什么是项目管理？

了解项目管理

项目管理指导一个项目从开始到结束的整个过程。通过结构化的方法，团队可以在规定的时间、预算和资源限制内实现特定目标。无论您是推出一款新产品、组织一次活动，还是实施一项全公司范围的计划，有效的项目管理都能推动您取得成功。

项目管理的核心阶段包括：

• 规划：在第一阶段，您将确定项目范围、目标和实现目标的步骤。这一阶段包括创建详细的路线图、规划资源和识别潜在风险。
• 执行：在这一阶段，您将通过协调人员和资源、管理利益相关者的期望以及监督任务的完成，将计划付诸行动。
• 监控：监控包括跟踪进度，根据关键指标衡量绩效，并根据需要进行调整，以确保项目按计划进行。
• 结束：这是项目的正式结束。在这一阶段，您将评估项目的成功，记录经验教训，并释放资源。

那么，为什么企业需要项目管理呢？让我们来看看几个原因：

• 在规定的范围内实现项目目标
• 在分配的时间范围内完成项目
• 不超出批准的预算
• 提供高质量的结果
• 管理风险并解决出现的问题
• 改善团队和利益相关者之间的沟通

项目管理的类型

您听说过“煮蛋不止一种方法”这句谚语吗？完成一个出色的项目靠的不只是一个战略，这就是项目管理方法发挥作用的地方。它是一套用于管理项目的规则、原则和流程。

方法听起来可能很正式，但这里还有一些创新的空间！值得注意的是，许多团队和公司都会综合使用多种方法，而不是完全依赖其中一种。无论您选择哪种方法，它都应该有助于促进强劲的透明文化。

1. 敏捷项目管理

觉得项目管理流程的第一步是计划？未必，在为项目制定战略之前，您需要获得责任人的支持。这是项目章程发挥作用的地方，它概述了项目的业务目标以供批准。我们建议改用项目海报，因为这是一种更易于理解的格式，可以更快、更容易地阅读。在这个阶段，您应该回答类似以下的问题：

• 这个项目的业务案例是什么？我们的战略计划模板会有所帮助！
• 这个项目可行吗？
• 我们应该继续这个项目吗？

简而言之，在这个阶段，投入过多精力前，您要先决定这个项目是否值得解决。

有助于促进本讨论的一个好方法是事前分析，这是一种思考练习，在练习中您可以想象可能出什么问题并决定如何预防。

2. 瀑布式项目管理

当您想到传统的顺序项目管理时，您想象的是瀑布式项目管理。使用这种方法，您可以将项目分成不同的阶段。一个阶段结束，下一个阶段开始——它们之间没有重叠。

3. Scrum

带上咖啡和电源线，现在是时候开始了。在这个阶段，您和团队将卷起袖子，开始以项目计划为指导，攻克项目任务。在执行阶段，您需要：

• 分配必要的资源
• 确保经办人执行任务
• 主持状态会议
• 设置跟踪系统

大部分工作都是在这个阶段进行的，这也是您开始看到项目真正融合在一起的地方。明白吗？所有计划都是值得的。

4. 精益项目管理

项目管理的各个阶段

想象一下，您正在从一开始启动一个项目。只有当您开始核对任务时，项目管理才会发挥作用—您需要先打好基础。

考虑到这一点，项目管理协会 (PMI) 建立了五个不同的项目管理阶段。

1. 项目启动

您认为项目管理流程的第一步是规划？不尽然。在制定项目战略之前，您需要获得利益相关者的支持。创建项目章程，以概述项目的业务目标，以供批准。您也可以使用项目海报，因为这种格式更容易消化，阅读起来更快更方便。在这个阶段，您应该回答类似以下的问题：

• 这个项目的业务案例是什么？
• 这个项目可行吗？
• 我们应该继续这个项目吗？

简而言之，在这个阶段，您要在投入过多精力之前确定这个项目是否值得实施。

一个有助于促进讨论的好方法是事前分析，在这个思考练习中，您可以想象可能会出现什么问题，并决定如何防止问题的发生。

2. 项目规划

如果您决定向前继续，接下来您将进入项目规划阶段。在这个阶段，您将制定详细的项目计划，整个团队都将遵照执行，并对您表示感谢！规划对于避免范围蔓延至关重要。在此阶段需要回答的问题包括：

• 这个项目的目标是什么？
• 关键绩效指标 (KPI) 是什么？
• 范围是什么？
• 预算是多少？
• 有哪些风险？
• 哪些团队成员参与其中？
• 涉及哪些任务？
• 需要达到哪些里程碑？

这一步骤可确保您和您的团队在开始之前就有共同的期望。如果您认为自己过于纠结于细枝末节，其实不然。战略规划框架会有所帮助！

3. 项目执行

拿上咖啡，带上电源线，因为该出发了。在第三阶段，您和您的团队将卷起袖子，以项目计划为指导，开始攻克项目任务。在项目执行阶段，您需要：

• 分配必要的资源
• 确保经办人执行任务
• 主持状态会议
• 设置跟踪系统

大部分工作都是在这个阶段进行的，这也是您开始看到项目真正融合在一起的地方。明白吗？所有计划都是值得的。

4. 项目监控和报告

仅仅因为您有项目计划并不意味着事情会自行顺利进行。这就像为自己设定预算——如果您不密切关注自己的资金管理方式，那么预算将无济于事。

因此，您必须监控项目进度，确保一切按计划进行。您应该根据在规划阶段确定的关键绩效指标来评估您的项目。

如果感觉您的项目偏离了路径或者成为了范围蔓延的牺牲品，您该怎么办？花点时间重新评估。您可以决定是否需要重新调整，或者是否需要改变原计划。这就是监控的好处—您有定期的检查点来纠正方向。

5. 项目收尾

结束阶段是收拾未决的结局。具体包括：

• 主持事后分析或回顾以评估项目
• 准备最终的项目报告
• 收集必要的项目文档并将其存放在安全的地方。像 Confluence 这样的协作文档空间非常适合。

这不仅能让您的团队有机会正式结束项目，还能在必要时更方便地查阅。

每个项目经理都需要的关键技能

项目经理确保每个人都保持一致，并按时完成各项计划。他们确保任务按计划进行，分配和管理资源，并充当利益相关者的沟通中心。以下是每位项目经理成功胜任其角色所需的几项技能：

• 领导力：有效的领导力能激励团队成员，制定明确的方向，并激励每个人实现项目目标。您可以通过 Atlassian 的使用手册培养领导技能，该手册提供了在团队内部建立信任和协调的练习。
• 沟通：强有力的沟通可确保所有利益相关者在整个项目生命周期中了解情况、保持一致并参与其中。从根本上说，有了优秀的项目经理，任何人都不会觉得自己置身事外。项目经理可以使用 Confluence（用于文档）和 Jira（用于任务更新）进行清晰的沟通。
• 时间管理：高效的时间管理可使项目按时间表进行，并有助于平衡多个优先事项。使用 Jira 的时间跟踪功能和甘特图模板来管理任务和截止时间。
• 解决问题：快速有效地解决问题有助于克服障碍，使项目不断向前推进。在 Confluence 中使用 Atlassian 的五问法模板来分析和解决复杂的问题。
• 熟练掌握技术：了解相关技术有助于做出更好的决策并与技术团队成员进行沟通。随时关注 Atlassian 产品教程和在线研讨会的最新信息，提高您在项目管理软件方面的技术技能。
• 适应性：灵活性可帮助项目经理和团队理解并执行不断变化的项目要求，并管理意想不到的挑战。使用 Jira 的 Scrum 和看板实践敏捷方法，提高项目管理的适应性。
• 预算和成本控制：管理项目财务可确保项目不超出预算限制。使用 Jira 的报告功能跟踪项目成本，避免超出预算。

项目管理中使用的工具

选择正确的项目管理软件可能较难。为确保您的团队充分利用其项目管理工具，我们建议您寻找具有以下功能的解决方案：

• 创建共享日历，以跟踪项目里程碑和截止时间
• 共享文件和文档，便于访问和协作
• 创建任务列表并将任务分配给团队成员
• 跟踪项目进度并生成报告
• 促进和简化团队成员与责任人之间的沟通
• 估算项目工期和预算
• 允许团队成员评论任务并提供反馈
• 生成自动提醒和通知
• 设置项目模板以简化项目创建
• 管理资源和工作量
• 跟踪事务和风险
• 管理变更请求
• 创建详细报告
• 监控项目绩效

项目团队的关键成员

每个项目都必须从确定角色和职责开始。事先了解自己的角色可以让每个人做好准备，成功地按计划满足项目截止时间。潜在的项目角色包括：

• 项目经理：监督整个项目并对项目成功负责的人。
• 项目发起人：支持项目并与项目经理密切合作的高级经理。
• 团队成员：积极参与项目任务的人。
• 供应商：为项目提供商品或服务的人。
• 利益相关者：对项目感兴趣的人。这些可以分为：
  • 主要利益相关者：实际从事工作并积极参与项目的人。
  • 次要利益相关者：可能参加会议并发挥一小部分作用但不是项目关键决策者的人。
• 感兴趣的利益相关者：参与项目但没有发挥积极作用或没有太大影响力的人。
• 客户：如果是面向客户的项目，而不是内部项目，则指接收最终项目的个人或团队。

1. 改进协作

良好的项目管理就是要在结构与适应性之间取得平衡。这些做法将帮助您保持有条不紊，同时又能灵活应对任何挑战：

• 正确启动：从项目启动会议开始。设定目标、时间线和角色，让所有人都保持一致。这是您消除困惑、激发热情的机会。
• 绘制依赖关系图：任务和资源往往是相互关联的。使用甘特图等工具将这些关联可视化，避免出现瓶颈。
• 找到关键路径：确定最长的必做任务链。这将帮助您确定哪些地方有回旋余地，哪些地方需要按时间表进行。
• 时间线要切合实际：我们往往会低估事情所需的时间。从过去的项目中寻找指导，不要害怕在时间表上稍作调整。
• 利用项目管理软件：像 Jira 这样的工具可以将所有信息集中在一个地方。再也不用在无休止的电子邮件中寻找您需要的内容了。
• 明确角色和职责：确保每个人都知道自己应该做什么。这可以防止得罪人，帮助人们发挥自己的特长。
• 团队合作：不要孤立地制定计划。您的团队拥有宝贵的洞察信息，因此让他们参与到这个过程中来。这将使计划更加完善，并提高认同度。
• 沟通、沟通、沟通：定期更新状态，让每个人都了解情况。对进展和挫折保持透明。
• 保持灵活性：要求可能会改变。做好调整计划的准备，同时牢记最终目标。

使用 Jira 发挥自己的优势。Jira 面板可以帮助实施上述许多做法。它们提供实时更新，促进协作，并使每个人保持一致，这样团队就能高效地计划、跟踪和管理工作。

倡议

使用这些模板启动您的项目

• 竞争分析：了解竞争对手。
• SWOT 分析：确定自己的优势、劣势、机会和威胁。
• 头脑风暴：通过有条理的头脑风暴会议，让创意源源不断。

规划

使用以下项目规划模板，为成功奠定基础：

• 项目计划：为整个项目创建路线图。
• 项目启动：以井然有序的启动仪式正确地启动项目。

执行

使用以下执行阶段模板，让您的项目向前推进：

• 看板：可视化您的工作流并管理任务。
• 任务跟踪：随时了解谁在什么时候做什么。
• Scrum 板：敏捷团队使用此模板来管理冲刺。
• 工作分解结构：将复杂的项目分解为更易于管理的任务。
• 甘特图：直观地绘制项目时间线。
• 项目路线图：规划长期项目战略。
• 会议记录：保持团队会议富有成效并有据可查。

监控

使用项目状态模板，定期向利益相关者提供最新信息，随时了解项目的成功情况

结束

使用以下模板有效地结束项目：

• 回顾：反思哪些方面进展顺利，哪些方面可以改进。
• 五问法分析：发现所遇问题的根本原因。

Jira 提供这些模板以及更多功能，帮助团队提高工作效率并简化项目管理流程。想探索更多吗？查阅 Atlassian 的全部免费项目管理模板。