Die Bedeutung der Zielabstimmung und -verfolgung im Projektmanagement

Ohne eine gemeinsame Zielausrichtung kann es vorkommen, dass selbst die talentiertesten Teams aneinander vorbeiarbeiten. Eine Abteilung optimiert vielleicht für Geschwindigkeit, während eine andere der Genauigkeit Priorität einräumt, was zu Reibungsverlusten führt, die den gesamten Prozess verlangsamen.

Projekte werden gestartet, gestoppt und neu gestartet, wenn sich die Prioritäten ohne klare Kommunikation ändern. Unternehmen mit aufeinander abgestimmten Teams erreichen eher ihre strategischen Ziele, weil sich alle in die gleiche Richtung bewegen.

Wenn Teams die Gründe hinter ihrer Arbeit verstehen, treffen sie bessere Entscheidungen, lösen Probleme kreativer und übernehmen Verantwortung für die Ergebnisse.

Die Risiken einer Fehlausrichtung sind real und teuer. Teams führen Arbeiten doppelt aus, verpassen Termine, weil sie an den falschen Prioritäten arbeiten, und sind irgendwann total überfordert, weil die Vorgaben sich ständig ändern.

Unabgestimmte Teams liefern oft technisch perfekte Lösungen, die niemand wirklich braucht.

Was passiert, wenn der Vertrieb Features verspricht, die das Produktteam nicht priorisiert hat, oder wenn das Marketing in Kampagnen Funktionen bewirbt, die von den Entwicklern noch gar nicht fertiggestellt wurden? Diese Dissonanzen verschwenden Zeit und schaden den Kundenbeziehungen und der Teammoral.

Die Vorteile einer zielorientierten Arbeitsweise gehen über die fristgerechte Fertigstellung von Projekten hinaus. Richtig umgesetzt, lassen sich damit die Teamabläufe auf allen Ebenen verbessern.

Zielorientiertes Arbeiten lässt sich nicht über Nacht in einer Organisation etablieren, aber wenn ihr einem strukturierten Ansatz folgt, ist der Prozess überschaubar. Hier ist eine Übersicht, wie erfolgreiche Unternehmen von der obersten bis zur untersten Ebene eine zielorientierte Arbeitsweise fördern:

Der Erfolg der Zielausrichtung hängt davon ab, wie gut du das System im Laufe der Zeit implementierst und pflegst. Unternehmen, bei denen die Zielausrichtung funktioniert, legen einen Schwerpunkt auf die Bereiche Einbindung, Sichtbarkeit und realistische Erwartungen.

• Teams in die Zielsetzung einbeziehen: Gib nicht einfach Ziele von oben herab vor, sondern lass deine Teams bei der Zielsetzung mitentscheiden. Mitarbeiter, die Einfluss auf ihre Ziele haben, engagieren sich mehr dafür und können wertvolle Rückmeldung zur Machbarkeit geben.
• Ziele im Vordergrund halten: Sorge dafür, dass jeder die Ziele kennt und beziehe dich regelmäßig in Besprechungen, Planungssitzungen und Leistungsbeurteilungen darauf. Nutze Dashboards, Teambereiche und regelmäßige Kommunikation, um Prioritäten ins Bewusstsein zu rufen und sicherzustellen, dass jeder weiß, wie seine Arbeit mit den übergeordneten Zielen in Einklang steht.
• Werte kommunizieren, nicht nur Metriken: Stelle eine Verbindung zwischen den Zielen und den Werten und der Kultur des Unternehmens her. Es sollten nicht nur finanzielle Ziele im Vordergrund stehen. Das verleiht der Arbeit einen tieferen Sinn, motiviert die Teams und unterstützt sie bei Kompromissen, wenn verschiedene Prioritäten gegeneinander abgewägt werden müssen.
• Realistische Erwartungen stellen: Übermäßig ehrgeizige Ziele, die von den Teams unmöglich zu erreichen sind, ersticken die Motivation und sorgen für Zynismus. Setze herausfordernde, aber erreichbare Ziele, die Teams mit konzentriertem Einsatz erreichen können.

Mit den richtigen Tools und Vorlagen lässt sich die Ausrichtung an den Geschäftszielen viel einfacher implementieren und verwalten. Anstatt bei Null anzufangen, nutze bewährte Frameworks, die andere erfolgreiche Teams bereits getestet und verfeinert haben.

Jira und Confluence bieten mehrere Vorlagen an, die speziell entwickelt wurden, um die Zielausrichtung zu optimieren und die Transparenz zwischen den Teams zu verbessern. Die Vorlagen geben eine Struktur vor und bieten Flexibilität. Sie lassen sich an die Bedürfnisse deiner Organisation anpassen und verbessern gleichzeitig die Transparenz und Zusammenarbeit durch gemeinsame Zielsetzungsstandards.

Betrachten wir zum besseren Verständnis ein Beispiel für eine Zielausrichtung:

Ein Softwareunternehmen möchte die Kundenbindung innerhalb von sechs Monaten um 25 % erhöhen. Anstatt dem Produktteam zu sagen, es solle "die Kunden glücklicher machen", führt das Unternehmen in mehreren Abteilungen eine angemessene Zielausrichtung durch.

• Führungskräfte legen dabei das allgemeine Bindungsziel fest und verknüpfen es mit bestimmten Umsatz- und Wachstumszielen.
• Das Produktmanagement-Team teilt das Ziel in Feature-Prioritäten auf, die sich auf das Onboarding und die Bindung der Benutzer konzentrieren.
• Das Engineering-Team legt sich für die Umsetzung dieser Features auf bestimmte Fristen fest.
• Das Customer-Success-Team entwickelt Programme, um Kunden mit gefährdeten Konten proaktiv zu erreichen.
• Das Marketing-Team erstellt Inhalte, um Kunden dabei zu helfen, bestehende Features optimal zu nutzen.

Alle zwei Wochen treffen sich Vertreter der einzelnen Teams, um sich über den Fortschritt auszutauschen, Hindernisse zu identifizieren und die Arbeit abzustimmen. Dieser Prozess kann langfristige Gewohnheiten bei der Zusammenarbeit und der gemeinsamen Rechenschaftspflicht fördern und letztendlich die Performance nachfolgender Projekte verbessern.

Zu den wichtigsten Punkten gehören die Festlegung klarer, messbarer Ziele, die Aufteilung der Unternehmensziele in umsetzbare Teamziele, die Aufrechterhaltung einer regelmäßigen Kommunikation zur Abstimmung und die Befähigung von Teams, Entscheidungen hinsichtlich gemeinsamer Ziele zu treffen.

Jira bietet die Struktur und Transparenz, die Teams benötigen, um die Ziele während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus aufeinander abzustimmen. Anstatt sich auf Tabellen oder isolierte Tools zu verlassen, schafft Jira eine zentrale Informationsquelle, in der Teams sehen können, wie ihre Aufgaben mit größeren Zielen zusammenhängen.

Die Ziele-Funktion in Jira ermöglicht es Teams, einzelne Aufgaben und Projekte direkt mit Unternehmenszielen zu verknüpfen. So ist es einfach, den Fortschritt zu verfolgen und größere Probleme zu verhindern, bevor sie entstehen. Teams können schnell erkennen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, welche Gefahr laufen, in Verzug zu geraten, und worauf sie ihre Anstrengungen konzentrieren sollten.

Benutzerdefinierte Dashboards bieten in Echtzeit einen Überblick über den Fortschritt bei der Erreichung abgestimmter Ziele, während die automatische Berichterstattung die Stakeholder auf dem Laufenden hält, ohne dass manuelle Updates erforderlich sind. Diese Transparenz schafft Vertrauen und ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung, wenn Prioritäten geändert werden müssen.

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