O que são as entregas na gestão de projetos?

Entenda as entregas

As entregas, que se referem às realizações, produtos ou resultados específicos que o projeto visa produzir e entregar aos interessados, são cruciais para a gestão de projetos. Elas podem ser tangíveis, como prédios ou relatórios, ou intangíveis, como aplicativos de software ou programas de treinamento.

As entregas são componentes essenciais do escopo do projeto. Os gerentes de projeto usam ferramentas como o gráfico de Gantt ou um software de gestão de projetos para acompanhar as entregas, garantindo a conclusão no prazo e com alta qualidade.

Tipos de entregas

As entregas específicas de um projeto dependem do escopo, dos objetivos e dos requisitos. Veja a seguir vários tipos de entregas do projeto:

• Entregas internas: elas são criadas para uso dentro da empresa, como planos de projeto, relatórios de status, avaliações de risco e outras documentações necessárias para a gestão interna do projeto. Elas ajudam a equipe a acompanhar o progresso e a garantir que o projeto fique no caminho certo.
• Entregas externas: são as realizações ou produtos finais entregues aos clientes ou interessados externos. Elas são a principal razão do projeto. Alguns exemplos: novos aplicativos de software, prédios, campanhas de marketing ou programas de treinamento.
• Entregas de processo: são as realizações provisórias produzidas durante a execução do projeto que contribuem para a entrega final. Elas marcam o progresso em direção à meta final. Alguns exemplos: protótipos, relatórios de testes, especificações de design e marcos do projeto.
• Entregas de produto: são os bens ou serviços finais que o projeto visa produzir. Elas cumprem os objetivos e os requisitos do projeto. Alguns exemplos: um novo produto, um site, um documento de política ou um processo de negócios.
• Entregas tangíveis: são realizações físicas quantificáveis, tangíveis ou mensuráveis. Exemplos: hardware, equipamentos, instalações, produtos e documentação.
• Entregas intangíveis: são realizações imateriais, como software, serviços, capacidades ou conhecimentos desenvolvidos durante o projeto. Alguns exemplos: um novo processo de negócios, um programa de treinamento ou uma estratégia de marketing.

Importância das entregas na gestão de projetos

As entregas oferecem metas claras, viabilizam o monitoramento de projetos e garantem a satisfação das partes interessadas. Veja abaixo outros motivos pelos quais as entregas são importantes.

Servem como marcos do projeto

As entregas costumam atuar como marcos de pontos significativos no cronograma do projeto. Esses marcos ajudam os gerentes de projeto e as equipes a reconhecer a conclusão das fases críticas e a avançar para as etapas seguintes sem problemas. Ao dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis, as entregas facilitam o monitoramento do progresso e a manutenção do ritmo durante todo o ciclo de vida do projeto.

Ajudam a monitorar e a medir o progresso

As entregas proporcionam realizações tangíveis que você pode monitorar e medir em relação ao plano do projeto. Esse rastreamento possibilita aos gerentes de projeto avaliar se o projeto está dentro do cronograma e do orçamento. As ferramentas de gestão de projetos, incluindo gráficos de Gantt e software de gestão de projetos, ajudam a visualizar e a monitorar o status das entregas, o que ajuda na identificação e na solução de desvios.

Melhoram a comunicação com os interessados

A clareza das entregas melhora a comunicação com os interessados ao definir expectativas explícitas de produção. Essa transparência gera confiança e garante que todas as partes permaneçam alinhadas com as metas e o progresso do projeto. Atualizações frequentes nas entregas informam e envolvem os interessados, reduzindo o risco de mal-entendidos e desvios de escopo.

Garantem padrões de qualidade

As entregas mantêm os padrões de qualidade em todo o projeto. Ao definir critérios específicos para cada entrega, os gerentes de projeto garantem que as realizações atendam aos níveis de qualidade exigidos. Esse foco na qualidade ajuda a evitar o retrabalho e garante que o produto ou serviço final satisfaça as necessidades e expectativas dos interessados.

Identificação das entregas

Para identificar as entregas com base no escopo e nos objetivos do projeto, divida o projeto em tarefas menores e gerenciáveis alinhadas às metas gerais. Garanta que cada tarefa produza uma realização específica e mensurável que contribua para alcançar os objetivos do projeto. A criação de um fluxograma ajuda a visualizar as relações entre tarefas e entregas.

A coleta de requisitos dos interessados para definir as entregas envolve identificar e envolver todos interessados relevantes para entender as necessidades, expectativas e metas. Use entrevistas, workshops e pesquisas para coletar informações detalhadas. Documente, valide e refine os dados para garantir clareza e alinhamento com os objetivos do projeto. Tudo isso forma a base para definir entregas específicas e mensuráveis.

Siga estas etapas para usar uma estrutura analítica do projeto (WBS) para dividir um projeto em tarefas gerenciáveis e identificar as entregas correspondentes:

1. Defina o escopo e os objetivos do projeto: descreva com clareza as metas e objetivos do projeto para orientar o processo da WBS.
2. Identifique as entregas principais: divida o projeto em realizações ou resultados de alto nível, como um aplicativo funcional ou um plano de marketing.
3. Decomponha as entregas em pacotes de trabalho: divida cada entrega principal em componentes menores e gerenciáveis, chamados pacotes de trabalho.
4. Defina tarefas e subtarefas: identifique as tarefas e subtarefas necessárias para concluir cada pacote de trabalho para garantir o planejamento do projeto e a execução do projeto detalhados.
5. Estabeleça relações entre as tarefas: determine as dependências entre as tarefas para criar uma sequência e entender o fluxo de trabalho.
6. Atribua recursos e durações: aloque os recursos necessários e estime a duração de cada tarefa ou pacote de trabalho.
7. Revise e refine a WBS: revise e refine com frequência a WBS para possibilitar a adaptação às alterações nos requisitos e enfrentar os desafios.
8. Visualize a WBS: use ferramentas visuais, como diagramas em árvore ou gráficos de Gantt, para representar a WBS e acompanhar o progresso.

Como gerenciar as entregas

O gerenciamento eficaz das entregas garante que os projetos permaneçam no rumo certo e que atendam às expectativas dos interessados. Veja abaixo as principais etapas para gerenciar as entregas.

Defina os critérios com clareza

Comece com a definição clara de critérios para cada entrega. Esses critérios devem ser específicos, mensuráveis e aceitos por todos os interessados. Essa etapa garante que todos entendam o que constitui a conclusão da entrega, reduzindo o risco de mal-entendidos e desvio de escopo.

Defina prazos realistas

Considere o escopo do projeto, os recursos disponíveis e os riscos potenciais para estabelecer prazos alcançáveis para cada entrega. Envolva a equipe no processo de definição de prazos para garantir que os prazos sejam realistas e alcançáveis. Essa abordagem colaborativa ajuda a identificar possíveis problemas desde o início. Ela ajuda a melhorar o planejamento e a alocação de recursos.

Atribua responsabilidades

Atribua as responsabilidades de cada entrega a membros da equipe específicos. Garanta que todos conheçam as próprias funções e as principais expectativas. Essa etapa não apenas promove a responsabilidade, mas também ajuda a acompanhar o progresso e a resolver os possíveis problemas. Use uma matriz de atribuição de responsabilidade para determinar as pessoas responsáveis por cada tarefa.

Rastreie o progresso

Monitore o progresso das entregas com frequência usando um software de gerenciamento de projetos. Acompanhe o status, a qualidade e os riscos associados a cada uma. Com revisões e atualizações frequentes, você identifica problemas com antecedência e faz ajustes rápidos. Ferramentas como painéis e relatórios de status proporcionam insights em tempo real sobre o progresso do projeto.

O Jira oferece funções avançadas para monitorar o progresso, como acompanhamento de tempo, barras de progresso e relatórios detalhados. Ele fornece insights em tempo real sobre o status das entregas para que os gerentes de projeto tomem decisões embasadas e mantenham o projeto dentro do prazo.

Desafios comuns envolvendo resultados

Gerenciar os resultados dos projetos pode ser um desafio devido a vários fatores:

• Mudanças de escopo: acontece quando o escopo do projeto se expande além dos requisitos iniciais devido a alterações nas necessidades das partes interessadas ou a um gerenciamento de alteração deficiente.
• Restrições de recursos: a disponibilidade limitada de pessoas qualificadas, equipamentos, materiais ou orçamento pode prejudicar a conclusão em tempo hábil e a qualidade.
• Problemas de qualidade: requisitos pouco claros, testes inadequados e falta de processos de garantia de qualidade podem levar a resultados abaixo da média.
• Expectativas das partes interessadas: expectativas desalinhadas ou irrealistas das partes interessadas podem resultar em insatisfação, mesmo que o projeto atinja seus objetivos originais.

Aqui estão estratégias cruciais para mitigar esses desafios:

• Defina o escopo, os requisitos e os resultados do projeto desde o início, envolvendo todas as partes interessadas.
• Implemente um processo robusto de gerenciamento de alteração para controlar as mudanças do escopo e gerenciar as expectativas das partes interessadas.
• Conduza o planejamento e alocação de recursos completos, considerando restrições e riscos potenciais.
• Estabeleça processos de controle e garantia de qualidade, incluindo testes e revisões.
• Mantenha uma comunicação aberta e regular com as partes interessadas para alinhar as expectativas e abordar as preocupações.

Identifique e priorize os resultados com o Confluence

A dificuldade de monitorar e priorizar os resultados do projeto pode levar à perda de prazos e à insatisfação dos participantes. Sem um sistema claro, é comum que tarefas importantes não sejam feitas, causando atrasos e confusão na equipe.

Com o Confluence, você pode simplificar o processo de identificação e priorização de resultados:

• Crie um roteiro de projeto: descreva seus principais resultados para diferentes tipos de projetos usando uma vasta paleta de ferramentas interconectadas, como quadros brancos, bancos de dados e vídeos em cada página do Confluence.
• Trabalhe em equipe: convide seus colegas para colaborar por meio de edição em tempo real e comentários em linha. Para aprimorar a colaboração no projeto, envolva sua equipe na definição de critérios bem estabelecidos para cada resultado.
• Defina prazos realistas: estabeleça cronogramas viáveis para cada tarefa.
• Atribua responsabilidades: aloque tarefas dentro da plataforma.
• Acompanhe o progresso em tempo real: use a integração do Confluence com o Jira para monitorar o cronograma e os objetivos do projeto. Insira projetos do Jira ou sincronize com seus produtos favoritos sem precisar trocar de aplicativo.

Quando estiver tudo pronto, compartilhe os planos e o progresso do projeto com a empresa. Comece a usar o Confluence hoje mesmo para manter seus projetos no caminho certo, colaborar nos planos e atingir suas metas com eficiência.

Use um template gratuito de marco do projeto.