Come creare un'unica fonte di riferimento per il tuo team

Un'unica origine di riferimento (SSoT) garantisce che tutti all'interno dell'organizzazione abbiano accesso alle stesse informazioni.  Ti serve un documento per la tua prossima riunione, che inizia tra quattro minuti. Inizi a spulciare disperatamente le miriadi di allegati e-mail e tutti e cinque i servizi cloud della tua azienda. 

A due minuti dall'inizio della riunione, trovi il file che stavi cercando. Tiri un sospiro di sollievo, ma all'improvviso appaiono altri otto file pieni di date, parole chiave e trattini bassi.

Si tratta di ordinaria amministrazione, naturale conseguenza del sovraccarico di informazioni e del numero eccessivo di strumenti #toomanytools. Lavorare in queste condizioni ostacola la produttività, ma se crei un'unica fonte di riferimento risolverai tutti i tuoi problemi.

Cos'è un'unica fonte di riferimento?

Una SSoT è un luogo che raccoglie tutte le conoscenze del tuo team. Qui puoi ottenere risposte alle tue domande e trovare documenti sempre aggiornati.

La maggior parte dei team lavora in modo diverso: utilizza molteplici strumenti e non stabilisce in modo chiaro quali informazioni archiviare e dove. Questo genera confusione, informazioni duplicate e documenti non aggiornati. Se ti riconosci in questa descrizione, continua a leggere per scoprire tutti i vantaggi di creare una SSoT con il tuo team.

Vantaggi di un'unica fonte di riferimento

Non devi più cercare le informazioni

Tutti i membri dell'organizzazione archiviano le informazioni nella stessa posizione. Sapendo dove cercare, non dovrai più addentrarti nelle unità condivise per trovare file dispersi in silos con nomi poco chiari.

Risparmi tempo sui task ricorrenti

Il tuo team sa dove trovare modelli, esempi e guide per il lavoro ricorrente e non deve ricominciare da zero per ogni nuovo task o progetto: può accedere alla SSoT, scegliere un modello tra quelli proposti e iniziare subito a lavorare.

Eviti il lavoro inutile

Con una SSoT, non ti capiterà mai più di scegliere il file sbagliato e lavorare per svariate ore, per poi accorgerti dell'errore e cestinare il tuo lavoro. Troverai subito il documento giusto e potrai lavorare sui file in contemporanea con altri colleghi senza doverti preoccupare di ottenere versioni contrastanti.

Scopri relazioni e modelli

Quando le informazioni vengono conservate in un unico luogo, puoi scoprire relazioni che fanno risparmiare tempo e migliorano la collaborazione. Per esempio, puoi scoprire la relazione che intercorre tra i tuoi obiettivi e gli OKR di altri team, capire il modo in cui un progetto è annidato all'interno di altri e individuare il team che ha creato una pagina specifica.

Come creare la tua unica fonte di riferimento con Confluence

Confluence è uno spazio di lavoro del team che consente di creare, collaborare e organizzare tutto il lavoro in un solo luogo. Questa unica fonte di riferimento fornisce a te e al tuo team l'accesso alle informazioni necessarie per svolgere al meglio il lavoro.

Segui questi passaggi per implementare Confluence come SSoT per il tuo team.

1. Scegli Confluence come SSoT

Confluence è la SSoT ideale: gli spazi aiutano il tuo team a strutturare, organizzare e condividere il lavoro; le pagine dinamiche sono luoghi in cui creare contenuti, acquisire informazioni e collaborare su qualsiasi progetto o idea, come ordini del giorno delle riunioni, piani di progetto e alberi decisionali; i commenti, i tag e le integrazioni con centinaia di app come Jira e Trello migliorano ulteriormente la collaborazione in team.

Evita di creare più fonti di riferimento scegliendo un'unico luogo in cui archiviare le conoscenze del tuo team. Effettua la transizione dedicando del tempo a discutere questo cambiamento con il team e assicurati che disponga del tempo necessario per spostare su Confluence tutte le informazioni contenute in altri luoghi.

Se ti capita di imbatterti in informazioni legacy a cui devi fare riferimento da qualche parte, Confluence ti consente di incorporare file Word, Excel e Google Drive in qualsiasi pagina.

2. Pianifica il modo in cui il tuo team userà Confluence

Stabilisci i primi rudimenti della SSoT, come gli spazi che dovrai creare e la documentazione di cui devi tenere traccia. Se hai bisogno di idee, dai un'occhiata al nostro elenco nella prossima sezione.

Valuta anche la possibilità di pianificare alcuni flussi di lavoro fondamentali: se non lo fai adesso, in seguito potrebbe essere troppo tardi. Utilizza mappe mentali e diagrammi per delineare l'iter che porta lo stato di un flusso di lavoro da "Da fare" a "Completato". Mettendo i flussi di lavoro su carta, tu e il tuo team potrete individuare i colli di bottiglia e le scorciatoie.

Confluence offre integrazioni con Draw.io, Gliffy e strumenti di mappatura mentale che possono aiutarti con questo passaggio.

3. Assegna ruoli e responsabilità per gli aggiornamenti

Per mantenere in ordine la tua SSoT, aggiungi un riquadro delle informazioni nella parte superiore di ciascuna pagina che indica chi è responsabile dell'aggiornamento (o dell'archiviazione) di quel documento.

I team o le organizzazioni più grandi possono anche scegliere per ciascuno spazio Confluence una persona che si occupi di mantenere aggiornate tutte le pagine al suo interno.

4. Crea modelli per garantire coerenza

Confluence è dotato di centinaia di modelli che puoi usare per la definizione degli obiettivi, le riunioni, i piani di progetto e molto altro. Quando crei una nuova pagina, ti vengono mostrati automaticamente tutti i modelli pertinenti in un riquadro sul lato della schermata e con soli due clic puoi ottenere il tuo modello pronto all'uso.

Questi modelli Confluence sono progettati da esperti in materia, ma puoi decidere anche di creare un modello personalizzato. In questo modo, tutti gli elementi fondamentali, come il campo che indica la persona responsabile dell'aggiornamento, saranno inclusi in ogni pagina.

5. Mantieni le informazioni aggiornate automaticamente

Le macro ti permettono di arricchire le funzionalità delle tue pagine Confluence, aggiungendo nuove funzioni o includendo contenuti dinamici in modo tale che le pagine mostrino sempre le informazioni più aggiornate. Per esempio, puoi includere ticket Jira, incorporare automaticamente gli aggiornamenti più recenti o visualizzare una bacheca Trello all'interno della tua pagina.

Puoi trovare le macro sotto il segno "+" nella barra degli strumenti o usando il comando "slash" (/) mentre modifichi una pagina.

6. Replica la tua SSoT in tutta l'organizzazione

Se sei la prima persona nella tua azienda a creare una SSoT con Confluence, congratulazioni! Gli altri team possono seguire facilmente il tuo esempio duplicando le pagine del tuo spazio con le loro pagine subordinate nidificate, per poi personalizzarle in base alle proprie esigenze.

Sfrutta i blog interni per diffondere l'utilizzo di Confluence come SSoT nella tua azienda. Assicurati che i dirigenti siano a favore di questa iniziativa e la integrino nel piano di onboarding in 90 giorni dei nuovi dipendenti.

Quali documenti archiviare nella tua unica fonte di riferimento (per team)

Ogni team ha esigenze diverse in materia di informazioni. Per ispirazione sui tipi di contenuti che puoi archiviare nella tua unica fonte di riferimento, consulta gli elenchi di seguito.

Generale (per tutti i team)

• Note della riunione

• Diagrammi dei processi e del flusso di lavoro

• OKR

• Piani di progetto

• Guide all'onboarding per i dipendenti

• Revisione delle prestazioni

Prodotto

• Analisi della concorrenza

• Pre-mortem

• Requisiti del prodotto

• Lancio del prodotto

• Roadmap del prodotto

Vendite e Marketing

• Piani di campagne e progetti

• Presentazioni

• Linee guida del brand e di comunicazione

• Librerie di immagini

• Kit per la stampa

• Materiali per presentazioni RFP

• Documentazione dei clienti

Risorse umane

• Comunicazioni e policy aziendali

• Directory aziendale

• Manuali di onboarding

• Calendari e monitoraggio delle ferie annuali

Assistenza clienti

• Knowledge base

• Domande frequenti

• Risposte predefinite

Team di sviluppo software/IT

• Gestione delle modifiche

• Pro

• Runbook DevOps

• Analisi retrospettive degli imprevisti

• Guide alla risoluzione dei problemi

Mantieni la tua unica fonte di riferimento accurata con Confluence

Mantenere la tua SSoT accurata è uno sforzo continuo, non un progetto da eseguire una tantum. Tu e il tuo team dovete gestire le informazioni contenute al suo interno attraverso responsabilità e processi ben definiti. 

Vuoi usare Confluence come unica fonte di riferimento? Inizia qui.