Risikomatrix: Erläuterung und Erstellung [Definition und Vorlage]

Eine Risikobewertungsmatrix wird in Form eines Diagramms mit zwei Hauptachsen dargestellt: Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Die Wahrscheinlichkeit gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Risiko eintritt, während die Auswirkung die möglichen Folgen eines solchen Risikoeintritts darstellt. Beide Achsen werden normalerweise anhand von Kategorien wie "gering", "mittel" und "hoch", numerischen Werten oder Farben skaliert. Diese Skalen stellen den Schweregrad des Risikos in jeder Kategorie dar und sind damit eine Schlüsselkomponente der Matrixstruktur.

Organisationen verwenden diese Tools zur Risikominderung , um Risiken zu priorisieren, indem sie sie auf der Grundlage ihrer eingeschätzten Wahrscheinlichkeit und Auswirkung im Diagramm darstellen. Risiken im Quadranten mit hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung werden als kritisch eingestuft und erfordern sofortige Aufmerksamkeit und Ressourcenzuweisung. Risiken im Quadranten mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung können hingegen hingenommen oder einfach im Auge behalten werden. Diese visuelle Darstellung verdeutlicht den Schweregrad eines Risikos und ermöglicht es Organisationen, sich während der Projektausführung auf die wichtigsten Bedrohungen zu konzentrieren.

Organisationen verwenden die Matrix, um geeignete Reaktionsstrategien zu entwickeln. Wenn Teams die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der einzelnen Risiken verstehen, können sie die effektivste Vorgehensweise mit einheitlichen Aktionsplänen wie den folgenden festlegen:

• Minderung: Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung des Risikos zu verringern.
• Übertragung: Das Risiko auf eine externe Partei übertragen, z. B. im Rahmen einer Versicherung.
• Akzeptanz: Das Risiko als solches hinnehmen und keine weiteren Maßnahmen ergreifen.
• Vermeidung: Das Risiko durch Änderung von Plänen oder Prozessen umgehen.

Dieser strukturierte Ansatz für das allgemeine Risikomanagement oder das Projektrisikomanagement verbessert die Entscheidungsfindung und die Widerstandsfähigkeit der Organisation.

Risikomatrizen stellen den strukturiertesten Ansatz für das Risikomanagement dar und bieten Unternehmen mehrere Vorteile, darunter:

• Verbesserte Entscheidungsfindung: Eine Risikomatrix bietet eine klare visuelle Darstellung potenzieller Risiken und ihrer Schwere und ermöglicht so eine fundierte und strategische Ressourcenzuweisung. Teams können kritische Risiken schnell erkennen und ihre Bemühungen entsprechend priorisieren.
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Matrix bietet Teams und Abteilungen einen einheitlichen Rahmen und eine gemeinsame Grundlage für die Besprechung der Risiken und sorgt so für eine bessere Projektzusammenarbeit. Dieses einheitliche Verständnis fördert eine bessere Teamarbeit und die Entwicklung effektiverer Risikomanagementstrategien unter Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit.
• Ermöglichte Risikominderung: Wenn Teams die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der einzelnen Risiken verstehen, können sie gezielte Strategien zur Risikominderung entwickeln und umsetzen. Dieser proaktive Ansatz minimiert potenzielle Störungen und verbessert die allgemeine Widerstandsfähigkeit der Organisation.

Mit einer Risikomatrix können Organisationen Risiken proaktiv managen und so bessere Ergebnisse und mehr Stabilität gewährleisten.

Um zu veranschaulichen, wie eine Risikomatrix in der Praxis funktioniert, kommt hier ein Beispiel für ein hypothetisches Softwareentwicklungsprojekt:

Der Projektmanager hat mehrere potenzielle Risiken identifiziert, darunter:

• Verspätete Lieferung einer kritischen Komponente
• Unerwartete technische Herausforderungen
• Ausfall eines wichtigen Teammitglieds
• Änderungen der Kundenanforderungen

Anhand einer Risikomatrix-Vorlage bewertet der Projektmanager die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes Risikos. So könnte beispielsweise das Risiko einer "verspäteten Lieferung" als "mittlere" Wahrscheinlichkeit und "hohe" Auswirkung eingestuft und rot gekennzeichnet werden, um die Dringlichkeit zu signalisieren. Das Risiko "Ausfall eines wichtigen Teammitglieds" könnte als "geringe" Wahrscheinlichkeit und "mittlere" Auswirkung eingestuft werden. Eine gelbe Markierung weist dabei auf eine geringere Dringlichkeit der Auswirkungen hin.

Diese Risiken und die damit verbundenen Skalen werden dann in der Matrix dargestellt, sodass der Projektmanager den relativen Schweregrad der einzelnen Risiken visualisieren kann. Das hilft dabei, Risiken zu priorisieren und Ressourcen effektiv zuzuweisen. In diesem Fall kann sich der Projektmanager auf die Entwicklung eines Notfallplans für das Risiko "Verspätete Lieferung einer kritischen Komponente" konzentrieren, während er das Risiko "Ausfall eines wichtigen Teammitglieds" im Auge behält.

In diesem Beispiel wird der Wert von Risikomatrizen durch ihre Fähigkeit unterstrichen, einen strukturierten und umsetzbaren Ansatz zur Minderung potenzieller Risiken zu bieten.

Um die Wirksamkeit deiner Risikomatrix zu maximieren und sicherzustellen, dass sie ein wertvolles Instrument für das Risikomanagement bleibt, solltest du die folgenden Best Practices befolgen:

• Regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Risikomatrizen sind dynamische Dokumente. Plane regelmäßige Überprüfungen ein, um veränderte Umstände, neue Informationen und abgeschlossene Maßnahmen zur Risikominderung zu berücksichtigen. Die Matrix sollte stets up to date sein, andernfalls läuft man Gefahr, Risiken zu übersehen oder nicht richtig darauf zu reagieren.
• Unterschiedliche Stakeholder einbinden: Beziehe Teammitglieder, Projektmanager und andere relevante Stakeholder in den Prozess der Risikoidentifizierung und -bewertung ein. Das gewährleistet einen umfassenden Überblick über potenzielle Risiken und fördert die Akzeptanz von Strategien zur Risikominderung. Sich auf eine eingeschränkte Perspektive zu verlassen, könnte dazu führen, dass kritische Risiken übersehen werden.
• Konsistente und klare Skalen verwenden: Verwende klare und konsistente Skalen zur Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Auf diese Weise werden Risiken einheitlich bewertet und es können aussagekräftige Vergleiche angestellt werden. Vermeide uneindeutige Skalen, die zu uneinheitlichen Bewertungen und Fehlinterpretationen führen können.
• Risiken mit starken Auswirkungen priorisieren: Richte dein Augenmerk darauf, Risiken mit starken Auswirkungen abzuschwächen, auch wenn deren Wahrscheinlichkeit gering ist. Diese Risiken können zu erheblichen Störungen führen und sollten priorisiert werden. Vermeide es, dich ausschließlich auf Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit zu konzentrieren. Damit könntest du deine Organisation schwerwiegenden, aber weniger wahrscheinlichen Risiken aussetzen.
• Annahmen und Begründungen dokumentieren: Dokumentiere alle Annahmen, die während des Risikobewertungsprozesses getroffen wurden, sowie die Gründe für die Risikoeinstufungen. Das stellt Transparenz und Rechenschaftspflicht sicher und erleichtert zukünftige Überprüfungen. Vermeide es, Annahmen undokumentiert zu lassen, da dies zu Verwirrung und Inkonsistenzen führen kann.
• Effektiv kommunizieren: Teile die Risikomatrix und die Strategien zur Risikominderung mit allen relevanten Stakeholdern. Durch effektive Kommunikation kannst du sicherstellen, dass alle über potenzielle Risiken informiert sind und ihre Rolle bei deren Bewältigung kennen. Vermeide es, die Matrix isoliert zu halten, denn dadurch wird eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und ein gemeinsames Verständnis verhindert.
• Vorlage zur Optimierung nutzen: Verwende eine zuverlässige Vorlage für die Risikobewertungsmatrix wie die von Confluence, um für Konsistenz und Vollständigkeit zu sorgen. Dadurch kannst du den Prozess der Erstellung und Pflege der Risikomatrix optimieren.