Erstelle in Confluence eine zentralisierte Wissensdatenbank für Marketingteams

Die Lautstärke einer normalen Konversation beträgt etwa 60 Dezibel. Das ist so leise, dass sie im Stadtverkehr untergeht. Wenn jedoch eine Menschenmenge in einem Stadion zusammenkommt, um dieselbe Mannschaft anzufeuern, kann der Wert bis auf 142 Dezibel ansteigen. Das war jedenfalls der Weltrekord während eines Fußballspiels.

Und was hat das mit Marken zu tun? Ganz einfach: Wenn du dein gesamtes Unternehmen hinter dir vereinst, wird auch deine Markenbotschaft lauter und hebt sich vom restlichen modernen Marketinggetöse ab.

Das Problem dabei ist, dass sich die meisten Marken nicht die Zeit nehmen, ein ganzes Unternehmen auf denselben Stand zu bringen. 85 % der Unternehmen haben zwar Markenrichtlinien, aber nur 31 % geben an, dass sie diese konsequent durchsetzen. 

Es gibt jedoch eine Lösung: Nutze Confluence, um eine zentralisierte Wissensdatenbank für deine Markenrichtlinien, Marketingteam-Prozesse und andere wichtige Unternehmensressourcen bereitzustellen. 

Wenn du zum Beispiel Markenrichtlinien in Confluence speicherst, kann dein gesamtes Team einen vollständigen Überblick über deine Zielgruppen-Personas, die Logo-Nutzung, den Stil und Ton sowie über Gebote und Verbote erhalten, und das alles aus einer einzigen Quelle. Oder du kannst Unternehmensrichtlinien erstellen, damit nicht nur das Marketingteam auf diese ultimative Referenz zugreifen kann. Hier erklären wir, wie das funktioniert.

Gründe für die Erstellung einer zentralisierten Wissensdatenbank in Confluence

Der Markenzusammenhang spielt eine wichtige Rolle. Als McKinsey die 40 "stärksten" Marken betrachtete, stellte das Beratungsunternehmen fest, dass bei diesen Unternehmen die Aktionärsrenditen fast doppelt so hoch waren wie der Durchschnitt. Laut McKinsey resultiert die Stärke der Marke oft aus der Art und Weise, wie die Unternehmensgeschicke verwaltet und ausgeführt werden. Beim Aufbau einer zentralisierten Wissensdatenbank in Confluence geht es also vor allem darum, diese Fertigkeiten zu verfeinern. 

Dir ist vielleicht bewusst, wie deine Marketingmaterialien klingen sollen. Vielleicht schwebt dir auch eine klare Markenidentität vor. Das ist jedenfalls bei 85 % der Unternehmen so. Wenn Unternehmen aber ihre Marketingmaterialien in praktische, nutzbare Ressourcen umwandeln, werden sie letztlich erfolgreicher darin sein, sich mit ihrem einzigartigen Markenstil hervorzutun.

Wenn du das Wissen deines Teams in Confluence zentralisierst, kann dir das bei Folgendem helfen:

• Bringe Teams auf denselben Stand: Wenn du dein Wissen in Confluence speicherst, ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder auf dieselben Informationen und Ressourcen zugreifen. Silos und Verwirrung gehören damit der Vergangenheit an. Da alle in deinem Team (auch außerhalb des Marketingbereichs) auf diese Informationen zugreifen, kommt es außerdem zu weniger Inkonsistenzen in der Markenbotschaft und im Branding.

• Einheitlichkeit: Mit Confluence kannst du mithilfe von Vorlagen eine stimmige und konsistente Marken- und Marketingdokumentation erstellen. Du kannst dann mit Teamkollegen zum Beispiel über die Kommentarfunktion zusammenarbeiten, damit Informationen nicht nur auf dem neuesten Stand gehalten, sondern auch alle Beteiligten laufend informiert werden.

• Unternehmensmaßstab: Mit Confluence kannst du über persönliche Dokumentenordner hinausgehen und stattdessen projekt- und teamorientierte Bereiche nutzen, um eine skalierbare Struktur zu erstellen. Auch wenn Teamkollegen hinzukommen oder gehen, bleiben die Ressourcen weiterhin relevant. Und das Beste daran: Confluence ist standardmäßig offen konzipiert, sodass das unternehmensinterne Wissen von Anfang an zugänglich ist.

Ein einfaches Dokument reicht für eine zentralisierte Wissensdatenbank nicht aus. Deine Marketingmaterialien, zum Beispiel Dokumente, die anhand einer Vorlage für Markenrichtlinien in Confluence erstellt werden, werden im Laufe der Zeit immer größer und verändern sich. Die Prozesse, Workflows und Routinen deines Teams mögen in deinem Geschäftsbereich selbsterklärend sein. Aber was ist, wenn du neue Mitarbeiter an Bord holen möchtest? Confluence kann die Onboarding-, Schulungs- und Projektmanagementprozesse für deine Marketingteams vereinfachen. Da die Lösung als deine "Basis" dient, kann dein Unternehmen ungehindert expandieren. Confluence ist die skalierbare Wissensdatenbank-Software, die mit deinem Team mitwachsen kann. 

Lass uns das im Detail betrachten. Welche Wissensdatenbankfunktionen brauchst du und wie kann Confluence sie bereitstellen?

Confluence-Funktionen für den Aufbau einer Wissensdatenbank

Erstelle Seiten für Marketingmaterialien

Eine Confluence-Seite ist wie eine Zelle in einem Organismus. Sie kann das gesamte Dokument sein oder du kannst sie verwenden, um weitaus komplexere und detailliertere Systeme zu erstellen. Du kannst ganz von vorn beginnen und deiner Kreativität freien Lauf lassen. Du kannst aber auch eine Confluence-Vorlage für jede Seite nutzen. Dafür stehen dir Hunderte Vorlagen für bestimmte Zwecke zur Verfügung, etwa zum Verfassen von Richtlinien oder Hilfeartikeln. Da findet sich sicher eine Vorlage, die für die Dokumentationsanforderungen deines Teams geeignet ist.

Das Schöne an Confluence-Seiten ist, dass sie dynamisch sind. Teammitglieder können sie erstellen, sie zum Festhalten von Ideen verwenden oder an Diskussionen teilnehmen, ohne die bereits auf der Seite vorhandenen Informationen zu verfälschen. Teams können auch den Umfang der Zusammenarbeit wählen und zum Beispiel allein Seiten bearbeiten oder Kollegen dazu einladen. 

Eine weitere wichtige Funktion der Lösung ist die Seitenversionierung. Wenn jemand eine Seite bearbeitet und dir die Änderungen nicht zusagen, kannst du im Seitenverlauf (siehe Weitere Optionen -> Seitenverlauf) nachsehen, was geändert wurde. Dir gefallen die Updates nicht? Dann stelle eine alte Version mit einem Klick wieder her.

Erstelle Bereiche zur Erweiterung der Zusammenarbeit

Erinnerst du dich noch an das Beispiel mit dem Dezibel-Level deiner Marketingbemühungen, das zunimmt, wenn alle am gleichen Strang ziehen? Confluence wurde speziell dafür strukturiert, um Personen auf denselben Stand zu bringen. Oder in diesem Fall in dieselben Bereiche. 

Wenn Seiten die einzelnen Zellen deiner letzten Kampagne sind, dann sind Bereiche Systeme aus Seiten, aus denen deine Marketingrichtlinien bestehen. Sie funktionieren ähnlich wie Ordner und helfen dir dabei, alle wichtigen Tätigkeiten zur Verbreitung der Markenbotschaft zu teilen, zu speichern und zu organisieren.

Du kannst drei verschiedene Arten von Bereichen erstellen, um deine Marketing-Wissensdatenbank durchsuchbar zu machen:

• In Teambereichen wird sichergestellt, dass jedes Team sich in einem eigenen Bereich auf die Arbeit konzentrieren kann, die für seinen spezifischen Fachbereich am relevantesten ist. Das bedeutet, dass Produktmarketingfachleute die Einblicke in die Benutzerforschung und die Positionierung in ihrem Bereich konsolidieren können. Performance Marketing-Mitarbeitende hingegen können Kampagnenstrategien, Kanalpläne und Retrospektiven zusammenstellen.

• In Projektbereichen werden projektbezogene Informationen an einem Ort gespeichert. Funktionsübergreifende Projektteams können direkt in Confluence auf Seiten verweisen und an ihren Initiativen arbeiten, ohne E-Mails hin- und herschicken zu müssen, die leicht verloren gehen oder übersehen werden können.

• In persönlichen Bereichen wird gespeichert, woran jeder Einzelne gerade arbeitet. To-do-Listen und Seiten können aktualisiert und optimiert werden, bevor sie in einen gemeinsamen Bereich verschoben werden. Dadurch bleiben die Dokumente für die Zusammenarbeit zentralisiert, statt dass jedes Teammitglied seine Arbeit separat speichert.

Füge Stichwörter für eine einfachere Suche hinzu

Der Umfang deiner Marketingmaterialien nimmt insbesondere dann schnell zu, wenn dein Unternehmen wächst. Möglicherweise musst du unterschiedliche Richtlinien für Werbekampagnen, Social-Media-Nachrichten und sogar Hinweise zur Einführung bestimmter Funktionen einhalten. Mit Confluence kannst du Seiten Stichwörter hinzufügen, sodass alle, die sich einen schnellen Überblick verschaffen möchten, nicht lange danach suchen müssen. Sie müssen das Stichwort nur anklicken, um zur entsprechenden Seite zu gelangen.

Das Großartige an Stichwörtern ist ihre Vielseitigkeit. Du kannst sie Confluence-Seiten, Blogposts oder sogar Anhängen hinzufügen. Du kannst den Text frei bestimmen und Stichwörter bei Bedarf kategorisieren.

Einmal angenommen, du hast Dokumentationen darüber, dass E-Mail-Kampagnen Spaß machen sollten. Erstelle ein neues Stichwort "E-Mail" in Confluence. Auch wenn der Begriff "E-Mail" nicht explizit auf bestimmten Seiten oder in Dateinamen auftaucht, wird er für alle gekennzeichnet, die nach "E-Mail" suchen, um deine Marketingpraktiken nachzulesen.

Diese Stichwörter beziehen sich nicht nur auf Seiten – du kannst auch Stichwörter für Bereiche zuweisen. Je größer dein Team wird, desto wichtiger ist es, sinnvolle Bereichskategorien für interne Gruppen festzulegen – und mit Stichwörtern kannst du diese mit einer schnellen Suche verwalten.

Confluence unterstützt jetzt nativ die KI-gestützte Suche. Finde die Informationen, die du brauchst, ohne den Aufwand, kontextbezogene Informationen manuell zu durchsuchen. Du kannst dich ganz auf die Arbeit konzentrieren, ohne Fragen zu der Dokumentation stellen oder beantworten zu müssen.

Organisiere Seiten mit einer strukturierten Hierarchie

Seien wir ehrlich: Der Grund, warum die meisten zentralen Wissensdatenbanken aus den Fugen geraten, ist, dass sie schwer zu navigieren sind. Es ist zwar schön, dass du dich darauf verlassen kannst, dass alle Informationen zentral vorliegen – aber ein Artikel in der Wissensdatenbank ist nicht hilfreich, wenn es zu lange dauert, ihn zu finden. Noch problematischer wird es, wenn ein Teammitglied auf einen falschen Artikel zugreift und wenn dies zu Ungenauigkeiten bei deinen Projekten führt. Die Umsetzung deiner Marketingstrategien erfolgt dann möglicherweise auf Grundlage falscher Notizen.

Damit es nicht dazu kommt, kannst du Seiten in deiner Wissensdatenbank mit der strukturierten Hierarchie von Confluence organisieren. 

Das funktioniert so: Confluence verwendet einen dynamischen Ansatz zur Organisation von Wissensdatenbanken. Zum Beispiel kann ein einzelner Bereich Teil einer Kategorie für deine Marketingabteilung sein. Aber du kannst dasselbe Dokument auch mit der einzigartigen Hierarchie einer bestimmten Kampagne verknüpfen. Deine wichtigen Branding-Dokumente funktionieren dabei wie Kreuzungen: Mehrere Teams, die an unterschiedlichen Projekten arbeiten, kommen an ihnen vorbei und der Verkehr fließt problemlos.

Das bedeutet, dass du deine Inhalte nicht strukturieren musst, nur um die vorgefassten Strukturvorstellungen der Software einzuhalten. Du kannst die Struktur selbst bestimmen. Bestimmte Confluence-Seiten für einzigartige Kampagnen – zum Beispiel Werbekampagnen für Social Media und den E-Mail-Kontakt – können auf dieselben Dokumente verweisen. Wenn du alles richtig verknüpft hast, kannst du Änderungen an deiner allgemeinen Branding-Strategie vornehmen und alle Teams werden automatisch informiert. Das ist der Vorteil einer dynamisch-hierarchischen Organisation.

Beschränke den Zugriff auf relevante Personen

Vielleicht hast du den Abschnitt oben gelesen und gedacht: "Hmm. Bei diesem Ansatz können aber ganz schön viele Leute mitreden …" Und vielleicht willst du das nicht. Du kannst Confluence verwenden, um spezielle Berechtigungen für unterschiedliche Seiten und Bereiche festzulegen, um den Zugriff zu beschränken. Einfach ausgedrückt: Nur relevante Personen haben Kontrolle über die wichtigsten Dokumente. 

Die Berechtigungen können je nach den Regeln, die du festlegen möchtest, variieren. Musst du globale Berechtigungen einrichten, um den Zugriff auf die gesamte Website für bestimmte Benutzer festzulegen? Kein Problem. Oder möchtest du bereichsspezifische Berechtigungen erstellen, damit Teamleiter auf alles zugreifen können, was sie benötigen? Auch das ist möglich. Du kannst auch spezielle Seitenbeschränkungen festlegen, um sicherzustellen, dass deine Informationen nicht verändert werden.

Confluence-Seiten können standardmäßig angezeigt oder bearbeitet werden, aber du kannst diese Regeln für bestimmte Benutzer oder Gruppen einschränken. So kannst du sicherstellen, dass, selbst wenn du an einem Seitenentwurf in Confluence arbeitest, dieser nur relevanten Personen angezeigt wird.

Integration mit Projektmanagementlösungen

Wenn deine Wissensdatenbank keine Verbindung zu anderen Tools hat, ist sie zentralisiert oder isoliert?

Indem du Confluence mit anderen häufig von deinem Team genutzten Tools integrierst, stellst du sicher, dass deine Wissensdatenbank auf die sich ändernden Bedürfnisse deines Teams reagiert. Confluence liefert den Inhalt und den Kontext, sodass du alles hast, was du brauchst, um ein Projekt zu deinen Bedingungen abzuschließen.

Hier zwei Beispiele für leistungsstarke Confluence-Integrationen:

Wenn du Trello und Confluence zusammen verwendest, kannst du Trello-Links mit Vorschau-/Bearbeitungsfunktionen in Confluence einfügen, sodass du Trello-Tasks direkt in Confluence bearbeiten kannst. Du kannst auch vollständig interaktive Trello-Boards auf der Confluence-Seite einbetten, um sicherzustellen, dass dein Team die gesamte Bandbreite der Trello-Funktionen innerhalb einer Confluence-Wissensdatenbank nutzen kann.

Wenn du Confluence mit Jira integrierst, kannst du Jira-Vorgänge direkt in Confluence verfolgen. Halte dein Team direkt in deiner Wissensdatenbank über potenzielle Herausforderungen auf dem Laufenden. Wenn du Jira-Tasks mit deiner Confluence-Seite verbindest, kann dies außerdem die Einrichtung für zukünftige Projektzeitleisten erleichtern. Die Integration erlaubt es dir auch, Startdaten abzuschätzen und dein Team auf Kurs zu halten.

Erstelle eine interaktive und praxistaugliche zentrale Wissensdatenbank

Dein Marketingplan mag ausgereift sein. Aber im erfolgreichen Marketing kommt es auch darauf an, das gesamte Unternehmen auf einen Stand zu bringen und seiner Linie treu zu bleiben. Es geht nicht nur darum, im Gespräch zu bleiben. Damit deine Markenbotschaft und dein Marketing sich von anderen abheben, sollte dieselbe Energie wie in einem jubelnden Stadion dein Ziel sein.

Aber ohne interne Kommunikation ist das nicht möglich. Am Anfang steht also eine zentrale Wissensdatenbank für all deine Marken- und Marketinginformationen. Welche Markenbotschaft funktioniert? Was muss geändert werden? Erstelle eine zentrale Wissensdatenbank mit Confluence und du kannst dein Team auf dem Laufenden halten – und deiner Linie treu bleiben.