Prozessablaufdiagramme: Definition und Erstellung

Wichtigste Vorteile

• Ein Prozessflussdiagramm ist ein visuelles Diagramm, in dem die aufeinanderfolgenden Schritte und Entscheidungspunkte in einem bestimmten Workflow mithilfe standardisierter Symbole dargestellt werden.

• Mit diesen Diagrammen können Teams Ineffizienzen erkennen, Abläufe standardisieren und sicherstellen, dass alle die richtige Reihenfolge der Aufgaben verstehen.

• Durch die Visualisierung eines Prozesses können komplexe Verfahren einfacher mit neuen Teammitgliedern und externen Stakeholdern geteilt werden.

• Überprüfe mit den Mitarbeitern, die die entsprechenden Aufgaben durchführen, ob dein fertiges Diagramm den aktuellen Zustand des Prozesses genau widerspiegelt.

Dein Unternehmen organisiert zu halten kann eine große Herausforderung sein – vor allem, wenn es wächst. Prozessablaufdiagramme (auch Flowcharts oder Flussdiagramme genannt) sind eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu organisieren, indem die einzelnen Schritte grafisch abgebildet werden. Durch die genaue Aufschlüsselung aller Schritte kannst du Möglichkeiten aufdecken, um Teamwork und Produktivität zu verbessern.

Die Visualisierung von Prozessen mit einem Flussdiagramm kann dir helfen, wichtige Details zu organisieren und deine Abläufe zu optimieren. Während du dein Prozessflussdiagramm entwickelst, wirst du vielleicht auf Prozesse stoßen, die keinen Nutzen bringen, und kannst deinen Workflow optimieren.

In diesem Leitfaden besprechen wir, was ein Prozessflussdiagramm ist und wie du eines für dein Unternehmen erstellen kannst. Lies weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist ein Prozessablaufdiagramm?

Mit Prozessablaufdiagrammen kannst du deinen Workflow visuell organisieren. Dabei verwendest du verschiedene durch Linien verbundene Formen, die jeweils für einen einzelnen Schritt stehen.

Ein Prozessablaufdiagramm unterstützt das Projektmanagement, da es dir hilft, deine Workflows zusammenzufassen und zu visualisieren. Ein Beispiel könnte ein Diagramm sein, das darstellt, wie Kundenbestellungen vom Eingang bis zur Lieferung bearbeitet werden.

Bedeutung von Prozessflussdiagrammen

Die Visualisierung deines Geschäftsprozessmodells hilft dir, den Projektumfang besser einschätzen und ermöglicht es dir, das Projekt basierend auf deinen Zielen und Fristen zu planen.

Eine klare visuelle Darstellung der Prozesse verbessert die Teamarbeit und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben. So können alle Beteiligten deine Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende nachvollziehen und verstehen, welche Rolle sie in diesen Workflows spielen.

Die Erstellung eines Prozessflussdiagramms kann die Produktivität steigern, da Aktivitäten, die keinen Nutzen bieten, aussortiert werden. Wenn du deine wertvolle Zeit nicht mit unnötigen Schritten verschwendest, hast du mehr Raum für Wachstum und Verbesserung.

Flussdiagrammtypen

Es gibt verschiedene Arten von Flussdiagrammen, die jeweils einem anderen Zweck dienen. Unten erfährst du mehr über verschiedene Arten von Flussdiagrammen:

• Einfaches Flussdiagramm: Einfache Flussdiagramme sind ideal, um grundlegende Schritte ohne großartige Komplexität oder Details zu visualisieren.

• Systemflussdiagramm: Systemflussdiagramme zeigen, wie jeder Bereich eines Systems mit den anderen Bereichen interagiert.

• Workflow-Diagramm: Workflow-Diagramme visualisieren Schritte oder Prozesse, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen. Dies kann dir helfen, Ressourcenverschwendung zu minimieren.

• Datenflussdiagramm: Datenflussdiagramme zeigen, wie sich Daten in deinem System und in anderen verbundenen Systemen bewegen.

• Entscheidungsdiagramm: Diese Flussdiagramme spielen eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess, da sie Antworten auf einfache Fragen liefern, um zu einer endgültigen Entscheidung zu gelangen.

• Swimlane-Diagramm: Mithilfe dieser Flussdiagramme kannst du visualisieren, wer für die individuellen Abschnitte eines Prozesses oder Projekts verantwortlich ist. Dabei kann es sich um Einzelpersonen oder Gruppen handeln.

• Blockdiagramm: Ein Blockdiagramm bietet einen übergeordneten Überblick über einen Prozess, indem es einfache Blöcke zur Darstellung der wichtigsten Phasen oder Funktionen verwendet. Blockdiagramme eignen sich gut für einen allgemeinen Überblick, ohne sich in detaillierten Schritten oder Entscheidungspunkten zu verlieren.

• Top-down-Flussdiagramm: Top-down-Flussdiagramme unterteilen einen Prozess in Ebenen, beginnend mit dem gesamten Workflow und gefolgt von einer detaillierten Aufschlüsselung der Teilprozesse. Sie eignen sich für die Darstellung von Hierarchien und wenn du verdeutlichen möchtest, wie komplexe Prozesse aufgebaut sind.

• Wertstrom-Diagramm: Ein Wertstrom-Diagramm bildet den Fluss von Materialien und Informationen ab, die für die Bereitstellung eines Produkts oder Service erforderlich sind. Teams nutzen sie, um Verschwendung zu identifizieren, Verzögerungen zu reduzieren und die Effizienz des gesamten Prozesses zu verbessern.

Bestandteile eines Prozessablaufdiagramms

In Prozessflussdiagrammen werden verschiedene Symbole verwendet, um den Informationen im Diagramm einen Kontext zu verleihen. Für die einzelnen Schritte in einem Prozessflussdiagramm werden verschiedene Symbole verwendet, die mit Linien verbunden werden.

In Prozessflussdiagrammen häufig verwendete Symbole:

• Rechteck: Stellt einen Prozessschritt oder eine Aufgabe dar.

• Raute: Zeigt einen Entscheidungspunkt an, an dem sich der Prozess basierend auf verschiedenen Ergebnissen verzweigt.

• Oval oder Kreis: Markiert den Anfang oder das Ende eines Prozesses.

• Parallelogramm: Stellt eine Eingabe oder Ausgabe dar, wie Informationen, Materialien oder Daten.

• Dokument- oder Berichtsymbol: Stellt ein Ergebnis oder Resultat dar, wie z. B. ein Formular, einen Bericht oder einen Datensatz, der während des Prozesses erstellt wird.

• Pfeil oder Verbindungslinie: Zeigt die Richtung des Prozessablaufs an und verknüpft die Symbole in ihrer Reihenfolge.

• Anlagen-/Gerätesymbole: In industriellen oder chemischen Prozessflussdiagrammen können spezielle Symbole verwendet werden, um Anlagen wie Pumpen, Lagertanks, Ventile, Reaktoren oder Wärmetauscher darzustellen.

Das Verständnis dieser Symbole erleichtert die Erstellung klarer, präziser Flussdiagramme, die Planung, Kommunikation und Prozessoptimierung erleichtern.

Schritte zur Erstellung eines Prozessflussdiagramms

Ein Prozessflussdiagramm zu erstellen ist kein Hexenwerk, aber du solltest einige grundlegende Richtlinien befolgen. Unten findest du eine detaillierte Anleitung zum Erstellen eines Prozessflussdiagramms.

1. Den Prozess definieren

Beginne damit, die Prozesslandkarte oder den Workflow zu definieren, die du abbilden möchtest. Die Auswahl der Projekte, die visualisiert und optimiert werden sollen, ist für die strategische Planung von entscheidender Bedeutung. Bevor du Verbesserungen vornimmst, dokumentiere den Prozess so, wie er aktuell tatsächlich existiert, damit du eine genaue Grundlage hast, von der aus du weiterarbeiten kannst. Sobald du dir ein klares Bild des aktuellen Prozesses gemacht hast, kannst du Möglichkeiten identifizieren, ihn zu verfeinern und zu verbessern.

2. Grenzen festlegen

In Prozessflussdiagrammen für Unternehmen kannst du jederzeit weitere Details hinzufügen oder Prozesse weiter aufschlüsseln, indem du zusätzliche Schritte hinzufügst. Allerdings empfiehlt es sich, nur notwendige Details anzugeben.

Lege den Umfang und die Grenzen deines Flussdiagramms fest, bevor du mit der Ausarbeitung anfängst. So vermeidest du, Zeit mit dem Hinzufügen von Informationen zu verschwenden, die das Hauptziel verkomplizieren. Details sind eine gute Sache, aber du solltest es nicht übertreiben.

Es ist eine gute Idee, den Detailgrad an die jeweilige Zielgruppe anzupassen. Für Führungskräfte oder Stakeholder reicht womöglich ein grobes Diagramm aus, während Teammitglieder, die für die tägliche Umsetzung verantwortlich sind, eine detailliertere Ansicht benötigen.

3. Informationen zusammenstellen

Jetzt geht es an den Wissensaustausch. Erfasse detaillierte Informationen zu den Schritten, Eingaben und Ausgaben, die zum Prozess beitragen. Stelle sicher, dass du den Prozess von Anfang bis Ende durchläufst, um zu vermeiden, dass wichtige Schritte übersehen werden.

Das Zusammenstellen genauer Informationen erfordert oft mehr als nur die Durchsicht vorhandener Dokumentation. Beobachtungen, Interviews, Team-Recherchen und Input von Beratern oder Fachexperten können dir helfen, ein vollständigeres Bild davon zu erhalten, wie der Prozess funktioniert. Handelt es sich um einen neuen Prozess, können Standards, Benchmarks und verfügbare Daten dabei helfen, von Anfang an einen machbaren, konsistenten Workflow zu entwickeln.

4. Reihenfolge der Schritte bestimmen

Jetzt, da du die Schritte in deinem Prozess kennst, kannst du sie in die richtige Reihenfolge bringen, um mit der Organisation deines Flussdiagramms zu beginnen. Dein Flussdiagramm sollte sich von Anfang bis Ende in die gleiche Richtung bewegen. Jeder Schritt sollte dich dem Abschluss des Prozesses näher bringen.

5. Das Flussdiagramm zeichnen

Bei Prozessflussdiagrammen geben die einzelnen Schritte nur einen Teil des Prozesses wieder – du musst sie miteinander verbinden, um das Bild zu vervollständigen. Verwende Symbole und Verbindungselemente, um einzelne Schritte zu verknüpfen und eine genaue visuelle Darstellung des Prozesses von Anfang bis Ende zu erstellen.

In dieser Phase solltest du mit Notizzetteln, Karteikarten, Papier oder auf einem Whiteboard einen groben Entwurf erstellen, bevor du die Roadmap in eine Software überträgst. So kannst du Schritte einfacher neu anordnen, verschiedene Abfolgen testen und Kollegen hinzuziehen.

Der erste Entwurf sollte idealerweise von den Personen erstellt werden, die den Prozess täglich befolgen oder nutzen. Sie wissen am besten, was in der Praxis wirklich passiert.

6. Überprüfen und überarbeiten

Sobald du alles organisiert und abgebildet hast, überprüfe deine Arbeit, um sicherzustellen, dass das Diagramm korrekt, vollständig und verständlich ist. Ziehe die Personen hinzu, die für die Durchführung, Verwaltung oder Unterstützung des Prozesses verantwortlich sind, wie Teammitglieder, Abteilungsleiter und andere wichtige Stakeholder. Falls Probleme vorliegen, kannst du das Flussdiagramm überarbeiten.

Achte beim Überprüfen des Diagramms auf Folgendes:

• Unklare, fehlende oder doppelte Schritte

• Engpässe oder unnötige Verzögerungen

• Nacharbeit, Redundanzen oder Aktivitäten, die keinen Mehrwert bringen

• Kommunikationslücken oder übermäßig viele Übergaben zwischen Teams

• Entscheidungspunkte, die Verwirrung stiften oder den Fortschritt verlangsamen

• Fehlende Eingaben, Ausgaben oder Genehmigungen

• Qualitäts-, Compliance- oder Dokumentationsrisiken

• Bereiche mit unklaren Zuständigkeiten

Überprüfung und Überarbeitung sind ein fortwährender Prozess. Selbst wenn du ein Flussdiagramm fertiggestellt hast, musst du es regelmäßig überprüfen und updaten, um seine Richtigkeit sicherzustellen. Bilde alle Änderungen zeitnah in deinem Flussdiagramm-Tool ab, sobald sie auftreten.

Anwendungsfälle für Prozessflussdiagramme

Ein gutes Prozessflussdiagramm kann Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Hier sind einige der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten von Prozessflussdiagrammen:

• Prozessverbesserung: Die Visualisierung von Prozessen hilft dir zu verstehen, wie du sie optimieren kannst, was dir Zeit und Geld spart.

• Schulung und Onboarding: Wenn du deinen Prozess genau verstehst, kannst du ihn optimieren und sicherstellen, dass alle die gleiche Schulung erhalten.

• Kommunikation: Flussdiagramme können dir helfen, Kommunikationslücken in verschiedenen Projektphasen zu identifizieren, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

• Dokumentation: Die Verwendung von Grafiken hilft allen Beteiligten, Best Practices für die Dokumentation zu befolgen – von der Projekt- bis hin zur Teamdokumentation.

• Compliance und Qualitätssicherung: Die Erstellung einer detaillierten visuellen Darstellung eines Prozesses hilft dir, potenzielle Compliance- oder Qualitätssicherungsprobleme zu erkennen, bevor es zu spät ist.

• Problemlösung und Ursachenanalyse: Prozessflussdiagramme können die Problemlösung unterstützen, indem sie Teams dabei helfen, Probleme zu bestimmten Schritten zurückzuverfolgen, zu identifizieren, wo Störungen auftreten, Prozessgrenzen klar zu definieren und Möglichkeiten für Korrekturmaßnahmen aufzudecken.

• Vergleich verschiedener Prozessmethoden: Flussdiagramme erleichtern den Vergleich verschiedener Wege zur Durchführung desselben Prozesses und ermöglichen es Teams, Effizienz, Konsistenz und potenzielle Verbesserungsbereiche zu evaluieren.

• Planung von technischen und industriellen Prozessen: In technischen Bereichen wie Ingenieurwesen, Fertigung und Chemotechnik können spezialisierte Flussdiagramme Teams dabei helfen, Geräte, Systeme und Prozessbeziehungen zu verstehen. Sehr detaillierte Diagramme, wie Rohrleitungs- und Instrumentierungspläne (P&IDs), werden häufig verwendet, um Rohrleitungen, Instrumente und Steuerungssysteme in komplexen industriellen Umgebungen abzubilden.

Best Practices für die Erstellung effektiver Prozessflussdiagramme

Ein gutes Flussdiagramm kann dir helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität und Projektzusammenarbeit zu verbessern. Hier sind einige Richtlinien, mit deren Hilfe du sicherstellen kannst, dass deine Vorgehensweise richtig ist.

1. Halte dein Prozessablaufdiagramm möglichst einfach. Konzentriere dich nur auf wichtige Schritte und Informationen.

2. Die Verwendung einheitlicher Symbole und Verbindungslinien macht deine Flussdiagramme übersichtlich, erleichtert die Zusammenarbeit mit deinem Team und steigert die Produktivität. Du kannst sogar Stakeholder in den Prozess einbeziehen.

3. Richte dein Flussdiagramm an den Key-Performance-Indikatoren (KPIs) aus, die für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Wenn du einen Prozess visuell darstellst, kannst du leichter erkennen, welche Schritte den größten Einfluss auf Effizienz, Qualität, Durchlaufzeit, Kosten oder Kundenergebnisse haben.

Auch wenn dein Flussdiagramm fertig ist, gibt es noch einiges zu tun. Es ist wichtig, Flussdiagramme kontinuierlich zu aktualisieren und zu pflegen, um einen Überblick über alle Prozesse zu behalten, auf die dein Unternehmen angewiesen ist.

Prozessflussdiagramme mit Confluence-Whiteboards erstellen

Prozessflussdiagramme können Unternehmen mehrere Vorteile bieten, da sie die Produktivität und Teamarbeit verbessern und unnötige Schritte damit vermieden werden. Mit Confluence-Whiteboards kannst du Ideen visualisieren und in Aufgaben umwandeln.

Confluence bietet einen zusammenhängenden Arbeitsbereich, in dem Teams Projekte voranbringen können. Teams können Projektpläne in einem zusammenhängenden Arbeitsbereich erstellen, bearbeiten und teilen, sodass alle immer auf demselben Stand sind.

Vorlagen für Confluence-Flussdiagramme erleichtern die Erstellung effektiver Flussdiagramme. Außerdem kannst du Notizen mit wenigen Klicks in Jira-Vorgänge umwandeln.

Prozessflussdiagramme: Häufig gestellte Fragen

Wofür können Prozessflussdiagramme genutzt werden?

Ein gutes Anwendungsbeispiel für ein Prozessflussdiagramm ist die Produktlieferung. Du kannst ein Prozessflussdiagramm verwenden, um die Lieferung eines Produkts zu visualisieren – vom ersten Kontakt bis zum Abschluss des Auftrags. Der erste Schritt könnte darin bestehen, dass der Kunde dich kontaktiert (oder umgekehrt). Das führt letztlich zur Bearbeitung des Auftrags durch dein Unternehmen, bis der Kunde per E-Mail über die Zustellung seiner Bestellung informiert wird.

Du kannst Prozessflussdiagramme für fast alle Prozesse verwenden, z. B. in der Fertigung, der Servicebereitstellung, der Produktlieferung und im Projektmanagement.

Welche Tools kannst du verwenden, um Prozessflussdiagramme zu erstellen?

Confluence ermöglicht dir, Prozessflussdiagramme zu erstellen, die deine Geschäftsprozesse genau abbilden. Confluence ist einfach zu verwenden und du kannst mit einer Flussdiagramm-Vorlage beginnen, sodass du nicht bei null anfangen musst. Sobald du eine Vorlage ausgewählt hast, kannst du einzelne Schritte und Symbole hinzufügen, um das Diagramm anzupassen. Confluence lässt sich auch nahtlos in Jira und verschiedene Tools von Drittanbietern integrieren.

Prozessflussdiagramme können auch zusammen mit anderen Planungstools verwendet werden. Teams können beispielsweise Excel verwenden, um Prozessdaten zu organisieren, Eingaben und Ausgaben zu verfolgen, Workflows zu vergleichen oder Analysen zu unterstützen, bevor sie diese Informationen in ein visuelles Diagramm umwandeln.

Je nach Projekt können Flussdiagramme Zeitleisten, Projektpläne, Task-Tracker, Whiteboards und andere Dokumentationstools ergänzen, die Teams bei der Planung, Verwaltung und Verbesserung von Aufgaben helfen.

Wie oft sollten Prozessflussdiagramme upgedated werden?

Wenn du einen Workflow oder Prozess änderst, der in einem Flussdiagramm abgebildet ist, musst du das Diagramm entsprechend updaten. Ungenaue Flussdiagramme bieten wenig Nutzen und sorgen vermutlich dafür, dass du mehr Schritte in Prozessen und Workflows hinzufügst oder entfernst, als du denkst. Du solltest deine Prozessflussdiagramme regelmäßig überprüfen und updaten, um sicherzustellen, dass sie deinem Unternehmen kontinuierlich einen Mehrwert bieten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prozessflussdiagramm und einem Prozessablaufdiagramm?

Die Begriffe Prozessflussdiagramm und Prozessablaufdiagramm werden oft synonym verwendet und bedeuten in vielen Fällen nahezu dasselbe. Dennoch kann es einen geringfügigen Unterschied bei ihrem Fokus geben:

• Prozessflussdiagramm: Ein breiter gefasster Begriff für visuelle Schritt-für-Schritt-Diagramme, die Workflows, Entscheidungen oder die Logik abbilden.

• Prozessablaufdiagramm: Häufig ein spezifischerer Begriff für die Darstellung der Abfolge von Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben oder Geräten in einem Prozess.

In einigen Branchen, insbesondere in der Entwicklung, Fertigung oder chemischen Verarbeitung, kann ein Prozessablaufdiagramm auch eine verstärkt technische oder spezialisierte Sicht darauf vermitteln, wie ein System funktioniert. Im Gegensatz dazu wird ein Prozessflussdiagramm oft allgemeiner in Unternehmen, im Projektmanagement und im Betrieb verwendet, um Workflows zu dokumentieren und zu verbessern.

Prozessflussdiagramme und -schemata stehen auch in engem Zusammenhang mit anderen Planungs- und Analyse-Frameworks. Entscheidungsbäume helfen beispielsweise dabei, Optionen und mögliche Ergebnisse zu visualisieren, Fishbone-Diagramme helfen Teams dabei, die Grundursachen eines Problems zu ermitteln, und Datenflussdiagramme zeigen, wie Informationen durch ein System fließen.

Du kannst auch Workflow-Diagramme nutzen, um näher zu betrachten, wie die Arbeit von einer Person oder Aufgabe zur nächsten voranschreitet, und Projektstrukturpläne, um ein Projekt in kleinere Ergebnisse oder Komponenten zu unterteilen.

Jedes Framework dient einem anderen Zweck, aber in Kombination können sie Teams dabei helfen, Prozesse zu verstehen, zu verwalten und zu verbessern.