Como criar uma fonte única de informações (SSoT) informada para a equipe

Uma fonte única de informações (SSoT) garante que todos em uma organização tenham acesso às mesmas informações.  Você precisa encontrar um documento para a próxima reunião, que começa em quatro minutos. Frenético, você percorre um mar de anexos de e-mail e todos os cinco serviços de nuvem da sua empresa. 

Com dois minutos restantes, o arquivo correto surge na tela. Você respira aliviado, até que mais oito arquivos aparecem, trazendo consigo um desfile confuso de datas, palavras-chave e sublinhados.

Apenas mais um dia normal no futuro do trabalho, graças à sobrecarga de informações e #ferramentasdemais. O status quo é uma bagunça, mas uma fonte única de informações (SSoT) é a saída.

O que é uma fonte única de informações?

Uma SSoT informada é um local para todo o conhecimento da equipe. É um lugar onde as perguntas se transformam em respostas e os documentos existem na felicidade atualizada.

A maioria das equipes não trabalha em um mundo assim. Elas usam várias ferramentas e não estabeleceram uma definição clara de quais informações armazenar e onde elas devem ser armazenadas, levando a confusão, duplicação e documentos desatualizados. Se essa situação soa familiar, veja o que você pode ganhar criando uma SSoT com sua equipe.

Benefícios de uma fonte única de informações

Pare de procurar por informações

Todos usam o mesmo local para armazenar informações. Você sabe onde procurar e evitar viagens às profundezas sombrias de unidades compartilhadas para encontrar arquivos fragmentados com nomes pouco claros.

Economize tempo em tarefas recorrentes

A equipe sabe onde encontrar templates, exemplos e guias para trabalhos recorrentes. Eles não precisam começar do zero com cada nova tarefa ou projeto. Em vez disso, eles vão até a SSoT, tiram um template da prateleira e começam a trabalhar.

Evite trabalhos inúteis

Com uma SSoT, você não vai escolher o arquivo errado e trabalhar por algumas horas só para jogar tudo no lixo quando perceber o erro. Em vez disso, você está sempre no documento certo e pode trabalhar em arquivos ao mesmo tempo que outras pessoas sem se preocupar com versões conflitantes.

Descubra relacionamentos e padrões

Quando as informações ficam em um só lugar, você descobre relacionamentos que economizam tempo e melhoram a colaboração — por exemplo, como seus objetivos se relacionam com os OKRs de outras equipes, como um projeto está aninhado em outros e qual equipe criou uma página específica.

Como criar sua fonte única de informações com o Confluence

O Confluence é um espaço de trabalho em que a equipe pode criar, colaborar e organizar todo o trabalho em um só lugar. É com uma SSoT informada que você e sua equipe têm acesso às informações de que precisam para fazer o seu melhor trabalho.

Siga estas etapas para implementar o Confluence como a SSoT da equipe.

1. Designe o Confluence como a SSOT

O Confluence é a SSoT ideal. Os espaços ajudam a equipe a estruturar, organizar e compartilhar o trabalho. Páginas dinâmicas são lugares de criação, registro e colaboração em qualquer projeto ou ideia, como pautas de reuniões, planos de projetos e árvores de decisão. Comentários, marcações e integrações com centenas de aplicativos como o Jira e o Trello melhoram ainda mais a colaboração da equipe.

Evite manter vários lugares de informações determinando um lugar para armazenar o conhecimento da equipe. Faça essa transição reservando tempo para discutir a mudança com a equipe e bloqueando horários nos seus calendários para mover todas as informações de outros lugares para o Confluence.

Caso você encontre informações antigas que precisem ser referenciadas em algum lugar, o Confluence permite incorporar arquivos do Word, Excel e Google Drive em qualquer página.

2. Mapeie como a equipe vai usar o Confluence

Decida sobre algumas noções básicas da SSoT, como quais espaços você vai criar e qual documentação você precisa acompanhar. Confira a lista na próxima seção para se inspirar.

Além disso, considere mapear alguns fluxos de trabalho essenciais, pois você não pode revisar processos se eles estiverem em sua cabeça. Use mapas mentais e diagramas para esboçar como o trabalho recorrente passa de incompleto para concluído. Com esses fluxos de trabalho no papel, você e a equipe podem identificar gargalos e atalhos.

O Confluence oferece integrações com o Draw.io, o Gliffy e ferramentas de mapeamento mental que podem ajudar nesta etapa.

3. Atribua funções e responsabilidades para atualizações

Para manter a SSoT organizada, adicione um painel de informações na parte superior de cada página que mostre quem está encarregado de atualizar (ou arquivar) esse documento.

Equipes ou organizações maiores também podem designar um organizador geral por espaço do Confluence para manter todas as páginas atualizadas.

4. Crie templates para obter consistência

O Confluence vem equipado com centenas de templates para definição de metas, reuniões, planos de projetos e muitas outras finalidades. Crie uma nova página e os templates relevantes vão aparecer automaticamente em um painel na lateral da tela. Em dois cliques, você pode ter seu template pronto para ser usado.

Especialistas no assunto projetam esses templates do Confluence, mas você também pode criar o seu próprio. Assim é certo que elementos cruciais, como o campo que indica a responsabilidade de atualização, vão ser incluídos em todas as páginas.

5. Use a atualização automática das informações

O uso de macros ajuda a ampliar os recursos das páginas do Confluence, permitindo adicionar funcionalidades extras ou incluir conteúdo dinâmico, para que as páginas do Confluence sempre mostrem as informações mais recentes. Por exemplo, você pode incluir itens do Jira, incorporar as atualizações mais recentes automaticamente, ou exibir um quadro do Trello na página.

Você pode encontrar macros no sinal + na barra de ferramentas ou usando o comando de barra (/) ao editar uma página.

6. Replique sua SSoT em toda a organização

Se você é o primeiro em sua empresa a criar uma SSoT com o Confluence, parabéns! Fica fácil para outras equipes seguirem o exemplo, duplicando as páginas do seu espaço com as respectivas páginas filhas aninhadas e fazendo ajustes personalizados de acordo com as demandas próprias.

Você pode ajudar o Confluence a se espalhar ainda mais como a SSoT em sua empresa com blogs internos. Garanta que a liderança aja como entusiasta da iniciativa e a introduza no plano de integração de 90 dias dos novos funcionários.

Quais documentos armazenar na fonte única de informações (por equipe)

Cada equipe precisa de informações diferentes. Veja nas listas a seguir inspirações de conteúdo que você pode armazenar na sua SSoT.

Geral (para todas as equipes)

• Anotações de reuniões

• Processos e diagramas de fluxo de trabalho

• Objetivos e resultados chave

• Planos de projeto

• Guias de integração para funcionários

• Revisões de desempenho

Produto

• Análise de concorrência

• Pré-mortem

• Exigências do produto

• Lançamentos de produtos

• Roteiro de produto

Vendas e marketing

• Planos de campanha e projeto

• Apresentações

• Diretrizes de marca e comunicação

• Bibliotecas de imagens

• Kit de imprensa

• Materiais de discurso de RFP

• Documentação do cliente

RH

• Anúncios e políticas da empresa

• Diretório da empresa

• Manuais de integração

• Acompanhamento de férias anuais e calendários

Suporte ao cliente

• Base de conhecimento

• FAQs

• Respostas prontas

Equipes de desenvolvimento de software/TI

• Gerenciamento de alterações

• Pro

• Runbooks de DevOps

• Análises retrospectivas de incidentes

• Guias para solução de problemas

Mantenha a fonte única de informações informada com o Confluence

Manter a SSoT informada é um esforço contínuo, não um projeto que se resolva de uma vez só. Você e sua equipe precisam manter as informações contidas nela por meio de responsabilidades e processos bem definidos. 

Pronto para tornar o Confluence sua fonte única de informações? Comece aqui.