Cos'è un diagramma del flusso di dati (DFD)?

Mostrare visivamente il movimento dei dati non è una novità per l'analisi dei sistemi aziendali. Tuttavia, il diagramma del flusso di dati è diventato uno strumento di modellazione formale solo verso la fine del XX secolo. La crescita dei metodi di analisi dei sistemi strutturati negli anni '70 e '80 è stata fondamentale per la diffusione dei DFD. I primi metodi di mappa concettuale condividono alcune analogie di rappresentazione visiva con l'evoluzione dei DFD, così come le rappresentazioni lineari come i diagrammi di flusso.

Personaggi fondamentali come Tom DeMarco, con il suo lavoro sull'analisi strutturata, hanno evidenziato la modellazione del flusso di dati. La notazione Gane-Sarson, degli scienziati informatici e IT writer Chris Gane e Trish Sarson, ha in seguito offerto simboli e regole standard per i DFD, aumentandone l'uso nello sviluppo di sistemi informativi. Questi metodi e notazioni hanno fornito un modo strutturato per comprendere e registrare il flusso di dati in sistemi complessi, rendendo i DFD fondamentali per l'analisi e la progettazione del sistema.

I diagrammi del flusso di dati (DFD) sono fondamentali per capire come i dati si spostano attraverso un sistema, migliorare i processi aziendali e migliorare la comunicazione con gli stakeholder. Rappresentando chiaramente il modo in cui i dati vengono gestiti, i DFD suddividono i processi complessi in parti più gestibili e comprensibili. Questa chiarezza visiva migliora significativamente la comunicazione tra tutti gli stakeholder coinvolti in un progetto o in un sistema.

Vantaggi dei DFD per gli stakeholder tecnici:

• Permettono di ottenere progetti precisi per una progettazione e uno sviluppo efficienti del sistema.
• Agevolano una risoluzione più rapida dei problemi di sistema attraverso il tracciamento visivo dei dati.
• Forniscono un approccio strutturato e visivo alla documentazione e alla comprensione dei requisiti di sistema.
• Garantiscono un'integrazione più fluida del sistema identificando chiaramente le dipendenze dei dati.
• Portano a sistemi più robusti attraverso una comprensione visiva delle interazioni tra i componenti.

Vantaggi dei DFD per gli stakeholder non tecnici:

• Offrono approfondimenti visivi accessibili sulle funzionalità complesse del sistema.
• Migliorano la collaborazione sui progetti e l'allineamento con i team tecnici attraverso un linguaggio visivo condiviso.
• Forniscono un feedback più efficace sulla progettazione del sistema basato su una chiara comprensione visiva.
• Assicurano che il sistema sviluppato sia realmente in linea con le esigenze e gli obiettivi aziendali critici.
• Identificano opportunità di miglioramento dei processi e incremento delle efficienze attraverso l'analisi visiva.

In definitiva, i diagrammi del flusso di dati fungono da ponte tra l'implementazione tecnica e la comprensione del business. Contribuiscono a iniziative più efficaci per lo sviluppo di sistemi e il miglioramento dei processi, promuovendo una migliore condivisione delle conoscenze tra i team.

I diagrammi del flusso di dati offrono diverse prospettive su un sistema attraverso due tipi principali: logico e fisico. Inoltre variano nei dettagli, passando da diagrammi contestuali di alto livello a rappresentazioni più dettagliate a più livelli.

Ecco le differenze tra i DFD logici e fisici:

• DFD logici: si concentrano sulle attività aziendali essenziali e sul flusso di dati richiesto. Illustrano i dati necessari, la loro origine, la destinazione e le trasformazioni per le funzioni aziendali. In particolare, rimangono indipendenti da specifiche tecnologie o dettagli di implementazione per consentire ai team di concentrarsi sulle esigenze aziendali principali.
• DFD fisici: i DFD fisici descrivono l'effettiva implementazione del sistema aziendale, mostrando l'hardware, il software, i file di dati e i database specifici coinvolti. Illustrano come i dati vengono elaborati e trasferiti attraverso questi componenti fisici, spesso includendo dettagli come formati di dati e interfacce di sistema.

I livelli gerarchici nei DFD sono essenziali per gestire efficacemente la complessità dei sistemi aziendali. Partendo da un'ampia panoramica e introducendo i dettagli poco alla volta, gli stakeholder possono comprendere gradualmente il sistema, così i processi complessi diventano più assimilabili e meno schiaccianti.

Questi livelli sono suddivisi come descritto di seguito.

• Diagramma di contesto (DFD di livello 0): i DFD di livello 0 forniscono la visione più astratta e di alto livello del sistema, rappresentandolo come un singolo processo e illustrandone le interazioni con entità esterne. Questo livello è essenziale per definire l'ambito e i limiti del sistema.
• DFD di livello 1: i DFD di livello 1 suddividono il processo principale del diagramma di contesto in processi secondari chiave, rivelando le principali attività interne e i flussi di dati tra di loro e verso gli archivi di dati. Questo livello offre una comprensione più dettagliata delle funzioni principali del sistema.
• DFD di livello 2: questo livello suddivide ulteriormente i processi specifici dei DFD di livello 1 in attività più dettagliate, fornendo una comprensione più approfondita di particolari componenti del sistema e delle loro interazioni.
• Livello 3 e oltre: il livello 3 prosegue il processo di suddivisione per visualizzazioni sempre più dettagliate di processi specifici, se necessario. La profondità di ogni livello dipende dalla complessità e dal livello di analisi richiesto per le diverse parti del sistema.

La comprensione di questi diversi tipi e livelli di diagrammi del flusso di dati consente ai team di scegliere la visualizzazione più appropriata per le loro esigenze specifiche, a seconda che si concentrino sulla logica aziendale o sull'implementazione tecnica, e di gestire la complessità in modo efficace.

Un'efficace visualizzazione del flusso di dati all'interno di un sistema richiede un approccio strutturato. Seguendo una serie di passaggi chiave, puoi creare un diagramma del flusso di dati che mappi il movimento e la trasformazione delle informazioni.

Per creare il tuo DFD, segui i passaggi descritti qui.

• Definisci l'ambito e i limiti del tuo sistema: identifica cosa è incluso nel sistema che stai modellando e cosa non rientra nei suoi limiti (le entità esterne). Spesso questo comporta sessioni iniziali di brainstorming per determinare il contesto appropriato.
• Identifica i processi, gli input e gli output essenziali: determina le principali attività o funzioni che trasformano i dati all'interno del sistema. Per ogni processo, identifica i dati che fluiscono al suo interno (input) e quelli che ne derivano (output).
• Identifica gli archivi di dati: determina dove il sistema archivia e recupera i dati. Queste fonti rappresentano i repository di informazioni utilizzati dai processi.
• Identifica i flussi di dati: traccia il movimento dei dati tra entità, processi e archivi dati esterni. Usa le frecce per indicare la direzione di ogni flusso di dati e applica una chiara etichetta con i dati che vengono trasferiti.
• Usa una notazione DFD standard: utilizza una serie coerente di simboli (ad esempio, la notazione Yourdon-Coad o Gane-Sarson) per entità, processi, archivi di dati e flussi di dati esterni. La coerenza garantisce che il diagramma sia facilmente comprensibile.

Usa le lavagne Confluence come piattaforma collaborativa per creare diagrammi. L'interfaccia e le funzionalità intuitive possono semplificare il processo di creazione dei diagrammi.

I diagrammi del flusso di dati sono strumenti versatili che si rivelano preziosi in vari scenari in cui è fondamentale comprendere e visualizzare il movimento dei dati. Sono particolarmente utili durante le fasi iniziali di pianificazione di un nuovo sistema, perché forniscono una panoramica chiara dei requisiti e del flusso di dati. Sono molto utili anche quando si riprogettano i sistemi esistenti, poiché aiutano a mappare i flussi di dati correnti e a identificare le aree di miglioramento o ottimizzazione.

Di seguito sono riportate altre applicazioni pratiche dei DFD.

• Sviluppo software: per visualizzare il flusso di dati all'interno di un'applicazione, aiutando nella progettazione e nello sviluppo.
• Modellazione dei processi aziendali: per mappare e analizzare i flussi di lavoro aziendali, identificando inefficienze e possibili miglioramenti.
• Revisioni della conformità: per documentare come i dati vengono gestiti e archiviati, aiutando a soddisfare i requisiti normativi.
• Analisi del sistema: per suddividere i sistemi complessi in componenti comprensibili e analizzare le interazioni con i dati.

I diagrammi del flusso di dati offrono una soluzione efficace ogni volta che è necessario chiarire il movimento e la trasformazione dei dati all'interno di un sistema o processo. Il modello completo di piano del progetto di Confluence è particolarmente utile quando si pianifica uno dei progetti descritti in precedenza.

La creazione di diagrammi del flusso di dati chiari e preziosi non si limita alla comprensione dei componenti. Ecco alcuni suggerimenti e best practice per garantire che i tuoi DFD siano efficaci.

• Mantieni il design pulito e ordinato: punta alla semplicità ed evita di sovraccaricare il diagramma con troppi processi o flussi di dati in un unico livello. Il modo più efficace per farlo è suddividendo le aree complesse in DFD di livello inferiore.
• Usa etichette coerenti e significative: assicurati che le entità, i processi, gli archivi di dati e i flussi di dati esterni siano tutti etichettati in modo chiaro e coerente utilizzando nomi che ne riflettano accuratamente la funzione o descrivano i dati che vengono spostati.
• Inizia con un diagramma contestuale: per definire l'ambito, inizia con una panoramica di alto livello (Livello 0) per poi passare a livelli più dettagliati.
• Concentrati sul flusso di dati, non sul flusso di controllo: ricorda che i DFD illustrano come si spostano i dati, non la sequenza di controllo o le decisioni del processo.
• Verifica il tuo DFD con gli stakeholder: esamina il diagramma con gli utenti e le altre parti interessate per assicurarti che rifletta accuratamente la loro comprensione del sistema.

È importante anche essere consapevoli degli errori più comuni che possono ostacolare l'efficacia dei DFD, come quelli descritti di seguito.

• Complicare eccessivamente il diagramma: aggiungere dettagli non necessari o troppi livelli troppo rapidamente può creare confusione nel DFD. Inizia sempre dal livello 0 e spostati verso l'alto man mano che il flusso di dati diventa più complesso.
• Notazione incoerente: il passaggio da una notazione DFD all'altra o l'uso improprio dei simboli renderà difficile interpretare il diagramma. Assicurati di concordare su notazioni e simboli prima di iniziare e usali solo all'interno dei diversi livelli.
• Saltare le revisioni con gli stakeholder: la mancata verifica del DFD con chi comprende il sistema può portare a imprecisioni, aspettative non allineate e, in ultima analisi, un sistema che non soddisfa le esigenze effettive degli utenti o dell'azienda.
• Etichette poco chiare o mancanti: i diagrammi senza etichette chiare sono difficili da capire e non comunicano efficacemente il flusso di dati. Questa ambiguità può portare a interpretazioni errate, decisioni sbagliate sulla progettazione del sistema e spreco di sforzi per lo sviluppo poiché i team operano sulla base di interpretazioni diverse del percorso dei dati.

Seguendo questi suggerimenti ed evitando le insidie più comuni, i team possono creare diagrammi del flusso di dati che consentano di analizzare, comunicare e comprendere il sistema. Sono tutti vantaggi aggiuntivi legati all'utilizzo del modello del servizio di Confluence per mappare il percorso del cliente ed effettuare verifiche dei sistemi correlati ai servizi per gli stakeholder.