Was genau ist Business Process Automation (BPA)?

Wir sagen es, wie es ist: Es wird viel Zeit für administrative Tätigkeiten aufgewendet. 

Zwischen dem Versenden von Status-Updates, dem Einholen von Genehmigungen, dem Zuweisen von Aufgaben und der Kommunikation mit Stakeholdern bleibt kaum noch Zeit für wirkliche Innovation und Verbesserungen.

Durch die mechanische Abwicklung von Routineaufgaben hilft die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, kurz "BPA") deinem Team, sein volles Potenzial auszuschöpfen – und das bei geringeren Kosten. Dank der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann sich dein Team auf strategische Initiativen und Innovationen konzentrieren, während es gleichzeitig den Servicedesk der IT und deine allgemeinen Projektmanagementprozesse optimiert.

 Projektmanager können alles automatisieren – von Aufgabenzuweisungen bis hin zur Compliance-Berichterstellung –, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Und auch wenn das vielleicht nicht für alle neu ist: Es gibt Prozess-Tipps, die du befolgen solltest, um eine einschlagende Wirkung zu erzielen.

Was genau ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Business Process Automation nutzt Technologien und Tools, um regelmäßig anfallende Aufgaben oder Prozesse, die Unternehmen normalerweise manuell bearbeiten, zu optimieren und zu automatisieren. Dabei werden sich wiederholende Prozesse, die mehrere Phasen umfassen, mithilfe von IT-Management-Systemen automatisiert.

BPA konzentriert sich auf die Verbesserung der Betriebseffizienz, die Reduzierung von Fehlern und die Freisetzung wertvoller personeller Ressourcen für strategischere Tätigkeiten. So kannst du Workflows für das Vorfallmanagement und die Anfrageerfüllung optimieren oder sicherstellen, dass Risiken minimiert werden.

Anstatt auf zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Aufgaben zu setzen, nutzt BPA Tools und Software, um diese Prozesse automatisch abzuwickeln.

Dies beschleunigt den Prozess durch eine präzise, einheitliche Ausführung jedes einzelnen Schritts. Ob es um die Automatisierung der Ticketerstellung, die Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Teams oder die Erstellung regelmäßiger Berichte geht – BPA steigert dank geringerem manuellen Aufwand die Gesamteffizienz des IT-Service.

Welche Geschäftsprozesse eignen sich in einem Unternehmen für die Automatisierung?

Die Automatisierung bestimmter Geschäftsprozesse kann die Effizienz und Zuverlässigkeit erheblich steigern. Die Ermittlung der zu automatisierenden Prozesse ist entscheidend, um eine effektive, zielgerichtete Vorgehensweise zu gewährleisten.

Folgende kritische Geschäftsprozesse eignen sich besonders gut für BPA:

• Häufige Aufgaben: Durch die Automatisierung von häufig ausgeführten Aufgaben wie Dateneingabe und Berichterstellung lassen sich Zeit sparen und menschliche Fehler wie Tippfehler vermeiden.

• Dringende Aufgaben: Du kannst Geschäftsprozesse beschleunigen, die eine zeitnahe Ausführung erfordern, wie z. B. die Überwachung von Systemwarnungen oder das Versenden automatischer Benachrichtigungen. Mithilfe der Automatisierung werden schnelle Reaktionen sichergestellt und Verzögerungen vermieden.

• Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind: Automatisiere Geschäftsaufgaben, die die Koordination zwischen verschiedenen Teammitgliedern erfordern, wie z. B. Genehmigungsworkflows oder teamübergreifende Prozesse. Dies verbessert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Erledigung von Aufgaben und pünktliche Lieferungen.

• Support-Prozesse: Mechanisiere routinemäßige Support-Aufgaben, wie System-Backups, um den Mitarbeitern Zeit für strategischere Tätigkeiten zu verschaffen und die Effizienz des Servicedesk zu verbessern.

• Aufgaben, für die Audit-Protokolle erforderlich sind: Zu diesen Aufgaben gehören Prozesse, für die detaillierte Aufzeichnungen zur Einhaltung von Vorschriften und Prüfungen erforderlich sind, wie z. B. Finanztransaktionen.

• Langfristige Aufgaben: Die Automatisierung eignet sich für seltene, aber notwendige Aufgaben, wie z. B. regelmäßige Systemwartungen oder Compliance-Prüfungen. Dies gewährleistet eine konsistente Durchführung ohne manuelle Überwachung.

So funktioniert die Prozessautomatisierung in Unternehmen

Bei Projekten folgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen einem einfachen Muster, das auf einigen wichtigen Schlüsselmechanismen basiert: 

• Trigger: Ein Ereignis, das die Automatisierung startet, wie eine abgeschlossene Aufgabe, eine nahende Deadline oder eine Statusänderung. 

• Regeln: Die Bedingungen, die bestimmen, was beim Auftreten eines Triggers passieren soll, etwa "wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, dann den Projektmanager benachrichtigen".

• Aktionen: Was tatsächlich automatisch ausgeführt wird, wie das Senden einer Benachrichtigung, das Zuweisen einer neuen Aufgabe oder das Aktualisieren eines Felds. 

• Automatisierte Workflows: Abfolgen von Triggern, Regeln und Aktionen, die zusammenwirken, um ganze Prozesse von Anfang bis Ende zu abzuwickeln. 

Diese Elemente werden zu automatisierten Workflows kombiniert, die Aufgaben, Teams und Projektdaten nahtlos miteinander verbinden. Beispiele hierfür könnten wie folgt aussehen:

• Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, beginnt die nächste automatisch.

• Wenn ein Meilenstein erreicht wird, werden Stakeholder automatisch benachrichtigt.

• Wenn Risiken identifiziert werden, werden Warnmeldungen automatisch an die richtigen Personen eskaliert. 

Die Automatisierung läuft im Hintergrund und schafft einen reibungslosen Ausführungsablauf, der Projekte ohne ständiges manuelles Eingreifen vorantreibt.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Bei welchen konkreten Aufgaben ist Automatisierung von Vorteil? Hier findest du einige Beispiele aus der Praxis: 

• Vorfallmanagement: Ein automatisiertes System kann Tickets für gemeldete Probleme erstellen, sie nach Schweregrad zuweisen und die zuständigen Teammitglieder benachrichtigen. Dadurch werden die Reaktionszeiten verkürzt und die Effizienz der Problemlösung verbessert.

• Abwicklung von Serviceanfragen: BPA kann Anfragen schnell bearbeiten, alle erforderlichen Genehmigungen überprüfen und Benutzer über den Status informieren. Dadurch wird die Bearbeitungszeit erheblich reduziert.

• Änderungsmanagement: Automatisierungstools können Anfragen verwalten, den Genehmigungsprozess verfolgen und Änderungen nach einem vordefinierten Zeitplan ausführen, wodurch Unterbrechungen minimiert und die Kontrolle verbessert werden.

• Onboarding und Offboarding: BPA kann die Kontoerstellung verwalten, die erforderliche Ausstattung zuweisen und die Zugriffsberechtigungen während des Onboardings bearbeiten. Es kann auch Konten deaktivieren und Unternehmensressourcen während des Offboardings einziehen, wodurch Konsistenz und Sicherheit gewährleistet werden.

Vorteile von Tools zur Geschäftsautomatisierung

BPA-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen, die die Betriebsleistung deines Teams erheblich verbessern können. Zu diesen Tools gehören Workflow-Management-Software, die Routineaufgaben automatisiert, oder Plattformen für das Customer Relationship Management, die die Dateneingabe und Nachverfolgung von potenziellen Kunden übernehmen. 

Zu den wichtigsten Vorteilen von Tools zur Geschäftsautomatisierung gehören die folgenden:

1. Höhere Effizienz

Tools zur Geschäftsautomatisierung steigern die Effizienz erheblich, da sie sich wiederholende Aufgaben optimieren. Sie verringern den manuellen Aufwand und beugen menschlichem Versagen vor. 

Automatisierte Ticketsysteme in der IT helfen zum Beispiel, die Reaktions- und Lösungszeiten bei Vorgängen zu verkürzen. Dadurch werden Probleme schneller und effektiver gelöst, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

2. Optimierte Entscheidungsfindung

Software für die Verwaltung von Enterprise-Ressourcen integriert und synchronisiert verschiedene Geschäftsprozesse, abteilungsübergreifende Daten, Leistungsmetriken und mehr an einem Ort. So entsteht eine zentrale Informationsquelle.

Zusätzlich zur schnellen Verfügbarkeit dieser Ressourcen bietet sie Teams und Führungskräften datengestützte Einblicke in die Ressourcenauslastung und Leistung eines Unternehmens in Echtzeit, damit dieses fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Projektplanung treffen kann.

Tools wie die Funktion für Kapazitätsplanung in Jira helfen Führungskräften, fundierte und strategische Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu treffen. Das hilft, die Teamkapazität anhand der prognostizierten Aufgaben zu berechnen.

Dadurch lässt sich bestimmen, was die Teams innerhalb einer bestimmten Deadline realistischerweise erreichen können und welche Ressourcen ihnen dafür zur Verfügung stehen.

3. Verbesserte Qualität und Konsistenz

Konsistenz ist entscheidend. Workflow-Automatisierung wird implementiert, damit Teams standardisierte Verfahren und Prozesse konsequent einhalten und so die Genauigkeit verbessern.

Indem sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Datenverarbeitung und Servicebereitstellung reduzieren, tragen automatisierte Systeme dazu bei, die Konsistenz und Zuverlässigkeit des IT-Betriebs aufrechtzuerhalten.

4. Kostensenkung

Durch automatisierte Prozesse werden die Betriebskosten gesenkt, da weniger Personal für manuelle Tätigkeiten und umfangreiche unterstützende Tätigkeiten benötigt wird. Sie verringern zudem Ausfallzeiten und senken die Kosten, die durch Ineffizienz und Fehler entstehen, was zu einem kostengünstigeren Betrieb führt.

5. Verbesserte Ressourcenzuweisung

Automatisierungstools ermöglichen eine bessere Ressourcenplanung und -zuweisung. Durch die Automatisierung von Routine- und Verwaltungsaufgaben kannst du dich auf wichtigere Aufgaben und strategische Initiativen konzentrieren. 

Durch eine optimale Ressourcennutzung wird sichergestellt, dass die Menschen Zeit für Tätigkeiten aufwenden, die Wachstum und Innovation fördern, anstatt sich mit sich endlos wiederholenden Aufgaben zu beschäftigen.

Aufgaben und Workflows mit Automatisierung von Geschäftsprozessen optimieren

Der Weg zu erfolgreicher Automatisierung beginnt bei Prozessen mit hoher Auswirkung. Identifiziere Aufgaben, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, für den meisten Frust sorgen oder die größten Engpässe verursachen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Art des Managements von IT-Dienstleistungen revolutionieren und die Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit verbessern.

Nutze Jira Automation, um Tickets automatisch zuzuweisen, Probleme zu eskalieren oder Benachrichtigungen basierend auf vordefinierten Auslösern zu senden. Jira reduziert den manuellen Aufwand und sorgt für schnellere Reaktionszeiten.

Verwende zusätzlich noch Tools wie Jira Service Management, das speziell für IT-Services entwickelt wurde, um Workflows zu optimieren und Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Ob Routineaufgaben wie Vorfallmanagement, Abwicklung von Serviceanfragen und Änderungsmanagement – du kannst deine IT-Serviceabläufe optimieren und automatisieren.