Den iterativen Prozess im Projektmanagement kennenlernen

Wichtigste Vorteile

• Der iterative Prozess ist eine zyklische, flexible Methode, bei der Teams ein Produkt wiederholt erstellen, testen und mithilfe von Stakeholder-Feedback verbessern.

• Jede Iteration durchläuft Planung, Design, Implementierung, Evaluierung und Tests, bevor sie wieder von vorne beginnt, um Verbesserungen vorzunehmen und den Prozess zu wiederholen.

• Iterative Prozesse ermöglichen eine schnellere Markteinführung, geringere Kosten, Risikominderung, kontinuierliche Verbesserung und größere Flexibilität.

• Die Methode unterstützt viele weit verbreitete Frameworks, einschließlich Agile, Scrum, Kanban, A/B-Tests und Lean-Projektmanagement.

Komplexe Vorgänge gelingen selten beim ersten Versuch perfekt. Die Anforderungen der Benutzer ändern sich, technische Einschränkungen kommen zum Vorschein, das Feedback der Stakeholder entwickelt sich weiter, und Teams gewinnen oft erst neue Erkenntnisse, nachdem sie mit der Entwicklung begonnen haben. 

Wenn die Vorgehensweise nicht völlig klar ist, kann der Versuch, alles in einem Durchgang zu lösen, zu mehr Projektrisiken als Fortschritt führen. Hier kommt der iterative Prozess ins Spiel. 

Anstatt Arbeit als eine lange, festgelegte Abfolge von Schritten zu betrachten, arbeiten die Teams in kleineren Zyklen. Sie planen, erstellen, sammeln Feedback, lernen aus jeder Runde und verbessern sich dabei kontinuierlich. 

Mit der Zeit helfen diese wiederholten Zyklen Teams dabei, grobe Ideen weiterzuentwickeln und zu stärkeren Lösungen zu entwickeln, die besser zu den Kundenanforderungen und Geschäftszielen passen. Dieser Leitfaden definiert den iterativen Prozess, erklärt, wie Unternehmen davon profitieren, und beschreibt die erforderlichen Schritte.

Was ist der iterative Prozess?

Der iterative Prozess ist ein zyklischer Ansatz zum Erstellen, Testen, Bewerten und Verbessern über mehrere Runden hinweg.

Anstatt jede Anforderung, Entscheidung oder jedes Detail im Voraus starr festzulegen, erstellen Teams eine erste Version. Das beschleunigt das Sammeln von Kunden- oder Stakeholder-Feedback, sodass alle Erkenntnisse zur Verbesserung der nächsten Version genutzt werden können.

Der flexible Zyklus wiederholt sich, bis das Team das gewünschte Ergebnis erreicht. Als eine von mehreren gängigen Projektmanagementprinzipien hilft die Iteration Teams dabei, sich auf Fortschritte zu konzentrieren und gleichzeitig Raum für Anpassungen zu lassen, während sie dazulernen.

Hauptmerkmale iterativer Prozesse

Iterative Prozesse funktionieren, weil sie Teams Raum geben, zu experimentieren, zu lernen und sich anzupassen, während sich die Arbeit entwickelt. Beispiele für häufige Merkmale:

• Wiederholte Zyklen: Teams durchlaufen denselben grundlegenden Zyklus mehrmals und bauen in jeder neuen Runde auf der letzten auf.

• Verbesserung durch Feedback: Feedback von Kunden, Stakeholdern oder dem Team bestimmt, was sich in der nächsten Version ändert.

• Flexible Anforderungen: Teams können Prioritäten anpassen, wenn neue Anforderungen, Einschränkungen oder Möglichkeiten entstehen.

• Inkrementelles Lernen: Jede Iteration zeigt, was funktioniert, was nicht funktioniert und was mehr Aufmerksamkeit benötigt.

• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Das Team verbessert die Iteration kontinuierlich, bis sie das gewünschte Ziel oder den gewünschten Standard erfüllt.

Wie funktioniert der iterative Prozess?

Der iterative Prozess beginnt mit einer frühen Version der Aufgabe, wie einem Prototyp, Entwurf, Feature oder Plan. Das Team testet diese Version, sammelt Feedback und bewertet, was geändert werden muss. 

Dann werden Verbesserungen vorgenommen und der Zyklus wird wiederholt.

Mit anderen Worten: Das Team entwickelt etwas, lernt daraus, verbessert es und versucht es erneut. Jede Runde bringt die Iteration näher an das richtige Ergebnis heran, ohne dass das Team von Anfang an jedes Detail lösen muss.

Die 5 Schritte iterativer Prozesse

Bevor Teams diesen Zyklus in die Praxis umsetzen können, sollten sie die grundlegenden Phasen eines jeden Arbeitszyklus verstehen. Kein iterativer Prozess ist universell. 

Die meisten folgen jedoch einem ähnlichen Muster: sich auf Ziele abstimmen, den Arbeitsgegenstand erstellen oder überarbeiten, ihn testen, Feedback sammeln und diese Erkenntnisse in der nächsten Runde umsetzen. Befolge diese fünf einfachen Schritte, um loszulegen:

1. Planung

Beginne damit, deine Ziele und Zielsetzungen für das vorliegende Projekt festzulegen. Was möchtest du erzielen, welche Projektmeilensteine musst du erreichen und welche Deadlines musst du einhalten? 

Als Nächstes ermittle die Stakeholder – das sind alle Personen, deren Entscheidungen die Arbeit prägen werden. Planung beinhaltet, ein komplexes Projekt in kleinere Iterationen aufzuteilen und deren Umfang zu bestimmen, damit die Aufgaben für alle Teammitglieder klar sind. 

Ein Projektmanager kann dabei helfen, die Ziele jeder Iteration zu definieren, Verantwortlichkeiten zu klären und das Team bei Zeitplänen und Prioritäten auf Kurs zu halten. 

2. Entwurf

In der Entwurfsphase musst du eine Lösung für die aktuelle Iteration entwickeln. Wirst du das Ziel dieses Arbeitszyklus erreichen, indem du einen Prototyp baust, Forschungsarbeiten durchführst oder bestehende Funktionen verbesserst?

Ein Teil dieser Phase beinhaltet die Definition, welche Metriken oder KPIs verwendet werden sollen, um den Erfolg dieser Iteration zu messen. 

3. Umsetzung

Bei der Umsetzung geht es ans Eingemachte und du führst all deine Pläne aus. Oft bedeutet das die Entwicklung eines Prototyps oder Features.

In dieser Phase ist es entscheidend, Feedback von Stakeholdern einzuholen, um das Produkt kontinuierlich zu verbessern. Bis zur erfolgreichen Produkteinführung wird die Entwicklung weitere Zyklen durchlaufen und in sie können alle bis dahin erfassten Informationen einfließen. 

4. Evaluierung und Tests

In der Evaluierungs- und Testphase stellst du fest, ob die Iteration ihre Ziele erfüllt. Entspricht sie den Qualitätsstandards? Bewerten Kunden sie positiv?

Wie immer beinhaltet deine Analyse die Ermittlung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial. Du musst deine Lösung auf Qualität und Effektivität testen.

Wenn dieser Arbeitszyklus den Zielen und Standards entspricht, wird die nächste Iteration einfacher. 

5. Iteration und Verbesserungen

Nach dem Testen werden die Testergebnisse und das Feedback der Stakeholder, das während der Iteration gesammelt wurde, als Grundlage für den nächsten Arbeitszyklus verwendet. Eine kritische Bewertung der bisherigen Arbeit wird zu Anpassungen des Plans, Designs, der Zielsetzungen und des Umfangs führen.

Wenn du dies kompetent umsetzt, wird dein Produkt mit jeder Iteration besser.  Das ist der letzte Schritt des iterativen Prozesses, aber du bist noch nicht fertig.

Jetzt wiederholst du den gesamten Zyklus von vorne – so lange, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. 

Wann werden iterative Prozesse verwendet?

Nicht jedes Projekt erfordert einen iterativen Ansatz. Er ist jedoch besonders wertvoll in Situationen, in denen Lernen, Feedback und Anpassung erfolgsentscheidend sind. 

Anstatt sich von Anfang an auf einen festen Plan zu verlassen, helfen iterative Prozesse Teams dabei, mit Unsicherheit umzugehen und die Ergebnisse im Laufe der Zeit zu verbessern. Verwende iterative Prozesse in den folgenden Szenarien:

• Dein Team arbeitet an einer Problemlösung ohne klare endgültige Antwort: Wenn der Endzustand nicht vollständig definiert ist, helfen Iterationen Teams dabei, Möglichkeiten zu erkunden und die Lösung mit der Zeit weiterzuentwickeln.

• Das Feedback muss das Produkt im Laufe seiner Entwicklung mitgestalten: Projekte, die auf Rückmeldungen von Benutzern oder Stakeholdern angewiesen sind, profitieren von Zyklen, die Feedback früh und häufig einbeziehen.

• Das Team möchte vor der Skalierung testen und dazulernen: Iterationen ermöglichen es Teams, Ideen in kleinerem Umfang zu validieren, bevor sie mehr Zeit oder Ressourcen aufbringen.

• Kleinere Releases sind sicherer als eine große Produkteinführung: Die Aufteilung von Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte reduziert das Risiko und macht es einfacher, Probleme zu erkennen, bevor sie kostspielig werden.

• Prioritäten, Annahmen oder Benutzeranforderungen können sich ändern: Iterative Prozesse erleichtern es, die Richtung anzupassen, ohne das gesamte Projekt zum Entgleisen zu bringen.

Iterative vs. nicht-iterative Prozesse

Während iterative Ansätze im modernen Projektmanagement üblich sind, sind sie nur eine Möglichkeit zur Strukturierung von Arbeit. Manche Teams verwenden einen eher linearen Ansatz, bei dem jede Phase abgeschlossen wird, bevor die nächste beginnt. 

Das wird oft mit einer Planung nach dem Wasserfallmodell in Verbindung gebracht. In einem nicht-iterativen Projektlebenszyklus durchlaufen Teams normalerweise jede Phase nur einmal.  Wenn Teams den Unterschied verstehen, können sie den richtigen Ansatz basierend auf dem Grad an Sicherheit, Risiko und Flexibilität wählen, den ihr Projekt erfordert.

Beispiele für iterative Prozesse

Wann werden diese iterativen Prozesse verwendet? Sie funktionieren am besten bei Projekten, bei denen sich Anforderungen oder Kundenbedürfnisse ständig ändern und der Projektumfang flexibel sein muss, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. 

Durch die iterative Bearbeitung kann sich die Arbeit mit jedem neuen Zyklus weiterentwickeln und so zur kontinuierlichen Verbesserung des Produkts beitragen. Einige Beispiele für iterative Prozesse: 

• Produktentwicklung: Teams erstellen und entwickeln Produkte in Phasen weiter, beginnend mit frühen Konzepten oder Prototypen und verbessern sie basierend auf Benutzerfeedback. Dieser Ansatz ist sowohl in der physischen als auch in der digitalen Produktentwicklungsstrategie üblich, wo es Zeit braucht, um die tatsächlichen Kundenanforderungen herauszufinden.

• Softwareentwicklung: Iteration ist zentral für agiles Projektmanagement. Teams unterteilen Vorgänge in kleinere Zyklen (in Scrum oft Sprints genannt), liefern funktionierende Features oder ein Minimum Viable Product und nutzen Überprüfungen und Retrospektiven, um sowohl das Produkt als auch den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

• UX- und Design-Tests: Designer erstellen Wireframes, Mockups oder Prototypen und testen sie an Benutzern. Jede Feedback-Runde hilft dabei, die Benutzerfreundlichkeit, Navigation und das Gesamterlebnis weiterzuentwickeln, bevor das Design finalisiert wird.

• Marketing-Tests und -Optimierung: Marketing-Teams iterieren Kampagnen, Messaging und kreative Assets. Durch das Testen von Variationen und die Analyse von Leistungsdaten verbessern sie die Ergebnisse im Laufe der Zeit kontinuierlich.

• A/B-Tests: Diese Technik bleibt ein zentrales Beispiel für Iteration. Teams testen zwei oder mehrere Versionen einer Variable – z. B. eine Überschrift, Landingpage oder ein Feature – und nutzen Leistungsdaten, um die beste Option zu ermitteln. Anschließend wiederholen sie den Prozess zur weiteren Optimierung.

• Zyklen zur Prozessverbesserung: Iteratives Denken gilt auch für interne Abläufe. Bei Frameworks für das Projektmanagement wie der Lean-Methode  und Kanban liegt der Fokus darauf, durch fortlaufende Zyklen der Evaluierung und Anpassung Workflows kontinuierlich zu verbessern, Verschwendung zu reduzieren und die Arbeitsweise weiterzuentwickeln.

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Vorteile iterativer Prozesse

Mit dem richtigen Framework für kontinuierliche Verbesserung ist es einfacher, komplexe Probleme anzugehen und umfangreiche Projekte abzuschließen. Deshalb sind iterative Prozesse und die Prototypenentwicklung für bestimmte Teams von Vorteil. Zu den Vorteilen zählen:  

Schnellere Markteinführung

Es hat einen Vorteil, schnell testen zu können und schnell zu scheitern: Du erhältst schneller Daten darüber, was funktioniert, was bedeutet, dass du dein Produkt schneller auf den Markt bringen kannst.

Mit einer kürzeren Markteinführungszeit kann dein Team iterative Prozesse verwenden, um die Effizienz bei der Umsetzung zu verbessern. 

Risikominderung

Die Arbeit in Iterationen hilft dem Team, Risiken frühzeitig zu erkennen. Das Testen eines Prototyps bringt die Marktgegebenheiten ans Licht und zeigt, ob du die Anforderungen deiner Kunden erfüllst.

Wenn das Kundenfeedback negativ ist, kannst du schnell umschwenken, um Risiken zu mindern und dein Team davor bewahren, potenziell Ressourcen in unerwünschte Funktionen zu investieren.

Kontinuierliche Verbesserung

Die Arbeit in Iterationen unterstützt kontinuierliche Verbesserung. Teams testen eine Version des Produkts, sammeln Feedback und nutzen die Erkenntnisse, um im nächsten Zyklus Verbesserungen vorzunehmen. 

Iterative Teams müssen mit Änderungen nicht bis zum Schluss warten. Stattdessen können sie Anpassungen während des Prozesses vornehmen und ihre Arbeit kontinuierlich verfeinern, bis sie das gewünschte Ergebnis erreichen.

Niedrigere Kosten

Iterative Entwicklung kann Teams dabei helfen, Kosten zu reduzieren, indem Probleme frühzeitig erkannt und Ressourcen auf das konzentriert werden, was Benutzer tatsächlich benötigen. 

Feedback zu einem frühen App-Prototyp könnte beispielsweise zeigen, dass Benutzer Tools für die Zusammenarbeit mehr schätzen als einen sozialen Feed. So kann das Team die richtigen Features früher priorisieren.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Ein weiterer großer Vorteil iterativer Prozesse ist Flexibilität. Wenn es um sich ändernde Anforderungen geht, ermöglichen iterative Zyklen den Produktteams, Benutzerfeedback in zukünftige Versionen einzubeziehen und sich an Kundenbedürfnisse oder Markttrends anzupassen. 

Diese Anpassungsfähigkeit fehlt bei nicht-iterativen Prozessen mit einem festen Umfang und linearer Ausführung. 

Herausforderungen des iterativen Prozesses

Iterative Prozesse sind zwar von Vorteil, bergen häufig aber Herausforderungen, die ein gewisses Risiko für deine Projekte darstellen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

Scope Creep

Da das Team ständig experimentiert und testet, kann der Projektumfang anschwellen. Daraus resultierende, neue Anforderungen könnten zu Verzögerungen oder unerwarteten Budgeterhöhungen führen und ein Risiko für den Projektabschluss darstellen. 

Um die Kontrolle über Scope Creep zu behalten, muss die Planungsphase jeder Iteration eine Definition des Umfangs beinhalten, damit sich das Team auf die Prioritäten der einzelnen Arbeitszyklen konzentrieren kann. 

Erwartungen der Stakeholder

Stakeholder haben ein Mitspracherecht bei der Weiterentwicklung des Produkts, da sie Endbenutzer oder Projektinhaber sind. Aber ein Teil des Prozesses besteht darin, zu lernen, mit ihren Erwartungen umzugehen. Dazu musst du ihnen erklären, wie der iterative Prozess funktioniert und Erfolgskennzahlen und Projektzeitleisten definiert werden. 

Lass die Kommunikation nicht abbrechen und zeige den Stakeholdern, dass du auf ihr Feedback hörst – schließlich werden ihre Kommentare und Vorschläge die Zukunft des Produkts prägen.

Widerstand gegen Veränderung

Nicht jeder wird mit Begeisterung an einem iterativen Prozess teilhaben, besonders mit neuen Teammitgliedern. Du musst diesen Widerstand gegen Veränderungen bewältigen.

Du kannst dies tun, indem du proaktiv die Vorteile des iterativen Prozesses erklärst und die Erfolge und Herausforderungen transparent darstellst. Der Umgang mit Widerstand ist eine Frage der Kommunikation.

Und mit dem richtigen Maß an Transparenz lassen sich mehr Leute auf die gleiche Seite ziehen.

Schlechte Dokumentation zwischen Zyklen

Wenn Teams schnell von einer Iteration zur nächsten wechseln, können wichtige Erkenntnisse, Entscheidungen und Feedback leicht undokumentiert bleiben. Dadurch entstehen mit der Zeit Wissenslücken.

Teams können Fehler wiederholen, den Kontext verlieren oder Schwierigkeiten damit haben, bestimmte Entscheidungen nachzuvollziehen. Eine klare Dokumentation zwischen Zyklen hilft jedoch dabei, die Kontinuität aufrechtzuerhalten und alle auf dem gleichen Stand zu halten. 

Mit einem zentralisierten Arbeitsbereich wie Confluence können Teams, Erkenntnisse erfassen, Änderungen verfolgen und eine gemeinsame Dokumentation jeder Iteration erstellen, sodass jeder neue Zyklus mit besserem Kontext und einer klareren Richtung beginnt.

Stärkere Prozesse und bessere Ergebnisse durch Iteration

Iterative Prozesse helfen Teams dabei, komplexe Vorgänge voranzutreiben, ohne dass alle Antworten von vornherein feststehen müssen. Durch die Arbeit in kleineren Zyklen können Teams frühe Versionen erstellen, Ideen testen und Feedback sammeln. 

Auf diese Weise lassen sich kontinuierliche Verbesserungen vornehmen, bis das Ergebnis stark genug ist, um die Anforderungen von Kunden, Stakeholdern und dem Unternehmen zu erfüllen. Jira kann Teams dabei helfen, diese Arbeit zu verwalten, indem es ihnen einen klaren Ort bietet, um Iterationen zu planen und zu verfolgen und Aufgaben in Zyklen oder Sprints zu organisieren.

Verfolge ganz einfach Aufgaben, Status und Zuständigkeiten, um den Fortschritt über Iterationen hinweg besser zu überwachen und Workflows zu visualisieren, wenn sich Prioritäten ändern. Zur Unterstützung jedes Zyklus können Teams Confluence verwenden, um Pläne, Feedback, Entscheidungen und Erkenntnisse zu dokumentieren.

Dadurch entsteht eine zentrale Informationsquelle, die dafür sorgt, dass jede Iteration auf der letzten aufbaut. Mit den richtigen Tools hast du die perfekte Kombination, um deine Projektergebnisse zu verbessern.

Der iterative Prozess: Häufig gestellte Fragen

Warum sind Fehler in iterativen Prozessen wichtig?

Iterative Prozesse ermöglichen es Teams, mit neuen Funktionen oder Produkten zu experimentieren und Daten zu sammeln, die ihnen den Weg in die Zukunft weisen. Produktteams können Theorien schnell testen und Erkenntnisse nutzen, um ihre Ergebnisse zu verbessern. 

Durch Misserfolge kann das Team frühzeitig aus Fehlern lernen und sich darauf konzentrieren, ein Produkt oder eine Funktion zu verbessern, die Kunden wirklich benötigen. Ohne Fehler, durch die frühere Überzeugungen in Frage gestellt werden, kann das Team sein Produkt oder seinen Workflow nicht verbessern.

Wie viele Iterationen sollte ein Projekt durchlaufen?

Es gibt keine feste Anzahl von Iterationen für ein Projekt. Die richtige Anzahl hängt von der Komplexität der Arbeit, dem Grad der Unsicherheit und davon ab, wie schnell das Team Feedback sammeln und darauf reagieren kann. 

Einige Projekte benötigen möglicherweise nur wenige Zyklen, um ein starkes Ergebnis zu erzielen, während andere – insbesondere in der Produkt- oder Softwareentwicklung – auch nach der kommerziellen Markteinführung weiter iterieren. 

Das Ziel ist nicht, eine bestimmte Zahl zu erreichen, sondern so lange zu iterieren, bis die Lösung die Benutzeranforderungen, Qualitätsstandards und Geschäftsziele erfüllt.

Wie schaffen es iterative Teams, Flexibilität und Fristen in Einklang zu bringen?

Iterative Teams balancieren Flexibilität mit Fristen, indem sie innerhalb strukturierter Zeitrahmen arbeiten und gleichzeitig den Umfang jedes Zyklus anpassbar halten. Anstatt zu versuchen, alles im Voraus zu definieren, legen sie klare Ziele für jede Iteration fest und priorisieren die wichtigsten Aufgaben innerhalb dieses Zeitfensters. 

Frameworks wie agiles Projektmanagement und Scrum verwenden Sprints mit fester Länge, um Vorhersagbarkeit zu schaffen. Tools wie Retrospektiven helfen Teams zusätzlich dabei, ihre Arbeitsweise im Laufe der Zeit anzupassen. 

Durch diesen Ansatz können Teams flexibel auf Änderungen reagieren, ohne an Schwung zu verlieren oder wichtige Projektfristen zu verpassen.

Was ist ein nicht iterativer Prozess?

Ein nicht iterativer Prozess verläuft linear von Anfang bis Ende. Es gibt keine Wiederholungszyklen wie bei iterativen Prozessen, da jeder Arbeitsschritt sequenziell ist und nur einmal vorkommt, wobei jeder Schritt zum nächsten führt.

Der Prozess ist unflexibel und starr, daher eignen sich nicht iterative Prozesse eher für Projekte mit einem klar definierten Umfang, bei denen sich die Anforderungen nie ändern und Effizienz ein Schlüsselfaktor ist. 

Einige Branchen, in denen nicht iterative, sequenzielle Prozesse entscheidend sind, umfassen Fertigung, Bauwesen, Softwareentwicklung nach dem Wasserfallprinzip und Lebensmittelverarbeitung. 

Welche Tools sind mit iterativen Prozessen verbunden?

Wie bei jedem Prozess oder jeder Methode gibt es zahlreiche Tools für iterative Prozesse, von denen jedes auf eine bestimmte Branche oder Art von Arbeit zugeschnitten ist. Zu den allgemeinen Kategorien von Tools gehören jedoch Projektmanagement-Tools wie Confluence und Jira.

Aufgrund des anpassbaren Charakters der Atlassian-Plattform kannst du sowohl Confluence als auch Jira an den iterativen Prozess jedes Teams anpassen, und sie bleiben flexible Tools für zyklisches Arbeiten in jeder Branche.