Como criar a cultura de compartilhamento do conhecimento

A equipe com que trabalha é de fato aberta? Ou os funcionários da empresa estão apenas competindo uns com os outros em constante briga para ver quem pode conseguir e acumular mais informações?

O compartilhamento de conhecimento no local de trabalho é o processo de criação de espaço para comunicação aberta sobre as conquistas, fracassos e lições que os funcionários vivenciam em grupo. Sem o ambiente confortável em que os colegas de equipe possam compartilhar com abertura, o resultado real é ameaçado.

O irônico é que esses ambientes fluidos e abertos são alcançados com a implementação de processos; o compartilhamento eficaz do conhecimento acontece quando a cultura e a infraestrutura técnica da empresa estão alinhadas à comunicação aberta. Portanto, ao implementar as práticas recomendadas de compartilhamento de conhecimento, é importante desenvolver a estratégia que inclua a infraestrutura cultural e técnica.

Otimize a cultura de compartilhamento de conhecimento da empresa

Enquanto a cultura da empresa pode levar tempo para mudar, construir as práticas certas de compartilhamento de conhecimento de um jeito que o trabalho de equipes, liderança e funcionários individuais vai te colocar no caminho certo.

Qual é a relação da empresa com a informação?

Entender como a empresa se relaciona com as informações é essencial como o primeiro passo para implementar o compartilhamento de conhecimento. Pergunte a si mesmo:

• As equipes são incentivadas a manterem em sigilo ou generosas com o que estão aprendendo?

• A política do escritório desempenha um papel importante em quem está privando quais conversas, ou quais informações?

Estas são as diferenças entre a abordagem generosa e a avarenta com relação ao conhecimento e é importante determinar em qual delas a empresa se enquadra.  

Na Atlassian, as equipes estão acostumadas com o compartilhamento aberto do que estão aprendendo. Esse compartilhamento pode incluir divulgar conquistas e fracassos de experimentos, compartilhar dados de iniciativas de pesquisa em equipe e ser transparente sobre os resultados bons e os ruins de campanhas ou lançamentos de produtos, para que todos possam crescer e se beneficiar do conhecimento que a equipe está adquirindo.

Os funcionários são acumuladores de informação?

Conforme você fica mais sintonizado com a cultura da equipe, é fundamental determinar se os funcionários são ou não incentivados a serem generosos ou gananciosos quanto às informações. Se os membros da equipe acham vantajoso acumular as informações, é provável que esse comportamento tenha sido reforçado pela cultura da empresa ou da equipe. Você pode combater esse costume desenvolvendo práticas que incentivem o compartilhamento generoso dos funcionários.

O reconhecimento e a promoção frequente do trabalho das pessoas dentro da empresa podem servir como poderoso motivador para ampliar o compartilhamento de conhecimento. Além disso, oferecer aos membros da equipe o sentimento de propriedade e responsabilidade por seus projetos mostra que a empresa confia neles e incentiva o compartilhamento do que precisam e do que estão aprendendo.

Experimente isto: identifique algum projeto ou tarefa recorrente que algum membro da equipe gostaria de assumir e que ampliaria seus pontos fortes. Comunique que essa pessoa agora é responsável pela iniciativa e tem poder de decisão sobre ela. Modele a comunicação aberta incentivando a equipe a compartilhar conquistas, fracassos, progressos e dificuldades. Assim você normaliza a ideia de compartilhar responsabilidade e conhecimento e capacita o funcionário a dar o próximo passo em seu desenvolvimento.

Que tipo de exemplo o modelo de liderança aplicado oferece?

A transparência começa com a liderança. É importante que os líderes entendam que é inevitável que a maneira como agem seja imitada por aqueles que gerenciam, para o bem e para o mal. A autoconsciência sobre como você é percebido pela equipe vai ajudar a compreender as áreas em que é preciso melhorar. Não é possível desenvolver o compartilhamento eficiente de conhecimento sem modelar os comportamentos e práticas necessários. 

Na Atlassian, fundadores e gerentes de todos os níveis compartilham informações relacionadas a anúncios da empresa, mudanças de equipe e implementações de produtos. A liderança também trabalha em conjunto para comemorar o trabalho que as equipes realizaram no trimestre anterior. Essa cultura de compartilhamento e comemoração no nível da liderança promove confiança e transparência em toda a empresa, dando aos funcionários o poder de fazer o mesmo.

 Experimente isto: no final do próximo trimestre, planeje um evento com toda a empresa onde você vai dar atualizações e comemorar os sucessos de algumas equipes. Se você é gerente de projeto, reserve algum tempo no final do próximo grande projeto para atualizar os membros da equipe sobre os resultados do trabalho e reconhecer as conquistas.

Projetando a infraestrutura da empresa para o compartilhamento de conhecimento

A infraestrutura pode ser resumida como os sistemas (tanto digitais quanto físicos) que têm influência direta e indireta sobre o comportamento, então é importante projetar ambientes que incentive as pessoas para a abertura e não o contrário. Veja três áreas práticas em que a infraestrutura da empresa pode ajudar a alinhar as equipes para alcançar melhor compartilhamento de conhecimento:

Selecione as ferramentas certas

Um dos principais pilares da infraestrutura da empresa são as ferramentas técnicas que usam para realizar o trabalho. Ou seja: é importante encontrar a combinação certa de software para colocar a empresa no caminho do compartilhamento de conhecimento. As duas ferramentas em que a gente confia para o compartilhamento de conhecimento são o Confluence (surpresa!) e o Slack.

Confluence

A gente usa o Confluence para blogs internos, compartilhamento de informações, redução de reuniões, criação de documentos de estratégia e planejamento e para deixar todos atualizados sobre as conquistas, os fracassos e os aprendizados de toda a empresa. Como padrão, a gente mantém todo o trabalho aberto em vez de bloquear o acesso com permissões automáticas, para que todos os funcionários tenham acesso ao conhecimento coletivo da empresa.

Slack

Combinando o Slack com o Confluence, a gente eliminou a necessidade de depender do e-mail (que costuma desacelerar ou interromper os processos de comunicação aberta). Discussões com trocas rápidas de informações podem ocorrer no Slack e, então, o feedback subsequente é contextualizado no Confluence para uso posterior. Utilizar o Slack como a principal ferramenta de bate-papo permite o compartilhamento imediato de conhecimento e a sintetização dessas informações no Confluence garante que elas nunca sejam perdidas.

Essas são as ferramentas que funcionam com eficácia na Atlassian. Encontrar as ferramentas que funcionam melhor para cada um é fundamental para a produtividade da equipe.

Reformule as reuniões para promover o contato humano

As reuniões são a realidade de qualquer local de trabalho, mas existem algumas maneiras práticas de redefinir as estruturas das reuniões para ampliar a conexão, o compartilhamento e a abertura. É recomendável sempre começar as reuniões com conversas casuais — tudo bem falar sobre o que as pessoas fizeram no fim de semana passado ou sobre o novo restaurante que foram ontem à noite!

Desenvolver práticas como esta permite que os membros da equipe reconheçam o lado humano de trabalhar juntos. Compartilhar no nível pessoal vai refletir no estilo de trabalho do grupo e nível de conforto uns com os outros. 

Experimente isto: Reserve 10 minutos para implementar alguma atividade de quebra-gelo no início da reunião. Permitir que a equipe se divirta e aprenda algo uns sobre os outros ajuda os funcionários a se sentirem mais relaxados e confortáveis para a discussão de trabalho subsequente.

Organize o espaço do escritório para incentivar o compartilhamento

A ação mais prática que pode ser feita para apoiar o compartilhamento de conhecimento é considerar o espaço físico. É apertado, fechado ou restritivo? Esse aspecto pode estar afetando a capacidade das pessoas de se conectar e compartilhar com seriedade.

A gente recomenda reorganizar ou projetar o espaço de escritório com a mente aberta. Assim os funcionários podem ter reuniões rápidas em espaços comuns, aprender com as pessoas com quem eles não teriam contato em ocasiões comuns e se envolver em conversas.

Essas mudanças pequenas, mas impactantes, são jeitos simples de elevar a dinâmica da equipe e deixar os funcionários à vontade. A grande colaboração começa com a confiança nos colegas de equipe, e a cultura de compartilhamento de conhecimento garante esse sucesso.