Wat zijn projectteams? Hoe je een krachtige groep samenstelt

Belangrijke leerpunten

• Projectteams zijn groepen die worden samengesteld om binnen een vastgestelde tijdlijn specifieke doelen te bereiken, waarbij de juiste mix van vaardigheden, rollen en communicatie wordt gecombineerd om werk gedaan te krijgen.

• Elk projectteam omvat bepaalde kernrollen: projectmanager, projectsponsor, vakexperts en belanghebbenden.

• Teamstructuur is belangrijk. Projectgebaseerde, functionele en matrixstructuren passen elk bij verschillende soorten werk en organisatiecontexten. Door de juiste structuur te kiezen, zorg je voor een betere uitvoering.

• Het samenstellen van een goed presterend team begint met het vaststellen van de scope en de doelen, en vervolgens het in kaart brengen van de vaardigheden en rollen die nodig zijn om die doelen te bereiken, nog voordat er iemand wordt aangewezen.

• Tools zoals Jira, Confluence en Loom helpen projectteams op één lijn te blijven, voortgang bij te houden en effectief te communiceren vanaf de eerste dag van een project tot aan de afronding.

Projectwerk kom je overal tegen, bijvoorbeeld bij productlanceringen, procesverbeteringen, bedrijfsbrede initiatieven en afdelingsoverschrijdende campagnes. 

Maar hoe goed het doel ook is gedefinieerd, een project zonder het juiste team erachter verloopt zelden zoals gepland.  De mensen die je samenbrengt, de rollen die je toewijst en hoe je communicatie opzet hebben allemaal directe invloed op de projecttijdlijn.

Wat is nu precies een projectteam? 

In deze gids leggen we uit wat projectteams zijn, welke rollen die je er doorgaans in aantreft en wat de meest voorkomende teamstructuren zijn. Verder geven we een praktisch vijfstappenproces voor het samenstellen van een team dat klaar is voor succes. 

Of je nu je eerste project beheert of je aanpak wilt aanscherpen, je vindt hier een framework dat de moeite waard is om toe te passen.

Wat zijn projectteams?

Projectteams zijn groepen mensen die zijn samengesteld om binnen een vastgestelde tijdlijn specifieke doelstellingen te bereiken. In tegenstelling tot vaste teams die doorlopend werk afhandelen, komen projectteams samen rond een vastgesteld doel. 

Zodra dat doel is bereikt, wordt het team weer ontbonden of verschuift de focus naar iets nieuws. Een functioneel projectteam onderscheidt zich van een groep mensen die alleen taken uitvoert door de combinatie van de juiste vaardigheden, duidelijk gedefinieerde rollen en open communicatie. 

Wanneer deze drie elementen samenwerken, kunnen projectteams snel bewegen, zich aanpassen aan obstakels en resultaten leveren die iemand alleen of een niet heel goed georganiseerde groep simpelweg niet voor elkaar zou kunnen krijgen.

Het is de moeite waard om al vroeg goed te begrijpen wat een projectteam is en hoe je er een samenstelt, omdat de beslissingen die je neemt voordat het werk begint, een enorme invloed hebben op hoe soepel alles verloopt als het eenmaal zover is.

Wat zijn de standaard rollen in een projectteam en welke rol is waarvoor verantwoordelijk?

De meeste projectteams bestaan uit een mix van mensen die leiden, uitvoeren en belang hebben bij de uitkomst. Elke rol heeft specifieke verantwoordelijkheden. Als je begrijpt hoe die met elkaar samenhangen, helpt dat iedereen om verantwoordelijkheid te nemen. 

Dit zijn de rollen die je doorgaans aantreft in een projectteam:

Projectmanager of projectleider

De projectmanager stuurt het project aan en is verantwoordelijk voor de tijdige oplevering ervan. Deze persoon houdt zich bezig met logistiek zoals planning, volgen, prioriteren, capaciteitsplanning, en het navigeren van afhankelijkheden, zowel upstream als downstream. 

Verantwoordelijkheden van de projectmanager

• Vakexperts en andere bijdragers werven

• Roadmapping, het stellen van mijlpalen en gedetailleerde week-tot-weekplanning

• Eigenaren toewijzen voor elke taak

• Vergaderingen faciliteren (brainstormen, retrospectives, planning, etc.)

• Voortgang communiceren met belanghebbenden en de projectsponsor

Projectsponsor

De projectsponsor staat hoog in de organisatiestructuur en heeft waarschijnlijk het laatste woord over de tijdlijn, het budget en andere middelen die aan het project worden toegewezen.

Verantwoordelijkheden van de projectsponsor:

• Goedkeuring geven voor succesmaatstaven en andere doelen voor het project

• Veranderingen in het budget of de scope van het project goedkeuren

• Het project promoten bij het leidinggevende team

• Verantwoordelijkheid voor het algehele succes van het project

Vakexperts

Dit zijn de mensen die de mouwen opstropen en het werk doen. Ze moeten elk een unieke vaardigheid hebben om bij te dragen, en hun specifieke verantwoordelijkheden variëren daarom ook. 

Verantwoordelijkheden van vakexperts

• Taken uitvoeren

• Blockers of andere werkitems melden aan de projectleider

• Voortgang communiceren met andere teamleden

• Een actieve rol nemen in het verfijnen van de workflows van het team en andere samenwerkingspraktijken

Belanghebbenden

Hoewel deze mensen geen lid zijn van het kernprojectteam, rekenen ze op je omdat het project hun werk op de een of andere manier zal beïnvloeden.

Verantwoordelijkheden van belanghebbenden

• Op de hoogte blijven van updates van de projectleider of sponsor

• Zorgen vroeg uiten (terwijl ze nog gemakkelijk kunnen worden aangepakt)

Typen projectteamstructuren en wanneer je ze gebruikt

Niet alle projectteams zijn op dezelfde manier opgebouwd. De structuur die je kiest, moet aansluiten bij de manier waarop je organisatie werkt, hoe lang het project duurt en in hoeverre de teamleden erbij betrokken zullen zijn. 

Elke structuur heeft voor- en nadelen. Er is zelden een oplossing die voor alle projecten geschikt is. Dit zijn de drie meest voorkomende typen:

Projectgebaseerde teamstructuur

In een projectgebaseerde structuur wordt het team specifiek voor het project gevormd en ontbonden zodra het is voltooid. Iedereen in het team wijdt zich gedurende de hele periode aan dat ene initiatief, wat meestal zorgt voor meer focus en snellere besluitvorming. 

Deze structuur werkt goed bij grote, complexe projecten waar volledige toewijding nodig is en waarbij het zinvol is om mensen tijdelijk uit hun eigen afdeling weg te halen.

Functionele projectteamstructuur

In een functionele structuur worden teams ingedeeld op basis van afdeling of vaardigheid, waarbij projectwerk bovenop hun normale verantwoordelijkheden komt.

Een marketingteam kan een campagneproject oppakken, of een engineeringafdeling kan een productbuild afhandelen, waarbij elke groep bijdraagt vanuit de bestaande functie. 

Dit werkt goed wanneer het project duidelijk binnen één bedrijfsonderdeel valt en geen langdurige betrokkenheid van verschillende afdelingen vereist is.

Matrixgebaseerde projectteamstructuur

Een matrixstructuur is een hybride benadering waarbij teamleden tegelijkertijd rapporteren aan zowel hun functiemanager als een projectmanager. Organisaties kunnen zo expertise uit verschillende afdelingen inzetten zonder dat ze mensen volledig aan een nieuwe rol te hoeven toewijzen. 

Deze werkwijze is gebruikelijk bij grotere organisaties waar meerdere projecten tegelijk worden uitgevoerd. Duidelijke communicatie en goed afgebakende prioriteiten zijn echter nodig om te voorkomen dat er tegenstrijdige eisen aan de tijd van mensen worden gesteld.

In 5 stappen een goed presterend projectteam samenstellen

Een projectteam samenstellen gaat niet alleen om het vullen van plekken. De meest effectieve teams worden doelbewust samengesteld, beginnend bij wat het project daadwerkelijk nodig heeft en van daaruit terugwerkend. 

Zo pak je het in vijf stappen aan:

Stap 1: definieer de projectscope, doelen en succescriteria

Voordat je de juiste mensen kunt kiezen, moet je weten waar je naartoe bouwt. Leg je projectdoelstellingen, deliverables en successtatistieken vast zodat het hele team een gedeeld begrip heeft van hoe 'klaar' eruitziet. 

In Jira kun je AI-werkuitsplitsing gebruiken om die doelen om te zetten in uitvoerbare taken en mijlpalen, zodat iedereen vanaf dag één een duidelijk beeld heeft van de scope. Een gedegen projectplan in deze fase draagt ook bij aan een betere strategische planning binnen de hele organisatie.

Stap 2: identificeer benodigde rollen en vaardigheden

Nu de projectscope vaststaat, breng je in kaart welke vaardigheden er nodig zijn om elk onderdeel van het project uit te voeren en kijk je of er hiaten zijn waarvoor training of externe ondersteuning nodig is. 

Gebruik de sjabloon voor het RACI-diagram om rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen en duidelijk te maken wie in elke fase verantwoordelijk is, verantwoording moet afleggen, wordt geraadpleegd en op de hoogte wordt gehouden. Deze duidelijkheid vooraf bespaart een aanzienlijke hoeveelheid heen-en-weer communicatie zodra het werk is begonnen.

RACI-diagram: knop Confluence-sjabloon

Stap 3: breng expertise en beschikbaarheid in balans

Kies mensen die beschikken over de juiste ervaring en daadwerkelijk de capaciteit hebben om effectief bij te dragen. Een teamlid dat de tijd al moet verdelen over drie andere projecten kan hieraan niet de benodigde aandacht besteden. 

Volg de beschikbaarheid en toewijzingen van leden in Jira Plannen om overbelasting van individuen te voorkomen en een realistisch beeld te krijgen van wat je team aankan. Dit is ook een goed moment om te bepalen of je een speciale eigenaar nodig hebt voor beslissingsbevoegdheid over specifieke werkstromen.

Stap 4: wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe om overlap te voorkomen

Zodra het team is samengesteld, documenteer je de rol en verantwoordelijkheden van elk lid in Confluence zodat er niets aan interpretatie wordt overgelaten. Als alle teamleden weten wat hun taken zijn, wordt dubbel werk voorkomen.

Duidelijke verantwoordelijkheden voorkomen ook dat taken in het luchtledige blijven hangen en zorgen ervoor dat het project op schema blijft. Neem niet het risico dat je voortdurend moet navragen wie wat doet.

Stap 5: zorg dat de communicatie binnen het team gericht is op de uitvoering

Stel duidelijke verwachtingen voor hoe het team updates deelt, vergaderingen houdt en samenwerkingstools gebruikt. Een Project Management Office of projectleider kan deze normen al in een vroeg stadium vaststellen en ze herzien naarmate het project evolueert. 

Neem walkthroughs en vaste instructies op in Loom om asynchrone communicatie te ondersteunen. Dit kan vooral handig zijn voor teams die verspreid zitten of voor iedereen die halverwege een project instapt en snel op de hoogte moet zijn.

Creëer momentum met het juiste projectteam vanaf dag één

Een goed samengesteld projectteam in projectbeheer ontstaat niet zomaar. Het begint met duidelijke doelen, rollen die iedereen begrijpt en een communicatieaanpak die het werk tussen vergaderingen door laat doorlopen. 

Wanneer je de tijd neemt om na te denken over wat een team moet bereiken voordat je het opbouwt, leg je een basis die het hele project gemakkelijker te beheren maakt. Die structuur vanaf het begin goed opzetten is wat projecten die vastlopen onderscheidt van projecten die resultaten opleveren.

Volg de voortgang in Jira, documenteer beslissingen in Confluence en deel belangrijke updates via Loom om je team op één lijn te houden van begin tot eind.