La moderna intranet social è destinata a rimanere.

Se hai esperienza di lunga data nell'uso della intranet, potresti credere che sia una reliquia di un'epoca passata. La parola stessa rimanda a tempi del suono glorioso del dial-up. Sentendo pronunciare la parola "intranet", probabilmente ti stupirai del fatto che ci sia gente che ancora la utilizza. La intranet, una destinazione digitale, è progettata per essere un hub in cui le persone possono scambiare idee creative, ottenere consigli dai colleghi e creare legami riguardo a progetti e interessi condivisi. Nonostante le buone intenzioni, la versione originale è stata frenata dalla mancanza di coinvolgimento, da informazioni obsolete e da altri ostacoli che impedivano ai dipendenti di credere nelle sue possibilità. L'intranet non ha mai cessato di esistere, ma il termine ha solo perso il suo fascino. Mentre il mondo naviga nell'era del sovraccarico di dati, l'intranet si sta adattando, diventando un luogo più moderno e social dove i dipendenti vogliono trascorrere il loro tempo. Per creare una comunità di lavoro fiorente e collaborativa, è importante imparare dalle insidie del passato e sfruttare tutti i vantaggi di una intranet social di nuova generazione.

Dietro il business, c'è la festa

Una intranet social non è semplicemente un repository digitale di informazioni salvate da file cartacei e unità online private. Le aziende possono usarla per creare una cultura di apertura offrendo visibilità totale a tutti i dipendenti e incoraggiando gli utenti a condividere idee. Le intranet possono agevolare la collaborazione tra i colleghi più disparati e favorire relazioni tra tutti i team e i reparti. L'idea alla base di una rete intranet social è: tutto per uno e uno per tutti. Tutti gli utenti, dal CEO esperto di tecnologia al nuovo stagista, possono condividere tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere i propri compiti e per raggiungere gli obiettivi e possono accedervi comodamente.

Un team entra in uno spazio di lavoro aperto e collaborativo

Una intranet social non si limita a connettere i colleghi ai contenuti, ma crea un collegamento tra le persone. 

Crea un ambiente positivo e costruttivo. Anche nelle aziende più collaborative, è probabile che ci siano dipendenti che si sentono emarginati. Una moderna intranet social mette tutti sullo stesso piano. Se impostata correttamente (con pari accesso alle conversazioni e ai documenti indipendentemente dal ruolo o dal livello professionale), può aiutare le persone a sentirsi libere di pubblicare le proprie opinioni sui progetti degli altri e ad accogliere positivamente il feedback dagli altri. Avendo a disposizione uno spazio per la condivisione, è più probabile che i dipendenti avvertano il legame con i loro colleghi, con il team e l'azienda.   

Abbatte i silos. Una intranet social consente ai dipendenti di stabilire una connessione tra il loro lavoro e ciò che rappresenta la massima priorità per un altro team o ufficio. A quanto pare, Mike di Content Marketing ha fatto faville con il suo obiettivo SEO e sarebbe un ottimo mentore per il tuo progetto, ma non avresti ottenuto questa informazione se aveste continuato a scambiarvi solo alcuni timidi cenni del capo in corridoio.

Costruisce ponti. Mentre la cultura del lavoro da remoto passa da essere una "nuova moda" a essere il "modo ideale di lavorare", è più importante che mai mantenere i colleghi nella stessa orbita culturale. Attraverso una rete intranet social, le connessioni virtuali consentono ai dipendenti di comunicare e condividere idee in tutti i fusi orari.

La tua intranet ha seguito il percorso del Walkman^®?

Chiedi a qualsiasi team di comunicazione interna, responsabile delle Risorse umane o responsabile della intranet qual è la sua sfida più grande. Scommettiamo che dirà che è il coinvolgimento? In fatto di intranet aziendali, l'apatia è più dilagante degli annunci pop-up e altrettanto difficile da eliminare. Per aiutare i dipendenti ad avvicinarsi a una intranet che utilizzeranno e apprezzeranno, bisogna prima capire che cosa li sta tenendo lontani.

Approccio top-down. Dall'alto della loro torre d'avorio, i capi sono spesso poco propensi ad ascoltare il feedback dei dipendenti o un'idea fantastica di un dipendente di livello inferiore. Le intranet consentono alle conversazioni di fluire dal basso verso l'alto, quindi anche i neoassunti possono sentirsi a proprio agio nel fornire il proprio contributo. Un ambiente più accogliente lascia spazio alla discussione e offre ai vertici una linea diretta di feedback immediato.

Inefficacia delle opzioni di risposta rapide. Considerata la velocità con cui la tecnologia si sta evolvendo, è davvero solo questione di tempo prima che anche i bambini molto piccoli abbiano il proprio smartphone. Comunichiamo liberamente con i nostri amici e familiari tramite emoji, GIF e pulsanti Mi piace per condividere idee ed esprimere rapidamente i nostri pensieri. I dipendenti che si sentono bloccati dalle opzioni di risposta limitate hanno molte meno probabilità di interagire con i loro colleghi o di fornire il proprio contributo ai progetti.

Troppi tecnicismi. Le intranet della vecchia scuola sono state originariamente create per i team IT. La pubblicazione di contenuti richiedeva diversi passaggi noiosi e ignorava l'importanza di rispondere con una breve foto. Quando il contenuto era finalmente disponibile, c'erano quelle fastidiose barriere delle autorizzazioni. Se le persone devono superare sfide olimpiche per partecipare alle intranet, si limiteranno alle conversazioni in corridoio. 

Contenuti obsoleti. Quando la intranet diventa una "posizione di archiviazione universale", come la definisce Forrester, si trasforma in un elenco interminabile. Gli utenti non impegneranno mai le loro energie mentali per cercare informazioni preziose come le guide al branding o le policy aziendali per poi scoprire che i contenuti di cui hanno bisogno sono stati aggiornati l'ultima volta in cui hai inviato un fax.

Motore di ricerca lento o inutile. I motori di ricerca odierni permettono di ottenere risposte rapidissime e pertinenti a qualsiasi domanda, a volte più velocemente di quanto sia possibile digitare. Una funzione di ricerca che impiega troppo tempo e/o genera informazioni inutili non è competitiva. Gli utenti desiderano trovare le informazioni giuste nello stesso modo in cui vogliono ricevere i loro pacchi Amazon Prime: immediatamente.

Non ottimizzate per i dispositivi mobili. Quando le intranet sono apparse per la prima volta sulla scena, 20 anni fa, la gente leggeva ancora i giornali cartacei. Ora abbiamo gli smartphone, che sono diventati estensioni delle nostre braccia. Gli utenti non sono disposti a rallentare i propri ritmi per imparare a utilizzare una intranet che non semplifica la pubblicazione, la condivisione e la lettura su un telefono o un tablet.

Analisi approssimative. Se tu e il tuo team siete i principali promotori e responsabili dell'iniziativa di sostituzione o lancio di una intranet social, dovete sapere quando, come e perché la gente la utilizza. Invece di tirare a indovinare, concentrati sulla ricerca di analisi di qualità. Conoscere le specifiche ti aiuterà ad apportare modifiche di facile utilizzo e a produrre contenuti più accattivanti, a tenere aggiornati i contenuti importanti e pertinenti e a eliminare eventuali contenuti che ricevono poche visite.

La gestione di una intranet social di successo

Mantieni attiva la intranet assicurandoti che il software che scegli disponga di queste funzionalità e di questi strumenti. 

Creatori di tutto il mondo. Le migliori idee possono nascere da qualsiasi mente a qualsiasi livello dell'organizzazione, a volte anche per fortunate coincidenze (mangeremmo ancora il gelato da piattini di cartone se una bancarella dell'Esposizione Universale non li avesse esauriti e sostituiti con improvvisati contenitori in wafer!). Strumenti di creazione semplici come i modelli già pronti consentono agli utenti di qualsiasi team di fornire il proprio contributo e aiuteranno le organizzazioni a evitare l'effetto a cascata nella intranet.

Conoscenza delle persone che scrivono i post. È difficile creare ponti quando non conosci niente dei tuoi colleghi se non il nome e un avatar generico.  Le persone vogliono sapere cosa fanno i colleghi, qual è il loro ruolo nell'organizzazione e a cosa stanno lavorando. Una internet social dovrebbe avere degli spazi per i profili in modo che i dipendenti possano vedere a colpo d'occhio chi fa cosa e dove.  

Pronta per i dispositivi mobili. Alzi una mano se stai leggendo questo articolo sul tuo telefono. Con accessi facili da usare durante gli spostamenti e sicurezza garantita, la intranet social ideale è una rete che si può tenere in tasca. In qualsiasi tasca. 

Contenuti esteticamente accattivanti. La frase "non giudicare un libro dalla copertina" sta per andare in pensione. È più probabile che i dipendenti interagiscano con contenuti che presentano elementi visivi accattivanti come immagini, video e GIF. I contenuti devono essere esteticamente soddisfacenti indipendentemente dal fatto che vengano visualizzati su un telefono o tablet o sul desktop. 

Funzioni di condivisione sui social. Pubblicare un contenuto che diventa virale sui social media è come vincere una lotteria online. Per ottenere lo stesso livello di condivisione nella intranet, devi poter trasmettere facilmente i contenuti. Quando gli utenti possono mettere Mi piace e commentare, seguire colleghi e @menzionarli con la stessa facilità con cui inviano meme ai loro amici, la intranet diventerà una destinazione per altri contenuti degni di essere condivisi. 

Facilità di accesso. Dimentica il numero dell'IT. Con le intranet social, puoi proteggere l'accesso e le autorizzazioni dei reparti e degli utenti stessi, consentendo ai dipendenti di creare, modificare e visualizzare i contenuti senza ostacoli. Questa flessibilità permette quindi all'IT di concentrarsi sulla distribuzione e sulla personalizzazione della intranet, evitando al tempo stesso riunioni infinite e montagne di ordini di lavoro.   

Nuovi contenuti. Con un numero così elevato di persone che collaborano e forniscono il proprio contributo, il tuo flusso di contenuti sarà così fresco che potresti venderlo in un mercato agricolo. Assicurati di avere a disposizione un sistema semplice per personalizzare e inviare avvisi in modo da poter eliminare i contenuti obsoleti. 

Analisi accurate. Quanto maggiori sono le tue conoscenze, tanto migliore sarà la tua crescita. Cerca dati analitici che ti forniscano indicazioni sulle ricerche degli utenti e su quali contenuti leggono e commentano più spesso. Forrester suggerisce alle organizzazioni di mettere in primo piano le ricerche utilizzando l'analisi per capire meglio quando e come gli utenti le effettuano. Devi anche sapere qual è il momento in cui quelle ricerche non producono risultati o sono inutili a causa di un eccessivo numero di risultati.

Le intranet social creano condizioni di parità

I team sono forti solo nella misura in cui lo sono i legami tra le persone. Puoi aumentare la forza dei tuoi dipendenti creando un ambiente in cui le relazioni e la collaborazione possano crescere in modo organico. Scopri come acquisire il potere di trasformare la tua organizzazione con il software per la intranet Confluence.