Vier manieren om de communicatie met teams en belanghebbenden te verbeteren

1. Consistente strategieën en campagnes aanmaken

Geen enkel team werkt volledig geïsoleerd. Er worden voortdurend nieuwe ideeën toegevoegd aan de communicatiestrategieën, campagnes en workflows van je team. En als je in een dynamische en flexibele omgeving werkt, worden er waarschijnlijk regelmatig nieuwe ideeën toegevoegd aan je strategieën en campagnes. Tussen e-mails, privéberichten en videogesprekken kan de communicatie onduidelijk worden en kunnen ideeën onsamenhangend en moeilijk uitvoerbaar worden. Voer Confluence-sjablonen in.

De tijd van eenmalige documenten aanmaken en deze via de mail versturen als er iets wordt bewerkt of toegevoegd is voorbij. Met Confluence-sjablonen kunnen jij en je team projectdocumenten, marketingstrategieën, bedrijfsupdates en meer ontwikkelen, op één locatie. Sjablonen maken de communicatie met belanghebbenden ook eenvoudig, omdat je documentatie snel kan worden bijgewerkt en gemakkelijk beschikbaar kan worden gemaakt om ze te bekijken of goed door te kunnen nemen. Zo kunnen je besluitnemers je leerpunten gemakkelijk vinden en verwerken.

Met sjablonen kan je team gemakkelijk verschillende projecten aanpakken, van marketingplannen tot productvereisten. Wat je bedrijf ook nodig heeft, Confluence heeft een sjabloon dat je kan helpen om consistentie en duidelijkheid te behouden, vooral wanneer je projectupdates met belanghebbenden deelt. Onderwerpen over de Confluence-sjabloon omvatten:

• Bedrijfsstrategie
• Ontwerp
• Documenten en rapporten
• Human Resources
• Marketing en sales
• Persoonlijk
• Productmanagement
• Productiviteit
• Projectplanning
• Softwareontwikkeling/IT
• Startup
• Teamwork

Gebruik sjablonen als startpunt voor je projecten en campagnes en zorg vanaf het begin voor consistentie.

2. Inzichten en feedback in realtime delen

Als je team met onsamenhangende documenten op verschillende platforms werkt, is de kans groot dat communicatie over het hoofd wordt gezien. Soms ontstaan er informatiesilo's wanneer teams in verschillende afdelingen of projecten werken. Kennis en gegevens kunnen binnen een bepaalde groep blijven steken, waardoor anderen in het bedrijf er geen toegang toe hebben. Dus of het nu gaat om initiatieven, resultaten of communicatie met teams en belanghebbenden, je hebt een workspace-tool nodig die aan al je behoeften op het gebied van kennis delen kan voldoen.

Confluence maakt samenwerking tussen verschillende belanghebbenden eenvoudig in spaces. Teams maken pagina's aan die zich in een georganiseerde en open space bevinden, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn. Deze pagina's bevatten nuttige bedrijfs- of projectinformatie, en gebruikers kunnen onmiddellijk inzichten en feedback geven door tekst te selecteren en een inline opmerking toe te voegen. Ze kunnen ook commentaar geven op een volledig stuk inhoud onderaan de pagina of in de post.

De oorspronkelijke commentator wordt op de hoogte gebracht wanneer teamleden of belanghebbenden reageren op opmerkingen of deze leuk vinden. Teamleden worden ook tijdig op de hoogte gebracht van eventuele wijzigingen in de bestaande inhoud of als er iets nieuws wordt toegevoegd. Dit is vooral handig voor asynchroon werk, omdat iedereen precies weet waarom de wijziging is aangebracht.

Confluence is meer dan alleen maar persoonlijke mappen, namelijk workspaces die gericht zijn op teams en projecten. Dit zorgt voor eenvoudige toegang voor teamleden en belanghebbenden, doorzoekbare documentatie en een organisatiestructuur die opschaalt. Wanneer mensen teams verlaten of lid worden van een team, blijven hun documenten en projecten bestaan en blijven ze relevant voor degenen die ze nodig hebben.

3. Onderbouwde besluitvorming in de praktijk brengen

Volgens het Ellis Idea Lab van Qatalog and Cornell University geeft 43% van de mensen in het werkplekrapport aan te veel tijd te besteden aan het schakelen tussen toepassingen en online tools. Als tijd geld is, kunnen deze eindgebruikers het zich niet veroorloven kostbare minuten te verspillen door te schakelen tussen context. Door belanghebbenden context te bieden, kunnen ze het totaalbeeld sneller beter begrijpen. Confluence ondersteunt een verscheidenheid aan inhoud die kan helpen om je berichten compleet te maken en belanghebbenden te helpen om met meer vertrouwen beslissingen te nemen.

• Analyses: door analyserapporten van Google, Adobe of elders in te voegen op de pagina's van de workspace van je team, kunnen belanghebbenden gemakkelijk groeimogelijkheden, inzichten en trends herkennen in klantgegevens.
• Tabellen: met tabellen kunnen jij en je team een grote hoeveelheid informatie in één oogopslag overbrengen, maar je moet ervoor zorgen dat je cellen zijn opgemaakt voor een optimaal begrip.
• Afbeeldingen: door relevante afbeeldingen en mediabestanden in te voegen op Confluence-pagina's kun je kijkers snel meer context bieden.
• Smart Links naar andere tools (zoals Jira, Figma): als je werk in één tool (Atlassian of een ander ondersteund platform van derden) zit en je wilt dat in Confluence onder de aandacht brengen, kan Smart Links je daarbij helpen. Kopieer de pagina, het projectbord, de agenda of een andere link en plak deze in Confluence waar je hem wilt hebben. Met de link kunnen belanghebbenden een voorbeeld van de pagina bekijken, of deze rechtstreeks bewerken of insluiten.

De context van belanghebbenden gaat verder dan tabellen, grafieken, afbeeldingen en links. Het is ook belangrijk om gebieden te illustreren die mogelijk meer organisatorische ondersteuning nodig hebben. Voeg de volgende elementen toe bij het aanmaken van projectupdates:

• Projectgegevens: naam, projectmanager en datum van het rapport
• Samenvatting van het project: locatie, tijdlijn, doelstelling en budget
• Tijdlijn van het project: mijlpalen en individuele taakgegevens, waaronder wat is voltooid
• Betrokken partijen: teamleden, belangrijke belanghebbenden en klanten
• Risico's: mogelijke issues, knelpunten en vereiste wijzigingen
• Budgetstatus: uitgegeven investering en resterende investering
• Belangrijke bronnen: bijlagen en links naar relevante documenten
• Volgende stappen: actie-items

Bij het opbouwen van een bedrijfscultuur van transparantie is het belangrijk om je team en belanghebbenden gedetailleerde context te bieden.

4. Huidige projectupdates en campagneresultaten

Een van de beste manieren om updates en resultaten van projecten en campagnes te illustreren, is door ze te delen in een presentatie. En met Confluence kun je eenvoudig overschakelen naar de presenteermodus. Deze indeling is ideaal om inhoud van pagina's of blogposts weer te geven met minder afleiding. Zo voorkom je dat je extra dia's of presentatiedecks hoeft te maken. Wanneer gebruikers deze modus selecteren, wordt de inhoud in een overzichtelijke weergave op het volledige scherm weergegeven, zonder zijbalken, inline opmerkingen en optionele menu's.

In de presenteermodus kun je ook het ontwerp van de presentatie wijzigen door te kiezen voor een zogenaamde cursor spotlight of donker thema. Cursor spotlight verandert de cursor in een grote cirkel, waardoor het publiek het makkelijker kan volgen. Een donker thema kan helpen om vermoeidheid van de ogen 's nachts te verminderen, batterij te sparen, of kan gewoon de voorkeur van een gebruiker zijn!

Gebruikers hebben ook de mogelijkheid om de sjabloon voor presenteermodus te gebruiken. Deze sjabloon helpt gebruikers bij het maken van een pagina die geoptimaliseerd is voor presentaties.

Teams en belanghebbenden laten overeenstemmen met Confluence

Als transparantie voorop staat in je zakelijke praktijken, is het veel makkelijker om je groepen belanghebbenden op elkaar af te stemmen. Confluence maakt open communicatie eenvoudig met tools en sjablonen die zijn ontworpen voor teams.

Probeer Confluence gratis uit en ontdek hoe het je kan helpen om iedereen in je bedrijf, van besluitvormers tot individuele bijdragers, te betrekken en te informeren.