Vereinfachtes Content-Management mit Confluence-Datenbanken
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Viele Content-Teams kennen dieses Problem: zwei Versionen desselben Dokuments, die an verschiedenen Orten erstellt wurden. Die eine liegt auf einem Netzlaufwerk, die andere in Confluence. Und keine ist aktuell. Lieferfristen rücken näher, Überprüfungen verzögern sich, und die richtige Datei ist in einem Thread vergraben, den niemand mehr finden kann.
Ohne ein gut strukturiertes System zur Organisation und Verwaltung von Inhalten leidet die Produktivität und die Arbeit der Teams gerät ins Stocken.
Confluence-Datenbanken bieten sich als zentrale, strukturierte Plattform für die Verwaltung von Aufgaben, den Austausch von Updates und die Vernetzung aller Informationen an. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Inhalte damit zentral verwalten und deine Projekte vorantreiben kannst.
Was sind Confluence-Datenbanken?
Eine Confluence-Datenbank ist eine strukturierte Tabelle, die Informationen speichert und verknüpft. Jede Spalte verwendet einen bestimmten Feldtyp – wie Tag, Benutzer oder Datum –, um die Informationen konsistent und übersichtlich zu halten.
Jede Zeile in der Datenbank kann zur Darstellung einer Confluence-Seite und ihrer Metadaten verwendet werden, wodurch Inhalte zentralisiert werden und das Durchsuchen von Ordnern oder das Wechseln zwischen Tabs entfällt. Wenn ein Team beispielsweise einen Blogbeitrag erstellt, kann es einen neuen Datenbankeintrag hinzufügen, in dem es einen Autor zuweist, eine Frist für den Entwurf festlegt und die Entwurfsseite verlinkt. Während der Beitrag die verschiedenen Überprüfungsphasen durchläuft, aktualisiert das Team das Statusfeld der Seite, um den Fortschritt widerzuspiegeln und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Für Content-Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, bieten Datenbanken eine zuverlässige Informationsquelle, die sich leicht aktualisieren und weitergeben lässt.
Bring alle deine Inhalte an einem Ort zusammen
Um dein eigenes Content-Repository zu erstellen, importierst du zuerst alle deine Daten. Wenn du bereits mit Jira oder Confluence arbeitest, kannst du Seiten oder Vorgänge direkt importieren. Oder du lädst eine CSV-Datei hoch, wenn dein Ausgangspunkt eine neue Tabelle ist.
Datenbanken ermöglichen es Benutzern, ihre Arbeit zentral dort zusammenzuführen, wo sie bereits arbeiten, anstatt in getrennten Tools. Content Manager, die eine Kampagne in ihrem Confluence-Bereich starten, können zum Beispiel Jira-Vorgänge importieren, die Briefings, Creatives und Fristen tracken. Nach dem Import organisieren sie die Einträge mit Feldern wie Eigentümer und Veröffentlichungsdatum, wodurch es einfacher wird, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zentral zu überwachen.
Du kannst deine Datenbank auch manuell erstellen. Über das Seitenlink-Feld kannst du nach bestehenden Confluence-Seiten suchen und diese verknüpfen. Anschließend kannst du im Feld mit den Seitenlink-Details Metadaten wie Titel, Besitzer und Datum der letzten Aktualisierung aus den Seitenlinks abrufen, um wichtige Details auf einen Blick zu erfassen. Ein Content-Lead kann beispielsweise aktive Blog-Entwürfe verlinken und die Aufgaben der Reviewer verfolgen – und dies alles zentral an einem Ort.
Du musst bei null anfangen? Dann erstelle neue Confluence-Seiten einfach direkt aus der Datenbank heraus.
Wiederholbare Systeme erstellen
Spare Zeit und verbessere die Konsistenz, indem du deine Datenbank in eine wiederverwendbare Vorlage verwandelst. Sobald du eine Struktur definiert hast, die funktioniert – wie bevorzugte Felder oder Ansichten –, kannst du sie als Ausgangspunkt für zukünftige Kampagnen oder Veröffentlichungszyklen nutzen.
Für eine übersichtliche und konsistente Struktur deiner Inhalte sorgen
Mit einer klaren Struktur bleibt der Inhalt übersichtlich. Confluence-Datenbanken nutzen bestimmte Feldtypen, damit dein Team bei allen Projekten auf die gleiche Weise arbeiten kann.
Jede Spalte in der Datenbank kann auf einen bestimmten Typ gesetzt werden – Text, Bilder, Daten, Themenbereiche, Benutzer und mehr. Zur Standardisierung der Einträge und Verbesserung der Übersichtlichkeit stehen dir folgende Mittel zur Verfügung:
- Themenbereiche zum Gruppieren von Inhalten nach Themen, Zielgruppe oder Region
- Seitenstatus zur Verfolgung des Inhaltsstatus
- Datumsfelder für Veröffentlichungszeitpläne
- Benutzerfelder für die Zuweisung von Verantwortlichkeiten
Diese Struktur sorgt dafür, dass die Teams aufeinander abgestimmt bleiben und vermeidet unnötiges Hin und Her. Anstatt Teamkollegen nach Updates zu fragen, kann jeder den Stand der Arbeit in der Datenbank nachsehen.
Beispiel: Ein Marketingteam, das Newsletter in fünf Regionen verwaltet, könnte sprachbezogene Themenbereiche verwenden und über Benutzerfelder lokale Reviewer zuweisen oder mithilfe von Filtern für Themenbereiche sprachbezogene Ansichten erstellen.
Inhalte leicht auffindbar machen und auf dem neuesten Stand bleiben
Sobald deine Datenbank eingerichtet ist, kannst du ganz einfach den Überblick über Änderungen behalten.
Verwende Filter, um deine Ansicht nach Status, Besitzer oder Inhaltstyp einzugrenzen. Ein Content-Manager könnte zum Beispiel Einträge nach "In Überprüfung" filtern, um sich auf ein wöchentliches Team-Meeting vorzubereiten, und sie dann nach Veröffentlichungsdatum sortieren, um die bald fälligen Aufgaben zu priorisieren. Brauchst du etwas Bestimmtes? Über das Suchsymbol in Datenbanken kannst du jeden Eintrag schnell finden!
Wenn wichtige Metadaten aktualisiert werden müssen, musst du nicht jede Seite einzeln öffnen. Nimm Änderungen direkt in der Datenbank vor und lass sie live für Status- und Stichwortfelder für Seiten synchronisieren.
Anpassen, wie dein Team Inhalte sehen soll
Unterschiedliche Projekte müssen unterschiedlich dargestellt werden. Die Datenbank-Layouts von Confluence bieten flexible Layout-Optionen, mit denen sich jedes Team auf die wichtigsten Details konzentrieren kann.
Nutze das Tabellenlayout, wenn du viele Einträge durchsehen und wichtige Metadaten wie Abteilung und Status im Blick behalten willst.
Das Kartenlayout eignet sich gut, um visuelle Arbeiten hervorzuheben oder eine Reihe kreativer Assets zu überprüfen.
Und für Teams, die Inhalte nach Phasen verwalten, bietet das Board-Layout die Möglichkeit, Einträge in Spalten wie "Zu erledigen", "In Arbeit", "In Überprüfung" und "Erledigt" zu verschieben, um den Stand der Arbeit anzuzeigen.
Mit diesen Layouts können Teams so arbeiten, wie sie wollen. Ein Content-Manager nutzt vielleicht die Tabellenansicht, um anstehende Deadlines zu planen, während ein Kreativteam lieber die Kartenansicht nutzt, um zu sehen, was ihm zugewiesen wurde. Bei Kampagnen-Workflows ermöglicht die Board-Ansicht die wöchentliche Verfolgung des Fortschritts, ohne dass zwischen den Tools gewechselt werden muss.
Jede Ansicht kann in Confluence-Seiten eingebettet werden und bleibt automatisch synchronisiert. Alle Updates – wie Status- oder Deadline-Änderungen – werden überall dort angezeigt, wo die Ansicht eingebettet ist. Es ist nicht nötig, Berichte neu zu erstellen oder Daten für verschiedene Teams zu duplizieren.
Wie Content-Teams Confluence-Datenbanken verwenden
Content-Manager nutzen Datenbanken, um Kampagnenpläne von Anfang bis Ende zu verfolgen. Autoren können mit einem Blick ihre Aufgaben und den Bearbeitungsstatus erkennen. Regionale Leads organisieren Newsletter nach Sprache und Zielgruppe und erstellen gespeicherte Ansichten, die auf jede Region oder Zielgruppe zugeschnitten sind. Egal, wie du arbeitest: Mit Datenbanken hat dein Team stets einen zentralen Überblick und behält die Kontrolle.
Inhalte über intelligente Links mit dem Kontext verknüpfen
Die meisten Inhalte lassen sich nicht isoliert betrachten. Mit Confluence-Datenbanken kannst du externe Dateien einbetten und in der Vorschau anzeigen, sodass du ganz einfach auf Aufgaben und Assets aus deinem gesamten Tool-Stack zugreifen kannst.
Verwende intelligente Links, um Live-Vorschauen von Inhalten aus Atlassian-Tools oder Plattformen von Drittanbietern wie Google Drive oder Figma hinzuzufügen. Füge einfach einen Link in ein Feld für intelligente Links ein, um ihn während der Einrichtung einzubetten.
Zum Beispiel kann ein Content-Team bei einer Website-Aktualisierung jeden Blogeintrag mit dem passenden Jira-Ticket und Figma-Mockup verknüpfen. Redakteure können sowohl inhaltliche als auch visuelle Aktualisierungen an einem Ort sehen und Reviewer können auf die fertigen Dateien zugreifen, ohne lange suchen zu müssen.
Diese Art von Verknüpfung sorgt dafür, dass es weniger Verzögerungen und Missverständnisse gibt. Jeder sieht den aktuellen Status, die Dateien und das Feedback genau da, wo er gerade arbeitet.
Einfacheres skalierbares Content-Management
Confluence-Datenbanken bieten Content-Teams eine strukturierte und flexible Möglichkeit, ihre Arbeit in einem verbundenen Bereich zu verwalten. Verfolge Verantwortlichkeiten, aktualisiere die Status und behalte die Deadlines im Blick, ohne zwischen Seiten oder Tools hin- und herzuwechseln.
Egal, ob du eine Kampagne organisierst oder eine globale Inhaltsbibliothek pflegst – Datenbanken sorgen dafür, dass Inhalte fließen und Teams auf dem gleichen Stand bleiben.
Lege noch heute los und gestalte deinen ersten kampagnenfähigen Content-Hub in Confluence.