Wat is een gegevensstroomdiagram (DFD)?

Het visueel weergeven van gegevensbewegingen is niet nieuw voor de analyse van bedrijfssystemen. Het gegevensstroomdiagram werd echter pas in het midden tot het einde van de 20e eeuw een formele modelleringstool. De groei van gestructureerde systeemanalysemethoden in de jaren 70 en 80 was cruciaal voor het wijdverbreide gebruik van DFD's. Vroege methoden voor het in kaart brengen van concepten hebben enkele overeenkomsten met de visuele representatie van DFD's, net als lineaire representaties zoals stroomdiagrammen.

Grondleggers zoals Tom DeMarco hebben met zijn werk op het gebied van gestructureerde analyse de nadruk gelegd op het modelleren van gegevensstromen. De Gane- en Sarson-notatie, van computerwetenschappers en informatietechnologieschrijvers Chris Gane en Trish Sarson, bood later standaardsymbolen en -regels voor DFD's, waardoor het gebruik ervan bij de ontwikkeling van informatiesystemen werd gestimuleerd. Deze methoden en notaties boden een gestructureerde manier om de gegevensstromen in complexe systemen te begrijpen en vast te leggen, waardoor DFD's essentieel waren voor systeemanalyse en -ontwerp.

Gegevensstroomdiagrammen (DFD's) zijn cruciaal om te begrijpen hoe gegevens door een systeem worden verplaatst, om bedrijfsprocessen te verbeteren en om de communicatie met belanghebbenden te verbeteren. Door duidelijk weer te geven hoe met gegevens wordt omgegaan, splitsen DFD's ingewikkelde processen op in beter behapbare en begrijpelijke delen. Deze visuele helderheid verbetert de communicatie tussen alle belanghebbenden die betrokken zijn bij een project of systeem aanzienlijk.

De voordelen van DFD's voor technische belanghebbenden zijn onder andere:

• Maakt nauwkeurige blauwdrukken mogelijk voor efficiënt systeemontwerp en -ontwikkeling.
• Maakt het mogelijk om systeemproblemen sneller op te lossen door middel van visuele tracering van gegevens.
• Biedt een gestructureerde en visuele benadering voor het documenteren en begrijpen van systeemvereisten.
• Zorgt voor een vlottere systeemintegratie door duidelijke identificatie van gegevensafhankelijkheden.
• Leidt tot robuustere systemen door een visueel inzicht in de interacties tussen componenten.

De voordelen van DFD's voor niet-technische belanghebbenden zijn onder andere:

• Biedt toegankelijke visuele inzichten in de functionaliteit van complexe systemen.
• Verbetert de samenwerking tussen projecten en de afstemming met technische teams door middel van een gedeelde beeldtaal.
• Maakt effectievere feedback mogelijk over systeemontwerp op basis van een duidelijk visueel inzicht.
• Zorgt ervoor dat het ontwikkelde systeem echt aansluit bij kritieke bedrijfsbehoeften en -doelstellingen.
• Ontdekt mogelijkheden voor procesverbetering en efficiëntieverbeteringen door middel van visuele analyse.

Uiteindelijk dienen gegevensstroomdiagrammen als een brug tussen technische implementatie en zakelijk inzicht. Ze dragen bij aan succesvollere initiatieven voor systeemontwikkeling en procesverbetering, waardoor een betere uitwisseling van kennis tussen teams wordt bevorderd.

Gegevensstroomdiagrammen bieden verschillende perspectieven op een systeem aan de hand van twee hoofdtypen: logisch en fysiek. Ze variëren ook in detail, van contextdiagrammen op hoog niveau tot meer gedetailleerde representaties op meerdere niveaus.

Dit is hoe de logische en fysieke DFD's verschillen:

• Logische DFD's: logische DFD's richten zich op essentiële bedrijfsactiviteiten en de vereiste gegevensstroom. Ze illustreren welke gegevens nodig zijn, waar ze vandaan komen, waar ze naartoe gaan en welke transformaties nodig zijn voor bedrijfsfuncties. Ze blijven met name onafhankelijk van specifieke technologie- of implementatiegegevens, zodat teams zich kunnen concentreren op de kernbehoeften van het bedrijf.
• Fysieke gegevensstroomdiagrammen: deze geven de daadwerkelijke implementatie van het bedrijfssysteem weer, waarbij de specifieke hardware, software, gegevensbestanden en databases worden getoond. Ze illustreren hoe gegevens worden verwerkt en verplaatst via deze fysieke componenten, vaak met inbegrip van details zoals gegevensopmaak en systeeminterfaces.

De hiërarchische niveaus in gegevensstroomdiagrammen zijn essentieel om complexe bedrijfssystemen effectief te beheren. Door te beginnen met een ruim overzicht en naargelang details toe te voegen, krijgen belanghebbenden geleidelijk meer inzicht in het systeem. Hierdoor zijn ingewikkelde processen beter te begrijpen en minder overweldigend.

Deze niveaus zijn als volgt verdeeld:

• Contextdiagram (gegevensstroomdiagram op niveau 0): gegevensstroomdiagrammen op niveau 0 bieden het meest abstracte beeld van het systeem op hoog niveau. Het wordt hierbij als een enkel proces weergegeven en de interacties met externe entiteiten worden geïllustreerd. Dit niveau is van essentieel belang om de scope en de grenzen van het systeem te bepalen.
• Gegevensstroomdiagrammen op niveau 1: gegevensstroomdiagrammen op niveau 1 splitsen het primaire proces van het contextdiagram op in belangrijke subprocessen. Hierbij worden de primaire interne activiteiten en de tussenliggende gegevensstromen en naar gegevensopslag weergegeven. Dit niveau biedt een meer gedetailleerd inzicht in de belangrijkste functies van het systeem.
• Gegevensstroomdiagrammen op niveau 2: op dit niveau worden specifieke processen van de gegevensstroomdiagrammen op niveau 1 verder opgedeeld in meer gedetailleerde activiteiten. Dit zorgt voor meer inzicht in bepaalde systeemcomponenten en de bijbehorende interacties.
• Niveau 3 en hoger: op dit niveau wordt het verdelingsproces voortgezet, wat voor steeds gedetailleerdere overzichten van specifieke processen zorgt. De diepgang van elk niveau hangt af van de complexiteit en het vereiste analyseniveau voor verschillende delen van het systeem.

Als teams inzicht krijgen in deze verschillende soorten gegevensstroomdiagrammen en de verschillende niveaus, kunnen ze de weergave kiezen die het meest geschikt is voor hun specifieke behoeften, ongeacht of ze zich richten op bedrijfslogica of technische implementatie. Ook kunnen ze hierdoor de complexiteit effectief beheren.

Er is een gestructureerde aanpak nodig om de gegevensstroom binnen een systeem effectief te kunnen visualiseren. Door een aantal belangrijke stappen te volgen, kun je een gegevensstroomdiagram maken dat de verdeling en transformatie van informatie in kaart brengt.

Volg deze stappen om je eigen gegevensstroomdiagram te maken:

• Definieer de scope en de grenzen van je systeem: identificeer wat er inbegrepen is in het systeem dat je aan het modelleren bent en wat er buiten de grenzen van het systeem ligt (de externe entiteiten). Er zijn vaak brainstormsessies nodig om de juiste context te bepalen.
• Identificeer de belangrijkste processen, inputs en outputs: bepaal de belangrijkste activiteiten of functies die gegevens binnen het systeem transformeren. Identificeer voor elk proces de gegevens die nodig zijn (inputs) en de gegevens die daaruit voortkomen (outputs).
• Identificeer gegevensopslag: bepaal waar het systeem gegevens opslaat en ophaalt. Deze bronnen vertegenwoordigen de repository's van informatie die door de processen worden gebruikt.
• Identificeer gegevensstromen: traceer het dataverkeer tussen externe entiteiten, processen en gegevensopslag. Gebruik pijlen om de richting van elke gegevensstroom aan te geven en maak duidelijk met een label welke gegevens worden overgedragen.
• Gebruik een standaardnotatie voor gegevensstroomdiagrammen: gebruik een consistente set symbolen (bijvoorbeeld de Yourdon-Coad- of Gane-Sarson-notatie) voor externe entiteiten, processen, gegevensopslag en gegevensstromen. Consistentie zorgt ervoor dat het diagram gemakkelijk te begrijpen is.

Gebruik Confluence-whiteboards als een samenwerkingsplatform voor het maken van diagrammen. De gebruiksvriendelijke interface en functies kunnen het diagramproces vereenvoudigen.

Gegevensstroomdiagrammen zijn veelzijdige hulpmiddelen die zeer waardevol blijken te zijn in verschillende scenario's waarin het begrijpen en visualiseren van gegevensstromen van cruciaal belang is. Ze zijn vooral nuttig tijdens de eerste planningsfasen van een nieuw systeem, omdat ze een duidelijk overzicht bieden van de gegevensvereisten en -stroom. Ook komen deze diagrammen van pas bij het herontwerpen of herontwikkelen van bestaande systemen, omdat ze helpen de huidige gegevensstromen in kaart te brengen en gebieden voor verbetering of optimalisatie te identificeren.

Andere praktische toepassingen voor gegevensstroomdiagrammen zijn onder andere:

• Softwareontwikkeling: om de gegevensstroom binnen een toepassing te visualiseren, wat helpt bij het ontwerp en de ontwikkeling.
• Modellering van bedrijfsprocessen: om bedrijfsworkflows in kaart te brengen en te analyseren, waardoor inefficiënties en mogelijke verbeteringen kunnen worden geïdentificeerd.
• Nalevingsbeoordelingen: om te documenteren hoe gegevens worden verwerkt en opgeslagen, zodat de wettelijke vereisten kunnen worden nageleefd.
• Systeemanalyse: om complexe systemen op te splitsen in begrijpelijke componenten en om gegevensinteracties te analyseren.

Gegevensstroomdiagrammen vormen een krachtige en effectieve manier om de verplaatsing en transformatie van gegevens binnen een systeem of proces duidelijk weer te geven. De uitgebreide sjabloon voor projectplan van Confluence is vooral handig bij het plannen van een van de bovenstaande projecten.

Als je duidelijke en waardevolle gegevensstroomdiagrammen wilt maken, heb je meer nodig dan alleen inzicht in de verschillende componenten. Hier zijn enkele tips en beste praktijken om effectieve gegevensstroomdiagrammen te maken:

• Houd het ontwerp strak en overzichtelijk: streef naar eenvoud en voorkom dat het diagram vol staat met processen of gegevensstromen op één bepaald niveau. De meest effectieve manier om dit te doen is door complexe gebieden op te splitsen in gegevensstroomdiagrammen op lager niveau.
• Gebruik consistente en zinvolle labels: zorg ervoor dat alle externe entiteiten, processen, gegevensopslagpunten en gegevensstromen duidelijk en consistent worden gelabeld met namen die de functie of de gegevens die worden verplaatst nauwkeurig weergeven.
• Begin met een contextdiagram: om de scope te bepalen, moet je beginnen met een overzicht op hoog niveau (niveau 0). Daarna ga je verder met de meer gedetailleerde niveaus.
• Richt je op de gegevensstroom, niet op de controlestroom: onthoud dat gegevensstroomdiagrammen illustreren hoe gegevens worden verplaatst, niet wat de volgorde is van controle of beslissingen in het proces.
• Laat het diagram controleren door belanghebbenden: bekijk het diagram samen met gebruikers en andere relevante partijen om er zeker van te zijn dat het diagram een nauwkeurige weergave is van hun kennis van het systeem.

Het is ook belangrijk om op de hoogte te zijn van veelgemaakte fouten die de effectiviteit van gegevensstroomdiagrammen kunnen belemmeren, zoals:

• Te ingewikkelde diagrammen: als je te snel onnodige details of te veel niveaus toevoegt, kan dat voor verwarring zorgen. Begin altijd op niveau 0 en werk naar boven naarmate de gegevensstroom complexer wordt.
• Inconsistente notaties: als je wisselt tussen verschillende notaties voor gegevensstroomdiagrammen of symbolen verkeerd gebruikt, wordt het moeilijk om het diagram te lezen. Zorg ervoor dat je het eens bent over de notaties en symbolen voordat je begint. Wees consistent in het gebruik hiervan op elk niveau.
• Beoordelingen met belanghebbenden overslaan: als je je gegevensstroomdiagram niet controleert bij mensen die inzicht hebben in het systeem, kan dat leiden tot onnauwkeurigheden, verkeerd op elkaar afgestemde verwachtingen en uiteindelijk tot een systeem dat niet voldoet aan de werkelijke behoeften van de gebruikers of het bedrijf.
• Onduidelijke of ontbrekende labels: diagrammen zonder duidelijke labels zijn moeilijk te begrijpen en geven de gegevensstroom niet effectief weer. Deze onduidelijkheid kan leiden tot misinterpretaties, verkeerde beslissingen over het ontwerp van het systeem en verspilde ontwikkelingsinspanningen, aangezien teams verschillende inzichten hebben in het traject van de gegevens.

Door deze tips te volgen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden, kunnen teams gegevensstroomdiagrammen maken die naadloze analyses, communicatie en systeeminzicht mogelijk maken. Je verdient bonuspunten als je de sjabloon voor serviceblauwdrukken van Confluence gebruikt om het klanttraject in kaart te brengen en servicegerelateerde systemen voor belanghebbenden te valideren.