Erfolgreiches Verfassen eines Business Case
Themen durchsuchen
Im Geschäftsleben ist eine großartige Idee nur der erste Schritt, diese zum Leben zu erwecken. Ein einzigartiges und innovatives Konzept ist zwar unerlässlich, aber du benötigst für den Erfolg auch Ressourcen und Unterstützung.
Um die notwendigen Ressourcen und den nötigen Support zu erhalten, musst du ein überzeugendes Argument vorbringen, das den Wert und die Durchführbarkeit deines Projektvorschlags oder deiner Initiative belegt. Ein gut ausgearbeiteter Business Case kann also viel bewirken.
In diesem Artikel erfährst du, was ein Business Case und seine Hauptkomponenten sind und wie er sich von einem Geschäftsplan unterscheidet. Außerdem lernst du die Vorteile eines soliden Business Case kennen und erhältst ein Muster für die Erstellung eines Business Case, der den Wert deiner Initiative effektiv vermittelt.
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case rechtfertigt in einem Dokument die Durchführung eines Projekts oder einer Initiative. Der Hauptzweck besteht darin, die potenziellen Vorteile, Kosten und Risiken zu bewerten und Entscheidungsträgern Belege dafür zu liefern, weshalb sich die Investition lohnt.
Die wichtigsten Elemente eines Business Case
Ein gut strukturierter Business Case beinhaltet in der Regel folgende Schlüsselelemente:
- Zusammenfassung: Das ist ein kurzer Überblick über den Business Case, in dem das Geschäftsproblem, die vorgeschlagene Lösung und die erwarteten Vorteile hervorgehoben werden.
- Problemstellung: Beschreibt eindeutig das Geschäftsproblem oder die Geschäftschance, die das Projekt angehen soll.
- Optionsanalyse: Dazu gehört die Bewertung potenzieller Lösungen, einschließlich ihrer Vor- und Nachteile und der geschätzten Kosten.
- Empfohlene Lösung: Basierend auf der Analyse ist das die vorgeschlagene Vorgehensweise und eine Begründung dieser Wahl.
- Implementierungsplan: Beinhaltet das Erstellen einer allgemeinen Roadmap, die den Projektzeitplan, die Meilensteine, die erforderlichen Ressourcen und die wichtigsten Ergebnisse umreißt.
- Finanzanalyse: Umfasst eine Kosten-Nutzen-Analyse, in der die zu erwartenden Kosten, der Nutzen und die Kapitalrendite (ROI) des Projekts aufgeschlüsselt werden.
- Risikobewertung: Hilft dabei, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt und Strategien zu deren Minderung zu erkennen, einschließlich Sensitivitätsanalysen.
- Analyse der Beteiligten: Das ist ein Überblick über die Personen oder Gruppen, auf die sich das Projekt auswirkt, sowie über den jeweiligen Einfluss und das jeweilige Interesse.
- Fazit: Fasst die wichtigsten Punkte zusammen und bietet Entscheidungsträgern einen überzeugenden Aktionsaufruf für die Genehmigung des Projekts.
Wer verfasst normalerweise Business Cases?
Der Business Case wird normalerweise von der Einzelperson oder Gruppe verfasst, die das Projekt vorschlägt. Dabei könnte es sich um Projektmanager, Unternehmer oder andere Beteiligte handeln, die sich für eine bestimmte Vorgehensweise einsetzen. Manche Unternehmen haben möglicherweise eine bestimmte Rolle oder ein Team, das für die Ausarbeitung von Business Cases verantwortlich ist.
Der Projektsponsor bereitet in der Regel den Business Case vor, aber alle relevanten Teammitglieder sollten ebenfalls dazu beitragen. Dazu gehören Fachexperten aus der Finanz-, HR- und IT-Abteilung und anderen relevanten Funktionen, die spezielle Einblicke und Informationen bieten können.
Wodurch unterscheiden sich Business Case und Geschäftsplan?
Business Cases und Geschäftspläne dienen unterschiedlichen Zwecken:
- Ein Business Case rechtfertigt ein bestimmtes Projekt, indem er dessen Vorteile, Kosten und Risiken umreißt. Er konzentriert sich auf eine einzige Initiative, um die Genehmigung und Finanzierung zu erhalten.
- Ein Geschäftsplan bietet einen umfassenden Überblick über ein gesamtes Unternehmen, in dem Geschäftsstrategie, Marktanalysen, Finanzprognosen und Betriebspläne detailliert beschrieben werden. Er dient als langfristige Roadmap für das Unternehmen.
Zusammenfassend ist ein Business Case eine gezielte, kurz- bis mittelfristige Analyse eines bestimmten Projekts. Im Gegensatz dazu ist ein Geschäftsplan umfassender und auf die langfristige Strategie des gesamten Unternehmens ausgelegt.
Welche Vorteile bietet ein Business Case?
Ein gut ausgearbeiteter Business Case bietet Unternehmen, die Projekte oder Initiativen durchführen, zahlreiche Vorteile.
Problemdefinition und -lösung
Ein Business Case definiert das Problem oder die Chance klar und skizziert einen Lösungsvorschlag. Er legt eine Roadmap für das Projekt fest und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Geschäftsziele und sonstigen Zielsetzungen verstehen.
Analysen als fundierte Entscheidungsgrundlage
Ein Business Case ermöglicht fundierte Entscheidungen durch eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse. Dadurch können Führungskräfte die Vorzüge des Projekts mit anderen Prioritäten abwägen und ihre Entscheidungen auf Fakten stützen.
Effiziente Ressourcennutzung
Ein Business Case trägt zu einer optimierten Ressourcenzuweisung bei, indem er die für das Projekt notwendigen Investitionen rechtfertigt. Das unterstützt beim gezielten Einsatz von Personal und Geldern für die Initiativen mit dem wichtigsten strategischen Wert und ROI.
Erkennen und Abschwächen von Risiken
Ein Business Case identifiziert potenzielle Fallstricke anhand einer umfassenden Risikobewertung und skizziert Strategien zur Risikominderung. Dieser proaktive Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs und minimiert die Auswirkungen möglicher Herausforderungen.
Klares Erwartungsmanagement
Ein Business Case stimmt die Erwartungen der Beteiligten aufeinander ab, indem er die erwarteten Ergebnisse, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten dokumentiert. Er dient auch als Kommunikationsmittel und als Bezugspunkt während des gesamten Projektlebenszyklus und sorgt dafür, dass sich alle auf die vereinbarten Ziele konzentrieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Business Case
Die Entwicklung eines überzeugenden Business Case umfasst einen systematischen Ansatz zur Informationserfassung, zur Optionsanalyse und zur Abgabe einer klaren Empfehlung.
DEFINIEREN DES PROBLEMS
Ermittle zunächst die Problemstellung oder Chance, mit der sich das Projekt befassen soll. Formuliere die Problemstellung und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen klar und deutlich. Sammle relevante Daten und Belege wie Kundenfeedback, Markttrends oder interne Metriken, um die Problemstellung zu untermauern.
Brainstorming möglicher Lösungen
Binde wichtige Beteiligte ein, um verschiedene mögliche Lösungen auszuarbeiten. Berücksichtige dabei sowohl interne Fähigkeiten als auch externe Ressourcen. Bewerte jede Option auf der Grundlage ihrer Machbarkeit, der damit verbundenen Kosten und der Ausrichtung auf die Unternehmensziele. Eine Brainstorming-Vorlage kann dazu beitragen, dass die Gespräche produktiv bleiben.
Finanzen analysieren
Führe eine gründliche Finanzanalyse für die vorgeschlagenen Lösungen durch. Schätze die mit jeder Option verbundenen Kosten, einschließlich der Vorabinvestitionen und laufenden Ausgaben. Projiziere den erwarteten Nutzen und den ROI über einen definierten Zeitraum.
Risiko beurteilen
Identifiziere potenzielle Risiken jeder Lösung wie technische Herausforderungen, Marktunsicherheiten und Ressourcenbeschränkungen. Entwickle Strategien zur Minderung, um diesen Risiken zu begegnen und ihre Auswirkungen auf den Projekterfolg zu reduzieren. Eine Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix vereinfacht den Prozess.
Kontakt mit Beteiligten pflegen
Arbeite während des gesamten Prozesses mit wichtigen Beteiligten zusammen, um Beiträge einzuholen, einen Konsens zu erzielen und die Zustimmung zu sichern. Kommuniziere Fortschritte regelmäßig und hole Feedback ein, um sicherzustellen, dass hinsichtlich der empfohlenen Lösung Übereinstimmung besteht und diese unterstützt wird.
Business Case entwerfen
Trage die gesammelten Informationen in einem umfassenden Dokument zusammen. Füge eine Zusammenfassung, eine Problemstellung, eine Analyse der Optionen, eine empfohlene Lösung, einen Implementierungsplan, eine Finanzanalyse und eine Risikobewertung hinzu. Drücke dich dabei klar und präzise aus und verwende Grafiken, um die wichtigsten Punkte zu vermitteln.
Überprüfen und verfeinern
Teile den Entwurf des Business Case zur Überprüfung und für Feedback mit den relevanten Beteiligten. Berücksichtige ihre Beiträge und präzisiere das Dokument, damit es möglichst klar, genau und überzeugend ist. Bereite dich darauf vor, den Business Case Entscheidungsträgern zu präsentieren und auf alle Fragen oder Bedenken einzugehen.
Implementieren und überwachen
Entwickle nach der Genehmigung einen detaillierten Implementierungsplan, z. B. mit einer Projektplanvorlage. Weise Verantwortlichkeiten sowie Ressourcen zu und lege Zeitpläne fest. Überwache regelmäßig den Fortschritt anhand von Meilensteinen und wichtigen Leistungsindikatoren. Informiere die Beteiligten über Neuigkeiten und nimm bei Bedarf Anpassungen vor, um eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen.
Write a winning business case with Confluence
Whether presenting a proof of concept or seeking approval for a large-scale initiative, a well-crafted business case is essential. It demonstrates the project’s alignment with the company’s strategic plan and justifies the investment of time, resources, and budget.
Confluence simplifies this process with built-in best practices and templates. It allows key company-wide and project-related knowledge to be centralized in one place, making it instantly accessible and ready to move your business forward.
Create a business case that gets attention and approval with Confluence:
- Collaborate in real-time: Invite your peers to collaborate with you through real-time editing and inline comments. Project collaboration is vital to developing a comprehensive business case that you can share with the broader organization.
- Templates and structure: Organize your content logically and professionally with business case templates and project templates. These templates help cover all essential elements, from project scope to financial analysis.
- Visual appeal: Use charts, graphs, and other visuals to make your data compelling and easy to understand. Compelling visuals can help convey the value and feasibility of your proposed project.
- Centralized information: Keep all your documents, data, and feedback in one place so everyone is on the same page. Centralized information facilitates efficient project planning and project execution.
- Easy sharing: Share your business case with stakeholders effortlessly and get real-time feedback to make necessary adjustments. Seamless sharing and collaboration streamline the approval process.
Confluence eases the headache of scattered documents, unreliable information, and disconnected team members by bringing all your work into a single, connected workspace. Content-integrated pages feed into secure workspaces that become your company’s source of truth, whether you’re working at startup velocity or enterprise scale.
With Confluence, you can develop a business case that effectively communicates your project’s strategic value. From defining the project scope to outlining the implementation plan, Confluence provides the tools for successful project collaboration. Start building your winning business case today and turn your ideas into reality.
Create a business case in Confluence for free.