A importância da documentação e por que ela é muito mais do que uma formalidade

Principais conclusões

• A importância da documentação está na capacidade de preservar o conhecimento institucional, a consistência e a colaboração eficaz em equipe.

• Essa prática cria um registro confiável que ajuda as equipes a solucionar problemas, integrar novos membros e atender aos requisitos de conformidade regulatória.

• Investir em registros claros reduz o tempo gasto na busca por informações e evita a perda de dados críticos quando os funcionários deixam a empresa.

• Estabeleça um formato padronizado para as anotações de reunião e atualizações de projeto da sua equipe para gerar uma base de conhecimento mais organizada e acessível.

Sua equipe está prestes a começar um novo projeto. Você ouviu dizer que a empresa concluiu com sucesso algo semelhante há alguns anos, mas nenhum dos membros atuais da sua equipe estava envolvido naquela época.

Esses colegas já saíram da empresa, deixando você com uma lacuna de conhecimento que dá a sensação de jogar dardos de olhos vendados. Agora, imagine se você tivesse recursos aos quais recorrer: registros detalhados da equipe anterior, como cronogramas do projeto, planos, anotações de reuniões, processos detalhados, esboços e roteiros.

Com essas informações à sua disposição, você teria uma base valiosa para desenvolver o projeto. Mesmo escolhendo uma abordagem diferente, você pelo menos teria um ponto de partida bem embasado, tornando o novo projeto bem menos assustador.

Esse cenário destaca apenas um dos muitos motivos pelos quais a documentação é tão importante. Apesar de situações como essas serem comuns, muitas organizações ainda tratam a documentação como algo secundário.

De fato, uma pesquisa da BPTrends revelou que apenas 4% das empresas sempre documentam seus processos. Sabemos que a documentação pode parecer apenas mais uma tarefa na lista da sua equipe. No entanto, os benefícios que ela traz fazem com que o investimento valha muito a pena.

O que é documentação interna?

Documentação interna se refere aos registros mantidos e usados para informar as decisões dentro da empresa. É possível documentar quase qualquer coisa, desde horários até políticas importantes, o que significa que existem toneladas de documentações diferentes por aí.

Mas elas tendem a se enquadrar em três tipos de documentação principais: documentação de equipe, documentação de referência e documentação do projeto.

A importância da documentação (ou seja, por que você deve se importar?)

A gente entende. Você está ocupado. Logo, registrar decisões, status e etapas para lidar com tarefas repetitivas não está no topo da lista de prioridades. 

Quando o bicho pegar, a documentação vai ser uma das coisas que você vai ficar feliz em ter feito. Se um membro da equipe faltar sem aviso ou se você não tiver certeza de como prosseguir em uma situação desconhecida, esses registros vão ser um recurso útil, sem dúvidas.

Precisa de mais ajuda para convencer a equipe? Aqui estão alguns benefícios primordiais que você pode compartilhar para mostrar porque a documentação deve ser uma prioridade durante o processo.

1. Uma fonte única de informações poupa tempo e energia

Estimativas mostram que o trabalhador do conhecimento médio gasta cerca de duas horas e meia por dia procurando pela informação necessária. A documentação eficaz reúne todas as informações essenciais sobre uma tarefa, um projeto ou uma equipe (desde logins de conta até instruções passo a passo) em um local centralizado e organizado.

Chega de ficar procurando e-mails ou arquivos baixados para achar informações atualizadas.

Quando você estiver distribuindo uma tarefa, planejando um novo projeto ou precisando que um membro diferente da equipe assuma algo, a documentação significa que você consegue manter as engrenagens girando sem ter que gastar horas tentando rastrear informações, credenciais, direções e outras coisas.

Registrar processos é útil para detectar gargalos de produção e fluxos de trabalho saturados, assim você consegue simplificar ainda mais o trabalho da equipe.

2. A documentação é essencial para o controle de qualidade e processos

Há mais de uma maneira de fazer acontecer e você quer dar à equipe a flexibilidade para abordar o trabalho da maneira que for melhor para eles. 

Mas, ao mesmo tempo, você quer garantir resultados consistentes. Sobretudo, quando se trata de coisas que você produz com regularidade. Precisa haver algum nível de coesão para que você não passe a impressão de desleixo ou desinformação. 

A documentação encoraja o compartilhamento de conhecimento, permitindo que a equipe entenda como funcionam os processos e como vai ficar o projeto terminado. 

Com esses recursos em mãos, os membros da equipe não precisam ser videntes para manter a consistência em projetos repetidos, como naquele relatório mensal ou naquela apresentação trimestral. Eles ainda têm espaço para serem criativos sem deixar de cumprir todos os requisitos necessários.

3. A documentação elimina o trabalho duplicado

Quantas vezes você iniciou um projeto novo e só depois foi descobrir que ele já tinha sido feito? Empresas que usam documentação para catalogar projetos passados, guardar pesquisas e compartilhar decisões se beneficiam com a redução do retrabalho que desperdiça tempo precioso que poderia ser mais bem utilizado. 

Por que reinventar a roda se você pode aproveitar o trabalho que já foi feito? Com a documentação em dia, você pode consultar trabalhos passados e aprender com eles, em vez de fazer tudo de novo e obter os mesmos resultados.

4. Deixa a contratação e a integração muito mais fácil

É difícil pensar na saída de alguém, mas a realidade dos negócios é que a equipe não vai ser a mesma para sempre. As pessoas vão seguir outros caminhos e novos colegas vão chegar. 

Ao receber novos membros de equipe, o período de integração pode ser assustador, tanto para a equipe já existente quanto para o novo empregado. E a Gallup descobriu que apenas 12% dos funcionários concordam que as empresas fazem um ótimo trabalho na integração de novos funcionários.

É preciso educar e capacitar os membros da equipe para que eles façam o melhor trabalho possível, em vez de fazer com que eles se sintam jogados aos lobos. 

Se a documentação for priorizada, eles terão todos os tipos de guias, direções e anotações úteis que podem ser consultados à medida que se adaptam à nova função. Eles também podem usar esses recursos para responderem às próprias perguntas e começarem a descobrir as coisas sozinhos em vez de ter que consultar alguém da equipe toda vez que uma questão ou dificuldade apareça.

5. Uma fonte única de informações deixa todo mundo mais inteligente

No trabalho, a gente tem a tendência de tratar o conhecimento como moeda de troca. Se somos a pessoa com todas as respostas, ficamos com um sentimento de segurança, como se fossemos a pessoa mais insubstituível da equipe. A gente presume que compartilhar expertise vai nos tornar menos valiosos.

Assim, não foi surpresa quando uma pesquisa descobriu que 60% dos funcionários encontraram dificuldades para receber informações dos colegas que são essenciais para o trabalho. 

A documentação aumenta o conhecimento coletivo de todos que trabalham com você. Quando o compartilhamento de informações se torna uma norma na equipe, você se beneficia com uma transparência maior e com uma cultura mais colaborativa e estratégica. Você vai tomar decisões mais inteligentes já que as informações essenciais não vão estar trancadas no disco rígido de apenas uma pessoa ou, pior ainda, na cabeça dela.

Você e a documentação devem ser melhores amigos

Seja para cobrir a partida inesperada ou a falta de um funcionário ou para enfrentar um projeto que não é familiar, vocês vão ser capazes de ultrapassar barreiras desafiadoras juntos.

Mesmo que possa parecer rígido e formal, priorizar a documentação significa que você e sua equipe vão desenvolver uma pilha de informações para usar como apoio. 

Compartilhe as vantagens acima com os membros da equipe, encontre um jeito de incentivar a participação deles na documentação de tudo que puderem (um rodízio de pizza, talvez?) e fique tranquilo sabendo que o conhecimento da equipe não vai ficar apenas na cabeça deles.