O que é automação de processos de negócios (BPA)?

Realizar tarefas manuais repetitivas sem ferramentas de automação pode levar à diminuição da produtividade, ao aumento de erros, ao esgotamento dos funcionários e à perda de oportunidades de inovação.

Ao mecanizar tarefas rotineiras, a automação de processos de negócios (BPA) ajuda sua equipe a atingir o potencial máximo dela, além de reduzir gastos. Com a BPA, sua equipe pode se concentrar em iniciativas estratégicas e na inovação enquanto melhora a central de atendimento de TI e simplifica os processos de negócios. 

Este artigo vai explicar a automação comercial e a importância dela, além de analisar processos padrão que podem ser automatizados e destacar os benefícios do uso dessas ferramentas. 

Otimize suas tarefas comerciais e iniciativas de gerenciamento de projetos com a BPA.

Entenda a automação de processos de negócios

A automação de processos de negócios usa tecnologias e ferramentas para agilizar e automatizar tarefas ou processos recorrentes que as empresas costumam realizar de forma manual. Ela automatiza processos repetitivos que envolvem várias fases usando sistemas de gerenciamento de TI.

O foco da BPA é melhorar a eficiência dos negócios, reduzir erros e liberar recursos humanos valiosos para atividades mais estratégicas, incluindo o planejamento de projetos. 

Ela é crucial para otimizar fluxos de trabalho de gerenciamento de incidentes, cumprimento de solicitações, gerenciamento de riscos de projetos, gerenciamento de riscos empresariais e gerenciamento de alterações. 

Em vez de depender de tarefas manuais demoradas e propensas a erros, a BPA usa ferramentas e software para lidar com esses processos de maneira automática.

Isso acelera o processo e garante uma execução precisa e consistente de cada etapa. Seja ao automatizar a criação de tickets, encaminhar solicitações às equipes adequadas ou gerar relatórios regulares, a BPA aprimora a eficiência geral do serviço de TI pela redução do esforço manual.

Quais processos de negócios uma empresa pode automatizar?

Automatizar processos específicos pode aumentar bastante a eficiência e a precisão dos negócios. Identificar quais deles podem ser automatizados é crucial para que o esforço seja eficaz e direcionado.

Confira quais processos de negócios essenciais são ideais para a BPA:

• Tarefas de grande volume: automatizar tarefas de alta frequência, como registro de dados e geração de relatórios, pode economizar tempo e reduzir erros humanos, como os de digitação.

• Tarefas urgentes: você pode agilizar os processos de negócios que exigem realização em tempo hábil, como monitoramento de alertas do sistema ou envio de notificações automatizadas. A automação garante respostas rápidas e evita atrasos.

• Tarefas com vários envolvidos: automatize as tarefas de negócios que envolvem a coordenação entre várias pessoas, como fluxos de trabalho de aprovação ou processos entre equipes. Isso aprimora a colaboração, acelera a conclusão de tarefas e garante entregas dentro do prazo.

• Processos de suporte: mecanize tarefas rotineiras de suporte, como backups de sistemas, para a equipe ter mais tempo de realizar atividades mais estratégicas e para melhorar a eficiência da central de atendimento.

• Tarefas que exigem trilhas de auditoria: essas tarefas incluem processos que exigem registros detalhados para fins de conformidade e auditoria, como transações financeiras.

• Tarefas esporádicas: a automação funciona bem com tarefas pouco frequentes, mas necessárias, como manutenção periódica do sistema ou verificações de conformidade. Isso garante uma conclusão consistente sem supervisão manual.

Exemplos de BPA

Você pode estar se perguntando quais são os benefícios da automação para certas tarefas. Confira alguns exemplos práticos: 

• Gerenciamento de incidentes: um sistema automatizado pode criar tickets para problemas relatados, atribuir esses itens com base na gravidade e notificar os membros relevantes da equipe, o que reduz os tempos de resposta e melhora a eficiência da resolução.

• Cumprimento de solicitações de serviço: a BPA pode processar solicitações com rapidez, verificar todas as aprovações necessárias e notificar os usuários sobre o status, reduzindo de forma significativa o tempo de processamento.

• Gerenciamento de alterações: as ferramentas de automação podem gerenciar solicitações, acompanhar o processo de aprovação e executar alterações de acordo com um cronograma predefinido, o que minimiza as interrupções e aprimora o controle.

• Integração e desligamento: a BPA pode gerenciar a criação de contas, atribuir equipamentos necessários e administrar as permissões de acesso durante a integração. Ela também pode desativar contas e recuperar recursos da empresa durante o desligamento, garantindo consistência e segurança.

Benefícios das ferramentas de automação de negócios

As ferramentas de BPA oferecem uma série de vantagens que podem melhorar bastante o desempenho operacional da sua equipe. Essas ferramentas incluem um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que automatiza tarefas rotineiras ou plataformas de gerenciamento de relacionamento com os clientes que lidam com a entrada de dados e o rastreamento de leads. 

Estes são alguns dos principais benefícios das ferramentas de automação de negócios:

Aumento da eficiência

As ferramentas de automação de negócios melhoram a eficiência de forma significativa ao otimizar tarefas repetitivas. Elas reduzem o esforço manual e minimizam as chances de erro humano. 

Por exemplo, os sistemas automatizados de tickets em TI ajudam a acelerar os tempos de resposta e resolução de tickets. Com isso, os problemas são resolvidos com mais rapidez e eficácia, levando a um aumento na satisfação dos clientes.

Tomada de decisão avançada

O software de ERM integra e sincroniza vários processos de negócios, dados interdepartamentais, métricas de desempenho e muito mais em um único local para criar uma fonte única da verdade. Além de tornar esses recursos disponíveis de forma imediata, ele fornece a equipes e líderes insights em tempo real baseados em dados sobre a utilização e o desempenho dos recursos para uma tomada de decisão mais embasada sobre o planejamento de projetos.

Os líderes podem tomar decisões estratégicas em relação à alocação de recursos com ferramentas como a função de planejamento de capacidade do Jira Align, que ajuda a estimar a capacidade da equipe em relação ao trabalho previsto. Assim é possível determinar de forma realista o que cada equipe pode realizar dentro de um determinado prazo e com os recursos disponíveis.

Precisão e consistência aprimoradas

Com a automação do fluxo de trabalho, a equipe segue procedimentos e processos padronizados de forma consistente, o que melhora a precisão. Ao reduzir a probabilidade de erros no tratamento de dados e na prestação de serviços, os sistemas automatizados ajudam a manter a consistência e a confiabilidade nas operações de TI.

Redução de custos

Os processos automatizados ajudam a reduzir os custos operacionais ao minimizar a necessidade de mão de obra manual e de uma ampla equipe de suporte. Eles também diminuem o tempo de inatividade e reduzem os custos associados a ineficiências e erros, gerando operações mais econômicas.

Melhor alocação de recursos

As ferramentas de automação permitem uma melhor alocação e planejamento de recursos. Ao automatizar tarefas administrativas e rotineiras, você vai poder se concentrar em iniciativas estratégicas e tarefas de maior valor. 

Com o uso otimizado de recursos, as pessoas podem dedicar mais tempo a atividades que impulsionam o crescimento e a inovação em vez de tarefas repetitivas.

Agilize tarefas e processos com o Jira Service Management

Já se foram os dias de intervenções manuais, erros humanos repetitivos e perda de tempo, dinheiro e esforço. Adotar a automação de processos de negócios pode revolucionar a forma como você gerencia os serviços de TI, aumentando a eficiência, a precisão e o custo-benefício.

O Jira Service Management foi criado em especial para serviços de TI, garantindo fluxos de trabalho otimizados e uso ideal de recursos. Use as seguintes funções para agilizar tarefas e processos: 

O Jira Service Management pode otimizar tarefas rotineiras, como gerenciamento de incidentes, cumprimento de solicitações de serviço e gerenciamento de alterações com o uso dos seguintes recursos:

• Regras de automação: configure regras personalizadas com a automação do Jira para atribuir tickets, escalar tickets ou enviar notificações com base em acionadores predefinidos de forma automática. Assim, você reduz o esforço manual e assegura tempos de resposta mais rápidos.

• Fluxos de trabalho de gerenciamento de incidentes: automatize os fluxos de trabalho de incidentes para logo encaminhar os tickets à equipe correta, notificar as partes interessadas e acompanhar o progresso da resolução, minimizando o tempo de inatividade e melhorando a prestação dos serviços.

• Gerenciamento de solicitações de serviço: crie um portal de autoatendimento em que os usuários possam enviar solicitações de serviço com facilidade para agilizar o cumprimento delas. Com o Jira Service Management, você pode automatizar a atribuição e priorização de tarefas para garantir que as solicitações sejam atendidas o quanto antes. 

• SLAs: o Jira Service Management permite que você crie acordos de nível de serviço (SLAs) personalizados com base nos tempos de resposta e resolução. Você pode definir métricas de SLA específicas para suas solicitações de serviço, como tempo de resposta e níveis de prioridade. 

• Automação do gerenciamento de alterações: automatize o processo de aprovação e implementação de alterações no seu ambiente de TI. Com o Jira Service Management, você garante que as pessoas certas sejam notificadas e as medidas apropriadas sejam tomadas.

• Gerenciamento de problemas e incidentes: crie de forma automática tickets de problemas a partir de incidentes recorrentes. Assim, as equipes podem lidar com as causas e evitar interrupções futuras.

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