改善团队与利益相关者沟通的 4 种方法
透明的沟通是企业成功的关键。根据 Grammarly 的 2023 The State of Business Communication（2023 年业务沟通状况），93% 的业务主管和 80% 的知识工作者表示，他们完成工作的能力在很大程度上取决于合作者分享想法和传达需求的能力。
在远程团队中，多种工具、沟通渠道和文档可能会造成实践脱节，因此透明度尤为重要。现代企业需要一个平台，以用作团队的单一数据源，这样所有人都无需猜测哪个版本的项目文档是最新的。
Confluence 是一个互联工作区，可简化团队的沟通和协作。由于 Confluence 会实时组织和更新团队的页面和文档，因此您不必担心想法或编辑会被遗漏。
Confluence 的工具和模板使其成为最佳的单一数据源平台。其功能将帮助您改善利益相关者的参与和团队沟通，从而提高工作效率和盈利能力。将该工具与我们提出的四种方法结合使用，改善利益相关者的参与和团队沟通，探索 Confluence 的各种用途。
1. 制定一致的策略和活动
没有团队能够完全孤立地工作。您团队的沟通策略、活动和工作流中会不断加入新的想法。如果您的工作环境充满活力、敏捷多变，那么您的策略和活动中很可能会经常加入新的想法。长此以往，使用电子邮件、私信和视频通话进行的沟通可能会变得模糊不清，想法可能会变得杂乱无章，难以实施。不妨试试 Confluence 模板。
创建一次性文档，并在编辑或添加内容后通过电子邮件发送文档的时代已经一去不复返。使用 Confluence 模板，您和您的团队可以在同一位置创建项目文档、营销策略、公司更新等。模板还可以简化利益相关者的沟通，因为您的文档可以快速更新，并随时可供浏览或深入阅读。这使您的决策者可以轻松地找到并理解您的要点。
模板可让您的团队轻松处理从营销计划到产品要求等各种项目。无论您的业务需求如何，Confluence 都有模板可以帮助您保持一致性和清晰度，尤其是在向利益相关者传达项目更新时。Confluence 模板主题包括：
使用模板作为项目和活动的起点，并从一开始就建立一致性。
2. 分享实时洞察信息和反馈
如果您的团队在多个平台上使用杂乱的文档，那么沟通很可能会被忽视。有时，当团队跨部门或跨项目工作时，会形成信息孤岛。知识和数据可能会困囿于某个特定的小组中，导致公司中的其他人无法访问这些内容。因此，无论是针对计划、交付成果，还是团队和利益相关者的沟通，您都需要一款能够满足所有知识共享需求的工作区工具。
Confluence 可使不同利益相关者在空间中的协作变得轻松易行。团队创建的页面位于有组织的开放空间中，便于查找。这些页面包含实用的公司或项目信息，用户只需选择文本并添加内联评论，即可即时提供洞察信息和反馈。他们还可以在页面或帖子底部对整篇内容发表评论。
当团队成员或利益相关者回复或点赞评论时，原始评论者会收到通知。如果对现有内容进行了任何修改或添加了任何新内容，团队成员也会及时收到通知。这对于异步工作尤其有用，因为每个人都确切地知道更改的原因。
Confluence 的作用范围超越了个人文件夹，可以用于面向团队和项目的工作区。这实现了团队成员和利益相关者的轻松访问、可搜索的文档，以及可扩展组织结构。当员工离开或加入团队时，他们的文档和项目仍会继续存在，并与有需要的员工保持相关性。
3. 落实明智的决策
根据 Qatalog 和康奈尔大学埃利斯创意实验室的数据，43% 的职场人士表示在应用和在线工具之间切换的时间过长。在时间就是金钱的时代，这些最终用户无法承受将宝贵的时间浪费在进行背景切换上。通过为利益相关者提供背景信息，他们可以更快、更好地了解全貌。Confluence 支持各种内容，而这些内容可帮助您完善消息，并使利益相关者更加充满信心地做出决策。
- 分析：通过在团队工作区页面中嵌入来自 Google、Adobe 或其他位置的分析报告，利益相关者可以轻松识别客户数据中的增长机会、洞察信息和趋势。
- 表格：表格可以帮助您和您的团队一目了然地传达大量信息，但您需要确保单元格格式设置能够最大限度地保障理解。
- 图像：在 Confluence 页面中嵌入相关图像和媒体文件可让您快速为查看者提供更多背景信息。
- 指向其他工具（例如 Jira、Figma）的智能链接：当您的工作在一个工具（Atlassian 或其他受支持的第三方平台）中进行，而您又想在 Confluence 中将其显示出来时，智能链接可以帮助您实现这一点。只需复制页面、项目面板、日历或其他链接，然后将其粘贴到您想在 Confluence 中您存放的位置即可。利益相关者可通过该链接预览页面，或直接编辑或嵌入页面。
利益相关者的背景信息不仅仅涵盖图表、图形、图像和链接，还必须说明说明可能需要更多组织支持的领域。创建项目更新时需包括以下要素：
- 项目详情：名称、项目经理和报告日期
- 项目摘要：地点、时间线、目标和预算
- 项目时间线：里程碑和个人任务详情，包括已完成的事项
- 参与方：团队成员、主要利益相关者和客户
- 风险：潜在事务、瓶颈和所需的变更
- 预算状态：已支出投资和剩余投资
- 重要资源：相关文档的附件和链接
- 后续步骤：操作项
在打造透明的公司文化时，向团队和利益相关者提供详细的背景信息至关重要。
4. 展示项目更新和活动结果
在演示会中分享项目和活动的最新进展和成果是说明项目和活动的最佳方式之一。而且，借助 Confluence，您可以轻松切换到演示者模式。这种布局非常适合展示页面或博客文章内容，可减少干扰，并且可避免创建额外的幻灯片或演示文稿。当用户选择此模式时，内容将以简洁的全屏视图显示，没有边栏、内联评论和可选菜单。
在演示者模式下，您还可以通过选择光标聚焦或深色主题来更改演示的外观。光标聚焦可将光标变成一个大圆圈，使受众更容易跟随。深色主题有助于减少夜间眼部疲劳，延长电池寿命，但也可能是用户的个人偏好！
用户还可以选择使用演示者模式模板。此模板将引导用户创建一个专为演示进行优化的页面。
通过 Confluence 使团队和利益相关者保持一致
当透明度成为业务活动的重中之重时，使利益相关者群体保持一致要容易得多。Confluence 使用专为团队设计的工具和模板，为开放式沟通带来便利。
免费试用 Confluence，了解它如何帮助您与公司所有人（从决策者到个人贡献者）进行互动和信息分享。
