Um guia para design de projetos na gestão de projetos

Principais conclusões

• O design do projeto é uma fase inicial de planejamento em que as equipes definem um modelo de alto nível de objetivos, tarefas e entregas antes do início da execução.

• Este processo garante a viabilidade do projeto e ajuda a comunicar o valor às partes interessadas ao visualizar a estrutura do projeto e os resultados pretendidos.

• A utilização de diagramas estruturados e esboços durante esta etapa identifica possíveis riscos e lacunas de recursos no início do ciclo de vida do projeto.

• Crie uma visão geral do projeto com a equipe principal para alinhar as metas primárias e os requisitos técnicos antes de finalizar o orçamento.

Em geral, os gerentes de projeto enfrentam desafios ao gerenciar vários componentes e recursos do projeto.

No entanto, um design de projeto bem elaborado pode simplificar a gestão de projetos e ajudar as equipes a colaborar. Ele estabelece as bases para as ideias, os recursos e as entregas, estabelecendo um caminho claro antes mesmo que o projeto comece.

Um design de projeto eficaz não apenas simplifica o trabalho preparatório, mas também abre caminho para uma gestão de projetos mais eficiente. Ao estabelecer um design de projeto coerente, as equipes podem sincronizar a compreensão da visão, dos resultados esperados e das metodologias do projeto.

Este guia aborda as sete etapas principais do design de projetos, oferecendo insights sobre como criar um design com precisão usando ferramentas como o Jira e o Confluence.

O que é design de projetos?

O design de projetos é o processo de planejar os objetivos, a estrutura, as tarefas e as entregas de um projeto e decidir sobre a definição de concluído. Os gerentes de projeto executam o processo de design antes da implementação para alinhar as equipes aos objetivos do projeto.  O desenvolvimento de projetos alternativos é útil para que as partes interessadas decidam qual é o melhor plano de execução. Um design de projeto bem gerenciado pode garantir a adesão das partes interessadas. É importante obter a adesão das partes interessadas o mais cedo possível, para evitar receber o feedback delas só no final do processo, o que pode causar um entrave.

Como funciona o design de projetos

O design de projetos ocorre logo no início das cinco fases de gerenciamento do projeto como um modelo amplo antes de qualquer planejamento mais detalhado. O design de um projeto usa diagramas de Gantt e fluxogramas para proporcionar uma visão geral do projeto. Ele explica o plano, o cronograma e o roteiro do projeto, estabelecendo uma linha de base para a equipe e as partes interessadas. Um template de plano do projeto descreve o design do projeto.

Por que o design de projetos é importante?

O design de projetos garante a viabilidade e o sucesso de um projeto e ajuda a comunicar o valor dele às partes interessadas. Por exemplo, você pode demonstrar aos envolvidos quais são os planos e definir as expectativas para todo o projeto.  Veja abaixo outros benefícios do design de projetos: 

• Garantia do sucesso do projeto: sem avaliar com antecedência o escopo e os recursos potenciais de um projeto, você vai criar um plano de projeto às cegas. 

• Minimização de riscos: o design de um projeto vai levar em consideração possíveis obstáculos. Dessa forma, você pode descobrir maneiras de contornar esses problemas com antecedência. 

• Maximização do uso de recursos: com um design de projeto implementado, você vai saber quais recursos estão disponíveis e como podem ser mais bem utilizados. 

A fase de design de um projeto determina os recursos necessários e garante a utilização eficiente dos recursos.

Etapas do processo de design de projetos

As sete etapas do processo de design de projetos são importantes para que as equipes ágeis simplifiquem o processo de gerenciamento ágil e planejem como o projeto vai ser desenvolvido. Para ter um design de projeto eficaz, as equipes devem seguir estas sete etapas:

Defina metas

As metas do projeto devem ser claras e viáveis, nunca excedendo as habilidades dos membros da equipe.  Elas devem estar alinhadas à finalidade do projeto e aos objetivos da empresa. Como gerente de projetos, você deve levar em consideração se as metas do projeto agregam valor aos produtos e clientes da empresa. O sistema SMART é um método comprovado para estabelecer metas específicas, mensuráveis, viáveis, relevantes e com prazo determinado. Você pode usar o template no Confluence como ajuda. O template vai permitir que a equipe defina metas específicas e mensuráveis.

Estabeleça resultados

Descreva e alinhe os resultados obrigatórios do projeto com as metas. Os resultados precisam resolver os problemas do produto para os usuários, como funcionalidade e usabilidade. Em resumo, eles devem aprimorar o produto ainda mais. Por exemplo, um resultado pode melhorar o fluxo de vendas do produto.  É importante destacar que os resultados não são as entregas nem os produtos finais. Em vez disso, os resultados determinam como os clientes vão usar as entregas e o valor que elas têm para eles e para a empresa.  A descrição dos resultados do projeto é uma medição do sucesso e uma definição de concluído. A partir desses resultados, você pode avaliar melhor o impacto deles.

Identifique os riscos

O gerenciamento de riscos é essencial para o design de projetos. O trabalho do gerente de projetos é antecipar problemas. Você vai ter que procurar possíveis obstáculos, como a capacidade atual do desenvolvimento, e determinar o impacto no projeto. Os riscos incluem recursos limitados, custos altos ou desvios do escopo. Por exemplo, depois de identificar o desvio do escopo como um risco potencial, você pode mitigar esse risco criando parâmetros claros para o projeto e identificando e aplicando às entregas.

Crie uma estratégia para o projeto

A estratégia é a base do plano e garante que a equipe atinja as metas enquanto cumpre com as restrições do projeto. Você deve criar a estratégia ao mesmo tempo que a visão geral do projeto para garantir precisão na execução.  Para criar uma excelente estratégia, estude projetos similares e aprenda com eles. Entender outros projetos pode ajudar a identificar armadilhas comuns, permitindo que você tenha sempre um plano. Depois de identificar várias estratégias potenciais, considere os prós e os contras de cada uma e aplique a pesquisa para identificar a melhor de todas. Esse processo faz parte da melhoria contínua.

Defina um orçamento

A próxima etapa é criar um orçamento com as informações coletadas nas etapas anteriores. O orçamento vai depender dos recursos necessários para o projeto. O template de orçamento gratuito no Jira é muito útil para criar um orçamento de projeto.  Criar um orçamento ajuda a reduzir a probabilidade de aumento nos custos e de recursos mal alocados. As partes interessadas gostam de gerentes de projeto que cumprem o orçamento.

Prepare um plano de contingência

É importante criar um plano de contingência para todos os riscos identificados. Por exemplo, talvez seja necessário comunicar uma mudança aos clientes, sobretudo se a alteração afetar a função principal do produto. Esse tipo de mudança pode ser um risco em que você perca usuários se não comunicar a alteração a eles com adequação. Portanto, o plano de contingência pode incluir treinamento de integração e sucesso do cliente, para que você comunique quaisquer alterações aos clientes.

Monitore as entregas

Um design de projeto completo inclui informações sobre as entregas. É importante monitorar e acompanhar o progresso das entregas durante o projeto para garantir que a equipe permaneça dentro da meta, do orçamento e dos prazos. O Jira ajuda os gerentes de projeto a monitorar as entregas usando diagramas de Gantt ou quadros Kanban para acompanhar o progresso do projeto.

Como criar o melhor design de projetos

Para criar um design de produto eficaz para a empresa, há alguns itens importantes a considerar, como:

• Dê eficiência à comunicação. Comunicação e transparência são essenciais para o sucesso do projeto. O Jira inclui o Advanced Roadmaps para viabilizar a comunicação, o que permite que as equipes colaborem e visualizem quadros, projetos e filtros para obter informações sobre o design do projeto. Você pode usar o Confluence para criar a documentação do projeto e organizar a equipe. 

• Esteja envolvido com as partes interessadas. Conseguir a adesão das partes interessadas o mais rápido possível garante que o projeto atenda às expectativas. 

• Seja flexível a mudanças. Lide com as mudanças de imediato, revisando o plano de contingência e resolvendo com rapidez os problemas à medida que surgirem. O Jira permite que você execute o plano destacando qualquer obstáculo possível com antecedência. O Jira se integra ao Confluence para uma experiência perfeita de gestão de projetos.

Domine o design de projetos com o Jira

Agora que você entende o conceito por trás do design de projetos, use esse processo para o próximo empreendimento. Um design eficaz é a base de um projeto bem-sucedido, garantindo que os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento. O Jira ajuda você a criar um design de projeto eficaz e ajuda a equipe a entender e compartilhar as metas do projeto com outros membros. Use o Confluence e o Jira para rastrear o projeto e criar a documentação.

Design de projetos: perguntas frequentes

Como definir o escopo do projeto?

O escopo define todos os aspectos de um projeto, incluindo prazos e resultados. Ele descreve os limites e ajuda a comunicar a natureza exata do projeto às principais partes interessadas. O escopo do projeto se torna um documento que ajuda os membros da equipe a entenderem os resultados.

Qual é a diferença entre o escopo e os objetivos do projeto?

O escopo do projeto é o resultado geral do projeto. Por exemplo, você vai descrever todas as tarefas e entregas desse projeto específico. Os objetivos do projeto definem os resultados do projeto e o que a equipe quer alcançar. Por exemplo, um objetivo pode ser uma entrega que aumenta o desempenho do produto.

Como o design do projeto contribui para o sucesso geral do projeto?

Um plano de projeto bem elaborado aumenta a eficiência, minimiza os riscos e orienta o projeto em direção ao sucesso. O design do projeto reúne as informações do projeto para oferecer maior clareza, dando à equipe confiança para o executar com eficácia.

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