Crie uma base de conhecimento centralizada para as equipes de marketing no Confluence

Conversas normais têm cerca de 60 decibéis. É um volume baixo o suficiente para ser abafado pelo trânsito da cidade. No entanto, se várias pessoas se reunirem em um estádio, todas torcendo pelo mesmo time ao mesmo tempo, o nível de decibéis pode chegar a 142, como já aconteceu em um recorde mundial de jogo de futebol.

O que isso tem a ver com as marcas? Simples: se toda a empresa estiver em sintonia, as mensagens da marca vão atingir mais decibéis e se destacar em relação ao marketing moderno.

O problema é que a maioria das marcas não dedica o tempo necessário para manter toda a empresa em sintonia. Embora 85% das empresas tenham diretrizes de marca, apenas 31% afirmam que elas são aplicadas com consistência. 

A solução: use o Confluence para armazenar a base de conhecimento centralizada com as diretrizes da marca, os processos da equipe de marketing e outros recursos essenciais da empresa. 

Ao armazenar as diretrizes da marca no Confluence, por exemplo, toda a equipe pode ter visibilidade total sobre o público, a utilização do logotipo, a voz e o tom, o que fazer e o que não fazer, tudo a partir de uma fonte única. Ou você pode criar as diretrizes da empresa para que cada equipe, seja ela de marketing ou não, tenha as devidas referências. Veja como funciona.

Por que criar uma base de conhecimento centralizada no Confluence?

Porque a coesão da marca é importante. Quando a McKinsey analisou as 40 marcas "mais fortes", descobriu que essas empresas geravam quase o dobro dos lucros para os acionistas do que a média. E, de acordo com a McKinsey, as marcas muitas vezes atingem esse patamar através da gestão e execução do trabalho. Criar uma base de conhecimento centralizada no Confluence tem tudo a ver com aperfeiçoar esse trabalho. 

É provável que você saiba como os materiais de marketing devem ser. E que tenha uma identidade de marca clara. Afinal, 85% das empresas têm. Mas as empresas que transformam os materiais de marketing em recursos práticos e utilizáveis têm mais êxito ao colocar em prática um estilo de marca exclusivo.

Centralizar o conhecimento da equipe no Confluence ajuda a:

• Manter as equipes em sintonia. Armazenar o conhecimento no Confluence garante que todos os membros da equipe acessem as mesmas informações e recursos, o que evita silos e confusões. E, como todos na equipe (de marketing ou não) acessam as informações, o risco de inconsistências nas mensagens e na identidade visual é reduzido.

• Garantir consistência. Com o Confluence, você pode criar documentações de marca e marketing coesas e consistentes usando templates. Além disso, é possível colaborar com os colegas de equipe por meio de funções como os comentários, que ajudam a manter as informações e todos os envolvidos atualizados.

• Dar escalabilidade organizacional. O Confluence ajuda você a ir além das pastas de documentos pessoais, passando a usar espaços voltados para projetos e equipes, o que gera uma estrutura escalável. Colegas entram e saem das equipes, mas os recursos continuam relevantes. O melhor de tudo é que o Confluence é aberto por padrão, tornando o conhecimento organizacional acessível desde o início.

Um documento simples não é suficiente para uma base de conhecimento centralizada. Materiais de marketing, como a criação de documentos a partir de um template de diretrizes de marca no Confluence, vão evoluir e mudar com o tempo. Os processos, fluxos de trabalho e rotinas da equipe parecem autoexplicativos na empresa. Mas e quando for necessário fazer a integração de um novo funcionário? O Confluence pode facilitar os processos de integração, treinamento e gestão de projetos para as equipes de marketing. Com o Confluence como "base", a empresa tem liberdade para expandir. O Confluence é o software de base de conhecimento escalável que cresce com a equipe. 

Mas a gente vai se aprofundar nos detalhes. De quais funções da base de conhecimento você precisa e como o Confluence pode ajudar?

Funções do Confluence para criar a base de conhecimento

Crie páginas para materiais de marketing

A página do Confluence é como uma célula dentro de um organismo. Ela pode ser o documento inteiro ou você pode usar o documento para criar sistemas muito mais complexos e detalhados. Comece com uma página em branco utilizando a criatividade ou use um template do Confluence para cada página. Com centenas de opções à disposição para usos específicos, como diretrizes de escrita ou passo a passo, com certeza há um template adequado para tudo o que a equipe precisa documentar.

A beleza das páginas do Confluence é que elas são dinâmicas. Os membros da equipe podem criar e usar as páginas para reunir ideias ou participar de discussões colaborativas sem confundir as informações que já haviam sido inseridas. As equipes também podem escolher como querem colaborar: uma pessoa pode trabalhar sozinha nas páginas ou convidar colaboradores. 

Outra função importante: versões da página. Se alguém editar uma página e você não gostar das alterações, você pode acessar o Histórico da página (Mais opções -> Histórico da página) e ver o que foi modificado. Não gosta das atualizações? Restaure uma versão antiga com um clique.

Crie espaços para expandir a colaboração

Lembra do conceito de que o nível de decibéis do departamento de marketing aumenta quando as pessoas trabalham em conjunto? O Confluence é estruturado para manter todos em sintonia. Ou, nesse caso, os mesmos espaços. 

Se as páginas são as células únicas da campanha mais recente, os espaços são os sistemas de páginas que constituem as diretrizes de marketing. Eles funcionam como pastas, ajudando você a compartilhar, armazenar e organizar todo o trabalho essencial feito com as mensagens da marca.

É possível criar três tipos diferentes de espaços para tornar a base de conhecimento de marketing navegável:

• Os espaços da equipe permitem que todos se concentrem naquilo que é mais relevante para a área em que trabalham. Assim, os profissionais de marketing de produtos podem manter o posicionamento e os dados de pesquisas dos usuários consolidados no espaço, e os profissionais de marketing de desempenho podem compilar estratégias de campanha, planos de canais e retrospectivas.

• Os espaços de projeto mantêm as informações relacionadas ao projeto em um só lugar. As equipes de projeto multifuncionais podem fazer referência a páginas e trabalhar em iniciativas direto no Confluence, sem precisar trocar e-mails, o que aumenta as chances de as mensagens serem esquecidas ou ignoradas.

• Os espaços pessoais armazenam o conteúdo em que as pessoas estão trabalhando. As listas de tarefas e páginas podem ser atualizadas e aprimoradas antes de serem enviadas ao espaço compartilhado, ajudando a manter os documentos de colaboração centralizados, em vez de armazenar trabalhos individuais de cada membro da equipe.

Adicione etiquetas para facilitar a pesquisa

Os materiais de marketing podem aumentar com rapidez, sobretudo conforme a empresa cresce. É provável que existam diretrizes diferentes para campanhas publicitárias, mensagens de mídia social e até mesmo notas de lançamento de funções específicas. Com o Confluence, você pode adicionar etiquetas às páginas para que qualquer pessoa que esteja procurando uma referência rápida não precise perder tempo na busca. Eles podem só clicar e acessar o material.

A vantagem das etiquetas é a versatilidade. Elas podem ser adicionadas às páginas do Confluence, aos blogs ou até mesmo aos anexos. Você pode inserir o que quiser nas etiquetas, utilizando a nomenclatura que achar melhor.

Por exemplo, suponha que você tenha documentação sobre como as campanhas de e-mail devem ser divertidas. Crie a etiqueta "e-mail" no Confluence. Mesmo que "e-mail" não seja exibido nas páginas ou nomes de arquivos específicos, o marcador vai destacar esse termo sempre que alguém que pesquisar por "e-mail" quiser fazer referência às práticas de marketing que você utiliza.

Essas etiquetas não servem apenas para páginas. Elas também podem ser aplicadas a espaços. Quanto mais a equipe crescer, mais importante vai ser estabelecer categorias de espaço que façam sentido para os grupos internos — e as etiquetas vão ajudar você a gerenciar tudo com uma pesquisa rápida.

A pesquisa baseada em IA agora também é nativa no Confluence. Encontre as informações de que você precisa sem o frustrante trabalho manual de filtrar as informações contextuais. Você ganha liberdade para se concentrar no trabalho, sem precisar fazer ou responder perguntas sobre a documentação.

Mantenha as páginas organizadas em uma hierarquia estruturada

Falando sério: a razão da maioria das bases de conhecimento centralizadas começar a sair dos trilhos é porque elas são difíceis de navegar. Se todas as informações estiverem lá, você sempre vai poder confiar nelas. Mas um artigo da base de conhecimento não é útil se demorar muito para ser encontrado. Ou, pior ainda, um membro da equipe encontrar o artigo errado, causando imprecisões nos projetos. Agora, quando eles tentam colocar as estratégias de marketing em prática, eles podem trabalhar com notas incorretas.

Em vez disso, organize as páginas da base de conhecimento dentro da hierarquia estruturada do Confluence. 

A chave: o Confluence usa uma abordagem dinâmica para a organização da base de conhecimento. Por exemplo, um único espaço pode fazer parte de uma categoria do departamento de marketing. Mas você também pode vincular esse mesmo documento à hierarquia exclusiva de uma campanha específica. Os documentos essenciais de marca vão funcionar como interseções: várias equipes trabalhando em projetos diferentes podem se deparar com eles, enquanto o tráfego continua fluindo sem problemas.

Dessa forma, você não precisa estruturar o conteúdo apenas para acatar as noções de estrutura preconcebidas do software. Você pode escolher a estrutura que quiser. As páginas específicas do Confluence para campanhas exclusivas — por exemplo, campanhas publicitárias distintas entre mídias sociais e divulgação por e-mail — podem fazer referência aos mesmos documentos. Se tudo estiver vinculado da maneira certa, vai conseguir fazer uma mudança na estratégia geral de marca, que vai ser vista por todas as equipes. Esse é o poder da organização hierárquica dinâmica.

Restrinja o acesso apenas a pessoas relevantes

Talvez você tenha lido a seção acima e pensado: "Hmm. Uma interação? Parece que muitas pessoas vão ter algo a dizer…" E talvez você não queira isso. Você pode usar o Confluence para controlar o acesso com permissões específicas para diferentes páginas e espaços. Simplificando, os documentos mais importantes permanecem sob o controle das pessoas certas. 

Essas permissões podem variar dependendo das regras que você quer definir. Precisa definir permissões globais para determinar o acesso em todo o site para usuários específicos? Você pode. Quer criar permissões específicas para cada espaço para que os executivos da equipe tenham todos os acessos necessários? Também pode. Você pode até mesmo reduzir as restrições de páginas individuais para garantir que as mensagens permaneçam como precisam.

As páginas do Confluence vão estar abertas para visualização ou edição por padrão, mas você pode restringir essas regras para usuários ou grupos específicos. Dessa forma, você tem a certeza de que, mesmo que esteja trabalhando no rascunho de uma página no Confluence, ela vai ser mostrada apenas para as pessoas que precisam ver essa página.

Integre com soluções de gestão de projetos

Se a base de conhecimento não se conecta a outras ferramentas, ela é centralizada ou isolada?

Ao integrar o Confluence com as outras ferramentas que a equipe mais usa, você mantém a base de conhecimento responsiva às crescentes necessidades da equipe. O Confluence oferece o conteúdo e o contexto para que você tenha tudo de que precisa para concluir um projeto do seu jeito.

Aqui estão dois exemplos de integrações poderosas do Confluence.

Com o Trello e o Confluence juntos, você pode colar links do Trello no Confluence com funções de pré-visualização/edição, permitindo que você edite tarefas do Trello direto no Confluence. Ou incorpore quadros do Trello interativos na página do Confluence, garantindo que a equipe possa usar toda a variedade de funções do Trello em uma base de conhecimento do Confluence.

Ao integrar o Confluence como Jira, você vai poder rastrear itens do Jira direto no Confluence. Mantenha a equipe ciente dos possíveis desafios direto da base de conhecimento. Ter tarefas do Jira em uma página do Confluence também pode permitir configurações simples para futuros cronogramas de projetos. Essa integração também pode ser usada para estimar datas de lançamento e manter a equipe no caminho certo.

Crie uma base de conhecimento centralizada e viva

Não é que você não tenha um plano de marketing sólido. Às vezes, um marketing bem-feito se resume a deixar toda a empresa em sintonia, falando com a mesma voz. Você quer ser mais do que uma conversa. Para diferenciar as mensagens e o marketing da marca, você deve ser mais parecido com um estádio cheio de pessoas torcendo ao mesmo tempo.

Mas você não vai conseguir sem comunicação interna, que começa com uma base de conhecimento centralizada para todos as informações de marketing e da marca. Quais mensagens de marca estão funcionando? O que precisa ser atualizado? Crie uma base de conhecimento centralizada com o Confluence e você vai poder manter a equipe na mesma página e falando a mesma língua.