Wat is een stroomdiagram? Symbolen, voordelen en hoe je er een kunt maken

Het visualiseren van processen kan je helpen om de afzonderlijke stappen beter te begrijpen. Wanneer je een proces van begin tot eind in kaart brengt, is het eenvoudig om elke stap te bekijken om de efficiëntie te maximaliseren en slimmere beslissingen te nemen. Stroomdiagrammen zijn een eenvoudige manier om belangrijke processen in kaart te brengen, wat helpt bij het vereenvoudigen van de planning en besluitvorming. Van basisprocessen tot complexe projecten, stroomdiagrammen zijn een geweldige tool voor bedrijven. Leer meer over stroomdiagrammen, hun symbolen en betekenissen, en ontdek voorbeelden van stroomdiagrammen om je te helpen aan de slag te gaan met het maken van je eigen stroomdiagrammen.

Wat is een stroomdiagram?

Een stroomdiagram is een visuele weergave van een proces of workflow. Het maakt gebruik van symbolen en vormen die met lijnen verbonden zijn om individuele stappen aan te geven. Stroomdiagrammen hebben een grote verscheidenheid aan toepassingen op het gebied van projectmanagement. Je kunt ze bijvoorbeeld gebruiken om te laten zien hoe een team omgaat met klantenserviceverzoeken, vanaf het moment dat een klant een verzoek indient tot het moment dat een issue is afgesloten. Sommige projectmanagers combineren stroomdiagrammen met Gantt-diagrammen om een uitgebreider projectplan te maken.

Geschiedenis van stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen hebben een lange geschiedenis in de zakenwereld, maar het concept werd echter pas in 1921 geïntroduceerd. Frank en Lillian Gilbreth, een koppel dat als industrieel engineers werkte, ontwikkelden het concept van een stroomdiagram en presenteerden het idee aan de American Society of Mechanical Engineers (ASME). In eerste instantie werden stroomdiagrammen gebruikt door het echtpaar Gilbreth en andere engineers om processen in kaart te brengen en de meest efficiënte manier van werken te bepalen. Het duurde echter niet lang voordat verschillende industrieën het concept van stroomdiagrammen overnamen. In de loop der jaren zijn stroomdiagrammen een standaardtool geworden in bijna elke sector. Tegenwoordig worden deze grafieken gebruikt in combinatie met andere brainstormtools, zoals oorzaak- en gevolgdiagrammen of Ishikawa-diagrammen, om iedereen, van uitvinders tot software-engineers, te helpen efficiënter te werken.

Stroomdiagramsymbolen en wat ze betekenen

Bij stroomdiagrammen wordt gebruikgemaakt van verschillende symbolen. Elke vorm en elk symbool heeft een specifieke betekenis en speelt een duidelijke rol, waardoor de stroomdiagrammen in één oogopslag beter leesbaar worden. Hier is een kort overzicht van enkele van de verschillende symbolen en hoe ze worden gebruikt voor het in kaart brengen van processen:

• Pijlen: pijlen tonen de stroom van de ene stap naar de volgende. Als je een stroomdiagram leest, volg dan deze pijlen om er zeker van te zijn dat je het proces in de juiste volgorde bekijkt.

• Ovalen: ovalen vertegenwoordigen het begin of einde van een proces, zodat je weet waar je moet beginnen zodra je naar een stroomdiagram kijkt.

• Rechthoeken: rechthoeken vertegenwoordigen een enkele stap of proces in het stroomdiagram.

• Diamanten: diamanten worden gebruikt om een beslissingspunt aan te geven. Als je een diamant ziet, moet je op dat moment een ja of nee beslissing nemen.

• Parallellogrammen: parallellogrammen worden gebruikt om gegevens in stroomdiagrammen aan te duiden.

Wanneer gebruik je een stroomdiagram?

Stroomdiagrammen geven een overzicht van complexe taken en illustreren de stappen die nodig zijn om een doel te bereiken. Ze ondersteunen je bij projectbeheer, het opstellen van bedrijfsprocessen, computerprogrammering en dagelijkse taken. Er zijn verschillende gevallen waarin het nuttig is om een stroomdiagram te gebruiken, waaronder:

• Projectbeheer: projectmanagers gebruiken stroomdiagrammen om hun projectbeheer te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en de samenwerking tussen teams te bevorderen. Stroomdiagrammen zorgen ervoor dat teams efficiënte processen volgen voor maximale efficiëntie.

• Klantenservice: stroomdiagrammen kunnen de klantenservice verbeteren door standaardstappen vast te stellen die moeten worden gevolgd bij het beantwoorden van vragen van klanten. Hierdoor wordt de klanttevredenheid verbeterd en worden er meer vragen opgelost.

• Softwareontwikkeling: bij softwareontwikkeling kunnen stroomdiagrammen worden gebruikt om algoritmen te ontwerpen en software te debuggen.

Andere specifieke situaties waarin stroomdiagrammen een waardevol hulpmiddel zijn, zijn onboarding en training, procesverbetering, strategische planning, communicatie en teamsamenwerking, en documentatie.

Typen stroomdiagrammen en waarvoor ze worden gebruikt

Er zijn verschillende soorten stroomdiagrammen die allemaal geschikt zijn voor een specifieke taak. Dit zijn een paar voorbeelden van stroomdiagrammen en waarvoor ze worden gebruikt:

Stroomdiagram van processen

Processtroomdiagrammen zijn de meest voorkomende stroomdiagrammen. Ze tonen elke actie in een proces van begin tot eind. Ze zijn nuttig op gebieden zoals productie, waar ze duidelijk het hele productietraject van het product weergeven, van grondstoffen tot het eindproduct.

Stroomdiagram voor swimlane

Een swimlanestroomdiagram geeft visueel de rollen en verantwoordelijkheden binnen een proces weer. Het verdeelt het stroomdiagram in banen (vergelijkbaar met banen in een zwembad) waarbij elke baan wordt toegewezen aan een specifieke persoon of groep. In een zakelijke context kunnen deze banen bijvoorbeeld 'verkoop', 'marketing' of 'juridisch' zijn.

Stroomdiagram voor documenten

Een stroomdiagram voor documenten is vergelijkbaar met een gegevensstroomdiagram. Ze tonen hoe documenten door een systeem bewegen. Je kunt ze zien als kaarten die de reis van een brief weergeven, vanaf het moment dat hij op kantoor aankomt en de weg naar de juiste ontvanger aflegt.

Gegevensstroomdiagram

Een gegevensstroomdiagram (DFD) laat zien hoe gegevens door een systeem stromen, waar ze vandaan komen, hoe ze worden verwerkt en waar ze worden opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan een stroomdiagram dat beschrijft hoe een bedrijf het rekruteringsproces van nieuwe werknemers beheert en hun informatie opslaat. Dit diagram is een waardevol hulpmiddel voor projectmanagers. Het stelt hen in staat om inzicht te krijgen in de gegevensstroom binnen de bedrijfsdatabase. Het helpt de praktijken voor gegevensverwerking te bewaken en te verbeteren voor een efficiënter en doeltreffender beheer.

Workflowschema

Een workflowdiagram is een stroomdiagram dat de volgorde van stappen weergeeft die nodig zijn om een taak of proces uit te voeren. Het is net als een recept in een kookboek, waarbij elke stap wordt beschreven om een gerecht te maken.

Voordelen van stroomdiagram

Stroomdiagrammen bieden verschillende voordelen voor werkbeheer, projectmanagers en Agile-methodologieën:

• Visualisatie van ingewikkelde processen: visuele diagrammen maken complexe onderwerpen eenvoudiger te begrijpen door ze op te splitsen in behapbare delen.

• Processen standaardiseren en documenteren: met stroomdiagrammen kunnen teams het eens worden over hoe processen moeten werken en zorgen ze ervoor dat ze deze documenteren om in de toekomst naar te kunnen refereren.

• Het team op één lijn brengen: Stroomdiagrammen zorgen ervoor dat alle teamleden het proces en hun verantwoordelijkheden daarin duidelijk begrijpen.

• Communicatie verbeteren: stroomdiagrammen maken gebruik van afbeeldingen en visuele representaties om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit, waardoor misverstanden worden voorkomen.

5 eenvoudige stappen om een stroomdiagram aan te maken

Het aanmaken van een stroomdiagram is vrij eenvoudig. Laten we eens kijken naar de vijf stappen die je moet volgen om een effectief stroomdiagram voor je bedrijf te maken.

1. Identificeer het proces dat je in kaart wilt brengen

Het eerste wat je moet doen is uitzoeken wat je in kaart probeert te brengen. Dit kan een proces zijn dat je efficiënter wilt maken of iets specifieks voor het project waar je momenteel aan werkt. Elk stroomdiagram moet een enkel proces in kaart brengen.

2. Verdeel het proces in stappen

Nu is het tijd om het proces op te splitsen in afzonderlijke stappen, zodat het gemakkelijker te volgen is. Zorg ervoor dat je hierbij elke stap van het proces meeneemt. Laten we zeggen dat je het proces voor het afhandelen van tickets van de klantenservice wilt opsplitsen. Je wilt geen enkele stap weglaten, vooral als je voor die stap het ticket moet verhogen of moet toewijzen aan een specifiek team. Denk na over elke stap van het proces dat je in kaart brengt.

3. Kies stroomdiagramsymbolen om te gebruiken

We hebben de verschillende stroomdiagramsymbolen eerder genoemd, en deze symbolen spelen een cruciale rol bij het in kaart brengen van processen. Kies welke symbolen je wilt gebruiken om acties, beslissingen en resultaten weer te geven voordat je iets in kaart gaat brengen. Zorg bij het aanmaken van je stroomdiagram voor consistentie in de symbolen die je gebruikt en gebruik pijlen om de stroom van het proces weer te geven.

4. Teken het diagram

Nu alles op een rijtje staat, kun je je stroomdiagram gaan maken. Vergeet niet om je symbolen consistent te gebruiken in je hele stroomdiagram en maak je geen zorgen als het de eerste keer niet perfect is. Projectsamenwerking is cruciaal bij het in kaart brengen van het proces. Dankzij projectsamenwerking kunnen teams hiaten identificeren, stappen verfijnen en ervoor zorgen dat het stroomdiagram de manier waarop werk wordt gedaan nauwkeurig weerspiegelt.

5. Bekijk het diagram en verfijn deze op basis van feedback

Zodra je stroomdiagram compleet is, kun je het controleren en delen met anderen om feedback te verzamelen. Stroomdiagrammen ondersteunen de kennisdeling, dus het is essentieel om ze met verschillende teams te delen en wijzigingen aan te brengen op basis van hun feedback.

Stroomdiagramsjablonen waarmee je workflows kunt visualiseren

Confluence bevat verschillende kant-en-klare sjablonen voor mindmaps en stroomdiagrammen waarmee je tijd kunt besparen en effectievere stroomdiagrammen kunt maken.

• Stroomdiagramsjabloon: verdeel processen eenvoudig in afzonderlijke stappen, zodat je elke stap kunt visualiseren en kunt ontdekken hoe je efficiënter kunt werken.

• Workflowsjabloon: breng workflows in kaart en optimaliseer ze om de efficiëntie te verbeteren en de consistentie te behouden.

• Sjabloon voor swimlanes: gebruik deze sjabloon om verschillende rollen, afdelingen of teamleden die betrokken zijn bij een proces in kaart te brengen.

• Sjabloon voor conceptkaarten: maak gedetailleerde kaarten om kennis te ordenen, met zo veel of zo weinig knooppunten als je nodig hebt.

Eenvoudig stroomdiagrammen aanmaken met Confluence

Efficiëntie is essentieel op de werkvloer en stroomdiagrammen zijn een effectieve en eenvoudige manier om processen in kaart te brengen en mogelijkheden voor verbetering te ontdekken. Met Confluence kun je tijd besparen met kant-en-klare sjablonen en de samenwerking verbeteren met online whiteboards. Confluence maakt het aanmaken van stroomdiagrammen en andere visuele kaarten niet alleen maar eenvoudiger. Dankzij Confluence-whiteboards kun je ook samenwerken aan stroomdiagrammen en kennis in realtime delen. Confluence-whiteboards kunnen zelfs worden geïntegreerd met andere Atlassian-tools om je te helpen de productiviteit te maximaliseren. Stroomdiagrammen zijn een geweldige plek om te beginnen als je processen wilt stroomlijnen om tijd en geld te besparen. Ontdek hoe Confluence-whiteboards het aanmaken van en samenwerken aan stroomdiagrammen eenvoudiger dan ooit maken.