Zo houd je de voortgang van een project van begin tot eind bij

• Het bijhouden van de voortgang van projecten helpt teams te begrijpen of werk op schema ligt, is afgestemd op doelen en of het richting de juiste resultaten gaat

• Voortgang is gemakkelijker te meten en te beheren wanneer werk wordt opgesplitst in mijlpalen, taken, eigenaren en deadlines

• De voortgang van het project moet regelmatig worden beoordeeld met behulp van een combinatie van statusupdates, tijdlijnen, dashboards en prestatiestatistieken

• Wanneer prioriteiten, tijdlijnen of resources veranderen, moeten teams het projectplan bijwerken door werk opnieuw te prioriteren, taken opnieuw toe te wijzen of de scope aan te passen

Zelfs het sterkste projectplan kan vaart verliezen wanneer teams geen duidelijk overzicht hebben van wat is afgerond, wat vertraging heeft opgelopen en wat hierna aandacht nodig heeft. 

Voortgang bijhouden en visualiseren is een essentieel onderdeel van projectbeheer, omdat het teams helpt op één lijn te blijven, deadlines te halen en belangrijke mijlpalen op tijd te bereiken.

In deze gids leggen we uit hoe je de voortgang van projecten bijhoudt, welke methoden je moet gebruiken en welke statistieken het belangrijkst zijn gedurende de levenscyclus van een project.

Wat is het bijhouden van de voortgang van een project?

Het bijhouden van de voortgang van een project is het proces waarbij je projectwerkzaamheden controleert aan de hand van het projectplan, de doelen, de tijdlijn, de mijlpalen en de deliverables. Dit helpt projectmanagers te begrijpen hoe werkzaamheden vorderen en of het project op schema ligt en de goede kant op gaat.

Begrijpen hoe je de voortgang van een project bijhoudt, omvat verschillende belangrijke componenten, waaronder:

• Voltooiing van een taak

• Voltooiing van een mijlpaal

• Updates van de tijdlijn

• Blockers en afhankelijkheden

• De werklast van het team

• Statuswijzigingen

• Risico's of vertragingen

• Updates van belanghebbenden

Waarom is het belangrijk om de voortgang van het project bij te houden?

Het bijhouden van de voortgang van projecten geeft teamleads en projectmanagers een betrouwbaar, actueel beeld van hoe werk vordert voordat problemen moeilijker worden om op te lossen. Dit stelt je in staat om: 

• Vertragingen vroeg op te sporen

• Blockers zichtbaar te maken

• De verantwoordelijkheid van het team te verbeteren

• De noodzaak om updates na te jagen te verminderen

• Belanghebbenden duidelijker beeld van de status te geven

• Werklast opnieuw te verdelen

• Beter te plannen en te voorspellen

• Werk verbonden te houden met projectdoelen

Voortgang van het project versus projectstatus versus projectprestaties

De voortgang van het project, de projectstatus en de projectprestaties hangen met elkaar samen, maar meten verschillende onderdelen van de gezondheid van het project.

De voortgang, status en prestaties van het project sluiten op elkaar aan, zodat je een volledig beeld krijgt van het project waaraan je werkt. Samen laten ze zien hoeveel werk er is gedaan, wat er nog moet worden gedaan en hoe efficiënt het team levert.

Zo houd je de voortgang van een project bij in 8 stappen

De voortgang van het project bijhouden is relatief vanzelfsprekend en er zijn veel methoden die je kunt gebruiken om de voortgang bij te houden.

1. Begin met een duidelijk projectdoel

Om de voortgang van het project bij te houden, begin je met het definiëren van een duidelijk projectdoel. Het stellen van doelen is een belangrijke stap, omdat je hiermee de voortgang van het project kunt meten in relatie tot het doel dat je wilt bereiken.

Een duidelijk projectdoel moet het volgende bevatten:

• Zakelijke doelen: de zakelijke doelen waarmee je het project wilt afstemmen of die je via het project wilt bereiken.

• Scope van het project: een gedetailleerd overzicht van projectwerkzaamheden, doelen, grenzen en uitsluitingen.

• Belangrijkste deliverables: de tastbare producten of services die je gedurende een project oplevert.

• De beoogde tijdlijn: een beoogde tijdlijn voor de voltooiing van het project. Beoogde tijdlijnen moeten realistisch en haalbaar zijn.

• Criteria voor succes: acceptatiecriteria die bepalen aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat deliverables worden geaccepteerd.

• Belanghebbenden: een lijst met alle belangrijke belanghebbenden die bij het project zijn betrokken.

• Beperkingen: projectbeperkingen zoals resources of tijd.

2. Deel het project op in mijlpalen

Nadat je het doel duidelijk hebt gedefinieerd, deel je het werk op in mijlpalen om grotere initiatieven makkelijker te kunnen bijhouden. Mijlpalen markeren betekenisvolle controlepunten tussen de kick-off en de voltooiing van een project, waardoor je de voortgang snel en eenvoudig kunt bijhouden.

Veelvoorkomende projectmijlpalen zijn:

• 'Projectkick-off voltooid'

• 'Vereisten goedgekeurd'

• 'Creatieve instructies afgerond'

• 'Ontwerp voltooid'

• 'Ontwikkeling voltooid'

• 'QA voltooid'

• 'Goedkeuring van belanghebbende ontvangen'

• 'Lancering voltooid'

• 'Beoordeling na de lancering voltooid'

3. Maak van mijlpalen volgbare taken

Dankzij zichtbaarheid op taakniveau kunnen projectmanagers zien of mijlpalen vorderen. Om dit te bereiken, deel je mijlpalen op in kleinere, volgbare taken.

Je kunt dit doen door workflowautomatiseringen te gebruiken om tijd te besparen bij het handmatig instellen van werkitems. Dit helpt het proces voor het bijhouden van projecten, doordat het onzekerheden door ontbrekende taakinformatie of updates wegneemt.

Daarnaast geeft het opdelen van grotere mijlpalen in afzonderlijke taken je een duidelijker beeld van wat in beweging is, stilligt of voltooid is. Elke taak moet het volgende bevatten:

• Een eigenaar

• Een einddatum

• Een prioriteit

• Voortgangsstatus

• Afhankelijkheden

• Acceptatiecriteria of de definitie van voltooid

4. Kies een methode om de voortgang mee bij te houden

De volgende stap is het kiezen van een methode om de voortgang mee bij te houden, en er zijn verschillende opties. Bij ieder soort project passen verschillende methoden om de voortgang mee bij te houden.

Zorg dat je een methode kiest op basis van de projecttijdlijn, complexiteit, teamstructuur en rapportagebehoeften.

Sommige teams gebruiken misschien één methode om de voortgang bij te houden, terwijl grotere, multifunctionele teams vaak meerdere methoden combineren.

5. Monitor blockers, risico's en afhankelijkheden

Om de voortgang van een project te begrijpen, moeten teams verder kijken dan alleen het werk dat langzaam vooruitgaat en de blockers, risico's of afhankelijkheden identificeren die vertragingen veroorzaken. 

Er zijn verschillende mogelijke oorzaken van projectvertragingen. Vastlopende taken, veranderingen in de scope, beperkte resources en onduidelijke vereisten kunnen leiden tot gemiste deadlines en werk dat traag vordert.

6. Controleer regelmatig de voortgang

Consistentie is nog een belangrijk aspect van het bijhouden van de projectvoortgang. Je moet de voortgang van een project niet alleen bijhouden wanneer een deadline nadert.

In plaats daarvan moet je de voortgang regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat projecten op schema blijven. Dagelijkse stand-ups helpen teams om elke werkdag samen te komen en de voortgang van het project op elkaar af te stemmen.

Of gebruik wekelijkse check-ins om op de lange termijn op één lijn te blijven. Door documentatietools zoals Confluence te gebruiken, kun je stand-ups eenvoudig organiseren en elke update vastleggen.

7. Deel duidelijke voortgangsupdates met belanghebbenden

Updates voor belanghebbenden zijn een van de redenen waarom het belangrijk is om de voortgang van een project bij te houden. Het geeft je een gedetailleerd overzicht van de voortgang van het team, zodat je je huidige voortgang kunt begrijpen in relatie tot grotere zakelijke doelen.

Projectmanagers moeten de gedetailleerde voortgang van het team vertalen naar duidelijke updates voor leidinggevenden, klanten en multifunctionele teams. Door de gedetailleerde voortgang om te zetten naar duidelijke voortgangsupdates kunnen belanghebbenden zich eenvoudig afstemmen op projecten.

8. Pas het projectplan aan wanneer de voortgang verandert

Voortgang bijhouden is niet alleen een kwestie van de huidige status van een project visualiseren; het draait om het gebruiken van die informatie om te leren en actie te ondernemen. Wanneer de voortgang verandert, is het belangrijk om je projectplan aan te passen aan veranderende projectbehoeften.

Je kunt je projectplan op verschillende manieren aanpassen op basis van veranderingen in de voortgang. Zo kun je:

• Opnieuw prioriteren

• Werk opnieuw toewijzen

• Resources toevoegen

• De scope verkleinen om deadlines te halen 

De beste methoden voor het bijhouden van de voortgang van projecten

Van Kanban-borden van Jira tot scrumborden; er zijn verschillende manieren om de voortgang van een project bij te houden. Vergelijk methoden voor het bijhouden van de voortgang om de beste oplossing te vinden voor jouw project.

De meest gebruikte methoden om de voortgang van een project bij te houden zijn Jira-scrumborden, Kanban-borden, projecttijdlijnen en burndown-grafieken.

Belangrijke statistieken om bij te houden voor de voortgang van het project

Het gebruik van statistieken helpt teams succes op een duidelijke, meetbare en uitvoerbare manier te definiëren. Deze belangrijke statistieken zijn een essentieel onderdeel van het bijhouden van de voortgang van projecten.

Tools waarmee je de voortgang van een project kunt bijhouden

Naast methoden om de voortgang mee bij te houden, kunnen projectmanagers verschillende tools gebruiken om de voortgang mee te monitoren.

Projectborden

Projectborden helpen teams werk per status te visualiseren, zodat je in één oogopslag ziet welk werk in uitvoering is, welk werk is voltooid en welk werk eraan gaat komen.

Jira-borden helpen teams werk te beheren in aanpasbare workflows, waardoor ze nuttig zijn voor agile teams, projectteams en multifunctionele workflows.

Tijdlijnen en roadmaps

Tijdlijnen geven projectmanagers een duidelijk beeld van deadlines, afhankelijkheden en de timing van mijlpalen. De tijdlijnweergave van Jira kan teams helpen werk af te stemmen op deadlines en te begrijpen hoe taken binnen het project met elkaar samenhangen, zodat dagelijks werk beter aansluit op grotere mijlpalen.

Dashboards en rapporten

Dashboards en rapporten over de voortgang helpen teams de gezondheid, risico's en trends van een project te volgen. Ze geven projectmanagers een duidelijk overzicht van hoe een project vordert en wat de voortgang mogelijk belemmert.

Met Jira-dashboards en -rapporten kunnen teams voortgangsstatistieken bijhouden, zoals achterstallig werk, sprintvoortgang, geblokkeerde taken, werklast en leveringstrends.

Die zichtbaarheid kan het handmatige werk achter statusrapportage verminderen. Bandhan Life gebruikt bijvoorbeeld Jira-dashboards en -filters om de voortgang en belangrijke mijlpalen bij te houden in plaats van handmatig statusupdates te verzamelen. 

Zoals Shahid from Bandhan Life uitlegt, hebben teams nu 'een realtime overzicht van wat er gebeurt', wat bijdraagt aan de bevordering van de verantwoordelijkheid.

Workflowautomatisering

Tools voor workflowautomatisering verminderen terugkerend werk voor projectmanagers, zodat teams zich kunnen richten op het boeken van de vooruitgang. Met Jira-automatisering kun je automatische herinneringen, statusupdates, meldingen en andere terugkerende workflowacties configureren.

Projectdocumentatie

Projectdocumentatie maakt het voor teams en leidinggevenden gemakkelijk om projectdoelen, de scope, beslissingen en updates op één centrale plek te vinden.

Confluence-pagina's zijn een eenvoudige oplossing voor documentatie, waarmee je projectplannen, notulen, beslissingslogs, statusupdates, vereisten en geleerde lessen kunt vastleggen. Wanneer je Confluence-pagina's bijwerkt, worden ze in realtime voor iedereen bijgewerkt.

Sjablonen voor statusupdates

Sjablonen maken het makkelijker voor projectmanagers om voortgang op een duidelijke en consistente manier te communiceren, waardoor verwarring bij belanghebbenden wordt voorkomen en teams op één lijn blijven.

Met de sjabloon voor projectstatus van Confluence kunnen teams updates standaardiseren voor voltooid werk, risico's, blockers, beslissingen en volgende stappen.

Houd je team op één lijn terwijl de projectwerkzaamheden vorderen

Door de voortgang van projecten bij te houden kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat het werk vooruit blijft gaan. Er zijn verschillende methoden en tools om de voortgang mee bij te houden die je kunt gebruiken om teams op één lijn te houden en projecten op koers richting de eindstreep te houden.

Jira helpt teams taken, eigenaren, deadlines, blockers, workflows, dashboards en rapporten bij te houden, zodat projectmanagers in realtime inzicht hebben in hoe werk vordert.

Confluence biedt een gedeelde workspace voor het documenteren van projectdoelen, statusupdates, notulen, beslissingen en volgende stappen, zodat teams de projectcontext kunnen afstemmen op bijgehouden werk.

Veelgestelde vragen over de voortgang van het project

Wat zijn enkele van de best practices voor het bijhouden van de voortgang van een project?

Bij het bijhouden van de voortgang van een project is het belangrijk om een duidelijk projectdoel te definiëren, het project op te delen in mijlpalen en taken, en de voortgang regelmatig te beoordelen.

Hoe weet je of een project achterloopt?

Je kunt zien dat een project achterloopt door te kijken naar werk dat nog niet is voltooid, aankomende deadlines, blockers en risico's. Door deze problemen op tijd te identificeren, help je projectvertragingen te voorkomen.

Hoe vaak moet de voortgang van een project worden bijgehouden?

De voortgang van het project moet dagelijks worden bijgehouden via standups, met daarnaast wekelijkse check-ins die projectmanagers de mogelijkheid geven om grotere projectmijlpalen aan te pakken.

Hoe houden projectmanagers de voortgang bij in meerdere teams?

Projectmanagers gebruiken tools zoals Kanban en scrumborden om de voortgang van meerdere teams bij te houden, waardoor multifunctionele teams op één lijn blijven en verantwoordelijk blijven voor werk.