A intranet social moderna veio para ficar

Se você é um usuário veterano da intranet, você pode acreditar que é uma relíquia de uma época passada. Como "tubular" ou "radical", a palavra em si é uma reminiscência dos dias em que o dial-up cantava para a gente a música de seu povo. Quando você ouve "intranet", é possível que pense: "Espere, isso ainda é algo que as pessoas dizem?" Um destino digital, a intranet foi projetada para ser um centro onde colegas de trabalho possam trocar ideias criativas, obter orientações de colegas e formar laços sobre projetos e interesses compartilhados. A versão original, embora bem-intencionada, foi impedida pela falta de engajamento, informações desatualizadas e outros obstáculos que impediam os funcionários de comprar. Não é que a intranet nunca tenha desaparecido; o termo acabou de perder seu juju. À medida que o mundo navega na era da sobrecarga de dados, a intranet está se adaptando, se tornando um lugar social mais moderno, onde os funcionários de fato querem passar o tempo. Para criar sua própria comunidade de trabalho próspera e colaborativa, é importante aprender com as armadilhas do passado e aproveitar todos os benefícios de uma intranet social de última geração.

Negócios na frente, festa na parte de trás

Uma intranet social não é apenas um depósito digital de informações resgatadas de arquivos em papel e unidades on-line privadas. As empresas podem usar para criar uma cultura de abertura, permitindo visibilidade total entre os funcionários e incentivando os usuários a compartilhar ideias. As intranets podem estimular a colaboração entre os colegas de trabalho mais improváveis e criar conexões entre todas as equipes e departamentos. Com uma intranet social, é tudo para um e um para todos. Do CEO experiente em tecnologia ao novo estagiário, os usuários podem compartilhar e acessar o que precisam para marcar caixas e atingir metas.

Assim, uma equipe entra em um espaço de trabalho aberto e colaborativo...

Uma intranet social não conecta apenas colegas de trabalho ao conteúdo — ela conecta pessoas a pessoas.  

Cria vibrações positivas. Mesmo nas empresas mais colaborativas, é muito provável que existam funcionários que se sentem marginalizados. Uma intranet social moderna coloca todos em pé de igualdade. Com a configuração correta (com acesso igual a conversas e documentos, sem levar em consideração o cargo ou nível de trabalho), a intranet pode ajudar as pessoas a se sentirem bem em publicar suas ideias sobre os projetos de outras pessoas e receber feedback. Com o espaço para compartilhar com confiança, os funcionários têm mais probabilidade de se sentirem conectados aos seus colegas de trabalho, à equipe e à empresa.   

Diminui o isolamento. Uma intranet social permite que seus funcionários conectem os pontos entre o trabalho e o que é a prioridade para outra equipe ou escritório. Parece que Mike, do Marketing de Conteúdo, arrasou na meta de SEO e pode ser um ótimo mentor para seu projeto, mas não tem como adivinhar isso apenas trocando acenos de cabeça discretos no corredor, do tipo "te conheço, mas não o suficiente para conversar".

Constrói pontes. À medida que a cultura remota muda da "nova mania" para a "maneira ideal de trabalhar", é mais importante do que nunca manter os colegas de trabalho na mesma órbita cultural. Por meio de uma intranet social, as conexões virtuais vão manter os funcionários conversando e compartilhando ideias em todos os fusos horários.

Sua intranet seguiu o caminho do Walkman^®?

Pergunte a qualquer equipe de comunicação interna, gerente de RH ou defensor da intranet sobre seu maior desafio, e a gente aposta que a resposta vai ser "engajamento". Quando se trata de intranets de empresas, a apatia é mais comum do que anúncios pop-up e também difícil de eliminar. Para atrair os funcionários para uma intranet que eles vão usar e adorar, primeiro é necessário abordar o que causa o afastamento deles.

Tom hierárquico (de cima para baixo). Situados no topo da cadeia alimentar, os chefes muitas vezes estão fora do circuito quando se trata de obter feedback dos funcionários ou ouvir uma ideia fantástica de um funcionário de nível hierárquico mais baixo. As intranets permitem que a conversa flua de baixo para cima. Dessa forma, até mesmo os funcionários mais novatos se sentem confortáveis em incluir comentários. Um ambiente mais acolhedor abre espaço para discussão e conecta os superiores em uma linha direta de feedback instantâneo.

Não há uma maneira rápida de responder. Na velocidade com que a tecnologia está acontecendo, é apenas uma questão de tempo até que os bebês tenham seus próprios smartphones. A gente se comunica com liberdade com amigos e familiares por meio de emojis, GIFs e botões de curtir para reconhecer ideias e mostrar opiniões com rapidez. Os funcionários que se sentem limitados pelas opções de resposta disponíveis são muito menos propensos a interagir com seus colegas de trabalho ou contribuir para projetos.

Muito técnico. As intranets tradicionais foram em sua origem criadas para equipes de TI. Publicar conteúdo exigia várias etapas entediantes e não existia resposta rápida com uma foto. Uma vez que o conteúdo estava por fim disponível, havia aquelas irritantes paredes de permissão. Se for necessário saltar obstáculos em nível olímpico para participar de intranets, as pessoas vão preferir as conversas de corredor. 

Conteúdo obsoleto. Quando a sua intranet se torna um "local de armazenamento coringa", como a Forrester a chama, ela se torna uma rolagem de tela infinita. Os usuários não vão gastar tempo procurando informações como guias de marca ou políticas da empresa, apenas para descobrir que o conteúdo de que precisam não é relevante.

Mecanismo de pesquisa lento ou inútil. Os mecanismos de pesquisa atuais possibilitaram respostas rápidas e relevantes para qualquer pergunta, às vezes mais rápido do que você consegue digitar. Uma função de busca que leva muito tempo e/ou traz informações inúteis não consegue competir com as demais. Os usuários querem as informações certas como querem seus pacotes Amazon Prime – para ontem.

Não compatível com dispositivos móveis. Quando as intranets surgiram pela primeira vez, há 20 anos, as pessoas ainda liam jornais impressos. Agora os smartphones se tornaram extensões dos braços. Os usuários não vão desacelerar para aprender sobre uma intranet que não facilita a publicação, o compartilhamento e leitura em um celular ou tablet.

Dados de análise incompletos. Se você e sua equipe são os principais impulsionadores e entusiastas do esforço para substituir ou lançar uma intranet social, você precisa saber quando, como e por que as pessoas a estão usando. Em vez de agir sem um maior contexto, se concentre em encontrar dados de análise de qualidade. Saber os dados específicos vai ajudar você a fazer alterações intuitivas e a produzir conteúdo mais atraente, manter o conteúdo importante e relevante atualizado e eliminar qualquer conteúdo que receba poucos cliques.

O cuidado e o abastecimento de uma intranet social de sucesso

Mantenha a intranet prosperando e garanta que o software que você escolher venha equipado com essas funções e ferramentas.  

Criadores de todos os lugares. Grandes ideias podem vir de qualquer pessoa em qualquer nível de uma organização e, às vezes, de um acidente feliz. (É possível que a gente ainda estivesse comendo sorvete em taça de sobremesa se uma tenda da Feira Mundial não tivesse ficado sem e improvisado com um waffle!) Ferramentas de criação fáceis, como templates prontos, capacitam usuários de qualquer equipe a contribuir e vão ajudar as organizações a evitarem o efeito de queda de acesso na sua intranet.

Como conhecer as pessoas por trás das postagens. É difícil construir pontes quando tudo o que você sabe sobre seus colegas é o nome e um avatar genérico.  As pessoas querem saber o que seus colegas de trabalho fazem, onde eles se encaixam na organização e no que estão trabalhando. Uma Internet social deve ter locais para perfis, para que os funcionários possam ver com rapidez quem faz o quê e onde o estão fazendo.  

Pronto para celular. Levante a mão se estiver lendo este artigo no seu telefone. Com logins fáceis em qualquer lugar e segurança garantida, a intranet social ideal é uma rede que você pode colocar no bolso. Sim, até os bolsos dos jeans femininos.  

Conteúdo visual atrativo. A frase "não julgue um livro pela capa" está se aposentando. Os funcionários são mais propensos a se envolver com conteúdo que apresenta visuais atraentes, como imagens, vídeos e GIFs. O conteúdo deve ter uma estética satisfatória no celular, no tablet, ou no computador.  

Funções de compartilhamento social. "Viralizar" nas redes sociais é o equivalente a ganhar na loteria on-line. Para obter o mesmo nível de compartilhamento em sua intranet, você precisa da capacidade de transmitir o conteúdo com facilidade. Quando os usuários puderem curtir e comentar, seguir colegas e @mencionar colegas de trabalho com a mesma facilidade de enviar memes para seus amigos, eles vão fazer da intranet um destino de um conteúdo mais digno de ser compartilhado.  

Fácil acesso. Perder o número do TI. Com intranets sociais, você mesmo pode proteger o acesso e as permissões de departamentos e usuários, enquanto permite que os funcionários criem, editem e visualizem o conteúdo sem obstáculos. Essa flexibilidade, então, libera o departamento de TI para se concentrar na implementação e personalização da intranet, evitando reuniões intermináveis e montanhas de ordens de serviço.   

Conteúdo novo. Com tantas vozes contribuindo e colaborando, o fluxo de conteúdo vai ser muito estimulante. Garanta que haja um sistema simples para personalizar e enviar alertas para que você não perca tempo com conteúdo desatualizado.  

Dados de análise precisos. Quanto mais você sabe, melhor você cresce. Procure dados de análise que informam o que os usuários pesquisam e o conteúdo que eles mais leem e comentam. A Forrester sugere que as organizações "coloquem a pesquisa no centro" usando dados de análise para aprimorar a forma e quando os usuários fazem pesquisas. Você também vai precisar saber quando essas pesquisas "não têm resultados ou têm resultados demais para serem úteis".

As intranets sociais criam condições equitativas

As equipes são tão fortes quanto as conexões entre as pessoas. Você pode capacitar seus funcionários criando um ambiente onde as conexões e a colaboração podem ter crescimento orgânico. Leia como você pode obter o poder de transformar sua organização com o Software de intranet Confluence.