Ein Leitfaden zum Thema Designsprints

Der Designsprint ist ein leistungsstarkes Framework, das in der Produktentwicklung verwendet wird, um Probleme schnell und präzise zu lösen. Dieses Framework ist ein strukturierter Prozess mit festen Zeitfenstern, der Arbeit, die sonst Monate dauern könnte, auf eine Woche komprimiert und so ein kompliziertes Problem mit erstaunlicher Effizienz in eine getestete Lösung verwandelt. Damit können Teams vorrangig Methoden nutzen, die ihnen schnellere Innovationen, weniger Risiken und die Entwicklung von Lösungen ermöglichen, die ganz genau auf die Kunden zugeschnitten sind. 

Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die Designsprint-Methodik und beschreibt die ideale Struktur eines Sprint-Teams sowie die einzelnen Phasen des Prozesses. Wir werden auch die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes beleuchten und die Best Practices und Tools vorstellen, die einen Sprint zum Erfolg führen.

Was ist ein Designsprint?

Ein Designsprint ist ein fünftägiger Prozess, bei dem wichtige geschäftliche Fragen durch Prototypenentwicklung und das Testen von Ideen mit Kunden beantwortet werden. Diese von Jake Knapp bei Google Ventures entwickelte und perfektionierte Methode kombiniert Geschäftsstrategie, Innovation, Verhaltensforschung und Designdenken in einem schrittweisen Framework. 

Der Grundgedanke besteht darin, einen realistischen Prototyp einer möglichen Lösung zu entwickeln und diesen mit echten Benutzern zu testen. So soll ein klares Feedback eingeholt werden, bevor erhebliche Zeit, finanzielle Mittel und Ressourcen in die Entwicklung investiert werden. Dadurch können Teams einen Blick in die Zukunft werfen und sehen, wie das fertige Produkt in der Praxis aussehen könnte.

Dieser Ansatz wird bei großen, risikoreichen Herausforderungen gewählt, da allein schon der Prozess eine erhebliche Investition darstellt. Dieses Framework eignet sich nicht für einfache, klar definierte Probleme, die mit deutlich weniger Aufwand gelöst werden können. Typische Anwendungsbereiche für einen Designsprint sind die Einführung eines neuen Produkts, das Hinzufügen eines wichtigen Features oder die Optimierung einer Marketingkampagne.

Wie lange dauert ein Designsprint?

Ein traditioneller Designsprint-Prozess dauert fünf Tage, in denen das Team komplett in das Problem eintaucht, ohne durch das Tagesgeschäft abgelenkt zu werden. Idealerweise sollten diese fünf Tage zwischen Montag und Freitag einer einzigen Woche liegen, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Aus terminlichen Gründen kann es jedoch erforderlich sein, den Prozess auf zwei verschiedene Wochen aufzuteilen. Das Konzept besteht darin, eine intensive Konzentration zu erreichen, die eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht. Herkömmliche Projektzyklen werden hingegen häufig durch endlose Diskussionen ausgebremst, die den Fortschritt behindern können. Die knappe Zeit fördert die Bereitschaft zum Handeln und stellt sicher, dass das Team sofort konkretes Feedback zu jeder Idee gibt.

Wer sollte in das Designsprint-Team aufgenommen werden?

Ein erfolgreicher Sprint hängt von einem facettenreichen, funktionsübergreifenden Team ab. Die Zusammenführung unterschiedlicher Blickwinkel erhöht die Wahrscheinlichkeit, innovative und nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Die genaue Zusammensetzung kann variieren, doch ein gut aufgestelltes Team umfasst in der Regel mehrere Schlüsselrollen:

• Der Moderator: Dies ist eine neutrale Person, die den Prozess leitet, die Zeit im Auge behält und sicherstellt, dass alle die strukturierten Aufgaben erledigen. Diese Person bringt selbst keine Ideen ein, sondern leitet die Gespräche und Aktivitäten.

• Der Entscheider: Das ist die Person mit der Befugnis, die endgültige Entscheidung zu treffen, z. B. ein CEO, Produktmanager oder Abteilungsleiter. Die Entscheidung dieser Person bestätigt, dass die Schlussfolgerungen des Sprints hinsichtlich der für die Umsetzung erforderlichen finanziellen Mittel, Mitarbeiter und Zeit die notwendige Zustimmung bzw. Rechtfertigung finden.

• Designer: Die Person, die für die Gestaltung des Produkts verantwortlich ist. Sie ist stark in die Phase der Prototypenentwicklung involviert.

• Produktmanager: Sie bieten Einblicke in geschäftliche Ziele, die Bedürfnisse der Benutzer und die allgemeine Produktvision.

• Engineer/Entwickler: Diese Person bietet eine technische Einschätzung zur Realisierbarkeit der besprochenen Lösungen.

• Fachexperten: Dies können Marketing-Leads, Kundensupportmitarbeiter, Datenanalysten oder alle Personen mit fundierten Kenntnissen sein, die für die jeweilige Aufgabenstellung relevant sind. Sie sind in der anfänglichen „Verständnisphase“ von entscheidender Bedeutung, um den Kontext zu vermitteln.

Diese Mischung aus Fachwissen stellt sicher, dass die Lösungen nicht nur kreativ, sondern auch aus geschäftlicher, technischer und benutzerorientierter Sicht realisierbar sind. Dieses Maß an Projektzusammenarbeit von Anfang an stellt eine wesentliche Stärke des Prozesses dar.

Die 5 Phasen eines Designsprints

Der fünftägige Sprint ist mit einem bestimmten Ziel für jeden Tag strukturiert. Dieser schrittweise Prozess gewährleistet, dass das Team eine solide Grundlage schafft, bevor es sich mit Lösungen befasst, und dass der endgültige Prototyp auf einem tiefen Verständnis des Problems basiert.

Tag 1: Verständnis

Am ersten Tag geht es darum, ein gemeinsames Verständnis des Problems zu entwickeln und einen klaren Schwerpunkt für die Woche festzulegen. Das Team beginnt mit der Definition eines langfristigen Ziels und erarbeitet anschließend die Herausforderungen. Dazu gehört die Erstellung eines visuellen Diagramms der Kundenerfahrung, ein Prozess, der als Journey Mapping bezeichnet wird. 

Das Team führt außerdem Expertengespräche mit wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern, um möglichst viele Informationen zu sammeln. Am Ende des Tages wählt der Entscheider ein bestimmtes Ziel aus – einen einzelnen, überschaubaren Teil des Problems, der die größte Chance darstellt und im Mittelpunkt des restlichen Sprints stehen wird.

Tag 2: Entwurf

Mit einem klaren Ziel ist der zweite Tag der Generierung von Lösungen gewidmet. Anstelle einer möglicherweise chaotischen Brainstorming-Sitzung in der Gruppe wird beim Designsprint ein strukturierter, individueller Entwurfsprozess verwendet. Jedes Teammitglied arbeitet eigenständig daran, eine eigene detaillierte und fundierte Lösung für das Problem zu entwickeln. Diese Methode fördert tiefgreifendes, kritisches Denken und ermöglicht es introvertierten Teammitgliedern, ebenso effektiv wie ihre extrovertierten Kollegen mitzuwirken. 

Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung konkreter Ideen, nicht auf künstlerischen Fertigkeiten. Die Aktivitäten des Tages reichen von der Überprüfung bestehender Ideen bis hin zu einem vierstufigen Entwurfsprozess, in dem jeder Einzelne sein favorisiertes, gut durchdachtes Konzept ermittelt. Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende vier Stufen: stille Überprüfung der Notizen von Tag 1, Notieren individueller Ideen, Modellieren von acht Varianten einer Idee ("Crazy 8s") und Erstellung eines dreiteiligen Storyboards mit dem besten Konzept.

Tag 3: Entscheidung

An Tag 3 geht das Team von der Ideenfindung zur Entscheidungsfindung über. Alle Entwürfe des Vortages werden an einer Wand präsentiert, und das Team bewertet sie in stiller Kritik. Dabei werden die interessanten Aspekte jeder Lösung mittels einer Abstimmung mit Punkten identifiziert. 

Nach einer strukturierten, zeitlich begrenzten Diskussion führt das Team eine Reihe von Übungen durch, um die überzeugendsten Konzepte auszuwählen. Letztendlich bestimmt der Entscheider, welche Lösung oder welche Kombination von Ideen aus mehreren Lösungen als Prototyp umgesetzt wird. Am Nachmittag erstellt das Team ein Storyboard, das als Schritt-für-Schritt-Plan für den Prototyp am Donnerstag dienen wird. Dieses Storyboard verbindet die ausgewählten Szenen zu einer zusammenhängenden Erzählung.

Tag 4: Prototyp

Tag 4 ist für das Erstellen des Prototyps vorgesehen. Das Team erstellt einen realistischen Prototyp, der auf dem Storyboard vom Vortag basiert. Hier lautet die Devise "Durch Schein zum Sein". Der Prototyp muss kein perfekt programmiertes, voll funktionsfähiges Produkt sein. Er muss nur realistisch genug sein, um das endgültige Benutzererlebnis zu simulieren. 

Es handelt sich dabei häufig um eine hochpräzise Fassade, die mit UI/UX-Designtools wie Figma, Keynote oder InVision erstellt wurde. Durch die Konzentration auf die Erstellung einer realistischen Oberflächenschicht kann das Team innerhalb eines Tages ein leistungsstarkes Testtool entwickeln. Dieses Rapid Prototyping ist ein Eckpfeiler der Whiteboard-Strategie, die hier zum Leben erweckt wird.

Tag 5: Test

Am letzten Tag testet das Team den Prototyp, indem es fünf reale Zielkunden in Einzelgesprächen bei der Interaktion mit dem Prototyp beobachtet. Ein Moderator führt den Befragten durch den Prototyp, während der Rest des Sprint-Teams in einem separaten Raum über eine Live-Videoübertragung zusieht und sich ausführliche Notizen macht. Dieses direkte Feedback ist von unschätzbarem Wert. 

Am Ende des Tages wird das Team genau wissen, was funktioniert und was nicht, und über umsetzbare Erkenntnisse verfügen, die als Grundlage für die nächsten Schritte dienen können. Diese validierten Erkenntnisse sind das Endergebnis des Sprints.

Warum Teams Designsprints verwenden sollten, um Probleme zu lösen

Designsprints sind nicht nur ein schneller Prozess, sondern bieten auch grundlegende Vorteile gegenüber herkömmlichen Produktentwicklungszyklen. Sie reduzieren das Risiko eines Scheiterns erheblich, indem sie sicherstellen, dass das Feedback der Benutzer eingeholt wird, bevor größere technische Anstrengungen unternommen werden. Dies spart eine beträchtliche Menge an Zeit und Finanzmitteln, die andernfalls möglicherweise für die Entwicklung eines Produkts aufgewendet worden wären, das nicht den Anforderungen entspricht.

Das Sprintformat fördert auch die Teamausrichtung. Indem man ein funktionsübergreifendes Team für eine Woche zusammenbringt, werden Silos aufgebrochen und sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Der strukturierte Prozess sorgt für Klarheit und Dynamik, beschleunigt die Entscheidungsfindung und durchdringt die Organisationspolitik. Es ist ein leistungsstarkes Tool für die strategische Planung, da ein Team damit schnell von abstrakten Ideen zu konkreten, validierten Konzepten übergehen kann.

Vor- und Nachteile eines Designsprints

Der Designsprint ist zwar ein sehr effektives Tool, aber man muss seine Stärken und Schwächen kennen, um zu wissen, wann er effektiv eingesetzt werden kann. Er ist keine Einheitslösung, sondern ein spezialisierter Prozess, der auf bestimmte Arten von Herausforderungen zugeschnitten ist.

Vorteile

• Geschwindigkeit und Effizienz: Die Methode packt monatelange potenzielle Arbeit in eine einzige Woche und reduziert so die Markteinführungszeit drastisch.

• Benutzerorientiert: Indem die Woche mit Benutzertests beendet wird, basiert die endgültige Lösung auf echten Kundenbedürfnissen und Feedback.

• Teamausrichtung und Zusammenarbeit: Ein Designsprint, der ein funktionsübergreifendes Team um ein gemeinsames Ziel zusammenführt, verbessert die Kommunikation und die Akzeptanz durch die Stakeholder.

• Fördert Innovation: Die strukturierten Übungen fördern kreatives Denken und können zu bahnbrechenden Lösungen führen, die in normalen Arbeitsumgebungen möglicherweise nicht entstehen.

• Reduziert das Risiko: Ideen werden mit einem Prototyp mit geringem Investitionsaufwand validiert, bevor man sich zu teuren Entwicklungszyklen verpflichtet.

Nachteile

• Ressourcenintensiv: Erfordert den vollständigen Einsatz eines vielfältigen Team für eine ganze Woche, was eine erhebliche Investition sein und andere Arbeit stören kann.

• Nicht für jedes Problem: Ein Designsprint eignet sich am besten für komplexe Herausforderungen, bei denen viel auf dem Spiel steht. Er kann bei kleinen, klar definierten Problemen überdimensioniert sein und für extrem breite, vage Unternehmensstrategien nicht ausreichen.

• Erfordert starke Führung: Der Erfolg eines Sprints hängt stark von einem erfahrenen Moderator ab, der die Zeit einteilen, das Team leiten und neutral bleiben kann.

• Logistische Herausforderungen: Die Organisation eines Sprints erfordert eine sorgfältige Planung, von der Einplanung der Teilnehmer bis zur Sicherung des richtigen physischen Raumes oder der Einrichtung von Tools wie Online-Whiteboards für die Remote-Zusammenarbeit.

Best Practices für einen erfolgreichen Designsprint

Um den Wert eines Designsprints zu maximieren, sind Vorbereitung und Durchführung entscheidend. Diese Best Practices solltest du beachten:

1. Die richtige Herausforderung wählen: Eine geringfügige Optimierung braucht keinen Sprint. Wähle ein Problem aus, das bedeutsam und komplex ist und das eine Woche lang die volle Aufmerksamkeit deines Teams verdient.

2. Die richtigen Leute in den Raum holen: Ein vielfältiges, kompetentes Team ist die wichtigste Zutat. Stelle sicher, dass der Zuständige sich verpflichtet, die ganze Woche über teilzunehmen.

3. Vertraue dem Prozess: Der Designsprint-Zeitplan ist nicht ohne Grund intensiv und stark strukturiert. Widerstehe der Versuchung, Schritte zu überspringen oder von den zeitlich festgelegten Aktivitäten abzuweichen. Jede Übung baut auf der letzten auf.

4. Vorbereitung ist alles: Bevor der Sprint beginnt, sollte sich der Moderator um die gesamte Logistik kümmern, von der Buchung eines speziellen Raums mit viel Wandfläche und Whiteboards bis hin zum Sammeln von Materialien wie Notizzetteln, Markern und Punktaufklebern. Für Remote-Sprints bedeutet das, die Tools für die digitale Zusammenarbeit einzurichten und sicherzustellen, dass sich jeder damit wohlfühlt.

5. Greifbare Ergebnisse: Der Sprint ist darauf ausgelegt, greifbare Ergebnisse zu erzielen. Konzentriere dich darauf, in jeder Phase etwas Konkretes zu erstellen, wie Karten, Skizzen, Storyboards und einen Prototyp.

Den Designsprint mit Confluence optimieren

Bei einem Designsprint entsteht in sehr kurzer Zeit eine riesige Menge an Informationen – Recherchen, Skizzen, Entscheidungen und Testfeedback. Für den Erfolg und die Aufrechterhaltung der Dynamik nach dem Ende des Sprint ist es entscheidend, diese Informationen zu organisieren und zugänglich zu machen. Hier ist ein zentraler Knotenpunkt für die Dokumentation und die Zusammenarbeit, wie Confluence, von unschätzbarem Wert.

Mit Confluence kannst du dich auf den Sprint vorbereiten, indem du die Herausforderung und die Ziele umreißt. Während der Woche kannst du mit Confluence Notizen, Fotos von Whiteboards und wichtige Entscheidungen festhalten. Das hält alle auf dem Laufenden, auch die Stakeholder, die vielleicht nicht jeden Tag im Raum sind.

Um das noch einfacher zu machen, bietet Confluence eine Designsprint-Vorlage, die dein Team durch die fünf Phasen des Designsprins führt. Du kannst sogar eine sechste Phase hinzufügen, "Definieren", um die Phase "Verstehen" zu erweitern. Die Vorlage ist ein lebendiges Dokument, das deinen Sprintplan und seine Ergebnisse verfolgt und alle wertvollen Einblicke erfasst, sobald sie entstehen.