PERT-diagrammen uitgelegd: wat ze zijn en hoe maak je er een aan

Wat is een PERT-diagram?

PERT-diagrammen (Program Evaluation and Review Technique) zijn visuele tools voor projectbeheer die projectplanningen in kaart brengen en het kritieke pad aangeven. Door de PERT-formule te gebruiken om de realistische taakduur in te schatten, vereenvoudigen ze complexe projecten en helpen ze teams om op tijd en binnen het budget te blijven.

PERT-diagrammen zijn aangemaakt voor de Amerikaanse marine tijdens de Koude Oorlog en zijn effectieve tools voor het plannen en rangschikken van projecten in alle soorten, maten en complexiteiten. In wezen helpt een PERT-diagram projectmanagers bij het inschatten van de hoeveelheid tijd die nodig is om een project te voltooien door rekening te houden met de duur van elke taak en de onderlinge afhankelijkheden ervan.

PERT-diagrammen zijn aantrekkelijk voor het oog omdat ze ingewikkelde projectstructuren beknopt weergeven met behulp van visuele hulpmiddelen. Ze brengen de volgorde van taken in kaart en benadrukken de onderlinge verbanden met behulp van een netwerk van pijlen en knooppunten.

Met behulp van deze visuele weergave kunnen projectmanagers kritieke paden identificeren: de langste reeks van onderling afhankelijke taken die uiteindelijk de totale projectduur bepalen. Managers kunnen ervoor zorgen dat het project tijdig wordt afgerond door hun middelen in te zetten voor het optimaliseren van deze essentiële componenten en het identificeren van deze kritieke paden.

PERT-diagrammen versus Gantt-diagrammen

PERT-diagrammen en Gantt-diagrammen zijn waardevolle projectbeheertools die verschillende maar complementaire rollen spelen. PERT-diagrammen zijn uitstekend in het visualiseren van taakafhankelijkheden en het inschatten van projecttijdlijnen op basis van kritieke paden. Ze geven het project weer als een netwerk, waarbij pijlen taken voorstellen en knooppunten staan voor mijlpalen of voltooiingspunten voor taken. De nadruk ligt op het begrijpen hoe taken verband houden met elkaar en hoe een vertraging van één taak gevolgen kan hebben voor volgende taken.

Gantt-diagrammen zijn daarentegen gericht op het plannen van taken gedurende een langere tijdsperiode. Stel je een staafdiagram voor met taken langs de verticale as en de tijd op de horizontale as. Een balk die zich over het tijdsbestek uitstrekt, vertegenwoordigt elke taak en geeft de verwachte voltooiingstijd aan. Deze visuele weergave maakt het gemakkelijk voor projectmanagers om taakduur, overlappingen en mogelijke planningsconflicten te identificeren.

PERT-diagrammen bieden een overzicht op hoog niveau van de stroom en het kritieke pad van het project, terwijl Gantt-diagrammen een gedetailleerder beeld bieden van het projectschema van elke dag. Door gebruik te maken van deze tools krijgen projectmanagers een uitgebreid inzicht in hun projecten, waarbij er rekening wordt gehouden met de taakafhankelijkheden en de specifieke termijnen die aan elke activiteit zijn toegewezen.

Hoe werkt een PERT-diagram?

De kerncomponenten van een PERT-diagram zijn taken, afhankelijkheden en het kritieke pad. Taken vertegenwoordigen de individuele activiteiten die teams binnen een project moeten uitvoeren. In de diagram worden deze taken weergegeven als vakjes of cirkels. Afhankelijkheden illustreren de relaties tussen taken en benadrukken welke taken voltooid moeten worden voordat andere taken gestart kunnen worden. Pijlen koppelen deze afhankelijke taken aan elkaar en tonen de sequentiële stroom van het project.

Het kritieke pad vormt de kern van een PERT-diagram. Het is de langste reeks afhankelijke taken binnen het project. Het is van cruciaal belang om het kritieke pad te identificeren, omdat aan de hand daarvan de minimale tijd wordt bepaald die nodig is om het project te voltooien. Het PERT-diagram kan meerdere paden bevatten, maar het kritieke pad heeft de langste totale duur. Vertragingen van een taak op het kritieke pad hebben een directe invloed op de deadline van het project.

Vergelijk het met een bouwproject. De fundering van het gebouw (taak A) moet staan voordat je het geraamte kunt bouwen (taak B). En de muren moeten af zijn voordat het dak kan worden geïnstalleerd (taak C). In dit scenario vormen de taken A, B en C het kritieke pad, aangezien ze allemaal afhankelijk zijn van elkaar. Hun gecombineerde duur bepaalt de minimale tijd voor het voltooien van de bouwstructuur.

Door deze afhankelijkheden te visualiseren en het kritieke pad te bepalen, stellen PERT-diagrammen projectmanagers in staat om proactief potentiële knelpunten te identificeren en middelen strategisch toe te wijzen om ervoor te zorgen dat het project tijdig wordt afgerond.

Wanneer moet je een PERT-diagram gebruiken

PERT-diagrammen bieden aanzienlijke voordelen in specifieke projectscenario's:

• Complexe projecten: bij het beheren van projecten met veel onderling verbonden taken en afhankelijkheden kunnen PERT-diagrammen uitstekend het web van activiteiten visueel ontrafelen. Ze laten duidelijk de taakstroom zien en hoe vertragingen op een bepaald gebied invloed hebben op het hele project.
• Tijdgevoelige projecten: PERT-diagrammen zijn ideaal voor projecten met strikte deadlines. Door het kritieke pad te bepalen, kunnen projectmanagers zich concentreren op het optimaliseren van deze kerntaken en het beperken van mogelijke risico's die een tijdige voltooiing in gevaar kunnen brengen.
• Onzekere projecten: PERT-diagrammen kunnen van onschatbare waarde zijn voor projecten met inherente onzekerheden, zoals projecten waarbij nieuwe technologieën of externe afhankelijkheden betrokken zijn. De mogelijkheid om rekening te houden met de geschatte taakduur met optimistische, meest waarschijnlijke en pessimistische scenario's maakt flexibiliteit mogelijk en helpt bij het opstellen van realistische projecttijdlijnen.

Voordelen van het PERT-diagram

PERT-diagrammen bieden verschillende voordelen, waardoor ze waardevolle tools zijn voor projectbeheer:

• Visuele duidelijkheid: PERT-diagrammen bieden een duidelijke en beknopte visuele weergave van projecttaken en hun afhankelijkheden. Deze visuele benadering maakt het gemakkelijker om de algemene projectstroom te begrijpen, mogelijke knelpunten te identificeren en projectplannen aan belanghebbenden te communiceren.
• Verbeterde planning: PERT-diagrammen maken een betere projectplanning mogelijk door kritieke paden en taakafhankelijkheden te benadrukken. Projectmanagers kunnen middelen effectiever toewijzen en zich focussen op taken die van grote invloed zijn op de tijdlijn van het project. Deze focus op kritieke paden zorgt ervoor dat het project tijdig wordt afgerond.
• Flexibiliteit: PERT-diagrammen kunnen zich aanpassen aan de onzekerheid die inherent is aan veel projecten. De mogelijkheid om rekening te houden met optimistische, meest waarschijnlijke en pessimistische schattingen voor de duur van taken maakt het mogelijk om realistischere projecttijdlijnen te creëren. Deze flexibiliteit is cruciaal om voor het aanpassen van de plannen naarmate het project vordert en er zich onvoorziene uitdagingen voordoen.

Nadelen van het PERT-diagram

Hoewel PERT-diagrammen waardevolle voordelen bieden, zijn er ook enkele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden:

• Complexiteit voor grote projecten: het aanmaken en onderhouden van PERT-diagrammen kan behoorlijk complex worden voor projecten met meerdere taken en ingewikkelde afhankelijkheden. De visuele weergave kan rommelig worden, waardoor het moeilijk wordt om taakrelaties te ontcijferen en kritieke paden te identificeren.
• Tijdsbesteding: voor het aanmaken van een PERT-diagram is een gedetailleerde analyse nodig van de projecttaken en tijdsinschattingen voor elke activiteit. Dit proces kan veel tijd in beslag nemen, vooral voor grotere projecten. Om nauwkeurige tijdsinschattingen te maken, moet je misschien teamleden raadplegen en historische gegevens van soortgelijke projecten bekijken.

Een PERT-diagram maken

Nu je weet wat PERT-diagrammen zijn en de kernconcepten ervan begrijpt, bespreekt dit gedeelte de praktische stappen om een PERT-diagram aan te maken, waarbij het hele proces wordt beschreven, van het identificeren van taken tot het volgen van de voortgang.

Taken identificeren

Splits het project op. De eerste stap is om alle individuele taken die betrokken zijn bij het project op te sommen. Deze uitgebreide lijst is cruciaal, omdat het de basis vormt van de PERT-diagram.

Afhankelijkheden in kaart brengen

Haal het web uit de knoop. Zodra de takenlijst is gemaakt, analyseer je de relaties tussen elke taak. Bepaal welke taken voltooid moeten worden voordat je aan andere taken kunt beginnen. Dit proces zal resulteren in een stroomdiagram dat de afhankelijkheidsvereisten visualiseert en het algemene projectplan aanpast wanneer verschillende onderdelen zijn voltooid. Onthoud dat deze afhankelijkheden cruciaal zijn om de projectstroom te begrijpen en mogelijke knelpunten op te sporen.

Je diagram koppelen

Visualiseer de reis. Nu je de taken en afhankelijkheden hebt gedefinieerd, is het tijd om een visuele weergave van het project te maken. Er zijn verschillende PERT-diagramtools beschikbaar, of je kunt er handmatig een maken met software zoals Microsoft Visio of zelfs op een whiteboard.

Projecttijdlijnen vaststellen

Stel de tijdsduur vast. Nadat je taken en afhankelijkheidsrelaties hebt vastgesteld, moet je de belangrijkste controlepunten en de algemene deadline bepalen en het project en de toewijzing van middelen dienovereenkomstig uitstippelen.

Toezicht houden op de voortgang van taken

Breng het project tot een goed einde. Zodra je alles in kaart hebt gebracht, kun je het diagram gebruiken om de algemene voortgang te volgen. Met het PERT-diagram kun je de voortgang van taken bekijken, bijhouden of taken op schema liggen, eventuele obstakels identificeren en het diagram stelt het team in staat om zo nodig aanpassingen te doen om de projecten op schema te houden.

Klaar om een PERT-diagram te maken? Ga aan de slag met Confluence-whiteboards

Confluence-whiteboards stellen teams in staat om moeiteloos ideeën vast te leggen en te ordenen tijdens het brainstormen en de vroege planningsfase. Ze bieden een vrije vorm waarop je deze ideeën kunt documenteren voordat je ze omzet in een meer gestructureerd formaat, zoals een pagina of de backlog van een team. Dankzij de nauwe integratie met Jira en de organisatie via Kanban-borden kun je je 'ongestructureerde' gedachten naadloos omzetten in bruikbare plannen binnen Jira. Confluence-whiteboards stroomlijnen en koppelen essentiële functies, van brainstormen tot uitvoering, waardoor een meer geconsolideerde en samenhangende benadering van projectbeheer wordt bevorderd.

PERT-diagrammen bieden projectmanagers een waardevolle visuele tool om het hoofd te bieden aan complexiteiten. Inzicht in taakafhankelijkheden en het identificeren van kritieke paden maakt optimale projectplanningen mogelijk, waardoor middelen effectief kunnen worden toegewezen en een tijdige afronding kan worden gegarandeerd.

Beschouw Confluence als de centrale hub voor het maken van PERT-diagrammen en projectsamenwerking. Confluence-whiteboards bieden een flexibele en visuele workspace om projecttaken in kaart te brengen, afhankelijkheden vast te stellen en het PERT-diagram binnen teams te delen. Deze whiteboards doen meer dan alleen het maken van een PERT-diagram: ze overbruggen de kloof tussen brainstormen en actie. Maak vandaag nog een PERT-diagram op Confluence-whiteboards.