Como criar planos de projetos simples e robustos

Ao desenhar o mapa, é importante perguntar a si mesmo:

• Qual é o destino final?
• Como você vai saber quando o projeto acabou?
• Quem são as pessoas que seguem esse mapa?
• Quais marcos eles vão ultrapassar ao longo do caminho?
• Que obstáculos eles podem encontrar?

• Existem rotas alternativas disponíveis?

Leia sobre políticas organizacionais, personalidades difíceis e possíveis pontos de debate que possam surgir durante o processo de gestão de projetos. Larry W. Smith, PMP, Gerente de Projetos do Software Technology Support Center, enfatiza a importância de fazer uma análise de partes interessadas. Segundo Smith, todos os envolvidos querem que o projeto tenha sucesso, mas esquecer de atender as necessidades de apenas uma parte interessada influente pode inviabilizar até mesmo os planos mais bem elaborados.

Smith recomenda não se apressar para:

• Esclarecer quem são as partes interessadas do projeto.
• Compreender suas expectativas e nível de influência.
• Decidir como você vai incorporar o feedback de colegas e partes interessadas à medida em que o projeto se desenvolve.
• Relacionar todas as necessidades e expectativas com atividades de planejamento de risco e resposta a riscos.
• Planejar com consciência todas as estratégias de comunicação do projeto.

Você não pode exagerar a importância de uma comunicação clara. É por isso que Bernie Ferguson, parceiro residente em liderança de projetos da Atlassian, começa a se comunicar com as partes interessadas já nas primeiras etapas do projeto:

“A técnica do mural do projeto é usada para construir uma compreensão compartilhada entre os membros da equipe e as partes interessadas. O que está sendo feito? Qual é o valor para os clientes e para a empresa? Por que a gente acha que essa é a solução certa? A gente recebe feedback das respostas a todas essas perguntas antes que qualquer coisa apareça no roteiro da equipe.” — Bernie Ferguson, Atlassian

Em geral, os gerentes de projeto cometem o erro de serem otimistas em excesso. Em vez de se concentrar no melhor resultado possível, os PMs devem considerar os problemas que possam surgir e como eles afetam a linha do tempo do gerenciamento do projeto.

Fazer a diligência prévia essencial, organizar um workshop “pré-mortem” ou conduzir reuniões individuais com as principais partes interessadas é uma ótima maneira de identificar possíveis obstáculos.

Considere esboçar uma linha do tempo perguntando a outros gerentes de projeto quanto tempo eles demoraram para planejar projetos parecidos. Faça uma reunião com as equipes com as quais você vai trabalhar para entender quanto tempo as tarefas específicas do projeto vão levar. Use ferramentas de gestão de projetos e pesquise os cronogramas de projetos antigos nos arquivos do projeto.

Como gerente do projeto, cabe a você entregar o plano de projeto (e, por fim, o próprio projeto), mas não adianta apenas ir para um cubículo e começar a escrever. À medida que o plano de projeto é desenvolvido, você deve manter todas as principais partes interessadas envolvidas. Fique em contato quase constante. Você vai descobrir que eles são excelentes recursos.

Reunindo as ideias da equipe e fazendo brainstorming de ideias juntos, é possível chegar a conclusões significativas com rapidez. A colaboração em equipe promove um senso de apoio comunitário e, portanto, gera melhores planos de projeto.

Na Atlassian, a gente usa templates para reduzir a sobrecarga associada ao processo de planejamento e para acionar discussões essenciais para as melhores práticas de planejamento de projetos. Os templates de planejamento de projeto são uma excelente maneira de levar as pessoas a pensarem sobre aspectos da gestão de projetos que elas podem não ter considerado antes.

Ter um bom discurso de elevador para o projeto é uma coisa, mas criar um plano robusto e eficaz é uma tarefa bem diferente. Sendo sincero, mapear os riscos e as dependências do projeto não é muito divertido. Os templates eficazes e as prompts úteis da Atlassian permitem que os gerentes de projeto adotem uma abordagem metódica sobre a criação do plano de projeto, resultando em menos descuidos e aumentando a produtividade.

Crie uma definição de problemas que explique, em termos concretos, o que você está tentando resolver com exatidão. Em seguida, desenvolva uma hipótese que afirme o que você acha que deveria acontecer devido à solução do problema. Depois, ofereça uma breve visão geral do contexto do projeto e de quaisquer dados ou insights relevantes que o apoiem. Por fim, estabeleça as principais métricas que você vai usar para avaliar o sucesso do projeto. É provável que essas métricas de sucesso influenciem vários aspectos do plano, moldando a direção e o foco.

Pergunte aos membros da equipe do que precisam, em vez de perguntar sobre o que é bom ou desnecessário. Uma compreensão clara do escopo do projeto logo no início do processo de planejamento, incluindo o que está fora, minimiza o risco de falhas de comunicação entre as partes interessadas. Também ajuda a determinar a alocação de tempo adequada para as pessoas colaboradoras do projeto. A clareza facilita a identificação e o gerenciamento de quaisquer alterações no escopo do projeto à medida que elas surgem.

Quase todos os planos de projeto incluem informações sobre orçamentos, cronogramas e escopo. Já um plano considerado ótimo também responde a perguntas essenciais, incluindo:

• Recursos: quais tipos de habilidades o projeto exige? Quem está disponível? Qual é o orçamento?
• Decisões: quem vai fazer as recomendações? Quem vai aprovar ou reprovar as solicitações?
• Comunicações: quem vai ser responsável por comunicar o progresso e os obstáculos?
• Risco: ao que a equipe deve ficar atenta? Qual é o processo para registrar e rastrear ameaças?
• Comentários: como você vai juntar feedback antes do lançamento do projeto?
• Aprovações: quem mais precisa aprovar? Quem vai tomar a decisão final?

• Cronograma: os horários de trabalho da equipe se encaixam no cronograma do projeto? Como o prazo foi escolhido?

Seu plano não precisa abordar a fundo cada um desses itens, mas deve apresentar informações suficientes para permitir uma implementação tranquila do projeto, sem muitas surpresas.

Marca de seleçãoDica: use o método DACI para tomar decisões sólidas sobre o projeto em tempo hábil.

A maioria dos gerentes de projeto escolhe entre uma abordagem ágil ou em cascata para a gestão de projetos. A abordagem ágil oferece resultados rápidos por meio de um processo iterativo com avaliação contínua dos planos, requisitos e resultados do projeto. Nesse método, o tempo e os recursos são considerados como fixos.

A abordagem em cascata é um processo linear e sequencial que faz o projeto avançar etapa por etapa, equipe por equipe. Nela o escopo é visto como fixo, enquanto o tempo e os recursos permanecem flexíveis.

Depois de responder a todas as perguntas, realizar todas as discussões e muitas notas adesivas, é hora de escrever seu plano de projeto. Seja nas palavras escolhidas ou na formatação e no design, faça o simples.

Aqui estão algumas informações úteis que devem fazer parte de qualquer plano:

• Nome do projeto
• Data de entrega.
• Orçamento
• Objetivos do plano.
• Marcos de destaque e o impacto mensurável esperado.
• Início e conclusão esperados para cada tarefa.
• Explicações destacando os proprietários de tarefas individuais.
• Informações e notas da tarefa, para esclarecer o que deve acontecer.

• Destaques de risco e tarefas (ou equipes) que dependem umas das outras para ajudar a evitar atrasos.

Quando o plano do projeto estiver concluído, peça a alguém que não esteja envolvido no processo de redação que o revise. Ter um segundo par de olhos pode ajudar a identificar erros humanos naturais.

Marca de verificaçãoDica: ao estimar o tamanho de cada tarefa, resista à tentação de mergulhar fundo nas informações. Tenha em mente que são apenas suposições.

Depois que o plano do projeto for finalizado e revisado por completo, é hora de compartilhar com as pessoas envolvidas e com as partes interessadas que precisam se manter informadas. Deixe tudo preparado para o início de um projeto empolgante que vai colocar as coisas em ação. É essencial estar ciente de que as alterações e os desafios são parte de qualquer projeto, portanto, ter tudo pronto para cuidar disso é fundamental.

Durante todo o ciclo de vida do projeto, tenha o plano em mente. Mantenha o foco nos elementos centrais do projeto, no escopo pretendido e nas etapas acordadas. Essa abordagem garante que você permaneça no caminho certo e aumenta a probabilidade de entrega do projeto, mesmo diante de acontecimentos inesperados.