Projektstrukturplan (PSP): Definition und schrittweise Anleitung

Wenn es sich so anfühlt, als würden Projekte immer komplexer werden – dann ist das wahrscheinlich tatsächlich so.

Transparenz eignet sich wunderbar für die Abstimmung zwischen Stakeholdern und Teams. Sie kann jedoch die Zahl der Entscheidungen erhöhen und zu sich verschiebenden Terminen, strengeren Kapazitätskontrollen und differenzierteren Aufgaben und Teilaufgaben führen.

Ein grundlegendes Tool für das Projektmanagement ist ein Projektstrukturplan (PSP), der maßgeblich dazu beiträgt, dass Projekte unter Kontrolle bleiben. Klarheit und Struktur sind für leistungsstarke Teams unverzichtbare Faktoren, und ein gut durchdachter Projektstrukturplan schafft die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und konsistente Ergebnisse.

In diesem Artikel wird erläutert, was ein Projektstrukturplan ist, welche Schlüsselkomponenten er im Projektmanagement hat und wie du durch das Erstellen eines PSP deinen Prozess transformierst.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP) gliedert im Projektmanagement ein Projekt hierarchisch in kleinere, überschaubare Komponenten oder Liefergegenstände wie Aufgaben.

Jede Ebene eines Projektstrukturplans detailliert die Vorgänge des Projekts präziser, ausgehend von dem übergeordneten Projektziel oder -ergebnis. Die nächste Ebene listet wichtige Liefergegenstände des Projekts auf, dann Teil-Liefergegenstände und schließlich Arbeitspakete.

Aufgaben sind die spezifischen Aktionen oder Schritte, die während eines Projekts durchgeführt werden, Liefergegenstände die konkreten Outputs oder Produkte, die aus diesen Aufgaben resultieren. Ergebnisse sind die breiteren Auswirkungen oder der Wert, der durch die Bereitstellung dieser Outputs erreicht wird.

Strategisch konzentrieren sich Aufgaben und Liefergegenstände auf die Ausführung und den Fortschritt, während die Ergebnisse den wahren Projekterfolg messen. Normalerweise geschieht das, indem der Wert oder die Auswirkungen für die Organisation oder Stakeholder widergespiegelt werden.

Welchen Zweck erfüllt ein PSP?

Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement organisiert und definiert den Projektumfang, indem er ihn in überschaubare Abschnitte unterteilt. Er legt ein eindeutiges Framework für die Projektplanung, -ausführung und -kontrolle fest. Gleichzeitig verfolgst du damit die Abarbeitung des Projektplans nach und stellst sicher, dass dein Projekt auf Kurs bleibt.

Der Projektstrukturplan beschreibt jede Aufgabe, um die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu erleichtern. Jedes Arbeitspaket beschreibt Ressourcenbedarf und Dauer im Detail und hilft dabei, Kosten und Zeitrahmen einzuschätzen.

Die Hauptbestandteile eines Projektstrukturplans

Jede Komponente erfüllt einen anderen Zweck, weshalb sich die spezifischen Rollen und Detailgrade unterscheiden. Die höchste Ebene steht für das endgültige Ziel und die niedrigste Ebene definiert ganz konkrete Details. Zu den häufigsten Komponenten eines Projektstrukturplans zählen:

• Phasen: Phasen stellen die Hauptphasen des Projektlebenszyklus dar. Jede Phase gruppiert relevante Aktivitäten und Aufgaben.

• Aufgaben: Aufgaben sind einzelne Aktivitäten innerhalb jeder Phase eines Projekts.

• Teilaufgaben: Aufgaben, die in zusätzliche Aktivitäten aufgeteilt werden müssen, um eine präzisere Planung und Ausführung zu ermöglichen.

• Liefergegenstände: Diese Ergebnisse resultieren aus der Erledigung von Aufgaben und können sowohl materiell als auch immateriell sein.

• Teil-Liefergegenstände: Kleinere Ergebnisse, die zur Fertigstellung größerer Liefergegenstände für Projekte beitragen.

• Arbeitspakete: Detaillierte Aufgaben oder Aufgabengruppen mit spezifischen Liefergegenständen – normalerweise die kleinsten Aufgabeneinheiten in einem PSP.

• Abhängigkeiten: Die Beziehungen zwischen Aufgaben, die zeigen, was abgeschlossen werden muss, bevor andere Aufgaben beginnen können.

• Schätzungen: Die ungefähren Ressourcen, Zeit und Kosten, die für den Abschluss eines Projekts benötigt werden.

• Meilensteine: Kennzeichnen den Abschluss wichtiger Phasen, Liefergegenstände oder anderer wichtiger Projektzielsetzungen.

Der Projektstrukturplan strukturiert das Projekt in überschaubare Komponenten, indem der Umfang in detaillierte, kleinere Teile aufgeteilt wird. Klar definierte Komponenten erleichtern die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Schätzung von Kosten, die Planung von Zeitleisten und die Überwachung des Projektfortschritts.

Zwei Arten von Projektstrukturplänen

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, einen Projektstrukturplan zu strukturieren – je nach den spezifischen Anforderungen deines Projekts:

1. Auf Liefergegenstände ausgerichteter Projektstrukturplan

Ein auf Ergebnissen basierender Projektstrukturplan konzentriert sich auf den Output des Projekts. Er unterteilt das Projekt in wichtige Ergebnisse statt in Phasen, da dies bei Projekten, bei denen das Endprodukt oder der Output klar und deutlich ist, den größeren Nutzen bietet.

2. Phasenbasierter Projektstrukturplan

Im Gegensatz zu Projektstrukturplänen, die auf Liefergegenstände ausgerichtet sind, unterteilt ein phasenbasierter PSP das Projekt nach seinen Phasen. Jede Phase stellt einen großen Abschnitt der Projektzeitleiste dar und alle Phasen gliedern sich in weitere Aufgaben und Aktivitäten auf.

Dieser Typ ist ideal für Projekte mit klar definierten Phasen, wie in der Softwareentwicklung oder im Bauwesen.

Projektplanungstools zum Erstellen eines Projektstrukturplans

Die folgenden Tools sind keine Projektstrukturpläne. Dennoch sind sie nützlich in Kombination mit einem PSP, um Zeitleisten, Workflows und den Zeitplan zu visualisieren.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung des Projektlebenszyklus. Es listet Aufgaben entlang einer Zeitleiste auf und zeigt Zeitrahmen, Abhängigkeiten und Fortschritte an. Dieses Tool ist sehr effektiv für Teams, die klare Anweisungen zum Projektplan benötigen.

Kanban

Kanban ist eine visuelle Methode zur Verwaltung von Projektarbeit, während das Projekt einen Prozess durchläuft. Dabei werden Aufgaben mit Karten auf Kanban Boards dargestellt und verschiedene Workflow-Phasen in Spalten angezeigt.

Diese Methode ist ideal für das Agile-Projektmanagement und erfordert eine kontinuierliche Überwachung und häufige Anpassung.

Kalender

Kalender bieten im Projektmanagement eine zeitbasierte Struktur für den Projektstrukturplan. So ist sichergestellt, dass Aufgaben termingerecht abgeschlossen sowie Deadlines, Meilensteine und die Verfügbarkeit von Ressourcen zuverlässig verfolgt werden können.

Die Kalendermethode eignet sich am besten für Projekte mit strikten Deadlines oder festen Zeitrahmen, beispielsweise für Marketing-Prozesse wie das Content-Management.

Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?

Die Erstellung eines Projektstrukturplans umfasst eine Reihe von Schritten für ein gut organisiertes Projekt. Nimm dir für den Entscheidungsprozess ausreichend Zeit. Eine sorgfältig ausgearbeitete Struktur ist für den Erfolg deines Projekts unerlässlich.

Wenn du schnell loslegen möchtest, kannst du eine kostenlose Vorlage für Projektstrukturpläne nutzen, die dich durch die folgenden vier Hauptschritte führt:

Schritt 1: Projektumfang definieren und Ergebnisse identifizieren

Grenze den Gesamtumfang des Projekts klar ein und lege konkrete Zielsetzungen fest. Befasse dich mit den Zielen, Einschränkungen und Anforderungen des Projekts.

Ein klar definierter Umfang bildet die Grundlage für den gesamten Projektstrukturplan. Je stärker das Fundament, desto größer sind deine Erfolgschancen.

Identifiziere als Nächstes die wichtigsten Ergebnisse oder die Projektergebnisse. Liste die OKRs (Objectives and Key Results) auf, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. Bei einem Projekt zur Entwicklung einer mobilen App könnten die wichtigsten Ergebnisse zum Beispiel UI-Design, Backend-Entwicklung und Datenbankeinrichtung sein.

Schritt 2: Mit Vorgangstypen eine hierarchische Struktur erstellen

Nachdem du die Hauptergebnisse des Projekts identifiziert hast, kannst du sie in kleinere, besser überschaubare Teilergebnisse aufteilen. Wenn das Ergebnis beispielsweise eine Benutzeroberfläche sein soll, könnten zu den Teilergebnissen Wireframes, Mockups und Designüberprüfungen zählen.

Die Jira-Hierarchie zur Darstellung verschiedener Ebenen eines Projektstrukturplans sieht zum Beispiel so aus:

1. Epics: Wichtige Ergebnisse oder Projektphasen

2. Vorgänge: Epics, die in kleinere, überschaubare Arbeitspakete unterteilt wurden

3. Sub-Tasks: Vorgänge, die weiter in umsetzbare Schritte unterteilt wurden

Schritt 3: Den Projektstrukturplan visualisieren

Mit Jira Plans kannst du die Hierarchie von den Initiativen bis hinunter zu den Sub-Tasks visualisieren und verwalten. Platziere Vorgänge per Drag-and-drop, um die Struktur nach Bedarf anzupassen.

Du kannst auch Jira Marketplace-Apps wie WBS Gantt-Chart for Jira, Structure for Jira oder BigPicture in Betracht ziehen. Diese Apps bieten spezielle Projektstrukturplan- und Gantt-Diagramm-Ansichten zur verbesserten Visualisierung und Verwaltung.

Identifiziere und beschreibe die einzelnen Aktivitäten, die erforderlich sind, um das jeweilige Arbeitspaket abzuschließen. Liste alle Verwaltungsaufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten auf, die relevant sind, um die Ziele des Arbeitspakets zu erreichen.

Beim Skizzieren der ersten Wireframes könnten zu den Aktivitäten beispielsweise das Sammeln von Anforderungen, das Erstellen einer Basisebene und das Präsentieren der ersten Skizze zur Überprüfung zählen.

Schritt 4: Abhängigkeiten verknüpfen und verfolgen

Verwende abschließend die Verknüpfungsfunktionen von Jira, um Abhängigkeiten zwischen Tasks und Ergebnissen zu verdeutlichen und kritische Pfade sowie potenzielle Engpässe zu identifizieren.

Du kannst große Tasks einfach in kleinere Teile zerlegen, damit sie überschaubarer werden und sich leichter erledigen lassen. Jira-Workflows können dazu beitragen, die Effizienz von Projektmanagementteams zu verbessern.

Erstellung eines Projektstrukturplans mit den passenden Tools und Vorlagen

Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist entscheidend für die effektive Organisation und Verwaltung deines Projekts, aber die Anschaffung der richtigen Tools kann schwierig sein. Bei Jira ist dieser Prozess besonders einfach. Es gibt sogar verschiedene vorgefertigte Vorlagen für die effiziente Erstellung und Verwaltung von Projekten.

Möchtest du dein Projektmanagement optimieren? Teste Jira kostenlos und erlebe selbst, welchen Unterschied ein gut strukturierter Projektstrukturplan machen kann.