Estratégias de definição de metas para gerentes de projeto

Principais conclusões

• Estratégias de definição de metas envolvem definir objetivos claros e criar planos de ação estruturados para acompanhar o progresso em direção a marcos de curto e de longo prazo.

• Usar estruturas como metas SMART ou OKRs reduz a ambiguidade e aumenta a probabilidade de resultados bem-sucedidos do projeto.

• Anotar objetivos e compartilhar com colegas de equipe cria responsabilidade e mantém altos níveis de motivação.

• Divida os maiores objetivos que você tem em minimetas gerenciáveis para gerar impulso através de pequenas vitórias incrementais.

Talvez você queira uma promoção até o ano que vem. Ou lançar sua loja Etsy. Ou atingir um marco profissional, como se tornar líder de equipe. É este o ano que você vai aprender a praticar esqui aquático enquanto faz malabarismo com um bastão em chamas?

Você tem muitas metas, tanto para você quanto para sua equipe. Talvez você esteja lançando um novo produto, melhorando um processo ou corrigindo um fluxo de trabalho que está atrasando todo mundo. 

Metas claras e mensuráveis criam foco, aumentam a motivação e facilitam o acompanhamento do progresso. Sem elas, é fácil as prioridades mudarem e o ritmo desacelerar.

Você talvez já esteja definindo metas sem nem perceber. A diferença está em fazer isso com intenção e criar um plano que você consiga seguir com eficácia.

O que é definição de metas?

A definição de metas é o processo de estabelecer um objetivo e decidir como você vai trabalhar para alcançar tal objetivo.

Há muitas teorias e planilhas de definição de metas diferentes disponíveis, todas com o objetivo de ajudar você a alcançar as metas estipuladas.

O estabelecimento eficaz de metas envolve o uso de técnicas e estratégias específicas — como a criação de metas SMART — para esclarecer objetivos, aprimorar habilidades de liderança e aumentar suas chances de sucesso. 

Estas estão algumas dicas práticas para definir metas: 

• Use planilhas

• Siga estratégias comprovadas

• Aplique as práticas recomendadas (a gente vai abordar esse tópico mais tarde)

Falando em metas, a gente vai falar uma coisa que parece óbvia. A maioria das metas se enquadra em duas categorias: de curto prazo e de longo prazo.

Uma meta de curto prazo é algo que você pretende fazer em breve, no geral no ano seguinte. Coisas como superar seu melhor tempo de corrida de oito quilômetros até o final do mês ou trabalhar com sua equipe para implementar um novo processo de integração até o final do trimestre.

Suas metas de longo prazo exigem mais do seu tempo. São coisas nas quais você pode estar trabalhando por mais de um ano — ou até mesmo vários.

Um exemplo de meta de longo prazo poderia ser administrar seu departamento nos próximos cinco anos ou abrir um spa para cães quando você tiver 40 anos. Talvez sua equipe espere parar de terceirizar e acabar trazendo tudo para dentro da empresa.

Fazer malabarismos com metas de curto e longo prazo ao mesmo tempo faz você ficar sempre em alerta, mas a boa notícia é que o processo de definição é o mesmo.

Por que vale a pena definir metas?

Definir metas ajuda você a focar no que mais importa. Aqui estão alguns benefícios:

1. Ajuda você a encontrar seu foco

Não é difícil pensar em coisas que você e sua equipe querem fazer. Talvez, um belo dia, você queira dar conta da sua lista afazeres, fazer um brainstorming produtivo e manter os projetos em andamento.

Seu cérebro está sobrecarregado de atividades que você gostaria de fazer. Mas, de fato, fazer todas essas atividades é onde o problema começa.

Essa é a beleza da definição de metas. Faz você pensar sobre o que você precisa e cria uma linha do tempo para fazer tudo. Com essa base implementada, você vai poder concentrar os esforços e energia nas atividades que mais quer realizar.

Dedicar tempo, com intenção, a ações que contribuem direto para suas metas mais significativas garante que seus esforços estejam alinhados com o que tem importância real.

2. Ajuda você a se manter o caminho certo

Na definição de metas, você vai notar que a gente usa a palavra "processo." Essa escolha se deve ao fato de que o estabelecimento de metas não deve ser feito de qualquer jeito; ele exige uma abordagem estruturada.

A maioria das estruturas e teorias orienta ser específico, considerar métricas importantes, definir uma data de término e estabelecer a base para tornar a meta uma realidade. É essencial estabelecer critérios claros para medir o progresso e manter o impulso em direção ao alcance das metas.

Os padrões para o ambiente e a tomada de decisões desempenham um papel crucial na sua capacidade de se manter no caminho certo. Ao projetar com intenção seu ambiente e opções-padrão, você pode exercer uma influência positiva sobre suas escolhas e avançar no alcance da sua meta.

Essa estrutura ajuda você a monitorar o progresso e se manter no caminho certo, em vez de se basear em uma intenção vaga.

3. Ajuda você a se motivar

Definir uma meta parece muito mais permanente e definitivo do que apenas dizer: "Ah, espero que a consiga ter sucesso no final das contas…"

Essa é uma questão importante. A definição de metas aumenta a responsabilidade para você e a equipe, o que significa que você vai estar muito mais inspirado para seguir em frente.

Comece a se motivar compartilhando essa meta com alguém em quem você confia (sim, os membros da sua equipe contam). Um estudo da Dominican University mostra que 70% dos participantes queestabeleceram uma meta e contaram seu progresso a um amigo tiverem sucesso em cumprir tal meta. Criar uma comunidade de apoio também pode oferecer inspiração e responsabilidade, facilitando manutenção do foco e a motivação.

Alcançar uma meta pode inspirar você a buscar outras, promovendo motivação contínua, crescimento e confiança.

Quais são os diferentes tipos de metas?

Nem todas as metas têm a mesma finalidade. Usar uma combinação de tipos de metas ajuda você a gerar um impulso agora, mantendo o alinhamento com prioridades maiores e de longo prazo.

• Metas de curto prazo: marcos de curto prazo que você pode concluir em semanas ou alguns meses. Elas mantêm as equipes focadas nas prioridades imediatas e criam ganhos rápidos (por exemplo, melhorar o fluxo de trabalho de revisão de conteúdo da sua equipe até o final do trimestre).

• Metas de longo prazo: resultados maiores que levam meses ou anos. Esses elementos fundamentam sua estratégia e direcionam o esforço contínuo (por exemplo, criar uma estrutura de governança do conteúdo para toda a empresa).

• Metas SMART: são metas Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo definido. Reduzem a ambiguidade e facilitam o acompanhamento do progresso (por exemplo, "Aumentar as pontuações de clareza do conteúdo em 15% em seis meses usando um sistema de pontuação automatizado", em vez de "Melhorar a qualidade do conteúdo.")

• Metas mensuráveis: têm métricas claras que você pode acompanhar ao longo do tempo. A medição mantém a visibilidade do progresso, oferece suporte à responsabilização e facilita a celebração das vitórias.

Uma combinação equilibrada de metas de curto e longo prazo — elaboradas nos termos SMART e mensuráveis — mantém o seu progresso no caminho certo.

Como definir metas que você quer cumprir

Veja como definir metas possíveis de serem alcançadas com eficácia. Desenvolver estratégias eficazes de definição de metas é fundamental. Ao planejar, avaliar seu progresso e implementar técnicas práticas, você pode garantir o alcance das suas metas. No entanto, sem o apoio e planejamento adequados, as metas podem perder força muito rápido, o que dificulta alcançar suas metas.

1. Escolha um programa de definição de metas

De certa forma, definir uma meta pode ser tão simples quanto baixar um podcast para ouvir durante o trajeto ao trabalho. Se você seguir uma estrutura, vai garantir que tudo funcione em perfeitas condições. Veja aqui apenas algumas a considerar:

• Metas SMART: são metas Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo definido. Essa estrutura ajuda você a definir metas eficazes que sejam claras, intencionais e alinhadas com seus valores. Também enfatiza a importância de definir metas alcançáveis, ou seja, que sejam realistas, mas desafiadores o suficiente para inspirar crescimento e manter a motivação. Conheça mais informações sobre as metas SMART, além de alguns exemplos de objetivos para começar.

• Objetivos e resultados-chave (OKRs): ao definir OKRs, você vai delinear metas de alto nível, qualitativas e ambiciosas (não esqueça que os OKRs devem ser elevados!) e atribuir um resultado e um proprietário para cada uma. Então você vai usar a pontuação do OKR em intervalos regulares para verificar seu progresso, detectar objetivos em risco de não serem cumpridos e corrigir o curso conforme necessário.  A gente usa essa metodologia de definição de metas aqui na Atlassian e a gente até tem umtemplate de OKR útil que você pode usar para fazer isso sozinho. Você também pode consultareste esquema tático para obter mais práticas recomendadas e exemplos de OKR.

• Principais indicadores de desempenho (KPIs): KPIs muitas vezes são confundidos com OKRs. Mas uma comparação entre OKR e KPI mostra as diferenças entre eles. Ao contrário de um OKR, os KPIs exigem que você atribua uma meta mensurável a um projeto ou processo existente. Por exemplo, você quer melhorar a eficácia da sua equipe de suporte ao cliente. Você pode definir um KPI para um número específico de tickets de cliente resolvidos por semana. Os KPIs também usam métricas chamadas "indicadores principais" e "indicadores atrasados" para prever o sucesso futuro em vez de demonstrar o sucesso passado na obtenção de resultados.

Não há uma estrutura certa para escolher. Tudo depende do que você precisa e o que vai levar você ao resultado pretendido com facilidade.

2. Seja específico

Seja qual for a estrutura que você escolher, é importante ser específico sobre o que você está tentando alcançar. É difícil trabalhar com objetivos vagos como "servir melhor os clientes" e "ser uma equipe mais feliz" e é ainda mais difícil acompanhar o progresso em direção a essas metas nebulosas.

É por essa razão que você precisa se desafiar a entrar de cabeça e se aprofundar em um jogo final específico. Pergunte a si mesmo: "O que significa ser uma equipe mais feliz?" Talvez signifique ter mais tempo para se relacionar fora dos projetos de trabalho. OK, como? Programando happy hours frequentes e eventos que abrangem toda a equipe. 

Ao ir direto ao ponto, você pode ter uma meta muito mais clara, como "Agendar atividades regulares com a equipe". Assim, você vai ter mais direção do que "ser uma equipe mais feliz".

3. Possibilite a mensuração

Você definiu o que quer alcançar, mas agora precisa decidir quando é hora de se parabenizar. Você precisa saber o gostinho do sucesso.

Para ter mais clareza, a gente vai usar o exemplo de vínculo de equipe acima. O que significa agendar "com regularidade" as reuniões informais? Com que frequência? Responda com um número que você possa cumprir para se comprometer.

Quando terminar, talvez a meta fique mais ou menos assim: "Agendar pelo menos uma atividade que abrange toda a equipe por mês".

Agora você sabe o que esperar de você e da equipe. Mas, tenha em mente que não se trata de um exercício de definir e esquecer. Você precisa acompanhar e monitorar como você está indo. Aqui, na equipe do Confluence, a gente usasinais e medidas para ficar de olhos bem abertos no progresso da meta. Você pode descobrir mais sobre eles nesteesquema tático. Usar ferramentas digitais ou abordagens estruturadas para acompanhar seu progresso é essencial para manter a responsabilidade e garantir que você esteja caminhando em direção às suas metas.

4. Defina um prazo

Em geral, as metas não permanecem do jeito que foram definidas para sempre; ou chegam ao fim ou evoluem.

É aqui que entra o prazo, em especial para metas que não exigem esforço diário. Definir prazos é uma etapa crucial no estabelecimento de metas e gestão de projetos, já que ajuda a garantir o progresso e a responsabilidade. Estabelecer uma linha do tempo clara com prazos pode ajudar a reduzir a procrastinação e criar um senso de urgência. Defina uma data de término para saber com precisão quanto tempo você tem para alcançar um objetivo.

O prazo pode ser uma data, um período, uma grande saudação no futuro ou todos os três. Por exemplo, quando se trata de fazer com que a equipe saia da toca e passe algum tempo reunida, definir um prazo para si mesmo muda a meta para algo como: "Agendar pelo menos uma atividade que abrange toda a equipe por mês e compartilhar o calendário dos próximos eventos até a primeira quinta-feira de cada trimestre."

Com essa data de término firme, você se mantém no caminho certo, porque você sabe que não tem a eternidade para a conclusão.

5. Anote

Pegue essa meta na qual você trabalhou tanto, escreva e a coloque em algum lugar que você olhe todos os dias. Você pode deixar grudada no monitor do computador ou no espelho do banheiro. Anote no calendário ou assistente inteligente no telefone. Ou diga à equipe e peça para ela ajudar você a seguir o programa, fazendo verificações com frequência junto com você.

Quando você escreve metas, transforma ideias abstratas em ações tangíveis, o que aumenta a motivação, esclarece suas intenções e fortalece seu comprometimento para alcançar tais metas.

Claro, anotar o objetivo não é um compromisso legal nem nada. No entanto, você pode se surpreender com o fato de que, mesmo sem a ameaça de uma ação legal, essa prática pode aumentar as chances de alcançar o que se propôs a fazer.

Ao escrever a meta, você deve manter todas as informações em um só lugar: o prazo, plano de ação e quaisquer recursos de apoio (pense em itens como instruções de truques de cartas ou um registro do tempo de prática!) que você pode precisar. Usar o Confluence é uma maneira incrível dedocumentar suas metas, monitorar seu progresso e manter as informações de apoio juntas, pois permite flexibilidade e crescimento conforme a meta evolui.

6. Priorize, priorize, priorize

Você conseguiu, você se concentrou, motivado e superalcançou metas. E é isso. Você está pronto! Agora que você é um destruidor de metas certificado, é provável que tenha muitas coisas que quer alcançar a qualquer momento. Você só existe um, e clonar a si mesmo ainda não é uma coisa. Sua atenção e energia vão estar em todo lugar.

Você vai ter mais sorte se colocar todas as metas em ordem de importância e valor, comece com a primeira e continue com as outras. Objetivos de longo prazo dão uma base para o desenvolvimento pessoal e profissional, ajudando você a priorizar quais metas vão ter o impacto mais duradouro. 

Por exemplo, você pode definir objetivos de longo prazo como avançar na sua carreira, melhorar sua saúde ou se tornar o líder da sua equipe para desenvolver habilidades de liderança e ganhar respeito.

Umamatriz de priorização pode ajudar com isso. Ela vai guiar você na categorização das metas por urgência e impacto, assim você pode começar com o esforço mais importante.

Práticas recomendadas para alcançar suas metas

Como seria bom se definir a meta fosse a meta. Assim, tudo seria muito mais fácil. No entanto, essa abordagem não vai levar você muito longe.

É nesta etapa que muitas pessoas e equipes falham. Elas presumem que falar é a mesma coisa que fazer. Evite essa armadilha criando um plano de ação. Para tornar seu plano de ação eficaz, defina metas realistas em etapas incrementais. Essa abordagem garante objetivos práticos e alcançáveis que ajudam a manter um progresso constante em direção à sua meta.

1. Dê um passo de cada vez

Você tem uma meta tão grande que não tem ideia por onde começar? Estamos aqui para ajudar você.

Aqui vai o plano: divida esse peso em partes mais gerenciáveis. Separar objetivos em etapas gerenciáveis é fundamental. Isso torna o processo mais prático e ajuda você a rastrear o progresso com mais eficácia. Por exemplo, se estiver iniciando o período de alterações de benefícios da empresa para o próximo ano, você pode dividir o projeto assim:

• Determinar quais benefícios mudaram desde o ano anterior

• Editar documentos e atualizar gráficos

• Anunciar as alterações na reunião geral da empresa

• Agendar e planejar o período de alterações de benefícios

• Atualizar o site da empresa e os materiais de integração

Se sua meta é perder peso, você pode dividir em etapas gerenciáveis, como definir uma meta de peso, planejar refeições semanais, agendar exercícios regulares e rastrear seu progresso.

Dividir uma meta gigante em partes menores torna objetivos grandes mais alcançáveis e fáceis de acompanhar. Metas curtas facilitam o início sem gerar sobrecarga, mantendo a motivação por meio de avanços graduais e pequenas vitórias ao longo do caminho. Tudo está vinculado aoPrincípio do progresso, que afirma que pequenas vitórias podem motivar você a continuar em frente.

2. Ordene seus recursos

Do que você precisa para alcançar cada marco e poder celebrar isso? Quais suprimentos, quanto tempo e quais habilidades vão mover você em cada etapa em direção à meta final? Alinhar seus recursos e habilidades é essencial para alcançar as metas profissionais, em especial quando você busca crescimento na carreira ou sucesso em liderança.

Caso pretenda apresentar as alterações na próxima reunião geral, tudo deve estar pronto até a primeira quinta-feira do mês que vem. Isso significa que você precisa agir, sobretudo porque calcula que vai levar pelo menos uma semana para a equipe descobrir o que mudou e atualizar toda a documentação.

Descreva o que você precisa agora para começar a planejar e organizar recursos. Assim, você evita gargalos frustrantes enquanto trabalha para alcançar sua meta.

3. Defina um cronograma

Você tem os marcos e uma compreensão sólida do que precisa. Mas a abordagem ainda está um pouco confusa e você não tem certeza de como começar o trabalho. É hora de colocar os marcos em um fluxo de trabalho.

A etapa final na definição de metas é colocar esses marcos em uma ordem que faça sentido. Ela pode ser baseada em fatores como importância ou quantidade de tempo que cada um exige, ou pode já haver uma sequência definida que a liderança pediu para você seguir.

Para o período de alterações de benefícios da empresa, você sabe que não pode atualizar o site e os materiais de integração sem antes editar todos os documentos e gráficos internos relevantes. Você não pode concluir essa parte até descobrir o que mudou desde o ano passado.

Depois de mover essas peças, você cria um roteiro que pode seguir até o fim. Faça uma dancinha de felicidade e mãos à obra!

Para manter o foco, rastreie o progresso com regularidade. Use métodos de registro como bullet journal para monitorar suas metas e visualizar seu progresso. Usar um painel de controle visível também é uma forma eficaz de garantir a responsabilidade e manter a equipe focada em alcançar cada marco.

Dicas para superar obstáculos

Mesmo com um plano sólido, obstáculos podem aparecer. A diferença está na rapidez com que você reage e volta à ação.

• Crie um planejamento para obstáculos comuns. Identifique possíveis riscos com antecedência e decida como você vai lidar com eles (ajustar escopo, alterar cronogramas, adicionar recursos) para que surpresas não atrapalhem seus planos.

• Conte com apoio. Um instrutor, mentor ou colega de equipe pode ajudar você a solucionar problemas, manter o compromisso e sustentar a motivação quando as coisas ficarem difíceis.

É raro ter metas lineares, mas etapas pequenas e consistentes (e um plano para contratempos) mantêm você no caminho certo.

Como criar responsabilidade

A responsabilidade é o que transforma metas em resultados. Quando o progresso é visível e compartilhado as pessoas são muito mais propensas a continuar.

• Compartilhe suas metas. Conte para um gerente, mentor ou colega de equipe seus objetivos. Reuniões de verificação regulares (semanais, mensais ou em marcos importantes) criam momentos naturais para revisar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.

• Rastreie o que importa. Use um documento de definição de metas, painel ou ferramenta de gerenciamento de projetos para monitorar marcos e métricas. Uma visibilidade clara mantém as prioridades em foco e evita que as tarefas sejam esquecidas.

• Incorpore responsabilidade nos fluxos de trabalho. Integre metas a ferramentas e processos existentes da sua equipe para que o rastreamento do progresso se torne parte do dia a dia, não uma reflexão tardia.

Quando a responsabilização é consistente e estruturada, fica muito mais fácil manter o foco, o ritmo e alcançar os resultados desejados.

Faça da definição de metas sua arma não tão secreta

Seja correndo uma maratona ou revendo um processo de equipe desatualizado, o progresso vem de metas claras e acompanhamento consistente, não apenas de boas intenções.

O processo de definição de metas oferece etapas definidas que você pode seguir para definir um objetivo claro e se motivar para seguir em frente. 

Siga as etapas e fique no caminho certo para mover os objetivos da fase "fazer" para a fase "concluído". Estamos torcendo por você!