什么是业务流程自动化 (BPA)？

在没有自动化工具的情况下完成重复性的手动任务，会导致工作效率下降、错误增加、员工倦怠以及错失创新机会。

通过将日常任务机械化，业务流程自动化 (BPA) 可以帮助您的团队充分发挥潜力并降低成本。有了 BPA，您的团队就可以专注于战略计划和创新，同时提升 IT 服务台的地位并简化业务流程。

本文将解释业务自动化及其重要性，探讨可实现自动化的标准流程，并强调使用这些工具的好处。

使用 BPA 简化您的业务任务和项目管理工作。

了解业务流程自动化

业务流程自动化利用技术和工具来简化和自动化企业通常手动处理的重复性任务或流程。它利用 IT 管理系统将涉及多个阶段的重复性流程自动化。

BPA 侧重于提高业务效率、减少错误，并腾出宝贵的人力资源以开展更具战略性的活动，包括项目规划。

BPA 对于优化事件管理、请求执行、项目风险管理、企业风险管理和变更管理的工作流至关重要。

BPA 使用工具和软件自动处理这些流程，而不是依赖耗时、易出错的手动任务。

这样可以加快流程，并确保每个步骤都精确、一致地执行。无论是自动创建请求单、将请求转给相应的团队，还是生成定期报告，BPA 都能通过减少手动操作来提高 IT 服务的整体效率。

公司可以将哪些业务流程自动化？

将特定的业务流程自动化可以显著提高效率和准确性。确定要自动化的流程对于确保开展有效、有针对性的工作至关重要。

以下是非常适合 BPA 的关键业务流程：

• 大批量任务：将数据录入和报告生成等高频任务自动化，可以节省时间并减少人为错误（如错别字）。

• 时间敏感型任务：您可以简化需要及时执行的业务流程，例如监控系统警报或发送自动通知。自动化可确保及时响应并防止延误。

• 多人任务：自动执行涉及不同团队成员之间协调的业务任务，例如审批工作流或跨团队流程。这可以增强协作，加快任务完成和按时交付。

• 支持流程：将系统备份等日常支持任务机械化，以腾出员工时间开展更具战略性的活动，并提高服务台的效率。

• 需要审计记录的任务：这些任务包括需要详细记录以确保合规和进行审计的流程，如财务交易。

• 长尾任务：自动化对于不频繁但必要的任务非常有效，例如定期系统维护或合规性检查。这可确保在没有人工监督的情况下一致地完成任务。

BPA 示例

您可能想知道具体任务如何从自动化中受益。下面是一些现实生活中的例子：

• 事件管理：自动化系统可以为报告的问题创建请求单，根据严重性分配请求单，并通知相关团队成员，从而缩短响应时间并提高解决效率。

• 服务请求执行：BPA 可以快速处理请求、验证所有必要的审批并通知用户状态，从而大大缩短处理时间。

• 变更管理：自动化工具可以管理请求、跟踪审批流程并根据预定义的时间表执行变更，从而最大限度地减少中断并加强控制。

• 入职和离职：BPA 可以在入职期间管理帐户创建、分配必要的设备和处理访问权限。它还可以在离职期间停用帐户并收回公司资产，从而确保一致性和安全性。

业务自动化工具的优势

BPA 工具具有一系列优势，可显著提高团队的运营绩效。这些工具包括可自动执行日常任务的工作流管理软件，或可处理数据录入和潜在客户跟踪的客户关系管理平台。

业务自动化工具的主要优势包括：

提高效率

业务自动化工具可简化重复性任务，从而大幅提高效率。它们可以减少手动操作，将人为错误降至最低。

例如，IT 领域的自动化请求单系统有助于加快问题响应和解决速度。这样可以更迅速、更有效地解决问题，从而提高客户满意度。

改善决策方式

企业资源管理软件将各种业务流程、跨部门数据、性能指标等集成并同步到一个位置，以创建单一事实来源。除了使这些资源随时可用外，它还能为团队和领导者提供有关企业资源利用率和绩效的实时、数据驱动型洞察信息，从而在项目规划方面做出更明智的决策。

Jira Align 中的产能规划功能等工具可帮助计算团队速度与预测工作量，从而帮助领导者就资源分配做出明智的战略决策。这样，他们就能确定团队在给定截止时间内实际能完成的任务以及可用资源。

提高准确性和一致性

工作流自动化可确保团队始终遵循标准化的程序和流程，从而提高准确性。通过降低数据处理和服务交付中出现错误的可能性，自动化系统有助于保持 IT 运营的一致性和可靠性。

降低成本

自动化流程可最大限度地减少对人工和大量支持人员的需求，从而帮助降低运营成本。自动化流程还能缩短停机时间，降低与效率低下和错误相关的成本，从而提高运营成本效益。

优化资源分配

自动化工具可以更好地进行资源规划和分配。将日常任务和管理任务自动化，可以让您专注于价值更高的任务和战略计划。

最优的资源使用可确保员工将时间用于推动增长和创新的活动，而不是重复性的任务。

使用 Jira Service Management 简化任务和流程

手动干预、重复性人为错误以及浪费时间、金钱和精力的日子一去不复返了。采用业务流程自动化可以彻底改变您管理 IT 服务的方式，提高效率、准确性和成本效益。

Jira Service Management 专为 IT 服务而设计，可确保简化工作流并优化资源使用。可以使用以下功能简化任务和流程：

Jira Service Management 可以利用以下功能简化日常任务，如事件管理、服务请求执行和变更管理：

• 自动化规则：使用 Jira 自动化设置自定义规则，以便根据预定义的触发器自动分配请求单、上报问题或发送通知，从而减少手动工作并确保加快响应速度。

• 事件管理工作流：自动执行事件工作流，以便快速将问题转给正确的团队、通知利益相关者并跟踪解决进度，从而最大限度地缩短停机时间并改善服务交付。

• 服务请求管理：创建一个自助服务门户，让用户可以轻松提交服务请求，从而简化执行流程。使用 Jira Service Management，您可以实现任务分配和优先级排序的自动化，以确保快速处理请求。

• SLA：Jira Service Management 允许您根据响应和解决时间创建自定义服务级别协议 (SLA)。您可以针对服务请求定义 SLA 指标，例如响应时间和优先级。

• 变更管理自动化：自动执行 IT 环境变更的审批和实施流程。使用 Jira Service Management，您可以确保通知正确的人员并采取适当的步骤。

• 事件和问题管理：根据反复发生的事件自动创建问题请求单，使团队能够解决根本原因并防止未来的中断。

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