Was sind Ergebnisse im Projektmanagement?

Jedes Projekt verspricht Ergebnisse – aber woran erkennst du, ob du tatsächlich ablieferst?

Hier kommen die Projektergebnisse ins Spiel. Mithilfe echter, messbarer Ergebnisse werden Pläne und Teamwork greifbar (oder eben nicht greifbar).

Der Umgang mit den Ergebnissen geht über das einfache Abhaken von Kästchen hinaus. Es kommt auf jeden Meilenstein mit klaren Erwartungen an, damit sich die harte Arbeit deines Teams wirklich auszahlt. Wenn du dich auf die Ergebnisse konzentrierst, sorgst du selbst im größten Projektchaos für Klarheit.

Weshalb vermittelst du den Stakeholdern also nicht Vertrauen in die nächsten Schritte?

Dieser Artikel geht speziell auf die Projektergebnisse ein, einschließlich der verschiedenen Arten und weshalb sie entscheidend für die Nachverfolgung des Fortschritts, bessere Projektzusammenarbeit und gleichbleibend hohe Qualitätsstandards sind.

Was sind Projektergebnisse?

Die Projektergebnisse sind die spezifischen Ergebnisse oder Resultate, die ein Projekt voraussichtlich hervorbringen wird. Dabei kann es sich um greifbare Dinge, wie ein fertiges Produkt, einen Bericht oder eine neue Website handeln. Nicht greifbare Ergebnisse sind zum Beispiel verbesserte Prozesse oder eine höhere Kundenzufriedenheit.

Die Ergebnisse werden beim Projektbeginn klar definiert – traditionell in der Phase des Projektstarts – und dienen als Kontrollpunkt, um den Fortschritt und Erfolg zu messen. Bestimmte Projektergebnisse können in Projektmanagementsoftware verwaltet werden, die detaillierte Ansichten bietet, um den Fortschritt zu ermitteln, nachzuverfolgen und zu teilen.

Die 6 Arten von Projektergebnissen

Die spezifischen Ergebnisse eines Projekts hängen von seinem Umfang, seinen Zielen und seinen Anforderungen ab. Hier findest du die verschiedenen Arten von Projektergebnissen, auf die du höchstwahrscheinlich treffen wirst:

1. Interne Ergebnisse

Interne Projektergebnisse dienen für den Einsatz innerhalb des Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel Statusberichte, Projektpläne, Risikobewertungen und weitere Projektdokumentation, die für die interne Verwaltung aller Aspekte erforderlich ist.

Sie helfen dem Projektteam, Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

2. Externe Ergebnisse

Dies sind die endgültigen Ergebnisse oder Produkte, die an den Kunden oder externe Stakeholder geliefert werden. Externe Ergebnisse können auch als Hauptgrund für die Durchführung des Projekts betrachtet werden.

Häufige Beispiele für diese Art von Ergebnissen sind neue Softwareanwendungen, Marketingkampagnen oder Schulungsprogramme.

3. Prozessergebnisse

Als Zwischenergebnisse, die während der Projektausführungsphase erstellt werden, tragen Prozessergebnisse zum übergeordneten Endergebnis bei. Sie markieren den Fortschritt auf dem Weg zum Endziel.

Dazu können Prototypen, Testberichte und Designspezifikationen zählen.

4. Produktergebnisse

Dies sind Endprodukte oder Dienstleistungen, die aus einem Projekt hervorgehen sollen. Sie erfüllen direkt die Projektziele und Anforderungen.

Beispiele hierfür sind ein neues Produkt, eine Website, ein Richtliniendokument oder ein Geschäftsprozess.

5. Greifbare Ergebnisse

Greifbare Projektergebnisse sind physische oder konkrete Outputs, die während eines Projekts erstellt werden. Diese Ergebnisse lassen sich einfach messen und prüfen und liefern klare Belege dafür, dass bestimmte Projektziele erreicht wurden.

Beispiele hierfür sind Hardware, Ausrüstung, Einrichtungen, Produkte und Dokumentation.

6. Nicht greifbare Ergebnisse

Das sind nicht-physische Ergebnisse wie Prozesse, Services, Funktionalitäten, Fertigkeiten oder eine höhere Kundenzufriedenheit. Nicht greifbare Ergebnisse können traditionell schwieriger zu messen sein, sind aber genauso wichtig. Sie spiegeln den Wert und die Auswirkungen wider, die ein Projekt über physische Produkte hinaus hat.

Beispiele hierfür sind ein neuer Geschäftsprozess, ein Schulungsprogramm oder eine Marketingstrategie.

Bedeutung von Ergebnissen im Projektmanagement

Die Ergebnisse setzen klare Ziele, erleichtern die Projektverfolgung und sorgen für die Zufriedenheit der Stakeholder. Hier sind einige andere Gründe, weshalb Ergebnisse für das Projektmanagement wichtig sind:

Ergebnisse dienen als Meilensteine für das Projekt

Ergebnisse sind die Momente, die ein Projekt voranbringen und wichtige Punkte in der Projektzeitleiste markieren. Sie heben den Abschluss sinnvoller Vorgangsabschnitte hervor, schaffen natürliche Kontrollpunkte für eine Neubewertung und helfen Teams dabei, ohne Einbußen beim Tempo die Richtung zu ändern.

Die Aufschlüsselung des Projekts in konkrete Ergebnisse erzwingt in gewisser Weise Klarheit. Dann herrscht kein Zweifel daran, was erledigt ist, was als Nächstes ansteht und was sich verzögert.

Das kann man als Projektkontrolle in der praktischsten Form betrachten. Sie erleichtert die Fortschrittsüberwachung und die Beibehaltung der Dynamik im gesamten Projektlebenszyklus.

Ergebnisse helfen, den Fortschritt nachzuverfolgen und zu messen

Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verwalten. Ergebnisse liefern greifbare Outputs, auf deren Grundlage du deinen Plan bewerten kannst.

Das verdeutlicht sehr stark, ob du im Zeitplan und im Budget liegst. Moderne Tools für das Projektmanagement gestalten das durch Gantt-Diagramme, Board-Ansichten und Dashboards noch transparenter.

Bei allen diesen Ansichten geht es um die Ergebnisse. Die Tools visualisieren und überwachen den Status von Ergebnissen und halten dich auf Kurs, wenn etwas schiefzulaufen droht.

Ergebnisse tragen zu einer besseren Kommunikation mit Stakeholdern bei

Klare Ergebnisse legen explizite Erwartungen daran fest, was wann in welcher Form produziert wird. Die Stakeholder brauchen keine abstrakten Statusaktualisierungen – sie müssen wissen, was geliefert wurde und was als Nächstes kommt.

Regelmäßige, an Ergebnisse geknüpfte Updates schaffen Vertrauen, halten alle auf dem gleichen Stand und reduzieren das Risiko von Missverständnissen und Scope Creep drastisch.

Ergebnisse sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards

Ergebnisse halten während des gesamten Projekts den Qualitätsstandard aufrecht. Zu Beginn wird definiert, wie ein gutes Ergebnis aussieht, bevor die Arbeiten überhaupt beginnen.

Wenn Ergebnisse klare Akzeptanzkriterien haben, können Teams bessere Entscheidungen treffen, Nacharbeit vermeiden und Stakeholder bekommen, was sie brauchen.

So lassen sich die Ergebnisse identifizieren

Um Ergebnisse auf der Grundlage des Projektumfangs und der Ziele zu identifizieren, muss das Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben aufgeteilt werden, die mit den Gesamtzielen übereinstimmen. Stelle sicher, dass jede Aufgabe ein bestimmtes, messbares Ergebnis hervorbringt, das zur Erreichung der Projektziele beiträgt.

Um die Anforderungen zu erfassen und die Ergebnisse zu definieren, müssen alle relevanten Stakeholder identifiziert und einbezogen werden, damit ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele verstanden werden können.

Mit Interviews, Workshops und Umfragen lassen sich detaillierte Informationen zusammentragen. Die Daten müssen dokumentiert, validiert und verfeinert werden, um Klarheit und Übereinstimmung mit den Projektzielen zu gewährleisten.

Das hilft dabei, die Grundlage für die Definition spezifischer, messbarer Ergebnisse zu bilden. Unterteile mit einem Projektstrukturplan (PSP) ein Projekt in überschaubare Aufgaben und identifiziere die entsprechenden Ergebnisse.

Befolge bei deinem PSP diese Schritte:

1. Umfang und Ziele des Projekts definieren: Definiere klar die Ziele und Vorgaben des Projekts, um den WBS-Prozess zu leiten.

2. Die wichtigsten Ergebnisse identifizieren: Teile das Projekt in übergeordnete Outputs oder Ergebnisse auf, wie zum Beispiel eine funktionale Anwendung oder einen Marketingplan.

3. Ergebnisse in Arbeitspakete zerlegen: Teile jedes wichtige Ergebnis in kleinere, überschaubare Komponenten auf, die als Arbeitspakete bezeichnet werden.

4. Aufgaben und Unteraufgaben definieren: Identifiziere die erforderlichen Aufgaben und Unteraufgaben, um jedes Arbeitspaket abzuschließen. Dies stellt eine detaillierte Projektplanung und Projektausführung sicher.

5. Aufgabenbeziehungen herstellen: Ermittle Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um sie in eine Reihenfolge zu bringen und den Workflow zu verstehen.

6. Ressourcen und Dauer zuweisen: Ordne die erforderlichen Ressourcen zu und schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket.

7. Projektstrukturplan überprüfen und optimieren: Überprüfe und verfeinere den Projektstrukturplan regelmäßig, um ihn an sich ändernde Anforderungen anzupassen und Herausforderungen zu bewältigen.

8. Projektstrukturplan visualisieren: Verwende visuelle Tools wie Baumdiagramme oder Gantt-Diagramme, um den Projektstrukturplan darzustellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Du kannst auch KI wie Rovo in Jira nutzen, um einen Großteil dieser Arbeit für dich zu erledigen. Sie kann automatisch Vorgänge betrachten und Schritte sowie kleinere Ergebnisse vorschlagen, die zum größeren Ziel führen.

So verwaltest du Ergebnisse effektiv

Die effektive Verwaltung von Ergebnissen stellt sicher, dass Projekte auf Kurs bleiben und die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden. Hier sind wichtige Schritte, damit du den Schwerpunkt und die Ausrichtung beibehalten kannst:

Klare Kriterien definieren

Beginne mit der Definition klarer Akzeptanzkriterien für jedes Ergebnis. Diese Kriterien sollten spezifisch und messbar sein und von allen Beteiligten angenommen werden.

Dieser Schritt stellt sicher, dass jeder versteht, was ein abgeschlossenes Ergebnis darstellt, und reduziert so das Risiko von Missverständnissen und ein unbemerktes Umfangswachstum.

Realistische Fristen

Lege unter Berücksichtigung des Projektumfangs, der verfügbaren Ressourcen und der potenziellen Risiken einhaltbare Fristen für jedes Ergebnis fest. Binde dein Team in den Prozess der Fristfestlegung ein, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne realistisch und erreichbar sind.

Dieser kollaborative Ansatz hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Er ermöglicht auch eine bessere Planung und Ressourcenzuweisung.

Zuständigkeiten zuweisen

Weise bestimmten Teammitgliedern die Verantwortlichkeiten für jedes Ergebnis zu. Stelle sicher, dass jeder seine Rolle und die wichtigsten Erwartungen kennt.

Dieser Schritt fördert nicht nur die Verantwortlichkeit, sondern hilft auch dabei, Fortschritte zu verfolgen und eventuell auftretende Probleme zu lösen. Mit einer Verantwortungszuweisungsmatrix oder RACI-Diagrammvorlage lässt sich bestimmen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Du kannst auch einen KI-Agenten nutzen, um Aufgaben basierend auf Ressourcen zu priorisieren, Team-Workloads zu überprüfen und Aufgaben automatisch den entsprechenden Personen zuzuweisen.

Fortschritt verfolgen

Verfolge den Fortschritt der Ergebnisse regelmäßig mithilfe von Projektmanagement-Software. Überwache den Status, die Qualität und alle Risiken, die mit jedem Ergebnis verbunden sind.

Regelmäßige Updates und Bewertungen helfen dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und zeitnah Anpassungen vorzunehmen. Tools wie die Dashboard-Berichterstellung und Statusberichte geben in Echtzeit Einblicke in den Fortschritt des Projekts.

Jira bietet tatsächlich robuste Funktionen zur Verfolgung von Fortschritten, wie Zeiterfassung, Fortschrittsbalken und detaillierte Berichte. Es liefert in Echtzeit Einblicke in den Status der Ergebnisse, damit Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen können.

Häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit Ergebnissen

Die Verwaltung der Projektergebnisse kann aufgrund mehrerer Faktoren eine Herausforderung sein:

• Scope Creep: Das passiert, wenn der Umfang des Projekts über die ursprünglichen Anforderungen hinausgeht. Gründe dafür können sich ändernde Bedürfnisse der Stakeholder oder schlechtes Änderungsmanagement sein.

• Ressourcenbeschränkungen: Die begrenzte Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern, Ausrüstung und Materialien oder ein begrenztes Budget können die termingerechte Fertigstellung behindern und einen negativen Einfluss auf die Qualität haben.

• Qualitätsprobleme: Unklare Anforderungen, unzureichende Tests und fehlende Qualitätssicherungsprozesse können zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.

• Erwartungen der Stakeholder: Falsch ausgerichtete oder unrealistische Erwartungen von Stakeholdern können zu Unzufriedenheit führen, selbst wenn das Projekt seine ursprünglichen Ziele erreicht.

Ergebnisse mit einer zentralen Informationsquelle identifizieren und priorisieren

Wenn dir die Bereitstellung echter Ergebnisse wichtig ist, solltest du eine leistungsstarke Lösung in Betracht ziehen, die Pläne mit konkreten Vorgängen realisiert, die direkt deinen Ergebnissen zugeordnet werden. Du benötigst ein zentrales Tool, um alles an einem Ort und team- oder abteilungsübergreifend zu verwalten.

Deshalb vertrauen so viele Projektmanager, Teams und Organisationen auf Jira, um jedes Ergebnis von Anfang bis Ende zu verwalten. Jira kann jedem Ergebnis einen Verantwortlichen, einen Status, ein Fälligkeitsdatum und klare Akzeptanzkriterien zuweisen.

Falls du dir nicht sicher bist, was du lieferst und wie nah du der Fertigstellung bist, brauchst du ein Tool, das sich durch Priorisierung auszeichnet. Du kannst Ergebnisse nach Auswirkung, Risiko oder Abhängigkeit in eine Rangfolge bringen und dann mithilfe von Boards, Zeitleisten und Dashboards die damit verbundenen Abwägungen auf einen Blick erkennen.

Teste Jira noch heute und entscheide, ob es das Richtige für dein nächstes Projekt ist!