Een proceskaart aanmaken in 7 stappen

Wat is het in kaart brengen van processen?

Door processen in kaart te brengen, geef je visueel de workflow binnen een proces weer. Dit gebeurt tijdens de projectplanning en omvat het aanmaken van een stappenplan dat laat zien wie wat doet, wanneer en hoe, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. De methode biedt het volgende:

• Visualisatie: door het werk chronologisch in beeld te brengen, kunnen teams snel inzicht krijgen in de flow van begin tot eind.
• Verbetering: teams kunnen obstakels en inefficiënties visueel identificeren, zodat ze het proces kunnen verfijnen voor een beter resultaat.
• Standaardisatie: door het in kaart brengen van processen op te nemen in de levenscyclus van productontwikkeling, kunnen teams efficiënter werken, wordt de kwaliteit verbeterd en worden hiaten geïdentificeerd.
• Training: proceskaarten zijn een effectief trainingsinstrument voor nieuwe werknemers, die een volledig inzicht geven in het werk en hun specifieke rol bij de uitvoering ervan.
• Communicatie: proceskaarten communiceren essentiële activiteiten aan teamleden, partners en belanghebbenden over het werk, de volgorde en mogelijke knelpunten.

Typen proceskaarten

Proceskaarten verschillen per type. Sommige zijn meer afgestemd op specifiek werk, zoals Agile projectbeheer of productie, terwijl andere gelijktijdige werkzaamheden op meerdere gebieden weergeven. Afhankelijk van de complexiteit van het proces en het aantal inputs, outputs en resources dat ermee gemoeid is, is het selecteren van het type proceskaart essentieel. De volgende zijn de meest gebruikte typen.

Swimlane-diagram

Swimlane-diagrammen tonen de noodzakelijke stappen in een proces dat meerdere functionele gebieden omvat. Elke baan (lane) is gericht op een specifiek gebied, zoals ontwikkeling of QA. Elke stap volgt op de voorgaande stap, maar wordt weergegeven in het gebied (of de baan) van verantwoordelijkheid.

Bij sprintplanning kunnen ontwikkelaars bijvoorbeeld doorgaan naar de volgende stap in de ontwikkelingsbaan wanneer QA code ontvangt. Tegelijkertijd voert het team regressietests uit in de QA-baan.

Waardestroomkaart

Het in kaart brengen van waardestromen, een veelgebruikte Lean praktijk, verbindt het werk rechtstreeks met de waarde die het voor de klant oplevert. Er werd mee begonnen in de productiesector om verspilling tegen te gaan en continue verbetering te bevorderen, maar het is een nuttige tool voor bedrijven in elke sector. Waardestroomkaarten tonen de stappen die voor een product of service moeten worden genomen, van grondstof of idee tot bij de klant.

Bij het in kaart brengen van waardestromen stel je deze vraag: welke waarde heeft dit voor de klant? Deze aanpak elimineert onbelangrijk en marginaal belangrijk werk, wat een waardevolle aanpak is in Scrum-omgevingen waar vaak en snel producten worden uitgebracht.

SIPOC-diagram

Een SIPOC-diagram toont leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten voor belangrijke proceselementen. Het is verdeeld in vijf kolommen en bevat stappen die zijn toegewezen binnen elk afzonderlijk SIPOC-gebied. Dit type diagram kan complex zijn, maar het is nuttig als je de scope van een project of proces wilt definiëren met meerdere belanghebbenden, inputs en outputs.

Voordelen van het gebruik van een proceskaart

Er zijn vele voordelen van het in kaart brengen van processen:

• Verbeterde efficiëntie: door de workflow te visualiseren, kunnen teams snel knelpunten, problemen met planning en resources, en onnodige stappen identificeren. Met het in kaart brengen van processen als tool voor continue verbetering kunnen teams diagrammen maken over de huidige en toekomstige situatie om efficiëntieverbeteringen te meten.
• Verbeterde communicatie: ongeacht de rol die ze vervullen, bieden gevisualiseerde workflows alle teamleden, ook niet-technische mensen, een gemakkelijk te volgen overzicht van het werk en de volgorde ervan. Ze geven een duidelijk beeld van waar het werk zich in het proces bevindt en wat er nog komen gaat.
• Betere kwaliteitscontrole: het identificeren van de processtappen vermindert verspilling, verbetert de time-to-market en wijst op mogelijke obstakels. Als teams begrijpen dat input in elke fase nodig is, kunnen ze beter plannen en binnen de tijdlijn leveren.
• Onderbouwde besluitvorming: het gebruik van gestandaardiseerde proceskaarten helpt belanghebbenden om in een vroeg stadium inzicht te krijgen in de scope van het werk, te anticiperen op obstakels en weloverwogen beslissingen te nemen. De impact van beslissingen is ook gemakkelijker te identificeren aan de hand van visueel weergegeven werk, waardoor het risico op misrekeningen wordt verkleind.
• Eenvoudigere training en onboarding: proceskaarten zijn bijzonder geschikt om nieuwe teamleden op te leiden en hen te helpen begrijpen waar ze waarde aan toevoegen. Ook helpen ze nieuwe leden om sneller te integreren als ze duidelijk kunnen zien wie hun belangrijkste interne contactpunten zijn.

Een proceskaart aanmaken

Als je een proceskaart maakt, moet je het proces identificeren dat je in kaart wilt brengen, het begin- en eindpunt instellen, informatie verzamelen, de volgorde van stappen en beslissingen bepalen en vervolgens de kaart tekenen en verfijnen.

1. Bepaal de begin- en eindpunten

Het proces dat je in kaart brengt kan groot zijn, zoals de cyclus voor een klantaanvraag vanaf de aanvraag tot de lancering; of klein, zoals de stappen om de gebruikersvereisten te verzamelen en te bevestigen. Door het begin- en eindpunt te definiëren, kun je bepalen waar je specifieke kaart past in het grotere bedrijfsproces.

Het beginpunt kan een klantaanvraag zijn, een functie op de roadmap van een product of een apparaat dat onderhoud nodig heeft. Als je het beginpunt begrijpt, kun je obstakels, zoals onvolledige vereisten, later in het proces wegnemen.

Het eindpunt is misschien de lancering van een nieuw product of het overhandigen van het product om te testen. Zorg ervoor dat er een duidelijk eindpunt is, want daardoor kan je succes gemeten worden.

2. Ondervraag belanghebbenden

Betrek alle teamleden, belanghebbenden, partners, leveranciers en besluitvormers die input leveren tijdens het proces of de stappen voltooien. Ondervraag elke persoon grondig om alle nodige informatie te verzamelen. Als het proces moet voldoen aan nalevingsnormen, betrek dan degenen die verantwoordelijk zijn voor de wettelijke certificering.

Door iedereen uit te nodigen om samen te werken, krijgt elk lid inzicht in het hele proces en wordt een gevoel van eigenaarschap bevorderd. Vaak kunnen ervaringen van mensen nieuwe ideeën en creatieve oplossingen opleveren.

3. Maak een lijst van de stappen op volgorde

Werk samen om de stappen in een logische volgorde te rangschikken, van het beginpunt tot het eindpunt. Dit is een eenvoudige, lineaire weergave van de stappen van begin tot einde.

4. Voeg beslissingspunten toe

Nadat je de volgorde hebt bepaald, voeg je beslissingspunten toe die van invloed zijn op het verloop van het proces. Een fabrikant van medische apparatuur kan bijvoorbeeld beslissingspunten opnemen over de vraag of er grondstoffen zijn aangekomen, of specifieke componenten voldoen aan de wettelijke normen, enzovoort. Softwareontwikkelaars kunnen onder meer een codebeoordeling, QA-testen of acceptatie door de gebruiker omvatten.

5. Teken de proceskaart

Kies het type proceskaart dat het beste bij je behoeften past. Maak een visuele weergave van het proces. Gebruik standaard symbolen voor procestoewijzing om ervoor te zorgen dat je creatie voor iedereen begrijpelijk is. Veel softwaretools voor productontwikkeling bevatten standaard kaartsymbolen en -functies om het proces te versnellen. Gebruik pijlen om de stappen in het proces met elkaar te verbinden en het verloop te illustreren.

Confluence-whiteboards bieden teams een samenwerkingsruimte waar ze vrij kunnen creëren op een oneindig canvas. Dankzij de flexibiliteit kunnen teams hun stappen visueel wijzigen, terwijl ze onderling verbonden beslissingspunten behouden.

6. Controleer en valideer

Deel de proceskaart met belanghebbenden en breng zo nodig wijzigingen aan. Dit zorgt ervoor dat niets in de verkeerde volgorde staat, onnodig is of ontbreekt. Validatie krijgen is van cruciaal belang voor vroege acceptatie, verandermanagement en continue verbetering. Alle leden moeten het gevoel hebben dat ze eigenaar zijn van de uiteindelijke proceskaart.

7. Implementeer je proceskaart

Controleer zodra je de proceskaart hebt geïmplementeerd, de prestaties ervan. Je proceskaart zal zich verder ontwikkelen naarmate je bedrijf groeit, je nieuwe vereisten vaststelt of de eisen van klanten veranderen.

Taakbeheersoftware, Gantt-diagrammen en roadmapsoftware moeten de proceskaart bevatten, zodat deze gemakkelijk geraadpleegd kan worden. Workflowautomatisering is gebaseerd op en moet een afspiegeling zijn van je proceskaart.

Begin met je geïmplementeerde proceskaarten als kerncomponent van activiteiten voor continue verbetering wanneer je in de toekomst wijzigingen aanbrengt.

Best practices voor proceskaarten

Het gebruik van standaardsymbolen, het identificeren van duidelijke begin- en eindpunten en het definiëren van beslissingspunten zijn essentieel om processen goed in kaart te brengen.

Het is van cruciaal belang om mensen uit alle werkgebieden samen te brengen en als een team samen te werken. Richt je op eenvoud en laat het team brainstormen, strategieën uitstippelen en het proces aanpassen totdat het voldoet aan de behoeften van je bedrijf.

Gebruik Confluence-whiteboards om processen in kaart te brengen

Confluence-whiteboards bieden de flexibiliteit van een digitaal whiteboard in de werkruimte van je team, zodat je kunt brainstormen, plannen en voltooien zoals nooit tevoren. Whiteboards kunnen naadloos worden geïntegreerd met Atlassian-tools om productroadmaps, taakbeheer, projectbeheer en andere hulpmiddelen voor productontwikkeling te koppelen.

Laat de creativiteit van je team de vrije loop als ze nieuwe stromen in kaart brengen, langetermijnvisies opstellen en projectretrospectieven in realtime uit te voeren.

Maak gratis een proceskaart aan in Confluence Whiteboards.