Processtroomdiagrammen: wat ze zijn en hoe je ze maakt

Belangrijke leerpunten

• Een processtroomdiagram is een visueel diagram dat gestandaardiseerde symbolen gebruikt om de opeenvolgende stappen en beslispunten in een specifieke workflow in kaart te brengen.

• Deze grafieken helpen teams inefficiënties te achterhalen, activiteiten te standaardiseren en te zorgen dat iedereen de juiste taakvolgorde begrijpt.

• Het visualiseren van een proces maakt het gemakkelijker om complexe procedures uit te leggen aan nieuwe teamleden en externe belanghebbenden.

• Bespreek je voltooide diagram met de mensen die het werk uitvoeren om te zorgen dat het de huidige staat van het proces accuraat weergeeft.

Je bedrijf georganiseerd houden kan een hele opgave zijn, vooral als het in omvang toeneemt. Processtroomdiagrammen (ook wel processtroomschema's genoemd) zijn een manier om bedrijfsprocessen te organiseren door de stappen ervan te visualiseren. Naarmate je dieper ingaat op de afzonderlijke stappen van een proces, kun je mogelijkheden ontdekken om het teamwork en de productiviteit te verbeteren.

Het visualiseren van processen met een stroomdiagram kan je helpen om belangrijke details te ordenen en je bedrijfsvoering te verbeteren. Terwijl je je processtroomdiagram ontwikkelt, kun je processen zonder toegevoegde waarde ontdekken en zo je workflow optimaliseren.

In deze handleiding bespreken we wat een processtroomdiagram is en hoe je er een kunt maken voor je bedrijf. Lees verder voor meer informatie.

Wat is een processtroomdiagram?

Processtroomdiagrammen organiseren je workflow visueel. Er worden verschillende vormen gebruikt die met elkaar verbonden zijn door lijnen, waarbij elke vorm een aparte stap voorstelt.

Een processtroomdiagram helpt bij het projectbeheer doordat je je workflows kunt schetsen en visualiseren. Een voorbeeld is een diagram dat weergeeft hoe je bestellingen van klanten verwerkt en afhandelt, vanaf het moment dat een bestelling is geplaatst tot de levering.

Waarom processtroomdiagrammen belangrijk zijn

Het visualiseren van je bedrijfsprocesmodel helpt je de scope van je project beter te begrijpen, waardoor je je project kunt plannen op basis van je doelen en deadlines.

Een duidelijke visuele weergave van je processen helpt om het teamwork te verbeteren en om iedereen op één lijn te houden. Op deze manier heeft iedereen van begin tot eind inzicht in je bedrijfsprocessen en begrijpen ze hoe ze aan die workflows bijdragen.

Het maken van een processtroomdiagram kan de productiviteit verbeteren doordat activiteiten zonder toegevoegde waarde worden geëlimineerd. Je hebt voldoende ruimte voor ontwikkeling en verbetering als je geen kostbare tijd verspilt aan onnodige stappen.

Soorten stroomdiagrammen

Er zijn verschillende soorten stroomdiagrammen, die allemaal een ander doel hebben. Hieronder vind je meer informatie over enkele van de verschillende stroomdiagrammen die er bestaan:

• Basisstroomdiagram: eenvoudige stroomdiagrammen zijn ideaal voor het visualiseren van basisstappen zonder veel complexe elementen of details.

• Systeemstroomdiagram: systeemstroomdiagrammen laten zien hoe elk onderdeel van een systeem interageert met de andere onderdelen.

• Workflowschema: workflowschema's visualiseren de stappen of processen die nodig zijn om een project te voltooien. Dit kan je helpen om de verspilling te beperken.

• Gegevensstroomdiagram: gegevensstroomdiagrammen laten zien hoe gegevens in je systeem en andere verbonden systemen worden verplaatst.

• Beslissingsboomdiagram: deze stroomdiagrammen spelen een cruciale rol in het besluitvormingsproces. Ze helpen om eenvoudige vragen te beantwoorden, waardoor een definitieve beslissing kan worden genomen.

• Swimlane-stroomdiagram: met swimlane-stroomdiagrammen kun je visualiseren wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van een proces of project, of dat nu een individu of een groep is.

• Processchema (BFD): een processchema biedt een overzicht op hoog niveau van een proces door eenvoudige blokken te gebruiken om belangrijke fasen of functies weer te geven. Ze zijn ideaal om het grote geheel te laten zien zonder in te gaan op gedetailleerde stappen of beslispunten.

• Top-downstroomdiagram: top-downstroomdiagrammen splitsen een proces op in niveaus. Ze beginnen met de algemene workflow en zoomen vervolgens in op meer gedetailleerde subprocessen. Ze zijn handig wanneer je hiërarchie wilt tonen en wilt verduidelijken hoe complexe processen zijn gestructureerd.

• Waardestroomkaart: een waardestroomkaart visualiseert de stroom van materialen en informatie die nodig is om een product of service te leveren. Ze helpen teams om verspilling te identificeren, vertragingen te verminderen en de efficiëntie van het hele proces te verbeteren.

Onderdelen van een processtroomdiagram

Processtroomdiagrammen bevatten een aantal belangrijke symbolen die worden gebruikt om de informatie in het diagram in een context te plaatsen. Er worden verschillende symbolen gebruikt voor verschillende stappen in een processtroomdiagram met daartussen verbindingslijnen.

Veelgebruikte symbolen in processtroomdiagrammen zijn:

• Rechthoek: vertegenwoordigt een stap of taak in het proces.

• Ruit: geeft een beslissingspunt aan waar het proces zich vertakt op basis van verschillende uitkomsten.

• Ovaal of cirkel: geeft het begin of einde van een proces aan.

• Parallellogram: vertegenwoordigt een invoer of uitvoer, zoals informatie, materialen of gegevens.

• Document- of rapportsymbool: vertegenwoordigt een deliverable of uitkomst, zoals een formulier, rapport of record dat tijdens het proces wordt gegenereerd.

• Pijl of verbindingslijn: toont de richting van de processtroom en verbindt elk symbool op volgorde.

• Symbolen van apparatuur: in industriële of chemische processtroomdiagrammen kunnen gespecialiseerde symbolen worden gebruikt om apparatuur weer te geven, zoals pompen, opslagtanks, kleppen, reactoren of warmtewisselaars.

Het begrijpen van deze symbolen maakt het gemakkelijker om duidelijke, nauwkeurige stroomdiagrammen te maken die planning, communicatie en procesverbetering ondersteunen.

Stappen om een processtroomdiagram op te stellen

Het maken van een processtroomdiagram is geen hogere wiskunde, maar er zijn enkele basisrichtlijnen die je moet volgen. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding om je te helpen bij het opstellen van je volgende processtroomdiagram.

1. Identificeer het proces

Begin met een duidelijke definitie van de proceskaart of workflow die je gaat schetsen. Voor strategische planning is het van cruciaal belang om te kiezen welke projecten je wilt visualiseren en optimaliseren. Voordat je verbeteringen aanbrengt, documenteer je het proces zoals het er op dit moment daadwerkelijk uitziet, zodat je een nauwkeurige basis hebt om mee te werken. Zodra je een duidelijk beeld hebt van het huidige proces, kun je kansen identificeren om het te verfijnen en verbeteren.

2. Bepaal de grenzen

Als het gaat om processtroomdiagrammen voor bedrijven, kun je altijd meer informatie toevoegen of een proces verder uitsplitsen door meer stappen toe te voegen. Als je een stroomdiagram maakt, wil je echter alleen de noodzakelijke gegevens toevoegen.

Zorg dat je de scope en de grenzen van je stroomdiagram hebt bepaald voordat je deze verder gaat uitwerken. Op die manier voorkom je dat je tijd verspilt aan het toevoegen van gegevens die het hoofddoel gecompliceerder maken. Details zijn nuttig, maar je wilt er niet te veel toevoegen.

Het is ook belangrijk om het detailniveau af te stemmen op je doelgroep. Een diagram op hoog niveau kan voldoende zijn voor leidinggevenden of belanghebbenden, terwijl teamleden die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse uitvoering mogelijk een meer gedetailleerde weergave nodig hebben.

3. Verzamel informatie

Dit is waar het delen van kennis een rol speelt. Nu is het tijd om gedetailleerde informatie te verzamelen over de stappen, invoer en uitvoer die bijdragen aan het proces. Zorg ervoor dat je het proces van begin tot eind bijhoudt om te voorkomen dat je cruciale stappen mist.

Het verzamelen van nauwkeurige informatie vereist vaak meer dan het doornemen van bestaande documentatie. Observatie, interviews, teamonderzoek en invoer van consultants of vakexperts kunnen je helpen om een completer beeld te krijgen van hoe het proces werkt. Als het proces nieuw is, kunnen standaarden, benchmarks en beschikbare gegevens je helpen om vanaf het begin een praktische en consistente workflow te ontwerpen.

4. Bepaal de volgorde van de stappen

Nu je weet welke stappen bij het proces horen dat je schetst, kun je ze in de juiste volgorde zetten om te beginnen met het organiseren van je stroomdiagram. Je stroomdiagram moet van begin tot eind in één consistente richting bewegen, waarbij elke stap je dichter bij de voltooiing van het proces brengt.

5. Teken het stroomdiagram

Bij processtroomdiagrammen vertellen de afzonderlijke stappen slechts een deel van het verhaal. Je moet ze met elkaar verbinden om het hele verhaal weer te geven. Maak je stroomdiagram compleet door symbolen en connectors te gebruiken om afzonderlijke stappen met elkaar te verbinden en een nauwkeurige visuele representatie van het proces van begin tot eind te creëren.

In deze fase begin je met een ruwe schets met behulp van post-its, indexkaarten, papier of een whiteboard, voordat je de roadmap naar software verplaatst. Dit maakt het gemakkelijker om stappen opnieuw te rangschikken, verschillende volgorden te testen en samen te werken met anderen.

De eerste versie zou idealiter moeten worden geleid door de mensen die het proces dagelijks uitvoeren, omdat zij vaak het beste gepositioneerd zijn om te identificeren wat er in de praktijk werkelijk gebeurt.

6. Controleer en herzie

Als je alles hebt georganiseerd en getekend, controleer je je stroomdiagram om er zeker van te zijn dat het correct, volledig en duidelijk is. Bij deze beoordeling moet je de mensen betrekken die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren, beheren of ondersteunen van het proces, zoals teamleden, afdelingshoofden en andere belangrijke belanghebbenden. Als er problemen zijn, kun je je stroomdiagram verbeteren.

Let op het volgende als je de diagram beoordeelt:

• Onduidelijke, ontbrekende of gedupliceerde stappen

• Knelpunten of onnodige vertragingen

• Herzieningen, redundanties of activiteiten zonder toegevoegde waarde

• Hiaten in de communicatie of te veel overdrachten tussen teams

• Beslissingspunten die verwarring veroorzaken of de voortgang vertragen

• Ontbrekende invoer, uitvoer of goedkeuringen

• Risico's op gebied van kwaliteit, naleving of documentatie

• Gebieden waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn

Controleren en verbeteren is een eindeloze strijd. Zelfs nadat je een stroomdiagram hebt voltooid, moet je het regelmatig controleren en bijwerken om ervoor te zorgen dat het diagram nauwkeurig blijft. Zorg ervoor dat je alle veranderingen in je stroomdiagram verwerkt zodra ze zich voordoen.

Het gebruik van processtroomdiagrammen

Een goed processtroomdiagram kan bedrijven verschillende voordelen bieden. Dit zijn enkele veelgebruikte toepassingen van processtroomdiagrammen:

• Procesverbetering: door processen te visualiseren, begrijp je hoe je ze kunt optimaliseren, waardoor je tijd en geld kunt besparen.

• Training en onboarding: als je goed inzicht hebt in je proces, kun je het stroomlijnen en ervoor zorgen dat iedereen dezelfde training krijgt.

• Communicatie: met stroomdiagrammen kun je hiaten in de communicatie in verschillende projectfasen identificeren, zodat iedereen op elkaar blijft afgestemd.

• Documentatie: als je gebruikmaakt van visuele elementen kan iedereen de best practices op het gebied van documentatie volgen, van project- tot teamdocumentatie.

• Naleving en kwaliteitsborging: door een stapsgewijze visuele representatie van een proces te maken, kun je mogelijke problemen met de naleving of kwaliteitsborging identificeren voordat het te laat is.

• Probleemoplossing en analyse van de hoofdoorzaak: processtroomdiagrammen kunnen probleemoplossing ondersteunen door teams te helpen problemen terug te traceren naar specifieke stappen, te identificeren waar storingen optreden, procesgrenzen duidelijker te definiëren en mogelijkheden voor corrigerende acties te ontdekken.

• Methoden vergelijken voor het uitvoeren van een proces: stroomdiagrammen maken het gemakkelijker om verschillende manieren te vergelijken voor het voltooien van hetzelfde proces, waardoor teams de efficiëntie, consistentie en mogelijke verbeterpunten kunnen evalueren.

• Procesplanning op gebied van engineering en industrie: in technische velden, zoals engineering, productie en chemische verwerking, kunnen gespecialiseerde stroomdiagrammen teams helpen om apparatuur, systemen en procesrelaties te begrijpen. Meer gedetailleerde diagrammen, zoals 'piping and instrumentation diagrams' (P&ID's), worden vaak gebruikt om leidingen, instrumentatie en besturingssystemen in complexe industriële omgevingen in kaart te brengen.

Beste praktijken voor het opstellen van effectieve processtroomdiagrammen

Een effectief stroomdiagram kan je helpen bedrijfsprocessen te optimaliseren en de productiviteit en projectsamenwerking te verbeteren. Hieronder staan enkele richtlijnen die je moet volgen om er zeker van te zijn dat je het goed doet.

1. Houd het processtroomdiagram simpel. Voeg alleen belangrijke stappen en informatie toe.

2. Gebruik consistente symbolen en verbindingslijnen om je processtroomdiagrammen te verduidelijken. Dit maakt het makkelijker om samen te werken met je team en de productiviteit te verhogen. Je kunt zelfs belanghebbenden bij het proces betrekken.

3. Stem je stroomdiagram af op de key performance indicators (KPI's) voor je bedrijf. Het visueel in kaart brengen van een proces kan je helpen om te identificeren welke stappen de grootste impact hebben op efficiëntie, kwaliteit, cyclustijd, kosten of klantresultaten.

Er is nog steeds werk aan de winkel, zelfs als je stroomdiagram compleet is. Door stroomdiagrammen bij te werken en te onderhouden, kun je constant de processen visualiseren waarvan je bedrijf afhankelijk is.

Maak processtroomdiagrammen met Confluence-whiteboards

Processtroomdiagrammen kunnen bedrijven verschillende voordelen bieden, omdat ze de productiviteit en het teamwork verbeteren en tegelijkertijd onnodige stappen elimineren. Met Confluence-whiteboards kun je ideeën visualiseren en omzetten in taken.

Confluence brengt iedereen samen in een verbonden workspace om projecten vooruit te helpen. Teams kunnen projectplannen maken, bewerken en delen in een verbonden workspace, zodat iedereen op elkaar blijft afgestemd.

Met de sjablonen voor stroomdiagrammen van Confluence kun je eenvoudig en snel effectieve stroomdiagrammen maken. Ook kun je plaknotities met een paar klikken omzetten in Jira-werkitems.

Processtroomdiagram: veelgestelde vragen

Wat is een voorbeeld van een processtroomdiagram?

Een goed voorbeeld van een processtroomdiagram is de levering van producten. Je kunt een processtroomdiagram gebruiken om de levering van een product te visualiseren, vanaf het moment dat de klant contact met je opneemt tot het moment dat je klaar bent met de opdracht. De eerste stap kan zijn dat de klant contact met je opneemt (of omgekeerd), wat uiteindelijk leidt tot het punt waarop je de bestelling afhandelt. De klant ontvangt uiteindelijk een e-mail waarin staat dat zijn bestelling is aangekomen.

Je kunt processtroomdiagrammen voor bijna alles gebruiken, waaronder voor processen op het gebied van productie, dienstverlening, productlevering en projectbeheer.

Welke tools kun je gebruiken om processtroomdiagrammen te maken?

Confluence laat je processtroomdiagrammen maken die je bedrijfsprocessen accuraat visualiseren. Confluence is eenvoudig te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een sjabloon voor een stroomdiagram, zodat je niet al het werk zelf hoeft te doen. Als je eenmaal een sjabloon hebt gekozen, kun je afzonderlijke stappen en symbolen toevoegen om het diagram duidelijker te maken. Confluence kan ook probleemloos worden geïntegreerd met Jira en verschillende externe tools.

Processtroomschema's kunnen ook worden gebruikt in combinatie met andere planningstools. Teams kunnen bijvoorbeeld Excel gebruiken om procesgegevens te organiseren, inputs en outputs bij te houden, workflows te vergelijken, of analyses te ondersteunen voordat ze die informatie omzetten in een visueel schema.

Afhankelijk van het project kunnen stroomschema's een aanvulling vormen op tijdlijnen, projectplannen, taaktrackers, whiteboards en andere documentatietools die teams helpen bij het plannen, beheren en verbeteren van werk.

Hoe vaak moeten processtroomdiagrammen worden bijgewerkt?

Als je een workflow of proces wijzigt zoals beschreven in een stroomdiagram, moet je het diagram dienovereenkomstig bijwerken. Je hebt niet veel aan een stroomdiagram als het niet up-to-date is. Je verwijdert of voegt waarschijnlijk meer stappen aan verschillende processen en workflows toe dan je denkt. Je moet je processtroomdiagrammen regelmatig controleren en bijwerken om er zeker van te zijn dat ze voortdurend waarde toevoegen aan je bedrijf.

Wat is het verschil tussen een processtroomschema en een processtroomdiagram?

De termen processtroomschema en processtroomdiagram worden vaak door elkaar gebruikt, en in veel gevallen betekenen ze vrijwel hetzelfde. Toch kan er een klein verschil in nadruk zijn:

• Processtroomschema: een bredere term voor visuele diagrammen die workflows, beslissingen of logica in kaart brengen als stappen.

• Processtroomdiagram: vaak een specifiekere term voor het weergeven van de volgorde van activiteiten, inputs, outputs of apparatuur in een proces.

In bepaalde sectoren, vooral engineering, productie en chemische verwerking, kan een processtroomdiagram ook betrekking hebben op een meer technische of gespecialiseerde weergave van hoe een systeem werkt. De term processtroomschema daarentegen wordt vaak meer algemeen gebruikt in bedrijven, projectmanagement en operaties om workflows te documenteren en te verbeteren.

Processtroomdiagrammen en diagrammen houden ook nauw verband met andere plannings- en analyseframeworks. Beslissingsbomen helpen bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van keuzes en mogelijke uitkomsten, visgraatdiagrammen helpen teams bij het onderzoeken van de hoofdoorzaken van een probleem, en gegevensstroomdiagrammen laten zien hoe informatie door een systeem beweegt.

Je kunt ook workflowdiagrammen gebruiken om je te richten op hoe werk van verschillende mensen of aan verschillende taken vordert, en werkverdelingsstructuren om een project te organiseren in kleinere deliverables of componenten.

Elk framework heeft een ander doel, maar meerdere frameworks kunnen worden gecombineerd om teams te helpen in inzicht te krijgen in processen, en processen te beheren en te verbeteren.