Come semplificare la pianificazione delle risorse nei diversi progetti

Cos'è la pianificazione delle risorse?

La pianificazione delle risorse alloca le risorse a task e progetti specifici entro un tempo stabilito. A seconda del settore, le tue risorse possono includere membri del team, attrezzature e strutture.

La pianificazione delle risorse, che delinea gli impegni e le responsabilità in termini di tempo durante tutto il ciclo di vita del progetto, è accessibile a tutti, quindi non c'è confusione.

Per la maggior parte dei team, la pianificazione richiede di rispondere a tre domande:

• Di quali risorse ha bisogno questo progetto?
• Quando ha bisogno di queste risorse?
• Queste risorse sono disponibili?

Con le risposte a queste domande, tutti vengono aggiornati e si evitano ritardi.

Migliora l'efficienza dei progetti

L'efficienza dei progetti può essere compromessa da diversi aspetti: dall'assegnazione delle risorse sbagliate al ritardo nel delegare i task. La pianificazione delle risorse consente ai manager di vedere l'intero ambito del progetto e le esigenze di ogni progetto.

Immagina che ti serva uno sviluppatore senior che lavori sull'app aziendale ma di non usare la pianificazione delle risorse. Rischieresti di accorgerti troppo tardi che lo sviluppatore deve collaborare con il team finanziario e questo può costringerti a modificare le tempistiche del progetto.

Con la pianificazione delle risorse, assegni tutte le risorse e i task durante la fase di pianificazione del progetto. In questo modo, non devi preoccuparti di risolvere i conflitti di risorse.

Impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso

Supponiamo che tu abbia uno sviluppatore senior che lavora su una nuova app. Sta lavorando anche al nuovo sito web? E chi si occupa del chatbot che il team di responsabili vuole lanciare contemporaneamente? Se il processo decisionale prende in considerazione solo quando lo sviluppatore è disponibile, rischi di sovraccaricarlo.

La gestione delle risorse ti consente di distribuire il lavoro in modo uniforme per evitare il burnout e ti permette di capire se una persona se è sovraccarica di lavoro oppure non ne ha a sufficienza.

Prevenire l'assegnazione di risorse in eccesso è utile dal punto di vista finanziario. Se hai pianificato le risorse in modo errato o non le hai pianificate affatto, è probabile che vengano assegnate troppe risorse a un progetto. Le risorse extra vanno ad aggiungersi ai costi finali e limitano la capacità del team di dedicarsi ad altro.

Il software di pianificazione delle risorse impedisce l'assegnazione di risorse in eccesso. Tuttavia, potrebbe essere necessario un periodo di apprendimento. Valuta la produttività media del tuo team per garantire un'equa allocazione dei task.

Migliora le tempistiche e la consegna dei progetti

Garantisce un utilizzo ottimale delle risorse

La pianificazione delle risorse mostra come il tuo team utilizza le proprie risorse. Ci sono membri del team che non hanno niente da fare perché i loro progetti non occupano l'intera giornata lavorativa? I membri del team stanno lavorando al di sopra della loro capacità?

Puoi raggiungere un utilizzo ottimale delle risorse quando ottieni la massima produttività dalle tue risorse con il minimo spreco. Ma trovare questo equilibrio manualmente è pressoché impossibile.

Senza una pianificazione delle risorse, perdi la visione generale delle risorse e della loro disponibilità. Riconoscere le risorse utilizzate in modo eccessivo o non utilizzate al pieno delle loro capacità diventa difficile e potresti avere problemi ad assegnare i ruoli in modo efficace.

La pianificazione delle risorse mostra i task di ogni membro del team in tempo reale, così puoi adattare rapidamente i compiti in caso di problemi. Ad esempio, puoi riassegnare un task a una persona che ha più tempo e competenze o ribilanciare la capacità del tuo team.

Sfide comuni nella pianificazione delle risorse

In un mondo perfetto, la pianificazione delle risorse funzionerebbe senza intoppi. La programmazione incontrerebbe pochi ostacoli e le risorse sarebbero sempre disponibili.

Spesso i team hanno problemi legati a vincoli dei progetti, ambiti di vario tipo e interessi contrastanti. Ad esempio, il team addetto ai contenuti desidera utilizzare il tuo nuovo freelance per creare blog per siti web, mentre il team pubblicitario ritiene che la priorità vada data al nuovo testo pubblicitario.

La definizione delle priorità è una parte fondamentale della pianificazione delle risorse. Ecco quattro sfide comuni in cui potresti imbatterti:

Assegnare le priorità alla pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti con Jira

Creating a resource schedule that truly works involves more than just listing tasks. It requires a strategic approach to availability, skills, and project goals.

Here's how you can leverage Jira to tackle this challenge:

Step 1: Create a project

Per far funzionare la gestione dei progetti, occorre considerare diversi aspetti variabili, tra cui un piano perfetto di pianificazione delle risorse. Una board Kanban di Jira aiuta a bilanciare le responsabilità del team e a consegnare i progetti per tempo. Con Jira, puoi assegnare facilmente i task alla persona giusta. Le board di Jira offrono visibilità in tempo reale sulla capacità del team e permettono di monitorare ogni problema.

Con funzionalità come le board multiprogetto e gli approfondimenti, Jira può alleggerire le tue responsabilità. Lascia che sia Jira ad analizzare i dettagli dei progetti e fornire idee in base al tipo di problema e alle prestazioni degli sprint passati. Se ci sono errori, Jira ti consente di spostare rapidamente i task e riequilibrare il tuo team.

La pianificazione delle risorse è un processo continuo. Continua a fare valutazioni e a modificarla per ottenere il massimo da ogni progetto e team. Jira ti offre gli strumenti e le informazioni per fare proprio questo.

Step 2: Create Tasks for Your Project

Properly creating issues in Jira sets you up for accurate resource allocation. Use different issue types for various work: tasks for specific actions, epics for larger projects, stories for requirements, and bugs for problems needing fixes. Align task requirements with team members’ skills and experience. A senior developer might finish a complex integration in two days, while a junior developer needs a week. Your resource schedule should reflect these skill differences.

Step 3: Assess Resource Availability and Scheduling

Review calendars, current workloads, and planned time off to identify constraints affecting resource access. Visualizing work in Jira provides different perspectives on resource allocation. Jira’s board view displays issues in workflow steps, while the timeline view helps plan work, track progress, and map dependencies. These visual tools help identify problems before they derail your schedule.

Step 4: Monitor and Adjust Regularly

Track progress and reassign resources as needed when delays or changes occur. Jira offers data-driven reports and insights to help you see how projects evolve and priorities shift. Maintain open communication with the team through regular check-ins to identify problems early and make adjustments before they escalate. Jira's reports, combined with the timeline view, enable teams to effectively monitor how well their resource schedule aligns with actual project progress.

By following these steps and utilizing Jira's robust features, you can create an effective resource schedule that enhances project efficiency and ensures optimal resource utilization.

Common challenges in resource scheduling

In a perfect world, resource scheduling would be hiccup-free. Schedules would fall into place with little friction, and resources would always be available. 

Teams frequently struggle with project constraints, varying scopes, and competing interests. For example, the content team wants to use your new freelancer to create website blogs, while the advertising crew believes new ad copy should come first. However, prioritization is a vital part of resource scheduling

Here are four common challenges teams encounter with resource scheduling:

Resource conflicts and overallocation

Overallocation is often a team’s biggest problem. Simple resource scheduling usually prevents extreme cases of overallocation. However, this problem is more persistent than it seems.

Say you assign someone three concurrent tasks, each taking one-third of their workday. That doesn’t leave much wiggle room. If one project falls behind, the others will likely follow, leaving the worker stressed and scrambling to meet deadlines. Now, the team has a resource conflict.

You may not be able to eradicate overallocation problems with resource scheduling, but you can limit their occurrence by ensuring you have a resource management plan in place and watching for updates.

Handling resource availability and skills

Resource scheduling makes it easy to assign tasks, but what if someone isn’t available? 

Resource leveling refers to shifting task due dates to accommodate limited resources. For example, if one designer needs to work on two ad campaigns, you can lengthen the project timeline instead of hiring another designer.

If you rely on spreadsheets and whiteboards, you may struggle to find the necessary information. An overview of who’s working on a particular project also won’t help when looking for specific skills or availability.

With an effective resource management software such as Jira, you can track each team member's schedule and abilities. This software allows you to spot potential bottlenecks before they grow and employ tactics such as resource leveling.

Managing changes and uncertainties

Resource scheduling helps your project management team respond to changes, but it may not be enough if the schedule has limited space.

You may acquire a new client or see a team member exit for maternity leave. How do you fit this in if the schedule is full and you don’t have extra resources available? When things like this happen, you typically have three choices: pause a project, delay deadlines, or hire more help.

Using software makes changes more manageable. With Jira, you receive automatic change notifications, allowing you more time to determine the next steps.

Balancing multiple projects and priorities

Everyone on your team has projects and priorities. Even if team member goals align, you still have to balance multiple projects, and resource scheduling doesn’t give you a key to determining priority.

While properly scheduling resources helps smooth out difficulties, it’s not the only solution. You may overlook individual motivations, making regular communication with your team critical. Asking for project updates and keeping your door open to feedback is critical.

This challenge becomes more complex when you're juggling different types of work. Your Gantt chart might show everything fits perfectly on paper, but the reality of context switching between projects can slow everyone down. Some team members thrive on variety, while others perform better with focused, single-project work.

Best practices for resource scheduling

Effective resource scheduling is about more than just matching people to tasks. You need strategies that prevent the common pitfalls that derail projects and burn out teams.

Follow these best practices for resource scheduling:

• Include buffer time in your schedules: Don't pack every minute of every day. Tasks often take longer than expected, emergencies pop up, and people need breathing room. Build in extra time for most tasks. This buffer prevents one delayed task from derailing your entire project timeline. 
• Schedule regular check-ins with your team: Weekly or bi-weekly meetings help you find problems early. These don't need to be long meetings — just long enough to surface any roadblocks or changes in availability. Team members often hesitate to speak up about problems until they become crises, so create safe spaces for these conversations.
• Use historical data to improve your planning: Track tasks to know how long tasks and larger projects actually take, compared to your estimates. After completing a few projects, you'll start to see patterns. Maybe your design reviews always take twice as long as planned, or your developers consistently finish coding tasks early but need extra time for testing. Use this data to make better estimates next time.

Jira centralizes all your project information in one place, giving you unified visibility into resource allocation through features like timeline views, capacity planning, and custom fields. At the same time, you can use Jira Product Discovery to prioritize which projects deserve resources before they become commitments, ensuring you schedule resources for high-impact work rather than just urgent tasks.

Optimize Your Resource Scheduling with Jira