Was genau ist Business Process Automation (BPA)?

Die Erledigung sich wiederholender manueller Aufgaben ohne Automatisierungstools kann zu Produktivitätsverlusten, einer höheren Fehlerquote, Burn-out bei Mitarbeitern und verpassten Innovationschancen führen.

Durch die mechanische Abwicklung von Routineaufgaben hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, kurz "BPA") deinem Team, sein volles Potenzial auszuschöpfen – und das bei geringeren Kosten. Dank BPA kann sich dein Team auf strategische Initiativen und Innovationen konzentrieren, während es gleichzeitig den Servicedesk der IT verbessert und Geschäftsprozesse optimiert. 

In diesem Artikel werden die Geschäftsautomatisierung und ihre Bedeutung erklärt, Standardprozesse vorgestellt, die automatisiert werden können, und die Vorteile der Verwendung dieser Tools aufgezeigt. 

Optimiere deine Arbeitsabläufe und dein Projektmanagement mit BPA.

Das Konzept der Business Process Automation

Die Business Process Automation nutzt Technologien und Tools, um regelmäßig anfallende Aufgaben oder Prozesse, die Unternehmen normalerweise manuell bearbeiten, zu optimieren und zu automatisieren. Dabei werden sich wiederholende Prozesse, die mehrere Phasen umfassen, mithilfe von IT-Management-Systemen automatisiert.

BPA konzentriert sich auf die Verbesserung der Betriebseffizienz, die Reduzierung von Fehlern und die Freisetzung wertvoller personeller Ressourcen für strategischere Tätigkeiten, einschließlich der Projektplanung. 

BPA ist von entscheidender Bedeutung für die Optimierung von Workflows für das Vorfallmanagement, die Abwicklung von Anfragen, das Projektrisikomanagement, das Enterprise-Risikomanagement und das Änderungsmanagement. 

Anstatt auf zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Aufgaben zu setzen, nutzt BPA Tools und Software, um diese Prozesse automatisch abzuwickeln.

Dies beschleunigt den Prozess und gewährleistet eine präzise, einheitliche Ausführung jedes einzelnen Schritts. Ob es um die Automatisierung der Ticketerstellung, die Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Teams oder die Erstellung regelmäßiger Berichte geht – BPA steigert dank geringerem manuellen Aufwand die Gesamteffizienz des IT-Service.

Welche Geschäftsprozesse eignen sich in einem Unternehmen für die Automatisierung?

Die Automatisierung bestimmter Geschäftsprozesse kann die Effizienz und Zuverlässigkeit erheblich steigern. Die Ermittlung der zu automatisierenden Prozesse ist entscheidend, um eine effektive, zielgerichtete Vorgehensweise zu gewährleisten.

Folgende kritische Geschäftsprozesse eignen sich besonders gut für BPA:

• Häufige Aufgaben: Durch die Automatisierung von häufig ausgeführten Aufgaben wie Dateneingabe und Berichterstellung lassen sich Zeit sparen und menschliche Fehler wie Tippfehler vermeiden.

• Dringende Aufgaben: Du kannst Geschäftsprozesse beschleunigen, die eine zeitnahe Ausführung erfordern, wie z. B. die Überwachung von Systemwarnungen oder das Versenden automatischer Benachrichtigungen. Mithilfe der Automatisierung werden schnelle Reaktionen sichergestellt und Verzögerungen vermieden.

• Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind: Automatisiere Geschäftsaufgaben, die die Koordination zwischen verschiedenen Teammitgliedern erfordern, wie z. B. Genehmigungsworkflows oder teamübergreifende Prozesse. Dies verbessert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Erledigung von Aufgaben und pünktliche Lieferungen.

• Support-Prozesse: Mechanisiere routinemäßige Support-Aufgaben, wie System-Backups, um den Mitarbeitern Zeit für strategischere Tätigkeiten zu verschaffen und die Effizienz des Servicedesk zu verbessern.

• Aufgaben, für die Audit-Protokolle erforderlich sind: Zu diesen Aufgaben gehören Prozesse, für die detaillierte Aufzeichnungen zur Einhaltung von Vorschriften und Prüfungen erforderlich sind, wie z. B. Finanztransaktionen.

• Langfristige Aufgaben: Die Automatisierung eignet sich für seltene, aber notwendige Aufgaben, wie z. B. regelmäßige Systemwartungen oder Compliance-Prüfungen. Dies gewährleistet eine konsistente Durchführung ohne manuelle Überwachung.

BPA-Beispiele

Du fragst dich vielleicht, welche Vorteile die Automatisierung bei bestimmten Aufgaben hat. Hier findest du einige Beispiele aus der Praxis: 

• Vorfallmanagement: Ein automatisiertes System kann Tickets für gemeldete Probleme erstellen, sie nach Schweregrad zuweisen und die zuständigen Teammitglieder benachrichtigen. Dadurch werden die Reaktionszeiten verkürzt und die Effizienz der Problemlösung verbessert.

• Abwicklung von Serviceanfragen: BPA kann Anfragen schnell bearbeiten, alle erforderlichen Genehmigungen überprüfen und Benutzer über den Status informieren. Dadurch wird die Bearbeitungszeit erheblich reduziert.

• Änderungsmanagement: Automatisierungstools können Anfragen verwalten, den Genehmigungsprozess verfolgen und Änderungen nach einem vordefinierten Zeitplan ausführen, wodurch Unterbrechungen minimiert und die Kontrolle verbessert werden.

• Onboarding und Offboarding: BPA kann die Kontoerstellung verwalten, die erforderliche Ausstattung zuweisen und die Zugriffsberechtigungen während des Onboardings bearbeiten. Es kann auch Konten deaktivieren und Vermögenswerte des Unternehmens während des Offboardings einziehen, wodurch Konsistenz und Sicherheit gewährleistet werden.

Vorteile von Tools zur Geschäftsautomatisierung

BPA-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen, die die Betriebsleistung deines Teams erheblich verbessern können. Zu diesen Tools gehören Workflow-Management-Software, die Routineaufgaben automatisiert, oder Plattformen für das Customer Relationship Management, die die Dateneingabe und Nachverfolgung von potenziellen Kunden übernehmen. 

Zu den wichtigsten Vorteilen von Tools zur Geschäftsautomatisierung gehören die folgenden:

Höhere Effizienz

Tools zur Geschäftsautomatisierung steigern die Effizienz erheblich, da sie sich wiederholende Aufgaben optimieren. Sie verringern den manuellen Aufwand und beugen menschlichem Versagen vor. 

Automatisierte Ticketsysteme in der IT helfen zum Beispiel, die Reaktions- und Lösungszeiten bei Vorgängen zu verkürzen. Dadurch werden Probleme schneller und effektiver gelöst, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Optimierte Entscheidungsfindung

Software für die Verwaltung von Enterprise-Ressourcen integriert und synchronisiert verschiedene Geschäftsprozesse, abteilungsübergreifende Daten, Leistungsmetriken und mehr an einem Ort. So entsteht eine zentrale Informationsquelle. Zusätzlich zur schnellen Verfügbarkeit dieser Ressourcen bietet sie Teams und Führungskräften datengestützte Einblicke in die Ressourcenauslastung und Leistung eines Unternehmens in Echtzeit, damit dieses fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Projektplanung treffen kann.

Tools wie die Kapazitätsplanungsfunktion in Jira Align unterstützen Führungskräfte dabei, fundierte und strategische Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcenzuweisung zu treffen, indem sie die Teamkapazität anhand der prognostizierten Aufgaben berechnen. Dadurch lässt sich bestimmen, was die Teams innerhalb einer bestimmten Deadline realistischerweise erreichen können und welche Ressourcen ihnen dafür zur Verfügung stehen.

Verbesserte Qualität und Konsistenz

Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass das Team konsequent standardisierte Verfahren und Prozesse befolgt, was für mehr Genauigkeit sorgt Indem sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Datenverarbeitung und Servicebereitstellung reduzieren, tragen automatisierte Systeme dazu bei, die Konsistenz und Zuverlässigkeit des IT-Betriebs aufrechtzuerhalten.

Kostensenkung

Durch automatisierte Prozesse werden die Betriebskosten gesenkt, da weniger Personal für manuelle Tätigkeiten und umfangreiche unterstützende Tätigkeiten benötigt wird. Sie verringern zudem Ausfallzeiten und senken die Kosten, die durch Ineffizienz und Fehler entstehen, was zu einem kostengünstigeren Betrieb führt.

Verbesserte Ressourcenzuweisung

Automatisierungstools ermöglichen eine bessere Ressourcenplanung und -zuweisung. Durch die Automatisierung von Routine- und Verwaltungsaufgaben kannst du dich auf wichtigere Aufgaben und strategische Initiativen konzentrieren. 

Durch eine optimale Ressourcennutzung wird sichergestellt, dass die Menschen Zeit für Tätigkeiten aufwenden, die Wachstum und Innovation fördern, anstatt sich mit sich endlos wiederholenden Aufgaben zu beschäftigen.

Optimiere Aufgaben und Prozesse mit Jira Service Management

Die Zeiten manueller Eingriffe, immer wiederkehrender menschlicher Fehler und der Verschwendung von Zeit, Geld und Arbeit gehören der Vergangenheit an. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Art des Managements von IT-Dienstleistungen revolutionieren und die Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit verbessern.

Jira Service Management wurde speziell für IT-Services entwickelt und gewährleistet schlanke Workflows und einen optimale Ressourceneinsatz. Nutze die folgenden Funktionen, um Aufgaben und Prozesse zu optimieren: 

Jira Service Management kann Routineaufgaben wie das Vorfallmanagement, die Erfüllung von Serviceanfragen und das Änderungsmanagement mithilfe der folgenden Funktionen optimieren:

• Automatisierungsregeln: Richte benutzerdefinierte Regeln mit Jira Automation ein, um Tickets automatisch zuzuweisen, Probleme zu eskalieren oder Benachrichtigungen basierend auf vordefinierten Auslösern zu senden. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand und es werden schnellere Reaktionszeiten gewährleistet.

• Workflows für das Vorfallmanagement: Automatisiere Workflows für Vorfälle, um Probleme schnell an das richtige Team weiterzuleiten, Beteiligte zu benachrichtigen und den Fortschritt der Problemlösung zu verfolgen. So kannst du Ausfallzeiten minimieren und die Servicequalität verbessern.

• Verwaltung von Serviceanfragen: Erstelle ein Self-Service-Portal, auf dem Benutzer ganz einfach Serviceanfragen einreichen können. So lässt sich der Abwicklungsprozess optimieren. Mit Jira Service Management kannst du die Aufgabenzuweisung und Priorisierung automatisieren, um sicherzustellen, dass Anfragen schnell bearbeitet werden. 

• SLAs: Mit Jira Service Management kannst du individuelle Service Level Agreements (SLAs) erstellen, die auf den Reaktions- und Lösungszeiten basieren. Du kannst SLA-Metriken definieren, die speziell auf deine Serviceanfragen zugeschnitten sind, wie z. B. Reaktionszeit und Prioritätsstufen. 

• Automatisierung des Änderungsmanagements: Automatisiere den Genehmigungs- und Implementierungsprozess für Änderungen in deiner IT-Umgebung. Mit Jira Service Management kannst du sicherstellen, dass die richtigen Personen benachrichtigt und die entsprechenden Schritte eingeleitet werden.

• Vorfall- und Problemmanagement: Erstelle automatisch Problemtickets aus regelmäßig auftretenden Vorfällen, damit Teams die Ursachen beheben und zukünftige Störungen verhindern können.

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