Come creare una mappa dei processi in 7 passaggi

Cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi rappresenta visivamente il flusso di lavoro all'interno di un processo. Ha luogo durante la pianificazione del progetto e comporta la creazione di un diagramma passo passo che mostra chi fa cosa, quando e come, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Il metodo prevede quanto segue:

• Visualizzazione: la visualizzazione cronologica del lavoro aiuta i team a comprendere rapidamente il flusso dall'inizio alla fine.
• Miglioramento: i team possono identificare visivamente gli ostacoli e le inefficienze, riuscendo così a perfezionare il processo per un risultato migliore.
• Standardizzazione: includere la mappatura dei processi nel ciclo di vita dello sviluppo del prodotto aiuta i team a lavorare in modo più efficiente, migliorare la qualità e identificare le lacune.
• Formazione: le mappe dei processi sono strumenti di formazione efficaci per i nuovi dipendenti, poiché forniscono una comprensione completa del lavoro e del loro ruolo specifico nella sua realizzazione.
• Comunicazione: le mappe dei processi comunicano le attività essenziali ai membri del team, ai partner e agli stakeholder sul lavoro, sulla sua sequenza e sui potenziali colli di bottiglia.

Tipi di mappe dei processi

Le mappe dei processi variano in base al tipo. Alcune sono più in linea con un lavoro specifico, come la gestione agile dei progetti o la produzione, mentre altre possono mostrare attività lavorative simultanee in più aree. A seconda della complessità del processo e del numero di input, output e risorse coinvolte, è essenziale selezionare il tipo di mappa del processo. I seguenti sono i tipi usati più di frequente.

Diagramma Swimlane

I diagrammi Swimlane mostrano i passaggi necessari in un processo che abbraccia più aree funzionali. Ogni corsia si concentra su un'area specifica, come lo sviluppo o il controllo di qualità. Ogni fase è in linea con quella precedente ma rientra nell'area, o corsia, di responsabilità.

Nella pianificazione sprint, ad esempio, gli sviluppatori possono passare alla fase successiva della corsia di sviluppo quando il team del controllo di qualità riceve il codice. Allo stesso tempo, il team esegue i test di regressione nella corsia del controllo di qualità.

Mappare il flusso di valore

La mappatura del flusso di valore, una pratica Lean utilizzata frequentemente, collega direttamente il lavoro al valore che questo offre al cliente. È stata introdotta nel settore manifatturiero per eliminare gli sprechi e promuovere il miglioramento continuo, ma è uno strumento utile per le aziende di qualsiasi settore. Le mappe del flusso di valore illustrano le fasi di trasferimento di un prodotto o servizio dalla materia prima o dall'idea al cliente.

La mappatura del flusso di valore si chiede: che valore offre al cliente questo elemento? Questo approccio elimina il lavoro estraneo e marginalmente importante, il che è un approccio prezioso in ambienti Scrum con rilasci di prodotto frequenti e rapidi.

Diagramma SIPOC

Un diagramma SIPOC illustra i fornitori, gli input, i processi, gli output e i clienti per gli elementi chiave del processo. Diviso in cinque colonne, presenta i passaggi assegnati all'interno di ciascuna area SIPOC distinta. Questo tipo di diagramma può essere complesso, ma è utile quando si definisce l'ambito di un progetto o processo con più stakeholder, input e output.

Vantaggi dell'utilizzo di una mappa del processo

I vantaggi della mappatura dei processi sono numerosi:

• Maggiore efficienza: visualizzando il flusso di lavoro, i team possono identificare rapidamente i colli di bottiglia, i conflitti di programmazione di risorse e i passaggi non necessari. Come strumento di miglioramento continuo, la mappatura dei processi consente ai team di creare diagrammi dello stato attuale e futuro per misurare i guadagni di efficienza.
• Comunicazione migliorata: indipendentemente dal ruolo, i flussi di lavoro visualizzati forniscono a tutti i membri del team, comprese le persone che non lavorano in ambito tecnico, una visione facile da seguire del lavoro e della sua sequenza. Forniscono un'istantanea chiara dello stato del lavoro e di ciò che ci aspetta.
• Migliore controllo della qualità: l'identificazione delle fasi del processo riduce gli sprechi, migliora il time to market ed evidenzia i potenziali ostacoli. Quando i team comprendono che gli input necessari in ogni fase, possono pianificare e fornire risultati migliori entro i tempi previsti.
• Processo decisionale informato: l'utilizzo di mappe dei processi standardizzate aiuta gli stakeholder a comprendere tempestivamente l'ambito del lavoro, ad anticipare gli ostacoli e a prendere decisioni informate. L'impatto delle decisioni è anche più facile da identificare rispetto al lavoro rappresentato visivamente, riducendo così il rischio di errori di calcolo.
• Formazione e onboarding più semplici: le mappe dei processi sono eccezionali per formare nuovi membri del team e aiutarli a capire dove possono fornire valore. Inoltre, aiutano i nuovi membri a integrarsi più rapidamente in quanto possono vedere chiaramente chi sono i loro principali punti di contatto interni.

Come realizzare una mappa dei processi

Per creare una mappa devi per prima cosa identificare il processo che desideri mappare, quindi impostare punti di partenza e di arrivo, raccogliere informazioni, stabilire la sequenza di passaggi e decisioni e infine delineare e perfezionare la mappa.

1. Definisci il punto di partenza e quello di arrivo

Il processo da mappare può essere molto esteso, come il ciclo end-to-end che intercorre dalla richiesta del cliente al lancio del prodotto, o piccolo, ad esempio quello necessario a descrivere i passaggi necessari per raccogliere e confermare i requisiti degli utenti. Definire chiaramente i punti di partenza e di arrivo ti consente di determinare dove inserire la mappa all'interno di un processo di business più ampio.

Il punto di partenza può essere una richiesta del cliente, una funzionalità della roadmap del prodotto o ancora un'attrezzatura da manutenere. Se comprendi da dove partire, puoi evitare che eventuali ostacoli, come il mancato adempimento dei requisiti, si presentino più avanti nel processo.

Il punto di arrivo potrebbe essere il lancio di un nuovo prodotto o la consegna del prodotto per il test. Assicurati che l'obiettivo sia chiaro, per avere indicatori di successo precisi.

2. Parla con gli stakeholders

Includi tutti i membri del team, gli stakeholder, i partner, i fornitori e i responsabili decisionali che forniranno input per il processo o si occuperanno di alcuni passaggi. Fai domande mirate a ciascuno per raccogliere tutti i dettagli necessari, ad esempio, se il processo si basa sul rispetto degli standard di conformità, coinvolgi i responsabili della certificazione normativa.

Se tutti collaborano ciascun membro comprende l'intero processo e si sente parte di qualcosa di più grande. Spesso, inoltre, le diverse esperienze possono generare nuove idee e soluzioni creative.

3. Fai un elenco delle varie fasi in sequenza

Collabora con le parti coinvolte per disporre i passaggi in una sequenza logica dal punto di arrivo a quello di partenza, per ottenere una visualizzazione semplice e lineare dei passaggi da svolgere dall'inizio alla fine.

4. Includi punti decisionali

Dopo aver definito la sequenza, aggiungi punti decisionali che influiscono sul flusso. Ad esempio, un produttore di apparecchiature mediche può includere punti decisionali sull'arrivo delle materie prime, sulla verifica della conformità agli standard normativi di componenti e così via, mentre gli sviluppatori di software possono includere la revisione del codice, il controllo di qualità o l'accettazione degli utenti.

5. Delinea la mappa del processo

Scegli il tipo di mappa più adatto alle tue esigenze ed elabora una rappresentazione visiva del processo. Usa simboli standard per assicurarti che la mappa risulti comprensibile a tutti. Molti strumenti software per lo sviluppo di prodotti includono simboli e funzionalità di mappatura standard per accelerare il processo. Usa le frecce per collegare le fasi e illustrare il flusso con chiarezza.

Le lavagne di Confluence offrono uno spazio collaborativo in cui i team possono creare liberamente su una tela infinita. Sono così flessibili che i diversi passaggi possono essere spostati, pur mantenendo i punti decisionali connessi.

6. Rivedi e convalida

Condividi la mappa dei processi con le parti interessate e apporta modifiche, se necessario. In questo modo avrai la certezza di non aver omesso nulla o che ci sia qualcosa di troppo e che tutto sia nel giusto ordine. Prima ricevi la conferma, prima puoi implementare il progetto, modificarlo, se richiesto, e adeguarlo alle tue necessità. Tutte le persone coinvolte dovrebbero sentirsi responsabili e fondamentali per la stesura della mappa finale del processo.

7. Implementa la mappa del processo

Dopo aver implementato la mappa, monitorane le prestazioni. Aspettati che la si evolva man mano che l'azienda cresce, le richieste dei clienti cambiano, oppure tu identifichi nuovi requisiti.

Il software di gestione delle attività, i diagrammi di Gantt e il software per le roadmap dovrebbero incorporare la mappa dei processi, in modo che sia sempre disponibile e facile da consultare. Inoltre, l'automazione del flusso di lavoro si basa e dovrebbe rispecchiare la mappa dei processi.

Come componente fondamentale delle attività di miglioramento continuo, per le modifiche future inizia con le mappe dei processi implementate.

Best practice per la mappatura dei processi

L'uso di simboli standard, l'identificazione di punti di partenza e di arrivo chiari e la definizione dei punti decisionali sono essenziali per una mappatura efficace dei processi.

È fondamentale riunire persone provenienti da tutte le aree e collaborare in team. Concentrati sulla semplicità e alterna brainstorming, elaborazione di strategie e adattamento dei processi fino a che le esigenze della tua azienda non sono soddisfatte.

Usare le lavagne di Confluence per la mappatura dei processi

Le lavagne di Confluence offrono la flessibilità di una lavagna digitale nello spazio di lavoro del tuo team, consentendoti di approfittare di strategie di brainstorming, pianificare e agire come mai prima d'ora. Le lavagne si integrano perfettamente con gli strumenti Atlassian per collegare le roadmap dei prodotti, la gestione delle attività, la gestione dei progetti e altri strumenti di sviluppo del prodotto.

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