hun workspaces gericht en verminderde de afleiding.
Deze automatiseringen werkten op de achtergrond, waardoor het team tijd kon besparen, fouten kon verminderen en de lancering op schema kon houden.
Snelle manieren om aan de slag te gaan
Automatisering is flexibel en je hebt geen complexe regels nodig om resultaten te zien. Dit zijn een paar eenvoudige manieren om te beginnen:
- Stuur herinneringen om conceptpagina's bij te werken: stel een regel in om pagina-eigenaren te pingen als een concept al twee weken niet is bijgewerkt.
- Tag inhoud automatisch voor interne teams: wanneer een pagina in een bepaalde space wordt gepubliceerd, voeg je automatisch teamspecifieke labels toe, zoals 'Marketing' of 'Support'.
- Vereenvoudig de onboardingdocumenten: als er een nieuw teamlid bij komt, genereer dan een checklist met onboardingstappen en -bronnen om te raadplegen.
- Stel een teamlead op de hoogte wanneer de doelen zijn bijgewerkt: als een pagina met de teamdoelen wordt gewijzigd, kun je een Slack- of e-mailupdate activeren.
- Plan driemaandelijkse inhoudsbeoordelingen: maak een regel die pagina-eigenaren eraan herinnert om elke 90 dagen belangrijke documenten te controleren, zodat teams de inhoud actueel houden zonder handmatige controles.
Deze ideeën besparen niet alleen tijd, maar ze zorgen ook voor momentum. Hoe meer je automatiseert, hoe consistenter je workflows worden, zodat je team zich kan concentreren op de grote doelen.
Beginnen met automatiseren in Confluence
Confluence-automatisering helpt je team slimmer te werken, georganiseerd te blijven en zich te concentreren op wat het belangrijkst is. Of je nu een multifunctioneel project beheert of je documentatie op orde houdt, automatisering neemt de repetitieve taken waar, zodat je team dat niet hoeft te doen.
Het is makkelijk om te beginnen, zelfs als je Confluence voor het eerst gebruikt. Gebruik sjablonen, slimme knoppen en AI-tools om betere workflows te creëren, zonder ook maar één regel code te schrijven.
Klaar om het zelf te proberen? Meld je aan voor Confluence en begin met het bouwen van slimmere, snellere workflows met automatisering.