流程图终极指南
在项目管理中，可视化工作的作用无论怎么强调都不为过。诸如流程图等可视化工具在提高项目成功率方面起着至关重要的作用。但是，在我们深入探究流程图的复杂性之前，先探讨一个支撑敏捷效率的基本概念：“完成定义”(DoD)。
什么是流程图？
流程图是流程或工作流程的可视化表示。它使用通过线条连接的符号和形状来显示各个步骤。
流程图在项目管理领域有着广泛的应用。例如，您可以使用流程图来显示团队如何处理客户支持请求，即从客户提出请求开始直到团队解决问题的整个过程。一些项目经理甚至将流程图与甘特图相结合，以制定更全面的项目计划。
流程图的优点
流程图为工作管理、项目经理和敏捷开发方法提供了多项好处：
- 直观呈现复杂流程：图表将复杂主题分解为易于管理的部分，让人们更容易理解。
- 将流程标准化并以书面方式记录：这让团队可以就流程的运作方式达成一致，并将其记录下来以便将来参考。
- 确保团队成员齐心协力：流程图确保每个团队成员都清楚地了解流程和自己在流程中的责任。
- 加强沟通：流程图使用图像来确保所有人保持一致，从而减少误解。
Flowchart symbols & what they mean
Flowcharts utilize various symbols, and each shape or symbol has a specific meaning and plays a distinct role in making flowcharts easier to read at a glance. Here’s a quick breakdown of some of the different symbols and how they’re used for process mapping:
- Arrows: Arrows show the flow from one step to the next. When reading a flowchart, follow these arrows to ensure you’re looking at the process in the correct order.
- Ovals: Ovals represent the start or end of a process, so you know where to start as soon as you glance at a flowchart.
- Rectangles: Rectangles represent a single step or process within the flowchart.
- Diamonds: Diamonds are used to indicate a decision point. When you see a diamond, you must make a yes or no decision at that point.
- Parallelagrams: Parallelagrams are used to denote data in flowcharts.
何时应使用流程图？
流程图用于分解复杂的工作，以及显示实现目标所需的步骤。它可以帮助执行项目管理、业务流程建模、计算机编程和日常任务。
流程图在一些特定情况下是重要的工具，这些情况包括入职和培训、流程改进、规划、沟通与协作以及文档编制。
流程图的类型
流程图有几种类型，每种类型适用于特定的任务。以下是几个流程图示例：
系统流程图
系统流程图就像系统的路线图，显示了沿途的所有停靠点（步骤）。它们可以有效地描绘系统的每个部分与另一个部分是如何相互作用的。例如，您可以使用系统流程图来演示披萨配送业务中如何将来自客户的订单送到送货团队。
数据流图
数据流图 (DFD) 显示了数据在系统中如何移动：数据来自何处、去向何处以及如何存储。例如，某 DFD 概述了公司如何管理有关招聘新员工并存储其信息的过程。此图表是项目经理的宝贵工具，能让他们深入了解公司数据库中的数据流动。它有助于监控和加强数据处理实践，以提高管理的效率和成效。
决策流程图
顾名思义，决策流程图用于帮助做出决策。就像树上的树枝一样，决策流程图提供了各种选择以及每种选择的结果。它从最初的问题开始，帮助完成决策流程。当您按照该流程图操作时，每个答案都会引出新的问题，让您在指导下执行决策流程，直至做出选择。
泳道流程图
泳道流程图直观展示了流程中的角色和职责。它将流程图划分为多条通道（类似于泳池中的泳道），而且每条通道都分配给特定人员或群组。例如，在业务背景下，这些通道可能是“销售”、“营销”或“法律”。
使用免费的泳道图模板。
如何使用 Confluence 白板制作流程图
您只需执行五个步骤，便能使用 Confluence 白板快速轻松地创建流程图。
- 但是，您必须首先按照以下步骤在 Confluence 中启用白板：
- 登录 Confluence。
- 选择 Confluence 导航右上角的设置齿轮。
- 转至左侧边栏中的“测试版功能”。
通读“须知信息”，然后，如果您同意，则单击“同意并启用”。
白板可能需要几分钟时间才能在所有空间中展开。启用后，请按照以下步骤创建流程图：
- 转至要添加白板的空间。
- 点击页面顶部工具栏中的“创建”按钮。（您也可以通过点击左侧边栏中的“内容”按钮来创建白板。）
- 点击后，白板页面将会打开。您将看到一系列可供选择的模板。
- 使用可用的绘图工具（例如形状、线条和连接线）来创建流程图。您可以将形状拖放到画布上，调整大小，并使用箭头或线条连接形状。
创建流程图后，可以选择执行以下操作：
- 自定义流程图：通过向形状添加文本、颜色和格式来自定义流程图。您还可以使用不同的形状来表示决策点、循环或连接线，以描绘流程。
- 协作和编辑：邀请团队成员协作进行白板会话。他们可以实时加入并帮助完成流程图。你们还可以一起编辑流程图，并根据需要进行更改和更新。
- 保存并嵌入：完成流程图的创建后，点击“保存”按钮保存白板会话。然后，您可以选择“嵌入”选项，将流程图直接嵌入 Confluence 页面。
- 共享和协作：与团队成员共享 Confluence 页面，并允许他们查看流程图和协作完成流程图。他们可以提供反馈、提出建议或在必要时进行编辑。
5 simple steps to make a flowchart
The process of creating a flowchart is pretty straightforward. Let’s look at the five steps you must follow to make an effective flowchart for your business.
1. Identify the process you want to map
The first thing you need to do is figure out what you’re trying to map out. This could be a process you’re trying to make more efficient or something specific to the project you’re currently working on. Each flowchart should map out a single process.
2. Break the process into steps
Now it’s time to break the process down into individual steps so it’s easier to follow. Ensure that you include every step involved in the process.
Let’s say you’re breaking down how to handle customer service tickets. You don’t want to leave out any steps, especially if that step involves elevating the ticket or assigning it to a specific team. Think about every step of the process you’re mapping out.
3. Choose flowchart symbols to use
We mentioned the different flowchart symbols earlier, and these symbols play a crucial role in mapping out processes. Choose symbols to represent actions, decisions, and outcomes before you start mapping anything out. As you create your flowchart, maintain consistency in the symbols you use and use arrows to indicate the flow of the process.
4. Draw the chart
Now that you’ve figured out everything, you can start making your flowchart. Remember to keep your symbols consistent throughout the flowchart, and don’t worry if it’s not perfect the first time. Project collaboration is crucial in process mapping, enabling teams to identify gaps, refine steps, and ensure that the flowchart accurately reflects how work is done.
5. Review the chart and refine based on feedback
Once your flowchart is complete, review and share it with others to collect feedback. Flowcharts support knowledge sharing, so sharing them with various teams and making changes based on their feedback is essential.
创建有效流程图的技巧
要创建有效的流程图，请考虑以下基本提示：
- 确定适合用于您团队的流程图。不同的流程可能需要使用不同类型的流程图来更好地展示。
- 保持一致。以一致的方式使用符号和颜色，让人们更容易理解。
- 了解目标。确保您了解创建流程图的原因，以及它应实现的目标。了解这些信息将为您的设计决策提供依据。
使用流程图来可视化工作流
流程图在改进工作流程方面非常有价值。Confluence 白板能让您毫不费力地创建流程图。Confluence 让您无需离开平台便能就想法开展头脑风暴、直观呈现想法，以及将想法转化为行动。所有内容均集中在一处，让您看到工作的全貌。它具有专为 Scrum 框架和看板框架等方法设计的功能，是创建流程图的强大工具。