Welche Rolle die Dokumentation spielt und warum sie keine bloße Formalität ist

Wichtigste Vorteile

• Die Bedeutung der Dokumentation begründet sich darauf, dass sie Organisationen ermöglicht, institutionelles Wissen, Konsistenz und eine effektive Teamzusammenarbeit aufrechtzuerhalten.

• Das schafft zuverlässige Datengrundlagen, die Teams helfen, Probleme zu beheben, neue Mitglieder einzuarbeiten und regulatorische Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

• Die Investition in klare Aufzeichnungen reduziert den Aufwand für die Suche nach Informationen und verhindert den Verlust wichtiger Daten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

• Erstelle ein standardisiertes Format für die Besprechungsnotizen und Projekt-Updates deines Teams, um eine besser organisierte und zugänglichere Wissensdatenbank aufzubauen.

Dein Team steht kurz davor, ein neues Projekt zu starten. Du hast gehört, dass dein Unternehmen vor ein paar Jahren erfolgreich etwas Ähnliches abgeschlossen hat – aber keines deiner aktuellen Teammitglieder war damals beteiligt.

Die entsprechenden Kollegen sind nicht mehr da und haben eine erhebliche Wissenslücke zurückgelassen – du kommst dir vor, als würdest du mit verbundenen Augen einen Dartpfeil werfen. Stell dir nun vor, du hättest Ressourcen, auf die du zurückgreifen könntest – detaillierte Aufzeichnungen des vorherigen Teams, z. B. Projektzeitpläne, Pläne, Besprechungsnotizen, detaillierte Prozesse, Skizzen und Roadmaps.

Mit diesen Informationen hättest du eine wertvolle Grundlage, auf der du aufbauen könntest. Selbst wenn du einen anderen Ansatz wählen würdest, hättest du zumindest einen fundierten Ausgangspunkt, wodurch sich das neue Projekt weit weniger überwältigend anfühlt.

Dieses Szenario zeigt nur einen der vielen Gründe auf, warum Dokumentation so wichtig ist. Obwohl solche Situationen häufig vorkommen, behandeln viele Organisationen die Dokumentation immer noch als optionale Formalität.

Laut einer Umfrage von BPTrends dokumentieren nur 4 % der Unternehmen alle ihre Prozesse. Einerseits ist das nachvollziehbar – Dokumentation kann sich wie zusätzlicher Arbeitsaufwand für dein Team anfühlen. Andererseits bietet sie Vorteile, die die Investition lohnenswert machen.

Was ist interne Dokumentation?

Der Begriff interne Dokumentation bezieht sich auf die Aufzeichnungen, die dein Unternehmen pflegt und für interne Entscheidungen nutzt. Dokumentieren lässt sich fast alles – von Zeitplänen bis hin zu wichtigen Richtlinien –, sodass es enorm viele verschiedene Arten von Dokumentation gibt.

In der Regel können sie jedoch den folgenden drei wichtigsten Dokumentationsarten zugeordnet werden: Teamdokumentation, Referenzdokumentation und Projektdokumentation.

So wichtig ist Dokumentation (für dich und dein Team)

Wir verstehen das. Du hast viel zu tun, und das Aufzeichnen von Dingen wie Entscheidungen, Status und Prozessen für Routineaufgaben rangiert auf deiner To-do-Liste ziemlich weit unten. 

Wenn es hart auf hart kommt, wirst du aber froh um deine Dokumentation sein. Sobald ein Teammitglied unerwartet ausfällt oder du bei einer neuen Initiative nicht mehr weiterweißt, sind Aufzeichnungen sehr hilfreich.

Benötigst du Hilfe dabei, dein Team zu überzeugen? Im Folgenden nennen wir dir einige wichtige Vorteile, die zeigen, warum Dokumentation bei euch in Zukunft Priorität haben sollte. Diese kannst du deinem Team dann vermitteln.

1. Mit einer zentralen Informationsquelle spart ihr Zeit und Geld

Schätzungen zufolge verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter etwa zweieinhalb Stunden pro Tag damit, nach den benötigten Informationen zu suchen. In einer effektiven Dokumentation werden alle benötigten Informationen über eine Aufgabe, ein Projekt oder ein Team (z. B. Anmeldedaten und detaillierte Anleitungen) auf zentrale, organisierte Weise zusammengestellt.

Ihr müsst also nicht mehr unzählige E-Mails oder heruntergeladene Dateien nach den aktuellen Informationen durchforsten.

Wenn du eine Aufgabe übergibst oder ein neues Projekt planst oder wenn ein anderes Teammitglied für Kollegen einspringen muss, sorgt Dokumentation für reibungslose Abläufe. Du musst nicht erst stundenlang nach Details, Anmeldedaten, Anweisungen etc. suchen.

Das Notieren von Prozessen ist hilfreich, um Engpässe und zu umfangreiche Workflows zu erkennen. So kannst du die Arbeitsweise deines Teams weiter optimieren.

2. Dokumentation ist für die Qualitäts- und Prozesskontrolle unverzichtbar

Es gibt nicht nur eine Möglichkeit, Aufgaben zu erledigen. Daher solltest du deinem Team so viel Flexibilität bieten, dass es auf seine bevorzugte Art arbeiten kann. 

Dennoch sind konsistente Ergebnisse wichtig, besonders bei Routineaufgaben. Es muss ein gewisses Maß an Kohäsion geben, damit das Team nicht nachlässig oder uninformiert wirkt. 

Dokumentation fördert den Wissensaustausch, der dein Team damit besser versteht, wie Prozesse funktionieren und wie abgeschlossene Projekte üblicherweise aussehen. 

Wenn die entsprechenden Ressourcen vorhanden sind, müssen deine Teammitglieder keine Gedanken lesen können, um regelmäßig wiederkehrende Projekte wie einen Monatsbericht oder eine Quartalspräsentation konsistent abzuschließen. Sie wissen, worauf es ankommt, haben aber dennoch Raum für eigene kreative Ideen.

3. Dokumentation verhindert doppelte Arbeit

Wie oft hast du schon ein neues Projekt angefangen und dann festgestellt, dass es ein ganz ähnliches Projekt bereits in der Vergangenheit gab? Unternehmen, die Dokumentation nutzen, um vergangene Projekte zu katalogisieren, Rechercheergebnisse zu sammeln und Entscheidungen zu teilen, profitieren davon, dass sie Nacharbeiten reduzieren und somit wertvolle Zeit sparen, die sie dann anderweitig nutzen könnten. 

Es ist nicht sinnvoll, das Rad neu zu erfinden, wenn du stattdessen einfach auf bereits getaner Arbeit aufbauen kannst. Anhand von Dokumentation kannst du frühere Arbeiten nachvollziehen und daraus lernen, statt alles zu wiederholen und doch nur zu denselben Ergebnissen zu gelangen.

4. Dokumentation erleichtert die Einstellung neuer Mitarbeiter und das Onboarding enorm

Auch wenn du dir nicht gerne vorstellst, dass eines deiner Teammitglieder das Team verlassen könnte, ist Fluktuation eine Tatsache. Kollegen orientieren sich um, und dafür kommen neue Gesichter hinzu. 

Das Onboarding neuer Teammitglieder kann für das bestehende Team und auch für den Neuankömmling eine Herausforderung sein. Laut Gallup sind nur 12 % der Mitarbeiter tatsächlich davon überzeugt, dass das Onboarding neuer Kollegen in ihrem Unternehmen gut läuft.

Das Ziel besteht darin, den Teammitgliedern alles an die Hand zu geben, was sie für optimales Arbeiten benötigen. Sie sollen nicht den Eindruck haben, einfach den Wölfen zum Fraß vorgeworfen zu werden. 

Wenn du Dokumentation priorisierst, stehen Neuzugängen viele hilfreiche Leitfäden, Anleitungen und Notizen zur Verfügung, an denen sie sich in der Einarbeitungsphase orientieren können. Außerdem können sie in diesen Ressourcen selbst nach Antworten suchen und sich Dinge alleine erarbeiten, statt sich mit jeder Frage oder Anmerkung an die Teamkollegen wenden zu müssen.

5. Mit einer zentralen Informationsquelle arbeiten alle smarter

Wir neigen dazu, unser berufliches Fachwissen als Währung zu betrachten. Wer viel Spezialwissen besitzt, fühlt sich im Team sicher und praktisch unentbehrlich. Es steht immer die Furcht im Raum, weniger wertvoll zu sein, wenn wir unser Wissen weitergeben.

Vor diesem Hintergrund überrascht es wenig, dass laut einer Umfrage 60 % der Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, von Kollegen Informationen zu erhalten, die für ihre Arbeit unverzichtbar sind. 

Dokumentation erweitert das kollektive Wissen aller, mit denen du zusammenarbeitest. Wenn der Informationsaustausch für dein Team zur Norm wird, profitiert ihr von mehr Transparenz und einer strategischeren, stärker auf Zusammenarbeit ausgelegten Teamkultur. Ihr könnt fundiertere Entscheidungen treffen, weil wichtige Informationen nicht nur auf der Festplatte oder – noch schlimmer – im Kopf eines einzigen Teammitglieds gespeichert sind.

Dokumentation ist dein bester Freund

Dokumentation hilft dir, Hürden wie das unerwartete Ausscheiden eines Teammitglieds, Krankheitsfälle oder unbekannte Projekte zu überwinden.

Der Begriff "Dokumentation" klingt erst einmal steif und förmlich. Eigentlich geht es nur darum, im Team einen Grundstock an wichtigen Informationen zusammenzutragen. 

Berichte deinem Team von den oben genannten Vorteilen, und finde einen Anreiz, alle zur Mitarbeit an der Dokumentation zu motivieren (wie wäre es mit einer Runde Pizza für alle?). So kannst du dir sicher sein, dass entscheidendes Wissen nicht mehr nur in den Köpfen der Teammitglieder zu finden ist.