在 Confluence 中为营销团队建立集中式知识库

对话的平均音量约为 60 分贝。此音量已足够安静，城市交通的声音就可以将其淹没。但是，如果您将一群人聚集在体育场里，同时为同一支球队欢呼，他们的音量可以达到 142 分贝，就像曾经在一场足球比赛中创下的世界纪录那样。

这与品牌有什么关系？简单来说：如果您能让整个公司保持同步，您的品牌宣传信息将会带来更好的宣传效果，并在喧嚣的现代营销中脱颖而出。

问题在于，大多数品牌都不会花时间让整个组织保持同步。尽管有 85％ 的组织制定了品牌指南，但只有 31％ 的组织表示在始终如一地执行这些指南。

解决方案：使用 Confluence 提供涵盖以下内容的集中式知识库：您的品牌指南、营销团队流程和其他重要的公司资源。

例如，通过将品牌指南存储在 Confluence 中，您的整个团队可以从单一数据源全面了解您的受众角色、徽标使用情况、语调和语气以及注意事项。或者，您可以制定公司指南，以便每个团队，无论是否涉及营销，都拥有必要的参考资料。以下是它的工作方式。

为什么要在 Confluence 中构建集中式知识库？

因为品牌凝聚力至关重要。McKinsey 在研究 40 个“最强”品牌时发现，这些公司的股东回报几乎是平均水平的两倍。McKinsey 认为，品牌往往从其工艺的管理和执行中汲取力量。在 Confluense 中构建集中式知识库就是要打磨这门工艺。

您可能非常清楚您希望展示怎样的营销材料。您可能拥有清晰的品牌定位。确实，有 85% 的公司都是这样做的。但是，将营销材料转化为实用、可用资源的公司最终将会更成功地展现其独特的品牌风格。

以下是将团队的知识集中在 Confluence 中带来的好处：

• 让团队保持同步。在 Confluence 中存放您的知识可确保所有团队成员都能访问相同的信息和资源。这样可以避免信息孤岛和混乱。由于团队中的每个人（无论是否从事营销）都能访问这些信息，因此可以降低在消息宣传和品牌塑造方面出现不一致的风险。

• 实现一致性。借助 Confluence，您可以使用模板创建连贯一致的品牌和营销文档。然后，您可以利用评论等功能与团队成员进行协作，这不仅有助于使信息保持最新，还有助于让所有人掌握最新情况。

• 知识访问范围扩大到整个组织。使用 Confluence，您不必困囿于个人文档文件夹，而可以进入面向项目和团队的空间，进而形成可扩展的结构。随着团队成员的加入和离开，这些资源将一如既往地保持相关性。最重要的是，Confluence 默认为开放状态，可让您从一开始就能访问整个组织范围的知识。

要建立集中式知识库，单凭一个简单的文档无法满足需求。您的营销材料（例如基于 Confluence 中的品牌指南模板构建文档）将会随着时间的推移而增长和变化。您的团队流程、工作流、惯例似乎在您的业务中不言自明。但是，如果您想聘用新员工，该怎么办呢？Confluence 可简化营销团队的入职、培训和项目管理流程。通过将 Confluence 作为您的“基础”平台，您公司将实现自由扩张。Confluence 是一款可扩展的知识库软件，能够与团队一同扩展。

让我们深入了解一下具体情况。您需要哪些知识库功能，Confluence 如何提供这些功能？

Confluence 的知识库构建功能

为营销材料创建页面

Confluence 页面就像生物体内的一个细胞。它可以是整个文档，也可以供您用来构建更复杂、更详细的系统。您可从零开始随心所欲地发挥创意，也可使用 Confluence 模板来制作每个页面。Confluence 提供数百种模板供您选择，所有模板都有特定用途（例如编写指南或操作说明文章），无论您的团队需要记录什么内容，肯定都有适合的模板。

Confluence 页面的美妙之处在于它们是动态的。团队成员可以创建页面，用页面来捕捉想法，或参与协作讨论，而不会将页面上已有的信息弄混。团队还可以选择协作程度：自行处理页面或邀请协作者。

此处还涉及到另一项关键功能：页面版本控制。如果有人编辑了某一页面，而您不喜欢这些变更，您可以进入“页面历史记录”（“更多选项”->“页面历史记录”）查看哪些内容被修改过。不喜欢更新？点击一下即可还原为旧版。

创建空间，扩展协作

还记得“如果大家齐心协力，营销的影响力就会提高”这一理念吗？Confluence 专门用于帮助用户达成共识。在这种情况下，则可以说，可用于让用户处于相同的空间。

如果说页面是近期营销活动的单一单元格，那么空间就是构成营销指南的页面系统。它们的功能很像文件夹，可以帮助您共享、存储和整理您所做的所有重要的品牌信息宣传工作。

您可以创建三种不同类型的空间，使您的营销知识库便于浏览：

• 团队空间可确保每个团队都有一个空间，以便专注于与其特定领域最相关的工作。这意味着，产品营销人员可以将用户研究洞察信息和定位整合到自己的空间中；而效果营销人员则可以编制营销活动策略、通道计划和回顾。

• 项目空间可将项目相关信息集中保存在一个位置。跨职能项目团队可以直接在 Confluence 中参考页面并处理计划，而不必来回发送电子邮件，在后面这种方式中，电子邮件中的信息很容易丢失或被忽略。

• 个人空间可存储个人的工作内容。在将待办事项列表和页面转移到共享空间之前，可以对其进行更新和优化。这将有助于集中管理协作文档，而不是托管每个团队成员的个人工作。

添加标签，搜索更方便

营销材料很快就会堆积如山，在公司的发展过程中更是如此。您可能会为广告活动、社交媒体宣传，甚至特定功能的发布说明制定不同的准则。借助 Confluence，您可以为页面添加标签，这样所有人在搜索快速参考资料时就不必在导航方面花费时间。只需点击即可继续。

标签的优势在于它具有多种功能。您可以将标签添加到 Confluence 页面、博客文章甚至附件中。您也可以随意输入您想要在标签中呈现的内容，并根据需要对它们进行分类。

例如，假设您有一些与电子邮件营销活动的趣味性相关的文档。您可在 Confluence 中创建新标签“电子邮件”。即使“电子邮件”没有明确显示在特定页面或文件名中，但每当搜索“电子邮件”的人想参考您的营销实践时，标记就会突出显示。

这些标签不仅适用于页面，还可以应用于空间。您的团队越壮大，建立对内部小组有意义的空间类别就越重要，而标签通过支持快速搜索可以帮助您管理这些类别。

由 AI 驱动的搜索现在也是 Confluence 中的原生功能。不再需要执行令人沮丧的手动工作来筛选上下文信息，即可找到您需要的信息。您可以自由地专注于工作，而无需再提出或回答有关文档的问题。

使用结构化的层次结构，让页面井然有序

说实话，大多数集中式知识库之所以脱离正轨，是因为它们难以浏览。如果所有的信息都在那里，您始终会依赖它。但是，如果某篇知识库文章需要花很长时间才能找到，那么它根本就没什么用处。甚至更糟糕的是，团队成员找到的是错误的文章，从而为您的项目带来不准确的信息。现在，当他们试图将您的营销策略付诸实践时，他们可能会根据错误的笔记来工作。

因此，我们要在 Confluence 结构化的层次结构中组织知识库页面。 

要点：Confluence 使用动态的知识库组织方法。例如，一个空间可以是您的营销部门类别的一部分。但是，您也可以将同一份文档链接到特定营销活动的独特层次结构。您的关键品牌文档将起到交叉路口的作用：多个负责不同项目的团队可能会碰到它们，而同时所有工作又都能平稳进行。

这表示您不必为了迎合软件先入为主的结构概念而组织内容。您可以自由地确定结构。针对独特营销活动的特定 Confluence 页面（例如，社交媒体和电子邮件外展之间的不同广告活动）都可以交叉引用相同的文档。如果您以正确的方式关联了所有内容，则可以对整体品牌策略进行更改，而所有团队都会自动看到该更改。这就是动态分层组织的强大功能。

将访问权限控制在相关人员手中

您读了上面那部分内容可能会想：“嗯，互动吗？听起来好像很多人会有发言权一样……”也许您不想要那样。您可以使用 Confluence 通过特定权限控制对不同页面和空间的访问。简而言之，最重要的文件可以掌控在需要控制它们的人员手中。 

这些权限可能因您要设置的规则而异。需要设置全局权限来确定特定用户的全站访问权限吗？您可以这样做。想要创建特定于空间的权限，以便团队高管可以访问所需的一切内容吗？同样可以这样做。您甚至可以对单个页面进行限制，以确保您的宣传信息按照所需的方式保留下来。

默认情况下，Confluence 页面可供查看或编辑，但您可以将这些规则限制为特定用户或群组。这样，即使您在 Confluence 中处理的是页面草稿，也能确保只发给需要查看的人。

与项目管理解决方案集成

如果您的知识库没有连接到其他工具，它是集中式的还是孤立的？

通过将 Confluence 与您团队最常用的其他工具集成，您可以让知识库能够针对团队不断变化的需求迅速做出响应。Confluence 提供内容和上下文，让您获得根据自身情况完成项目所需的一切内容。

以下两个示例说明了强大的 Confluence 集成。

结合使用 Trello 和 Confluence，您可以将 Trello 链接粘贴到具有预览/编辑功能的 Confluence 中，这样您就可以直接在 Confluence 中编辑 Trello 任务。或者，在 Confluence 页面上嵌入完全交互式的 Trello 面板，确保您的团队可以在 Confluence 知识库中使用 Trello 的所有功能。

将 Confluence 与 Jira 集成，您将能够直接在 Confluence 中跟踪 Jira 事务。让团队直接从知识库中了解潜在的挑战。让 Jira 任务显示在 Confluence 页面上还可以针对将来的项目时间线进行简单设置。或者，您也可以使用它来估计发布日期，让您的团队步入正轨。

创建富有活力的集中式知识库

并不是说您没有强有力的营销计划。有时，成功的营销归结为让整个组织站在同一条战线上，用同一种声音进行宣传。您想要的不仅仅是一场对话。为了让您的品牌宣传信息和营销脱颖而出，您应该更像一个满场人群齐声欢呼的体育场。

但是，没有内部沟通，就无法实现这一目标。首先，您需要为您的所有品牌和营销洞察信息建立一个集中式知识库。哪些品牌宣传信息在起作用？需要更新什么？使用 Confluence 创建集中式知识库，让您的团队保持一致，用同一种声音进行宣传。