Wat is projectmanagement?

Inzicht in projectmanagement

Projectmanagement begeleidt een project van begin tot eind. Met een gestructureerde aanpak kunnen teams binnen een bepaald tijdsbestek specifieke doelen bereiken, binnen het budget blijven en beperkte resources gebruiken. Of je nu een nieuw product introduceert, een evenement organiseert of een bedrijfsbreed initiatief implementeert, dankzij effectief projectmanagement word je succesvol.

De belangrijkste fasen van projectmanagement omvatten:

• Planning: in de eerste fase bepaal je de scope van het project, de doelstellingen en de stappen om deze te bereiken. Deze fase omvat het opstellen van een gedetailleerde roadmap, het plannen van resources en het identificeren van mogelijke risico's.
• Uitvoering: hier zet je het plan om in daden door mensen en resources te coördineren, de verwachtingen van belanghebbenden te beheren en toezicht te houden op de voltooiing van taken.
• Monitoring: monitoring houdt in dat de voortgang wordt bijgehouden, de prestaties worden gemeten aan de hand van de belangrijkste indicatoren en waar nodig aanpassingen worden gedaan om het project op koers te houden.
• Afsluiting: dit is officieel gezien het einde van het project. In deze fase evalueer je het succes van het project, documenteer je de lessen die je hebt geleerd en maak je resources vrij.

Dus waarom hebben bedrijven projectmanagement nodig? Laten we een paar redenen doornemen:

• De projectdoelen bereiken binnen de gedefinieerde reikwijdte
• Het project voltooien binnen de toegewezen tijd
• Binnen het goedgekeurde budget blijven
• Resultaten van hoge kwaliteit leveren
• Risico's beheren en issues aanpakken die zich voordoen
• De communicatie tussen teams en belanghebbenden verbeteren

Soorten projectmanagement

Je kunt iets op meerdere manieren aanpakken. Er is niet slechts één strategie om een geweldig project af te ronden. Op dit punt komt projectmanagement om de hoek kijken. Het is een reeks regels, principes en processen voor het managen van een project.

Methodologieën klinkt misschien formeel, maar ze bieden je ruimte om te innoveren! Opmerkelijk is dat veel teams en bedrijven een combinatie van methodologieën gebruiken, in plaats van er uitsluitend op één te vertrouwen. Wat je aanpak ook is, je methodologie moet een sterke cultuur van transparantie stimuleren.

1. Agile projectmanagement

Denk je dat de eerste stap van projectmanagement het plannen is? Dat klopt niet helemaal. Voordat je een strategie voor je project kunt uitstippelen, moet je ondersteuning van belanghebbenden hebben. Dit is waarbij een projectcontract van pas komt om een overzicht van de bedrijfsdoelstelling van je project te laten goedkeuren. We raden je aan om in plaats daarvan een projectposter te gebruiken, omdat deze overzichtelijker en sneller en gemakkelijker te lezen zijn. Tijdens deze fase moet je vragen kunnen beantwoorden zoals:

• Wat is de business case voor dit project? Ons sjabloon voor strategische plannen kan je helpen!
• Is dit project haalbaar?
• Moeten we dit project voortzetten?

Simpel gezegd probeer je tijdens deze fase te beslissen of dit project wel de moeite waard is, voordat je er al te veel energie insteekt.

Een geweldige manier om deze bespreking tot stand te brengen is met behulp van een pre-mortem, een gedachte-oefening waarbij je nadenkt over wat er mis zou kunnen gaan en besluit hoe je deze risico’s kunt voorkomen.

2. Watervalprojectmanagement

Als je denkt aan traditioneel, opeenvolgend projectmanagement, dan denk je aan watervalprojectmanagement. Met deze methode verdeel je je project in verschillende fasen. Als de ene fase eindigt, begint de volgende. De twee overlappen elkaar niet.

3. Scrum

Zet een kop koffie en pak je oplader, want nu wordt het menens. Nu stropen jij en je team de mouwen op en beginnen jullie met het aanpakken van projecttaken, met je projectplan als leidraad. Tijdens de uitvoeringsfase moet je:

• Wijs de nodige middelen toe
• Zorg ervoor dat uitvoerders hun taken uitvoeren
• Houd statusvergaderingen
• Zet volgsystemen op

Het grootste gedeelte van de werkzaamheden gebeurt in deze fase, en het is ook de fase waarin je project vorm begint te krijgen. Zie je wel? Al dat plannen was de moeite waard.

4. Lean projectmanagement

De fasen van projectmanagement

Stel je voor dat je een project start vanaf het begin. Projectmanagement komt niet pas in beeld wanneer je taken gaat afvinken. Eerst moet je de basis leggen.

Met die gedachte in het achterhoofd heeft het Project Management Institute (PMI) vijf verschillende fasen van projectmanagement vastgesteld.

1. Project-initiatie

Denk je dat de eerste stap van projectmanagement het plannen is? Dat klopt niet helemaal. Voordat je een strategie voor je project kunt uitstippelen, moet je ondersteuning van belanghebbenden hebben. Maak een projectcontract om een overzicht van de bedrijfsdoelstelling van je project te laten goedkeuren. Je kunt ook een projectposter gebruiken, omdat dat overzichtelijker is en daardoor is deze sneller en gemakkelijker te lezen. Tijdens deze fase moet je vragen kunnen beantwoorden zoals:

• Wat is de business case voor dit project?
• Is dit project haalbaar?
• Moeten we dit project voortzetten?

Simpel gezegd probeer je tijdens deze fase te beslissen of dit project de moeite waard is, voordat je er al te veel energie insteekt.

Een geweldige manier om deze bespreking tot stand te brengen is met behulp van een pre-mortem, een gedachte-oefening waarbij je nadenkt over wat er mis kan gaan en besluit hoe je deze risico’s kunt voorkomen.

2. Projectplanning

Als je besluit verder te gaan met het project, dan ga je door naar de projectplanningsfase. Tijdens deze fase ontwikkel je een gedetailleerd projectplan waar je hele team zich aan zal houden––en waar ze je dankbaar voor zullen zijn! Plannen is van cruciaal belang bij het voorkomen van scope-creep. De vragen die tijdens deze fase beantwoord moeten worden, zijn onder andere:

• Wat is het doel van dit project?
• Wat zijn de kritieke prestatie-indicatoren (KPI's)?
• Wat is de scope?
• Wat is het budget?
• Wat zijn de risico's?
• Welke teamleden zijn erbij betrokken?
• Welke taken zijn erbij betrokken?
• Welke mijlpalen moeten worden behaald?

Met deze stap zorg je ervoor dat jij en je team dezelfde verwachtingen hebben voordat jullie aan de slag gaan. Als je denkt dat je te veel verstrikt raakt in de details, dan geen zorgen: frameworks voor strategische planning kunnen je helpen!

3. Uitvoering van het project

Zet een kop koffie en pak je oplader, want het is tijd om door te pakken. In fase 3 steken jij en je team de mouwen uit de mouwen en beginnen jullie met de uitvoering van projecttaken, met je projectplan als leidraad. Tijdens de uitvoeringsfase van het project moet je:

• Wijs de nodige middelen toe
• Zorg ervoor dat uitvoerders hun taken uitvoeren
• Houd statusvergaderingen
• Zet volgsystemen op

Het grootste gedeelte van de werkzaamheden gebeurt in deze fase, en het is ook de fase waarin je project vorm begint te krijgen. Zie je wel? Al dat plannen was de moeite waard.

4. Projectbewaking en -rapportage

Dat je een projectplan hebt, betekent niet dat alles vanzelf soepel gaat verlopen. Het is alsof je een budget voor jezelf opstelt: een budget heeft geen zin als je niet goed in de gaten houdt hoe je met het geld omgaat.

Daarom moet je de projectvoortgang controleren om ervoor te zorgen dat alles op koers blijft. Evalueer je project aan de hand van de KPI's (kritieke prestatie-indicatoren) die je in de planningsfase hebt vastgesteld.

Wat moet je doen als het hoofddoel van je project uit het oog verloren lijkt te zijn of als er sprake is van scope-creep? Neem even de tijd om het project opnieuw te evalueren. Zo kun je beslissen of je zaken opnieuw moet afstemmen, of dat je je oorspronkelijke plan moet bijstellen. Dat is het mooie van bewaking. Er zijn regelmatig controlepunten waarop je de koers kunt bijstellen.

5. Afsluiting van het project

In de laatste fase knoop je de losse eindjes aan elkaar. Dit omvat:

• Het organiseren van een postmortem of retrospectief om het project te evalueren
• Het opstellen van een afsluitend projectrapport
• Noodzakelijke projectdocumentatie op een veilige plek verzamelen en bewaren. Een gezamenlijke documentatie-space zoals Confluence is hier zeer geschikt voor.

Dit geeft je team niet alleen de kans om het project goed af te sluiten, maar dit maakt het ook gemakkelijker om ernaar terug te verwijzen wanneer dat nodig is.

Belangrijke vaardigheden die elke projectmanager nodig heeft

Projectmanagers zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit en dat initiatieven op tijd worden voltooid. Ze zorgen ervoor dat de taken op schema blijven, ze wijzen resources toe en ze beheren ze. Ze fungeren ook als centraal communicatiepunt voor belanghebbenden. Hier volgen een paar vaardigheden die elke projectmanager nodig heeft om succesvol te zijn:

• Leiderschap: een effectieve leider inspireert teamleden, geeft duidelijke aanwijzingen en motiveert iedereen om de projectdoelen te bereiken. Je kunt leiderschapsvaardigheden opbouwen via het teamdraaiboek van Atlassian, dat oefeningen biedt voor het opbouwen van vertrouwen en afstemming binnen teams.
• Communicatie: goede communicatie zorgt ervoor dat alle belanghebbenden geïnformeerd, op elkaar afgestemd en betrokken zijn gedurende de hele levenscyclus van het project. Kortom, met een goede projectmanager is iedereen op de hoogte. Projectmanagers kunnen duidelijk communiceren met gebruik van Confluence voor documentatie en Jira voor taakupdates.
• Tijdbeheer: efficiënt tijdbeheer houdt projecten op schema en helpt bij het in balans brengen van meerdere prioriteiten. Gebruik de tijdregistratiefuncties van Jira en de Gantt-diagramsjabloon om taken en deadlines te beheren.
• Probleemoplossing: snelle en effectieve probleemoplossing helpt obstakels te overwinnen en de voortgang van projecten te behouden. Gebruik de sjabloon 5 x Waarom van Atlassian in Confluence om complexe problemen te analyseren en op te lossen.
• Technische vaardigheden: inzicht in relevante technologieën helpt om betere beslissingen te nemen en te communiceren met leden van het technische team. Blijf op de hoogte van de producthandleidingen en webinars van Atlassian om je technische vaardigheden op het gebied van projectmanagementsoftware te verbeteren.
• Aanpassingsvermogen: flexibiliteit helpt projectmanagers en teams om veranderende projectvereisten te begrijpen en uit te voeren en onverwachte uitdagingen het hoofd te bieden. Pas agile methodologieën toe met behulp van de scrum- en Kanban-borden van Jira om het aanpassingsvermogen in projectmanagement te verbeteren.
• Budgettering en kostenbeheersing: het beheren van de projectfinanciën zorgt ervoor dat het project binnen de budgetbeperkingen blijft. Gebruik de rapportagefuncties van Jira om projectkosten bij te houden en te voorkomen dat het budget wordt overschreden.

Tools die worden gebruikt bij projectmanagement

Het kiezen van de juiste projectmanagementsoftware kan lastig zijn. Om ervoor te zorgen dat je team alles uit hun projectmanagementtool haalt, raden we je aan om een oplossing te zoeken die de volgende mogelijkheden biedt:

• Maak een gedeelde agenda aan om de mijlpalen en deadlines van projecten bij te houden
• Deel bestanden en documenten voor eenvoudige toegang en samenwerking
• Maak takenlijsten aan en wijs taken toe aan teamleden
• Volg de voortgang van projecten en genereer rapporten
• Stimuleer en stroomlijn communicatie tussen teamleden en belanghebbenden
• Schat de duur en het budget van projecten in
• Stel teamleden in staat om opmerkingen te plaatsen bij taken en feedback te geven
• Genereer automatische herinneringen en meldingen
• Ontwikkel projectsjablonen om het aanmaken van projecten te stroomlijnen
• Beheer bronnen en workloads
• Volg issues en risico’s
• Beheer veranderingsaanvragen
• Maak gedetailleerde rapporten aan
• Bewaak projectprestaties

Belangrijke leden van een projectteam

Voor elk project moeten eerst rollen en verantwoordelijkheden worden vastgesteld. Als je van tevoren weet wat je rol is, is iedereen voorbereid om succes te behalen door op schema te blijven om projectdeadlines te halen. Mogelijke projectrollen zijn onder andere:

• Projectmanager: degene die toezicht houdt op het hele project en verantwoordelijk is voor het succes ervan.
• Projectsponsor: Senior manager die het project leidt en nauw samenwerkt met de projectmanager.
• Teamlid: Medewerker die actief aan de projecttaken werkt.
• Leverancier: Degene die goederen of diensten voor het project levert.
• Belanghebbende: Degene die belang heeft bij het project. Er zijn verschillende soorten belanghebbenden:
  • Primaire belanghebbenden: Personen die het werk daadwerkelijk doen en actief betrokken zijn bij het project.
  • Secundaire belanghebbenden: Personen die mogelijk naar vergaderingen komen en een kleine rol spelen, maar geen belangrijke besluitvormers in het project zijn.
• Geïnteresseerde belanghebbenden: Personen die op de hoogte zijn van het project, maar geen actieve rol spelen en niet veel invloed hebben.
• Klant: de persoon of het team die het eindproject ontvangt, indien het een klantgericht project betreft in plaats van een intern project.

1. Samenwerking verbeteren

Goed projectmanagement gaat over het in balans brengen van structuur en aanpassingsvermogen. Deze oefeningen helpen je om georganiseerd en tegelijkertijd ook flexibel genoeg te blijven om alles aan te pakken wat er op je pad komt:

• Begin goed: begin met een vergadering voor de projectkick-off. Stel doelen, tijdlijnen en rollen in om iedereen op één lijn te krijgen. Dit is je kans om onduidelijkheden op te helderen en je team enthousiast te maken.
• Breng je afhankelijkheden in kaart: taken en resources zijn vaak met elkaar verbonden. Gebruik tools zoals Gantt-diagrammen om deze links te visualiseren en knelpunten te vermijden.
• Vind je kritieke pad: stel de langste reeks taken vast die je moet uitvoeren. Dit helpt je om te bepalen waar je speling hebt en waar je je aan het schema moet houden.
• Realistische tijdlijnen: we hebben allemaal de neiging om te onderschatten hoe lang zaken duren. Bekijk projecten uit het verleden voor advies en wees niet bang om je schema een beetje aan te vullen.
• Maak gebruik van projectmanagementsoftware: tools zoals Jira houden alles op één plek. Je hoeft niet meer eindeloos in je e-mails te zoeken om te vinden wat je nodig hebt.
• Verduidelijk de rollen en verantwoordelijkheden: zorg ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen. Dit voorkomt dat er iemand op de tenen wordt getrapt en helpt mensen hun sterke punten te benutten.
• Maak er een teamprestatie van: plan niet zaken alleen in. Je teamleden hebben waardevolle inzichten, dus betrek ze bij het proces. Dit leidt tot betere plannen en meer steun.
• Communiceer: dankzij regelmatige statusupdates wordt iedereen op de hoogte gehouden. Wees helder over voortgang en tegenslagen.
• Blijf flexibel: de vereisten kunnen veranderen. Wees bereid om je plannen aan te passen en tegelijkertijd je einddoel voor ogen te houden.

Gebruik Jira in je voordeel. Jira-borden kunnen helpen bij het implementeren van veel van deze praktijken. Ze bieden updates in realtime, bevorderen de samenwerking en houden iedereen op één lijn, zodat teamleden hun werk efficiënt kunnen plannen, volgen en beheren.

Begin

Begin je project goed met deze sjablonen

• Concurrentieanalyse: bekijk de concurrentie.
• SWOT-analyse: stel je sterke punten, zwakke punten, kansen en dreigingen vast.
• Brainstormen: laat je creativiteit de vrij loop met een gestructureerde brainstormsessie.

Planning

Maak de weg vrij voor succes met deze sjablonen voor projectplanning:

• Projectplan: stel je roadmap op voor het hele project.
• Projectkick-off: begin op de juiste manier met een goed georganiseerde kick-off.

Uitvoering

Boek voortgang met deze sjablonen voor de uitvoeringsfase:

• Kanban-bord: visualiseer je workflow en beheer taken.
• Taken volgen: houd in de gaten wie wat doet en wanneer.
• Scrumbord: agile teams gebruiken deze sjabloon om sprints te beheren.
• Werkverdelingsstructuur: deel ingewikkelde projecten op in beter uitvoerbare taken.
• Gantt-diagram: breng de tijdlijn van je project visueel in kaart.
• Project-roadmap: stippel je projectstrategie voor de lange termijn uit.
• Notulen: houd je teamvergaderingen productief en goed gedocumenteerd.

Controle

Gebruik de sjabloon voor projectstatus om belanghebbenden op de hoogte te brengen van vorderingen en om zelf op de hoogte te blijven van het succes van je project

Afsluiting

Voltooi je project effectief met deze sjablonen:

• Retrospectief: denk na over wat er goed ging en wat er verbetert kan worden.
• De analyse 5 x Waarom: ontdek de hoofdoorzaken van problemen die je bent tegengekomen.

Jira biedt deze sjablonen en meer, waarmee teams de productiviteit kunnen verbeteren en de projectmanagementprocessen kunnen stroomlijnen. Wil je meer ontdekken? Bekijk de volledige reeks van gratis sjablonen voor projectmanagement van Atlassian.