So macht strategische Planung deine größeren Ziele möglich

Wichtigste Vorteile

• Die strategische Planung ist der Prozess, bei dem die langfristige Ausrichtung eines Unternehmens definiert und Ressourcen zur Unterstützung einer übergeordneten Vision zugewiesen werden.

• Sie dient als Kompass für Geschäftsentscheidungen und stellt sicher, dass jedes Projekt zu den primären Zielen der Organisation beiträgt.

• Gemeinsame Planungssitzungen sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter die übergeordnete Strategie und seine Rolle darin versteht, und fördern dadurch die Abstimmung.

• Nimm dir jedes Quartal Zeit, um deinen Fortschritt zu überprüfen und deine Roadmap zu aktualisieren, damit sie neue Marktbedingungen widerspiegelt.

Finde deinen Fokus

Stell dir vor, du und dein Team stehen vor einem neuen Quartal, vielleicht sogar vor einem völlig neuen Jahr. Du würdest jetzt gern die Ärmel hochkrempeln und gemeinsam etwas Sinnvolles erreichen.

Zuerst musst du entscheiden, worauf du dich konzentrieren willst. Die Geschäftsleitung spielt eine entscheidende Rolle dabei, klare Prioritäten zu setzen und die Organisation zu langfristigen Zielen zu führen.

In der Theorie hört sich das nach einer spaßigen Angelegenheit an, aber es dauert nicht lange, bis die Dinge sich zum Schlechteren wenden. Jeder hat eine andere Vorstellung davon, was Priorität haben sollte, und es beginnen die Argumentationen, weshalb welche Initiative zuerst kommen sollte.

Die Diskussion über Prioritäten beansprucht so viel Zeit, dass das Team nur schwierig vorankommt. Die strategische Planung richtet deine Handlungen an der Mission der Organisation aus, sodass jede Initiative langfristige Ziele unterstützt. Sie bietet eine klare Richtschnur und ist anpassungsfähig, damit sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren können.

So etwas passiert, wenn dein Unternehmen keinen strategischen Plan hat.

Die strategische Planung ist für Organisationen unerlässlich, um mit komplexen Umgebungen umzugehen und die Gesamtleistung zu verbessern.

Was ist strategische Planung?

Bei der strategischen Planung legen Organisationen ihre Richtung fest, normalerweise durch die Führungskräfte der Unternehmen. Sie hilft dabei, die Strategie an den Unternehmenszielen auszurichten und dafür zu sorgen, dass die Bemühungen an der Vision und den langfristigen Zielen der Organisation ausgerichtet sind. Sie umfasst die Priorisierung und die Ressourcenzuteilung zur Unterstützung dieser Vision.

Die strategische Planung wird gern mit der Projektplanung verwechselt, die beiden sind aber sehr unterschiedlich. Die Projektplanung ist wichtig für einzelne Initiativen, die dein Team durchführt (um jedes Projekt vom Anfang bis zum Ende abzuwickeln).

Die strategische Planung ist breiter gefasst. Sie führt alle Aspekte einzelner Projekte zu einer zusammenhängenden Strategie zusammen, die das übergeordnete Ziel des Unternehmens unterstützt.

Falls dein strategischer Plan also ein Vision Statement umfasst und dieses besagt, dass dein Unternehmen "als vertrauenswürdigster Experte im Personalmanagement bekannt sein möchte", sollte sich jedes einzelne Projekt deines Unternehmens in irgendeiner Weise auf diese Vision beziehen. Die Vision definiert den gewünschten zukünftigen Stand der Organisation und dient während des gesamten Planungszyklus als Leitfaden.

Stelle dir die strategische Planung als einen Kompass für alle Entscheidungen vor, die das Unternehmen und seine Führungskräfte treffen. Sie gibt übergeordneten Kontext vor, damit du dich nicht in alltäglichen Details verlierst.

Die strategische Planung umfasst normalerweise mehrere Phasen, einschließlich des Bestimmens der aktuellen Position, der Strategieentwicklung und Leistungssteuerung.

Warum ist die strategische Planung den Zeitaufwand wert?

1. Bündele deine Anstrengungen (und reduziere den Stress)

Fühlst du dich bei Entscheidungen oft so, als würdest du Darts spielen? Das geht nicht nur dir so. Eine Umfrage von McKinsey ergab, dass nur 20 % der Befragten der Meinung sind, dass ihr Unternehmen sich bei der Entscheidungsfindung besonders hervortut.

Ein strategischer Plan wäre hier hilfreich. Zu wissen, wohin sich das Unternehmen entwickelt, unterstützt Führungskräfte beim Fällen besserer Entscheidungen. Die Führungsebene spielt eine entscheidende Rolle beim Festlegen und Kommunizieren der strategischen Ziele und sorgt dafür, dass Teams aufeinander abgestimmt sind und sich auf die Prioritäten des Unternehmens konzentrieren.

Die strategische Planung stellt auch sicher, dass Projekte ein klares, messbares Ergebnis liefern, anhand dessen du zeigen kannst, wie spezifische Projekte zum Gesamtplan beitragen. Key Performance Indicators (KPIs) helfen dabei, den Fortschritt nachzuverfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Das Definieren von SMART-Zielen (specific, measurable, achievable, relevant und time-bound) ist in der strategischen Planung für Klarheit und Verantwortlichkeit unerlässlich.

2. Verbessere deine Kommunikation

Stell dir nur die Missverständnisse und die Verwirrung vor, die folgendes Szenario hervorrufen könnte: Du hast Anweisungen gegeben, um einen Kollegen beim Abrufen der Quartalsabrechnungen zu helfen. Dieser dachte jedoch, du hättest erklärt, wie man die Schecknummern dieses Monats protokolliert. 

Dieses Missverständnis verschwendet wertvolle Arbeitszeit und Arbeitsaufwand. Leider passiert das am Arbeitsplatz öfter als man denkt. Mehr als 80 % der Mitarbeiter geben an, dass Missverständnisse bei der Arbeit sehr häufig, häufig oder gelegentlich auftreten. 

Die Botschaft wird klarer, wenn Mitarbeiter das große Ganze besser verstehen (nun ja, wenn sie sich nur deinen strategischen Plan einmal durchlesen würden). Dann haben sie bereits den nötigen Kontext und die Hintergrundinformationen, um Anweisungen besser nachvollziehen bzw. geben zu können und Projekte souverän auf den weiteren Weg zu bringen.

Wenn du weißt, in welche Richtung sich dein gesamtes Unternehmen entwickeln will, kannst du fundiertere Entscheidungen treffen, die dein Endziel unterstützen.

3. Fördere die Ausrichtung

Hier kommt eine beunruhigende Statistik: Bis zu 95 % der Mitarbeiter eines Unternehmens geben zu, dass sie sich der Strategie des Unternehmens nicht bewusst sind oder sie nicht verstehen. Das ist nicht ideal, oder?

Mitarbeiter schätzen es nicht, wenn man sie im Dunkeln tappen lässt oder wenn sie keine Ahnung haben, wie sich ihr Alltagsgeschäft auf das Wachstum des Unternehmens auswirkt. Mit einem strategischen Plan weiß jeder in deinem Team – von der Führungsriege bis zum Neuling –, worauf sie hinarbeiten. Wichtig ist, dass du deinen strategischen Plan dokumentierst und leicht zugänglich machst, damit jeder im Zweifelsfall darauf zurückgreifen kann. Die Unternehmenskultur spielt eine Schlüsselrolle bei dieser Ausrichtung und stärkt gemeinsame Werte und Verhaltensweisen. Alle Organisationsebenen müssen auch übergreifend ausgerichtet sein, damit strategische Ziele und KPIs von der Führungsebene bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Ein weiterer Vorteil der strategischen Planung: Sie basiert normalerweise auf Zusammenarbeit. Durch eine offene Diskussion stehen alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite. Wenn individuelle Anstrengungen klar mit strategischen Zielen verknüpft sind, bleiben die Teams eher ausgerichtet und motiviert. Das Engagement der Geschäftsführung bei der Kommunikation der strategischen Vision ist entscheidend dabei, den möglichen Widerstand gegenüber Veränderungen zu reduzieren.

So analysierst du das Geschäftsumfeld, in dem du arbeitest

Bevor du strategische Ziele festlegst, benötigst du einen klaren Überblick über dein Geschäftsumfeld. Dessen Analyse hilft dir beim Verständnis dafür, was in deiner Organisation funktioniert – und was sich außerhalb davon verändert –, damit dein Plan auf der Realität basiert.

Betrachte interne Faktoren wie Kernkompetenzen, Unternehmenskultur, Ressourcen und operative Fähigkeiten sowie externe Faktoren wie Markttrends, Mitbewerber, Vorschriften und neue Technologien. Eine einfache SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) kann dir dabei helfen, Zusammenhänge zu erkennen und herauszufinden, wo du investieren solltest, was du schützen musst und mit welchen Risiken du planen solltest.

Das ist nicht auf einmal erledigt. Überprüfe deine Umfeldanalyse regelmäßig (häufig vierteljährlich oder in sich schnell verändernden Branchen noch öfter), damit die Prioritäten abgestimmt bleiben und keine Entscheidungen auf Basis veralteter Annahmen getroffen werden. Setze auf eine Mischung aus quantitativen Daten (Wachstumsraten, Finanzmetriken) und qualitativen Einblicken (Kundenstimmung, kulturelle Veränderungen, Erwartungen der Stakeholder), um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten.

3 Wege zum Meistern deines Strategieplans

Wenn du bereits ein Experte für Projektplanung bist, wird es dich freuen zu hören, dass die strategische Planung viele Ähnlichkeiten aufweist – sie ist nur umfangreicher und stärker auf das Unternehmen ausgelegt. Strategische Planung basiert auf einem strategischen Rahmen und dem Einsatz von speziellen Tools für diese strategische Planung, wie SWOT-Analysen und Balanced Scorecards, um Unternehmen durch umfassende Analysen und effektive Entscheidungsfindung zu führen.

Ein erfolgreicher Strategieplan sollte eine Bewertung des aktuellen Zustands, eine SWOT-Analyse und eine klare Roadmap für die Implementierung umfassen.

Es gibt jedoch einige Aktivitäten, die nur bei der strategischen Planung eine Rolle spielen und dem Führungsteam bei der Zusammenstellung eines Plans helfen sollen, der deine Vision wirklich unterstützt. Ein typischer strategischer Plan umfasst auch ein Mission Statement, eine Vision, Grundwerte, langfristige Ziele und Aktionspläne.

1. SWOT-Analyse: Bewerte interne wie externe Faktoren

Eine SWOT-Analyse umfasst das Identifizieren der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken deines Unternehmens. Im Rahmen der strategischen Planung spielt eine Situationsanalyse eine Schlüsselrolle, indem sie sowohl interne als auch externe Faktoren einbezieht, die den Erfolg einer Organisation beeinflussen. Am einfachsten lassen sich diese verschiedenen Elemente in einer Zwei-mal-zwei-Matrix darstellen (hier findest du eine hilfreiche Vorlage!).

SWOT-Analyse

Führe die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken deines Produkts/Unternehmens in der obigen Tabelle auf.

Eine deiner Stärken könnte beispielsweise sein, dass du eine Technologie hast, die keiner deiner Mitbewerber verwendet. Zudem hast du die Chance, einen noch breiteren Markt zu erreichen. Eine deiner Schwächen ist jedoch, dass es dir an finanziellen Mitteln mangelt und eine Bedrohung besteht darin, dass immer mehr ähnliche Unternehmen auf den Markt drängen. Umgebungsanalysen, einschließlich der PEST-Analyse, sind entscheidend für das Verständnis des Betriebsumfelds und der externen Umgebung und helfen dir dabei, politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, ökologische und rechtliche Trends zu bewerten, die sich auf dein Unternehmen auswirken könnten.

Das sind alles wichtige Informationen, die du für die Zusammenstellung deines Plans brauchst. Nur so kannst du eine Strategie entwickeln, die jeden dieser Aspekte berücksichtigt. Das Verständnis des Wettbewerbsumfelds und das Erkennen von Stärken und Schwächen durch Situationsanalyse ist entscheidend für fundierte Strategieentscheidungen.

Eine SWOT-Analyse kann jederzeit durchgeführt werden. Sie dient nicht nur zur Erstellung deines strategischen Plans, sondern ist auch für neue Projekte, Funktionen und mehr geeignet. Denn sie ist ein flexibles Framework. 

Wer muss an einer SWOT-Analyse beteiligt sein? Das hängt davon ab, was du planst. Wenn du sie jedoch speziell für einen strategischen Plan verwendest, solltest du dein Führungsteam auf jeden Fall einbeziehen.

2. Aufnehmen, verwerfen, beibehalten

Aus Erfahrung wird man klug. Du kannst aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen eine Menge lernen. Die Datenanalyse kann wertvolle Einblicke für die strategische Planung liefern, indem sie Muster und Trends ermittelt, die zu besseren Entscheidungen beitragen.

"Aufnehmen, verwerfen, beibehalten" ist eine retrospektive Technik, bei der dein Unternehmen auf die jüngsten Erfahrungen zurückblicken und entscheiden wird, was in Zukunft geändert werden muss. Dazu rufst du dein Team zusammen, um ein Brainstorming über Aktivitäten der folgenden drei Kategorien durchzuführen:

• Aufnehmen: Aktivitäten, die noch nicht implementiert wurden, sich aber positiv auf das Unternehmen auswirken würden.

• Verwerfen: Aktivitäten, die du gerade ausführst, die aber negative Auswirkungen auf die Organisation haben.

• Beibehalten: Aktivitäten, die getestet wurden und erfolgreich waren, aber noch keine Routine geworden sind.

Gib allen Teilnehmern etwas Zeit, um für jede Art der Aktivität so viele Ideen wie möglich zu entwickeln. Sprecht anschließend im Team darüber, gruppiert ähnliche Ideen und entscheidet euch, welche am dringendsten sind.

Nutze eine kostenlose Vorlage für "Aufnehmen, verwerfen und beibehalten"

Dieses Framework bietet dir wertvolle Einblicke, die du für die Gestaltung deines strategischen Plans verwenden kannst. Das ist besser, als mit naivem Optimismus oder begrenzten Informationen darüber, wie alles bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt funktioniert hat, vorzugehen. Mithilfe des Frameworks "Aufnehmen, verwerfen und beibehalten" konzentrieren sich Organisationen auf Aktivitäten, die zum Erreichen gewünschter Ergebnisse beitragen, und sie sorgen damit dafür, dass die Bemühungen auf messbare Resultate ausgerichtet sind.

3. Aktualisiere deinen Plan und deine strategische Zielsetzung

Dein strategischer Plan ist eine Ressource, die dein Unternehmen während seiner gesamten Existenz leiten wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass er in Stein gemeißelt ist, sobald du ihn fertiggestellt hast. Dein Plan sollte sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln. 

Verliere ihn daher nach der Fertigstellung nicht aus den Augen. Nimm dir regelmäßig (idealerweise vierteljährlich) etwas Zeit, um deine Fortschritte bezüglich des Plans zu überprüfen und gegebenenfalls notwendige Änderungen und Aktualisierungen vorzunehmen. Wenn du den Plan auf dem aktuellen Stand hältst, bleibt er weiterhin eine hilfreiche Ressource und verkommt nicht zu einem veralteten und irrelevanten Dokument, das lediglich digitalen Staub ansetzt.

Wie unterstützt Software die Strategieausführung?

Denkst du darüber nach, ein statisches Dokument zu öffnen und die ersten Notizen für den strategischen Plan deines Unternehmens einzutragen? Nicht so hastig.

Wenn du eine kollaborative Dokumentensoftware verwendest, wird dies den gesamten Prozess der strategischen Planung erleichtern. Damit kannst du:

• Spezifische Roadmaps erstellen

• Personen Aufgaben zuweisen

• Informationen an einem Ort zusammentragen und nachverfolgen

• Andere Teammitglieder in den Prozess einbinden

• Nahtlos Aktualisierungen vornehmen

• Nutze Strategy Maps, um organisatorische Ziele und Initiativen visuell aufeinander abzustimmen

• Wende Balanced Scorecards an, um wichtige Organisationselemente zu messen und nachzuverfolgen

Projektpläne können strategische Pläne ebenfalls ergänzen, indem sie detaillierte Aktionsschritte für die Umsetzung enthalten.

Verzichte also auf unflexible Dokumente und lass dir bei der strategischen Planung von Technologie helfen. 

Stelle deinen strategischen Plan zusammen

Strategische Pläne reichen von einfach bis komplex. Einige sind nur eine Seite lang, während andere mehrseitige Dokumente umfassen. So kannst du ganz flexibel einen Plan zusammenzustellen, der auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Dein strategischer Plan sollte in erster Linie Folgendes enthalten:

• Kurzbeschreibung deines Unternehmens: Gibt einen kurzen Überblick über die Geschichte und Highlights deiner wichtigsten Produkte und/oder Services.

• Mission Statement: Beschreibt den Zweck, warum es dein Unternehmen gibt.

• Vision Statement: Beschreibt deine Vision für die Zukunft. Dabei geht es nicht darum, wo du jetzt gerade stehst, sondern wo du hinwillst.

• Grundlegende Werte: Die Leitprinzipien und Überzeugungen, die alle organisatorischen Entscheidungen und Verhaltensweisen beeinflussen.

• Aktionspläne: Spezifische, umsetzbare Initiativen mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten, Zeitplänen und Ressourcen für eine effektive Implementierung.

Der Rest deines strategischen Plans widmet sich (du hast es erraten) deiner Strategie. Um diese überschaubarer zu machen, empfehlen wir, sie in drei Bereiche zu unterteilen:

• Zielsetzungen: Das sind die großen, messbaren Ziele, die dein Unternehmen erreichen möchte. Das Definieren von SMART-Zielen (specific, measurable, achievable, relevant und time-bound) ist in der strategischen Planung unerlässlich.

• Strategien: Das sind die kleineren Schritte, die du zur Erreichung deiner Ziele unternehmen wirst. Bewerte strategische Optionen, um den besten Weg nach vorn zu bestimmen und dafür zu sorgen, dass Ressourcen zur Unterstützung von Initiativen mit hoher Wirkung zugewiesen werden.

• Taktiken: Dies sind die einzelnen Aufgaben, die unter die festzulegenden Strategien fallen.

Es ist auch wichtig, strategische Ziele und KPIs an Geschäftseinheiten und über alle Organisationsebenen hinweg zu übertragen, damit sie ausgerichtet sind und sich auf die Gesamtleistung auswirken.

Schauen wir uns hierzu ein Beispiel an. So könnte das in deinem strategischen Plan aussehen:

Ziel: Steigerung unseres Gesamtumsatzes bis Ende des ersten Quartals von 850.000 USD auf 1 Million USD.

Strategie: Erstellen einer E-Mail-Kampagne, um Benutzer der kostenlosen Testversion in kostenpflichtige Benutzer umzuwandeln.

• Taktik 1: Segmentieren unserer E-Mail-Liste in zahlende Abonnenten und Benutzer kostenloser Versionen.

• Taktik 2: Erstellen eines Sonderangebots für Benutzer, die zu kostenpflichtigen Versionen wechseln.

• Taktik 3: Schreiben von drei E-Mails in Serie, um Benutzer zum Wechsel zu bewegen.

Erkennst du, wie aus einem großen Ziel leichter umsetzbare Schritte geworden sind? Das wirst du jetzt für jeden strategischen Plan wiederholen. Zu jedem Ziel sollte es mehrere Strategien geben, die das Ziel unterstützen, und jede Strategie enthält mehrere Taktiken.

Ein gut durchdachter strategischer Plan umfasst nicht nur eine detaillierte Roadmap, sondern hilft deiner Organisation auch bei Aufbau und Beibehalt eines Wettbewerbsvorteils.

Werde mit einem strategischen Plan erfolgreicher

Ohne einen strategischen Plan ist es leicht für deine Teams, den Fokus zu verlieren. Dann macht sich Verwirrung breit, Frust wird an dir nagen und du wirst dich mit Kleinigkeiten aufhalten, anstatt wichtige Aufgaben zu erledigen.

Hier könnte die strategische Planung die Rettung sein. Wenn du etwas Mühe in einen strategischen Plan investierst – und ein engagiertes Team aus strategischen Planern zusammenstellst, das den Prozess leitet –, kannst du deine Bemühungen besser fokussieren, fundiertere Entscheidungen treffen, die Kommunikation optimieren und Fortschritte bei wichtigen Aufgaben erzielen. 

Eine effektive strategische Planung besteht aus klaren Phasen: Strategieentwicklung, bei der Ziele definiert und Pläne erstellt werden; Strategieumsetzung, bei der diese Pläne in die Tat umgesetzt werden; und Strategieausführung, bei der für den Erfolg der Fortschritt überwacht und Anpassungen vorgenommen werden.

Klingt das nach etwas, das deine Zeit und Mühe wert ist? Das haben wir uns gedacht. Die strategische Planung hilft Organisationen dabei, gewünschte Ergebnisse zu erzielen, indem die Bemühungen aufeinander abgestimmt und dafür gesorgt wird, dass alle auf dieselben langfristigen Zielsetzungen hinarbeiten. Jetzt musst du nur noch loslegen. Wir versprechen, dass die Umsetzung dieser Strategien nicht annähernd so schwierig ist, wie es sich anhört.

Erste Schritte mit einer kostenlosen Vorlage für die strategische Planung