Seu guia completo para criar um registro de riscos eficaz

O que é um registro de riscos?

Um registro de riscos é uma ferramenta de gerenciamento de projetos na qual você lista todos os riscos conhecidos que podem afetar seu projeto. Ele descreve o risco, como isso pode impactar suas metas e o que a equipe está fazendo para evitar ou gerenciar esse risco. Pense nisso como um local compartilhado onde todo mundo pode ver e ficar por dentro dos riscos antes que eles se tornem problemas maiores.

No gerenciamento de projetos, o registro de riscos não é apenas uma checklist, mas um documento dinâmico que evolui com seu projeto. Ao fazer atualizações regulares nele, sua equipe pode detectar novos riscos com antecedência e ajustar os planos em um piscar de olhos. Essa abordagem proativa mantém todos na mesma página, garante o compromisso da equipe e promove uma melhor tomada de decisão durante todo o ciclo de vida do projeto.

Ferramentas como o Confluence facilitam o gerenciamento do registro de riscos, pois permitem criar, editar e compartilhar informações em um repositório central, uma fonte única e atualizada da verdade. Com um template de registro de riscos, as equipes podem logo começar a desenvolver planos de mitigação e acompanhar os riscos durante todo o ciclo de vida do projeto.

O que está incluído em um registro de riscos?

Há diversos tipos de riscos, como segurança de dados, conformidade legal e problemas na cadeia de suprimentos. Um registro de riscos deve considerar todos os possíveis riscos que o projeto pode enfrentar, seja qual for a categoria em que se enquadrem.

Um registro de riscos tem quatro componentes principais:

• Identificação de risco: atribuir um número de ID e um nome ajuda a rastrear o risco ao longo do cronograma do projeto. Adicionar uma breve descrição do risco mantém todo mundo atualizado ao fazer referência ou trabalhar nele.
• Avaliação de risco: inclui analisar o risco e o atribuir a uma categoria com base no cronograma, orçamento ou escopo. Identifique a probabilidade do risco e o resultado usando impactos qualitativos, como satisfação do cliente, ou impactos quantitativos, como custo. Esses fatores vão ajudar você a priorizar o risco.
• Resposta ao risco: determine a resposta ao risco e a documente em um plano de resposta ao risco. Usar um repositório central como o Confluence para o plano de resposta permite que todos acessem e respondam de acordo com o plano.

• Propriedade do risco: atribua um proprietário experiente responsável pelo risco geral, incluindo o plano de resposta.

Quando usar um registro de riscos

O registro de riscos envolve todo o ciclo de vida do projeto, começando logo nas fases de descoberta do produto e planejamento. Assim, as equipes identificam possíveis riscos desde o início, incorporando estratégias proativas de gerenciamento ao plano do projeto.

Usar um registro de riscos é crucial nas principais fases, como:

• Planejamento e iniciação do projeto: nesse estágio, ele permite identificar os riscos iniciais e começar a criar estratégias de mitigação, formando a base para o gerenciamento de riscos em todo o projeto.
• Implementação e execução: conforme o projeto avança, mantenha o registro de riscos sempre ativo para identificar novos riscos e rastrear o status dos existentes.
• Análises importantes e reuniões com partes interessadas: inclua sempre o registro de riscos nas análises do projeto para manter as partes interessadas informadas e engajadas. Isso aumenta a transparência e permite a tomada de decisões embasadas.
• Gerenciamento de alteração: os projetos evoluem, assim como seu gerenciamento de riscos. Use o registro de riscos como uma ferramenta dinâmica para identificar novos riscos e reavaliar os existentes.
• Análise pós-projeto: no final do projeto, a equipe pode conferir no registro de riscos informações úteis sobre quais riscos foram encontrados e como eles foram gerenciados, o que serve de aprendizado para projetos futuros.

Benefícios do uso de registros de risco

Entender os riscos logo no início, analisar o impacto e criar um plano para lidar com eles ajuda a manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento. A seguir, estão alguns dos benefícios de usar um registro de riscos.

Gerenciamento proativo de riscos

Talvez não seja possível identificar todos os riscos logo no início, mas você pode identificar uma grande porcentagem com a colaboração no projeto. As equipes que incluem a identificação de riscos em todas as fases dos ciclos de vida do gerenciamento de produto e da gestão de projetos antecipam a identificação de soluções que podem ser incorporadas ao plano do projeto.

Comunicação aprimorada

Uma abordagem proativa de gerenciamento de riscos permite que as equipes se coordenem desde cedo, entendam a meta e trabalhem juntas para mitigar os riscos. Dessa forma, quando surgem novos riscos, as equipes têm um processo padrão para identificar, analisar, atribuir e planejar a resposta. Com ferramentas colaborativas como o Confluence, as equipes podem usar o registro de riscos como uma única fonte da verdade para comunicar o status e as próximas etapas.

Tomada de decisão avançada

O registro de riscos dá aos gerentes de projeto e às partes interessadas informações claras sobre cada risco e o respectivo impacto. Ele reduz ou elimina as suposições.

Por exemplo, um risco pode parecer de alta prioridade ao ser identificado, mas a análise talvez mostre que a mitigação pode ser rápida ou fácil. Por outro lado, um risco que parece de baixa prioridade ao ser identificado pode virar a prioridade número um após a análise. O registro de riscos ajuda a concentrar a atenção primeiro nos riscos mais importantes.

Documentação

Ferramentas como o Confluence ajudam as equipes a coletar e manter todas as informações relacionadas ao risco, como gravidade, impactos, plano de resposta e a pessoa responsável, tudo no mesmo repositório. Com essa fonte única de informações, todas equipes têm a mesma compreensão do risco, seja qual for o lugar em que trabalhem.

Responsabilidade

Atribuir um proprietário para cada risco no registro melhora a produtividade pois garante que as pessoas certas trabalhem no plano de resposta. Definir prazos, revisar e atualizar o registro de riscos durante as reuniões de revisão e ao longo de todo o ciclo de vida do projeto gera um panorama em tempo real do progresso. Tudo isso permite que você altere as prioridades ou ajuste os cronogramas à medida que resolve riscos ou quando surge um novo.

Um software de gerenciamento de tarefas, como o Jira, pode ajudar a acompanhar o progresso do trabalho, desde a identificação até a resolução.

Limitações dos registros de risco

Um processo claro e fácil de seguir pode ajudar a superar muitas das limitações do registro de risco. No entanto, a identificação de alguns riscos, como o mau funcionamento de equipamentos, pode ser difícil, resultando em lacunas no registro de riscos.

Os riscos podem evoluir. Portanto, ter um registro atualizado é importante para garantir que ele mostre as informações mais recentes. Treinar membros da equipe a respeito da avaliação, pontuação ou priorização de riscos, além de mostrar dados completos e precisos ajuda a garantir a eficácia do registro de riscos.

Como criar um registro de risco

Para criar registros de riscos eficazes, use um processo padrão e ofereça treinamento para toda a equipe. Veja a seguir as etapas para criar e manter o registro.

1. Identifique os riscos

Comece com uma sessão de brainstorming que envolva toda a equipe. Pessoas diferentes levam perspectivas e conhecimentos variados para áreas que outras pessoas talvez não conheçam.

Por exemplo, um desenvolvedor pode identificar problemas de compatibilidade que exigem a compra mais de software, e o setor financeiro pode apontar riscos orçamentários associados a compras inesperadas. Os parceiros externos também podem ter experiência prática e detalhar os riscos que encontraram. Durante essa etapa, colete o maior número possível de perspectivas diferentes.

2. Avalie os riscos

Avalie os riscos por meio de um processo de pontuação padrão. Aplique o mesmo padrão a cada risco, seja financeiro, técnico, de segurança, de qualidade ou de outro tipo.

1. Primeiro, determine a probabilidade de o risco ocorrer usando uma escala numérica para probabilidade alta, média e baixa.
2. Em seguida, avalie o possível impacto no projeto usando a mesma escala numérica para impacto alto, médio e baixo.
3. Por fim, calcule a pontuação de risco multiplicando a probabilidade pelo impacto.

Assim, você consegue identificar e priorizar com rapidez os riscos de alta probabilidade/alto impacto com base na pontuação.

3. Planeje respostas aos riscos

Desenvolva estratégias para reduzir a probabilidade e o impacto de cada risco. Um ambiente de equipe colaborativo pode ajudar, pois os membros agregam experiências e insights únicos. Planeje as ações específicas a serem tomadas se o risco virar realidade.

Ter um plano de ação em vigor ajuda as equipes a responder e resolver problemas de imediato, caso ocorram, permitindo que o projeto avance. Ele também proporciona informações para outros membros da equipe, como finanças, no início do projeto.

Inclua riscos de alta probabilidade/alto impacto na ferramenta de software de roteiro para garantir que todos os interessados estejam informados.

4. Atribua um responsável ao risco

Atribua um proprietário que entenda em detalhes a natureza e o impacto do risco. Pode ser um desenvolvedor com experiência em segurança cibernética ou um gerente de relacionamento com parceiros experiente no trabalho com fornecedores. O proprietário é responsável por pesquisar informações ou soluções adicionais, atualizar o registro de riscos com informações novas ou alteradas e solicitar recursos adicionais, se necessário.

5. Monitore e analise os riscos

Atualize o registro com frequência para garantir que ele reflita as alterações nos riscos identificados e o progresso nas ações planejadas, além de apontar novos riscos. A reunião de revisão do projeto deve incluir a revisão do registro de riscos. No entanto, é recomendado fazer uma reunião de registro de riscos separada e regular.

Ao longo do projeto, os riscos surgem e mudam, então manter o registro de riscos atualizado é essencial. Garantir que o registro atenda a uma parte padrão do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, incluindo a atualização dos cronogramas e diagramas de Gantt, pode reduzir imprevistos e manter o projeto dentro do prazo.

Uso de templates de registro de riscos

O uso de um template de registro de riscos ajuda as equipes a identificar e rastrear os riscos com rapidez. O template de registro de riscos do Confluence ajuda as equipes a coletar as informações necessárias, determinar a gravidade e o impacto e documentar o plano de mitigação caso o risco se torne realidade. O template escolhido deve permitir a colaboração em um ambiente conectado e oferecer os elementos básicos para acompanhar os riscos em todo o ciclo de vida do projeto. Com informações compartilhadas, quando os riscos exigem ação, todos na equipe ficam cientes do plano e começam a trabalhar no ato.

Avalie os riscos com o Confluence para facilitar a jornada de projeto

O que você não sabe, pode causar problemas. Entender os riscos do projeto e preparar planos de mitigação antes que eles surjam pode fazer a diferença para manter o projeto dentro do cronograma, garantir a qualidade do produto e ficar dentro do orçamento.

O Confluence organiza o conhecimento entre equipes, projetos e metas, dando ordem ao caos. Ele permite que você encontre o que quer e descubra o que precisa. Com o conhecimento de toda a empresa e relacionado a projetos centralizado em um lugar, fica muito fácil encontrar informações importantes. A colaboração usando edição em tempo real e comentários em linha ajuda toda a equipe a manter a velocidade e impulsionar os negócios, além de facilitar o compartilhamento de informações com a organização como um todo.

O template de registro de riscos do Confluence ajuda a acelerar o processo. Ele mostra como identificar e avaliar riscos, desenvolver uma abordagem planejada, documentar a propriedade e acompanhar alterações. Comece de graça.