Revolucione o gerenciamento de conteúdo com os bancos de dados do Confluence
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É um problema comum para equipes de conteúdo: duas versões do mesmo documento criadas em lugares diferentes. Uma fica em um drive compartilhado, a outra no Confluence. Nenhuma das duas é a mais atual. Os prazos se aproximam, as revisões travam e o arquivo certo fica perdido em uma conversa que ninguém encontra.
Sem um sistema claro para organizar e gerenciar conteúdo, a produtividade é prejudicada e as equipes perdem a sincronia.
Os bancos de dados do Confluence oferecem um hub único e estruturado para gerenciar o trabalho, compartilhar atualizações e manter tudo conectado. Este artigo mostra como eles podem ajudar a centralizar o conteúdo e fazer os projetos avançarem.
O que são bancos de dados do Confluence?
Um banco de dados do Confluence é uma tabela estruturada que armazena e vincula informações. Cada coluna usa um campo específico, como marcador, usuário ou data, para manter as informações consistentes e gerenciáveis.
Cada linha do banco de dados pode ser usada para representar uma página do Confluence e seus metadados, centralizando o conteúdo e reduzindo a necessidade de vasculhar pastas ou mudar de aba. Por exemplo, ao criar um blog, uma equipe pode adicionar uma nova entrada de banco de dados para designar um redator, definir um prazo para o rascunho e vincular a página do rascunho. À medida que o post passa pelas etapas de revisão, a equipe atualiza o campo de status da página para refletir o progresso, mantendo todos alinhados.
Para equipes de conteúdo que lidam com vários projetos, os bancos de dados fornecem uma fonte única de informações confiável, fácil de atualizar e de compartilhar.
Reúna todo o seu conteúdo em um só lugar
Comece a criar seu repositório de conteúdo importando dados em massa. Se você já usa o Jira ou o Confluence, conecte-se a essas ferramentas logo para acessar páginas ou itens. Ou faça o upload de um arquivo CSV se você estiver começando a partir de uma planilha.
Os bancos de dados permitem que os usuários reúnam seu trabalho em um local centralizado onde eles já trabalham, em vez de monitorar o trabalho em ferramentas separadas. Por exemplo, um gerente de conteúdo que lança uma campanha em seu espaço do Confluence pode importar itens do Jira que rastreiam resumos, recursos criativos e prazos. Após a importação, é possível organizar as entradas usando campos como proprietário e data de publicação, facilitando a atribuição de tarefas e o monitoramento do progresso em um só lugar.
Você também pode fazer a construção manual do banco de dados. Use o campo Link da página para pesquisar e conectar páginas existentes do Confluence. Então, use o campo de informações do link da página para extrair metadados como título, proprietário e data da última atualização dos links da página para digitalizar com facilidade as principais informações em um piscar de olhos. O líder de conteúdo pode vincular rascunhos de blog ativos e acompanhar as tarefas dos revisores, tudo em um só lugar.
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Crie sistemas reproduzíveis
Economize tempo e melhore a consistência transformando seu banco de dados em um template reutilizável. Após definir uma estrutura que funcione, como campos ou visualizações preferenciais, ela pode ser o ponto de partida para futuras campanhas ou ciclos de publicação.
Organize o conteúdo com clareza e consistência
Uma estrutura sólida mantém o conteúdo gerenciável. Bancos de dados do Confluence usam tipos de campo definidos para ajudar a equipe a trabalhar com consistência em todos os projetos.
Cada coluna no banco de dados pode ser configurada para um tipo específico: texto, imagens, datas, marcadores, usuários e muito mais. Para padronizar as entradas e aumentar a clareza, use:
- Marcadores para agrupar o conteúdo por tópico, público ou região
- Status da página para rastrear o status do conteúdo
- Campos de data para publicar cronogramas
- Campos de usuário para atribuir propriedade
Essa estrutura mantém as equipes alinhadas e reduz as idas e vindas. Em vez de enviar mensagens para colegas de equipe pedindo atualizações, todos podem conferir o banco de dados para ver como o trabalho está indo.
Exemplo: uma equipe de marketing que gerencia newsletters em cinco regiões pode usar marcadores de idioma e atribuir revisores locais por meio de campos de usuário ou criar visualizações com base em idiomas usando filtros nos marcadores.
Facilite a busca por conteúdos e esteja sempre atualizado
Depois que o banco de dados estiver configurado, ficar por dentro das mudanças é fácil.
Use filtros para restringir sua visualização por status, proprietário ou tipo de conteúdo. Por exemplo, um gerente de conteúdo pode filtrar as entradas por “Em revisão” para preparar um check-in semanal com a equipe e, então, classificar por data de publicação para priorizar o que deve ser entregue em breve. Precisa de algo específico? Use o ícone de pesquisa nos bancos de dados para encontrar uma entrada com rapidez!
Quando você precisar fazer atualizações em metadados essenciais, não vai ser necessário abrir todas as páginas. Faça alterações no banco de dados e veja a sincronização acontecer ao vivo para campos de status de página e campos de rótulo de página.
Personalize a forma como sua equipe visualiza o conteúdo
Projetos diferentes exigem formas diferentes de visualizar o trabalho. Os layouts de banco de dados do Confluence oferecem opções flexíveis que ajudam cada equipe a focar nas informações mais importantes.
Use o layout de tabela para digitalizar grandes conjuntos de entradas e rastrear os principais metadados, como departamento e status.
O layout de cartão funciona bem para destacar trabalhos visuais ou revisar um conjunto de recursos criativos.
E para equipes que gerenciam conteúdo por estágio, o layout de quadro permite que você arraste entradas entre colunas como “A fazer”, “Fazendo”, “Em revisão” e “Feito” para refletir a situação do trabalho.
Esses layouts dão às equipes a liberdade de trabalhar como quiserem. Um gerente de conteúdo pode confiar na visualização em formato tabela para planejar prazos futuros, enquanto uma equipe criativa pode preferir a visualização de cartões para analisar as tarefas atribuídas. Para fluxos de trabalho de campanhas, a visualização quadro ajuda a monitorar o progresso semana a semana sem trocar de ferramentas.
As visualizações podem ser incorporadas às páginas do Confluence e elas vão continuar sincronizadas. As atualizações, como mudanças de status ou prazo, são refletidas onde quer que a visualização esteja incorporada. Sem a necessidade de recriar relatórios ou duplicar dados para equipes diferentes.
Como equipes de conteúdo usam os bancos de dados do Confluence
Os gerentes de conteúdo usam bancos de dados para acompanhar resumos de campanha do início ao fim. Os escritores monitoram as tarefas e o status de edição em um piscar de olhos. Os líderes regionais organizam newsletters por idioma e público e criam visualizações salvas personalizadas para cada região ou público. Não importa como você trabalha, os bancos de dados oferecem à equipe um espaço para manter o alinhamento e o controle.
Conecte o conteúdo ao contexto com links inteligentes
A maioria dos conteúdos não fica isolada. Os bancos de dados do Confluence permitem que você incorpore e pré-visualize arquivos externos, facilitando a consulta de tarefas e recursos de toda a estrutura de ferramentas.
Use links inteligentes para adicionar pré-visualizações ao vivo de conteúdo das ferramentas da Atlassian ou de plataformas de terceiros, como Google Drive ou Figma. Basta colar um link em um campo de Link inteligente para que ele seja incorporado durante a configuração.
Por exemplo, durante uma atualização do site, uma equipe de conteúdo pode vincular cada entrada do blog ao ticket do Jira e à maquete do Figma correspondentes. Os editores podem ver as atualizações visuais e de conteúdo em um só lugar, e os revisores podem acessar os arquivos finais sem precisar procurar muito.
Esse tipo de conexão reduz atrasos e falhas de comunicação. Todo mundo vê o status, os arquivos e os comentários mais recentes no local onde já estão trabalhando.
Uma maneira mais simples de gerenciar conteúdo em grande escala
Os bancos de dados do Confluence oferecem às equipes de conteúdo uma forma estruturada e flexível de gerenciar o trabalho em um espaço conectado. Acompanhe a propriedade, atualize os status e gerencie prazos, tudo sem ficar alternando entre páginas ou ferramentas.
Seja para coordenar uma campanha ou manter uma biblioteca de conteúdo global, os bancos de dados mantêm o conteúdo em movimento e as equipes alinhadas.
Crie o seu primeiro hub de conteúdo pronto para campanhas no Confluence hoje mesmo.