Het belang van het afstemmen en volgen van doelen in projectmanagement

Zonder de juiste afstemming kunnen zelfs de meest getalenteerde teams elkaar tegenwerken. De ene afdeling optimaliseert misschien voor snelheid, terwijl een andere prioriteit geeft aan nauwkeurigheid, waardoor wrijving ontstaat die alles vertraagt.

Projecten worden gestart, gestopt en opnieuw gestart als prioriteiten verschuiven zonder dat hierover duidelijk wordt gecommuniceerd. Bedrijven met op elkaar afgestemde teams hebben echter meer kans om hun strategische doelstellingen te bereiken omdat iedereen hetzelfde doel nastreeft.

Als teams het 'waarom' achter hun werk begrijpen, nemen ze betere beslissingen, lossen ze problemen creatiever op en nemen ze verantwoordelijkheid voor de resultaten.

De risico's van onjuiste afstemming zijn reëel en duur. Teams doen dubbel hun best, missen deadlines omdat ze aan de verkeerde prioriteiten werken en raken gefrustreerd door steeds veranderende richtingen.

Erger nog, slecht op elkaar afgestemde teams leveren vaak technisch perfecte oplossingen die niemand echt nodig heeft.

Bedenk eens wat er gebeurt als de verkoop functies belooft waar het productteam geen prioriteit aan heeft gegeven, of wanneer marketing campagnes lanceert voor mogelijkheden die de engineering nog niet heeft ontwikkeld. Deze verbroken verbindingen verspillen tijd en schaden de klantrelaties en het teammoreel.

De voordelen van een goede afstemming van doelen reiken verder dan alleen het op tijd voltooien van projecten. Als doelafstemming op de juiste manier wordt geïmplementeerd, verbetert deze de teamactiviteiten op elk niveau.

Het creëren van organisatiebrede afstemming van bedrijfsdoelen gebeurt niet van de ene op de andere dag, maar met het volgen van een gestructureerde aanpak wordt het proces behapbaar. Zo zorgen succesvolle bedrijven van bovenaan voor afstemming:

Succes met het afstemmen van doelen komt neer op hoe goed je het systeem in de loop van de tijd implementeert en onderhoudt. De praktijken die bedrijven die op koers blijven onderscheiden van bedrijven die het moeilijk hebben, zijn gericht op betrokkenheid, zichtbaarheid en realistische verwachtingen.

• Betrek teams bij het stellen van doelen: betrek je teams bij het stellen van doelen in plaats van alleen maar doelstellingen van bovenaf te geven. Wanneer mensen input hebben voor hun doelen, zijn ze meer vastbesloten om ze te bereiken en kunnen ze waardevolle feedback geven over de haalbaarheid.
• Houd doelstellingen zichtbaar: zorg ervoor dat je doelen gemakkelijk kunt vinden en er regelmatig naar verwijst tijdens vergaderingen, planningssessies en prestatiebeoordelingen. Gebruik dashboards, teamspaces en regelmatige communicatie om prioriteiten in beeld te houden, zodat iedereen begrijpt hoe de eigen werkzaamheden aansluiten bij bredere doelstellingen.
• Stem af op waarden, niet alleen op statistieken: verbind doelen met bedrijfswaarden en -cultuur, niet alleen met financiële doelstellingen. Dit zorgt voor zinvollere motivatie en helpt teams betere afwegingen te maken wanneer meerdere prioriteiten om aandacht strijden.
• Stel realistische verwachtingen: vermijd te ambitieuze doelen die teams onmogelijk kunnen behalen. Dit veroorzaakt cynisme en vermindert de motivatie. Focus op uitdagende maar haalbare doelstellingen die teams kunnen bereiken met gerichte inspanningen.

Met de juiste tools en sjablonen is afstemming van bedrijfsdoelen veel eenvoudiger te implementeren en te onderhouden. Gebruik bewezen frameworks die andere succesvolle teams al hebben getest en verfijnd, in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.

Jira en Confluence bieden verschillende sjablonen die speciaal zijn ontworpen om de afstemming van doelen te stroomlijnen en de transparantie tussen teams te verbeteren. Deze sjablonen bieden structuur en flexibiliteit, doordat ze kunnen worden aangepast aan de behoeften van je organisatie en tegelijkertijd de transparantie en samenwerking verbeteren via gedeelde kaders voor het stellen van doelen.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van doelafstemming om je te helpen begrijpen hoe het werkt:

Een softwarebedrijf wil het behoud van klanten binnen zes maanden met 25% verhogen. In plaats van het productteam te vertellen dat ze 'klanten gelukkiger moeten maken', zouden ze de juiste doelafstemming op meerdere afdelingen implementeren.

• Leidinggevenden zouden het algemene retentiedoel bepalen en deze koppelen aan specifieke omzet- en groeidoelstellingen.
• Productbeheer zou dit opsplitsen in functieprioriteiten gericht op de onboarding en betrokkenheid van gebruikers.
• Engineering zou voor deze functies specifieke leveringstermijnen hanteren.
• Klantsucces zou programma’s ontwikkelen om proactief contact op te nemen met klanten die accounts hebben die risico lopen.
• Marketing zou inhoud aanmaken om klanten te helpen meer waarde te halen uit bestaande functies.

Elke twee weken kunnen vertegenwoordigers van elke afdeling bijeenkomen om de voortgang te delen, obstakels te identificeren en de inspanningen af te stemmen. Dit proces kan blijvende gewoonten van samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid bevorderen, waardoor de prestaties van volgende projecten uiteindelijk verbeteren.

De belangrijkste lessen zijn onder meer het stellen van duidelijke, meetbare doelstellingen, het opsplitsen van bedrijfsdoelen in uitvoerbare teamdoelstellingen, het onderhouden van regelmatige communicatie voor afstemming en het in staat stellen van teams om beslissingen te nemen binnen gedeelde doelen.

Jira biedt de structuur en zichtbaarheid die teams nodig hebben om de doelen gedurende de hele levenscyclus van het projectmanagement op één lijn te houden. In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of losgekoppelde tools, creëert Jira één bron van waarheid waar teams kunnen zien hoe hun werk aansluit bij bredere doelstellingen.

Met de functie Doelen in Jira kunnen teams individuele taken en projecten rechtstreeks koppelen aan bedrijfsdoelstellingen, waardoor het eenvoudig is om de voortgang bij te houden en grote problemen te voorkomen voordat ze ontstaan. Teams kunnen snel zien welk werk het belangrijkst is, welk werk het risico loopt achterop te raken en waar ze hun inspanningen op moeten richten.

Aangepaste dashboards bieden realtime inzicht in de voortgang bij het bereiken van afgestemde doelen, terwijl geautomatiseerde rapportage belanghebbenden op de hoogte houdt zonder dat handmatige updates nodig zijn. Deze transparantie schept vertrouwen en maakt snellere besluitvorming mogelijk wanneer prioriteiten moeten worden verschoven.

Ontvang Jira gratis