O que é a teoria das partes interessadas? Guia prático

A teoria das partes interessadas pede que as empresas considerem todas as partes interessadas, de acionistas e funcionários a membros da comunidade. A meta é otimizar a relação e a comunicação entre as partes interessadas e o restante da empresa, fortalecendo as iniciativas do projeto. 

Neste artigo, você vai descobrir o que é a teoria das partes interessadas, qual é a relação dela com a gestão de projetos moderno e conhecer ferramentas para implementar a teoria com sucesso em sua empresa.

O que é teoria das partes interessadas

Introduzida por R. Edward Freeman em 1984, a teoria das partes interessadas apresenta uma estrutura conceitual que une ética e operações empresariais. Ela defende que as empresas não devem se concentrar apenas nos acionistas, mas sim equilibrar as necessidades de todas as partes interessadas afetadas por seu trabalho.

As partes interessadas podem incluir acionistas, funcionários, clientes, fornecedores e a comunidade. Os ambientes voltados para as partes interessadas têm como foco a sustentabilidade, a satisfação dos funcionários, o relacionamento com os clientes e o engajamento da comunidade.  

Em contraste, os admiradores do economista Milton Friedman podem argumentar que o único propósito de uma empresa é satisfazer seus acionistas. As ações que criam valor para os acionistas são boas, e as que não o fazem estão fora do escopo do projeto. A teoria dos acionistas de Friedman, também conhecida como Doutrina de Friedman, já foi popular. No entanto, em 1984, R. Edward Freeman publicou o livro “Strategic Management: A Stakeholder Approach”, que contradiz essa teoria.

Esse livro destaca o conceito de um ecossistema de partes interessadas e a importância de equilibrar as necessidades e os interesses de vários grupos em relação aos processos de tomada de decisões, incluindo funcionários, clientes e toda a comunidade. Esse conceito se expandiu a líderes empresariais influentes e continua a repercutir.

Aplicação da teoria das partes interessadas à gestão de projetos

Os empresários que acreditam nessa teoria devem considerar os desejos das partes interessadas durante o planejamento do projeto. 

Usando o exemplo de um mercado, veja como os interesses das partes interessadas podem afetar os seguintes estágios de gerenciamento de projetos:

• Início do projeto: quem são as partes interessadas? Quais são as preocupações delas? Os gerentes de projeto que acreditam na primazia das partes interessadas devem saber as respostas para essas perguntas antes da criação do roteiro de projeto. Por exemplo, as preocupações com o trânsito local podem influenciar o design do estacionamento do mercado.

• Estratégias de comunicação: para explicar a teoria das partes interessadas, é necessário uma boa comunicação. Por exemplo, o mercado deve criar estratégias de comunicação que convidem todas as partes interessadas a dar feedback, sejam essas partes voltadas para os preços das mercadorias ou para as ações mais recentes da empresa. 

• Gestão de riscos: quando todas as partes interessadas são importantes, os riscos se multiplicam. Por exemplo, o mercado pode ter que considerar riscos à integridade do bairro, como poluição sonora ou tráfego intenso de pedestres.

Por que usar a teoria das partes interessadas?

Mudar o foco da sua empresa para incluir um conjunto mais amplo de partes interessadas pode até parecer menos vantajoso, e que você está se afastando de ideologias, priorizando os lucros e colocando os acionistas em primeiro lugar.

No entanto, permitir que os princípios de priorização das partes interessadas guiem suas ações pode melhorar a produtividade de várias maneiras, incluindo:

• Taxas maiores de sucesso do projeto: o foco exclusivo nos acionistas pode impedir que você reconheça riscos potenciais não relacionados ao lucro. Ampliar sua perspectiva permite antecipar problemas e tomar medidas corretivas com antecedência, levando a taxas melhores de sucesso do projeto.

• Tomada de decisão aprimorada: aderir à teoria das partes interessadas leva a um processo de verificação mais completo e perspectivas diversas. Essa medida pode afetar o cronograma do projeto, mas o mais provável é que a empresa tome decisões melhores como um todo.

• Melhor confiança e relacionamentos mais duradouros: as relações comerciais prosperam ou fracassam com base na confiança. As partes interessadas acreditam que você está levando os interesses delas em consideração? Se sim, você tem a base para relacionamentos duradouros. Levar todas as partes interessadas em consideração resulta em um ambiente mais confiável.

Como implementar a teoria das partes interessadas

Confira a seguir um resumo de como adotar uma abordagem que priorize as partes interessadas no gerenciamento de projetos: 

Identificação das partes interessadas

Não há um conjunto padrão de partes interessadas. A primeira etapa da implementação é identificar os grupos que têm interesse na sua empresa. Usando o exemplo do mercado acima, as partes interessadas podem incluir: 

• Acionistas 

• Funcionários horistas ou mensalistas

• Fornecedores de alimentos 

• Moradores e grupos comunitários 

• Agências governamentais 

Classifique as partes interessadas de acordo com o impacto. Por exemplo, acionistas e funcionários podem ser os grupos mais influentes em uma empresa de capital aberto.

Análise das partes interessadas

Avalie os principais interesses e preocupações das suas partes interessadas. O que motiva suas ações? Você pode atender às expectativas delas? 

As respostas variam de acordo com o grupo de partes interessadas. Os clientes de mercados se preocupam com a qualidade e os custos dos alimentos, enquanto as agências governamentais buscam manter a ordem e cumprir os regulamentos.

Desenvolvimento de uma estratégia de engajamento

Interaja com as partes interessadas com constância. Mantenha uma comunicação clara e contínua e use diferentes canais de comunicação para manter as partes informadas. Isso também pode aumentar a reputação de transparência da sua marca. 

Crie planos de engajamento personalizados para cada tipo de parte interessada. Use e-mails, avisos e reuniões comunitárias.

Criação de ciclos regulares de feedback

Os desejos das partes interessadas podem mudar com rapidez. Os clientes que reclamam dos preços altos em uma semana podem passar a se preocupar com a limpeza do estabelecimento na semana seguinte. Use ciclos regulares de feedback para se manter informado. 

Garanta às partes interessadas uma maneira simples de se conectar e compartilhar ideias com você. Você pode usar pesquisas, reuniões e fóruns. Um diagrama de Gantt pode ajudar você a mapear as solicitações das partes interessadas nos cronogramas do projeto.

Monitoramento contínuo dos relacionamentos com as partes interessadas

O gerenciamento das partes interessadas não termina com o feedback. Sua empresa também precisa monitorar as relações com as partes interessadas. 

Preste atenção ao que as partes interessadas expressam e aja com prontidão se identificar insatisfação. Os acionistas estão reclamando da queda nos lucros? Em caso positivo, talvez a equipe de contabilidade precise mostrar uma nova perspectiva. Os clientes estão preocupados com a segurança à noite? Contrate um segurança e informe as pessoas sobre a mudança. 

Avalie também suas estratégias de engajamento, talvez seja necessário fazer melhorias constantes.

Ferramentas essenciais para o modelo de partes interessadas

Algumas partes interessadas, como os funcionários, são fáceis de identificar. Outras podem ser mais difíceis. Use estas ferramentas para aprender a analisar e comparar os desejos das partes interessadas de forma adequada:

Matriz de poder e interesse

A matriz de poder e interesse organiza as partes interessadas de acordo com o nível de poder e interesse na sua empresa. A maior parte da sua atenção deve ser direcionada para os grupos que estão no topo da matriz. Essas são as partes interessadas que podem afetar suas operações diárias. 

As partes interessadas na parte inferior da matriz têm menos poder. Você pode monitorar essas partes de forma mais passiva.

Mapeamento das partes interessadas

O mapeamento posiciona as partes interessadas em um mapa visual com base no apoio e na influência. É como um fluxograma das partes interessadas. Essa abordagem ajuda a entender com rapidez como as diferentes partes interessadas podem reagir ao seu projeto.

Análise SWOT

Uma análise SWOT permite avaliar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças no seu plano de partes interessadas. Essa análise mostra se as partes interessadas estão felizes no momento e modela os resultados futuros. Você pode descobrir preocupações não abordadas das partes interessadas ou maneiras de melhorar a comunicação. 

Matriz RACI

RACI é a sigla para Responsible (responsável), Accountable (aprovador), Consulted (consultado) e Informed (informado). Esse gráfico atribui uma função a todos os envolvidos em um projeto, interna e externamente. Quando sua matriz RACI estiver completa, você vai saber quem toma as decisões e quem precisa de atualizações regulares. 

As partes interessadas podem se encaixar em uma ou mais funções na matriz.

Usar o Confluence para melhorar o engajamento das partes interessadas

Identificar e compreender as partes interessadas fortalece sua empresa. Organizar grupos com essas partes, ter uma atitude responsiva e monitorar continuamente os relacionamentos são cruciais para o sucesso.

O Confluence é uma plataforma centralizada que alinha as partes interessadas em cada tarefa.

Com o Confluence, você pode criar espaços e páginas privadas para cada grupo, adaptando as informações aos interesses específicos dos envolvidos. A colaboração em projetos se torna mais simples com edição em tempo real e comentários integrados que são fáceis de compartilhar em toda a empresa.

Não importa o tamanho da equipe, os conhecimentos da empresa e as páginas dos projetos são localizáveis e atualizados com a ajuda da pesquisa alimentada por IA. Faça um brainstorming em quadros brancos e mapeie funções, influência, interesse e propriedade com o template de mapeamento de partes interessadas. Acompanhe o alcance e gerencie o envolvimento em um só lugar com o template grátis de comunicações com as partes interessadas, que inclui seções para identificar as partes interessadas e definir a frequência de comunicação.

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