Crea una knowledge base centralizzata per i team di marketing in Confluence

Una conversazione media si svolge a un volume di circa 60 decibel, abbastanza silenziosa da essere sommersa dal traffico cittadino. Eppure, se metti in uno stadio migliaia di persone, che tifano tutte per la stessa squadra contemporaneamente, il livello dei decibel può arrivare fino a 142, il record mondiale registrato durante una partita di calcio.

Cosa c'entra questo con i brand? Semplice: se riesci ad allineare l'intera azienda, la messaggistica del tuo brand raggiungerà più decibel ed emergerà dal rumore del marketing moderno.

Il problema è che la maggior parte dei brand non si preoccupa di allineare un'intera organizzazione. Sebbene l'85% delle organizzazioni abbia linee guida sul brand, solo il 31% afferma di applicarle in modo coerente. 

La soluzione: usa Confluence per ospitare una knowledge base centralizzata per le linee guida del tuo brand, i processi del team di marketing e altre risorse aziendali essenziali. 

Archiviando le linee guida del brand in Confluence, ad esempio, l'intero team può ottenere piena visibilità sul tipo di pubblico, sull'uso del logo, sulla voce e sul tono, sulle cose da fare e da non fare, il tutto da un'unica fonte. Oppure puoi creare linee guida aziendali in modo che ogni team, addetto al marketing o meno, abbia il riferimento per eccellenza. Ecco come funziona.

Perché sviluppare una knowledge base centralizzata in Confluence?

Perché la coesione del brand è importante. Quando McKinsey ha esaminato i 40 brand «più forti», ha scoperto che queste società producevano quasi il doppio dei rendimenti per gli azionisti rispetto alla media. E secondo McKinsey, i brand spesso traggono il loro potere dalla gestione e dall'esecuzione del loro mestiere. Creare una knowledge base centralizzata in Confluence significa perfezionarsi. 

Probabilmente sai già come dovrebbe essere il tuo materiale marketing. Potresti avere una chiara identità del brand. Ed è così per l'85% delle aziende. Ma le aziende che trasformano i loro materiali di marketing in risorse pratiche e utilizzabili riusciranno ad avere più successo nell'attuare il loro stile di brand unico.

Ecco come puoi utilizzare a tuo vantaggio la centralizzazione delle conoscenze del tuo team in Confluence:

• Fai in modo che i team siano sulla stessa lunghezza d'onda. La memorizzazione delle conoscenze in Confluence garantisce che tutti i membri del team accedano alle stesse informazioni e risorse. Questo evita silos e confusione. E poiché tutti i membri del tuo team, addetti al marketing o meno, accedono a queste informazioni, il rischio di incongruenze nella messaggistica e nel brand si riduce.

• Coerenza. Con Confluence, puoi creare una documentazione di brand e marketing coerente e logica utilizzando i modelli. Puoi quindi collaborare con gli altri membri del team tramite funzionalità come i commenti che non solo aiutano a mantenere aggiornate le informazioni, ma anche a tenere tutti allineati.

• Scala organizzativa. Confluence ti aiuta ad andare oltre le cartelle di documenti personali e a passare a spazi orientati ai progetti e ai team, dando vita a una struttura scalabile. Man mano che i membri del team entrano e se ne vanno, le risorse continuano a rimanere accurate. In particolare, Confluence è uno strumento aperto di default, rendendo le conoscenze organizzative accessibili fin dall'inizio.

Un semplice documento non è sufficiente per una knowledge base centralizzata. Il tuo materiale di marketing, come la creazione di un documento a partire da un modello di linee guida del brand all'interno di Confluence, crescerà e cambierà nel tempo. I processi, i flussi di lavoro, le routine del tuo team: sembrano tutti autoesplicativi all'interno dell'azienda. Ma quando vuoi inserire qualcuno di nuovo? Confluence può facilitare i processi di onboarding, formazione e gestione dei progetti per i tuoi team di marketing. Con Confluence come «base», la tua azienda sarà libera di espandersi. Confluence è il software di knowledge base scalabile in grado di crescere con il tuo team. 

Ma entriamo nei dettagli. Di quali funzionalità della knowledge base hai bisogno e cosa può offrirti Confluence?

Funzionalità di Confluence per creare una knowledge base

Creare pagine per materiali di marketing

Una pagina di Confluence è come una cellula all'interno di un organismo. Può corrispondere all'intero documento oppure puoi usarla per creare sistemi molto più complessi e dettagliati. Inizia da zero per dare libero sfogo alla tua creatività oppure usa un modello Confluence per ogni pagina. Con centinaia di modelli tra cui scegliere, tutti per usi specifici, come linee guida per la scrittura o articoli delle procedure, ne troverai sicuramente uno adatto a tutto ciò che il tuo team deve documentare.

Il bello delle pagine di Confluence è che sono dinamiche. I membri del team possono crearle, usarle per acquisire idee o impegnarsi in discussioni collaborative senza rovinare le informazioni già presenti nella pagina. I team possono anche scegliere in che misura collaborare: lavorare sulle pagine da soli o invitare un collaboratore. 

Un'altra funzionalità chiave è il controllo delle versioni delle pagine. Se qualcuno modifica una pagina e non ti piacciono le modifiche, puoi accedere alla Cronologia delle pagine (Altre opzioni -> Cronologia delle pagine) e vedere cosa è stato modificato. Non ti piacciono gli aggiornamenti? Puoi ripristinare una versione precedente con un clic.

Crea spazi per espandere la tua collaborazione

Ti ricordi il concetto dell'aumento del livello di decibel del tuo marketing se le persone lavorano all'unisono? Confluence è strutturato appositamente per mettere le persone sulla stessa lunghezza d'onda. O in questo caso, gli stessi spazi. 

Se le pagine sono le singole celle della tua campagna più recente, allora gli spazi sono sistemi di pagine che costituiscono le tue linee guida di marketing. Funzionano in modo molto simile alle cartelle, aiutandoti a condividere, archiviare e organizzare tutto il lavoro fondamentale di messaggistica del brand che hai svolto.

Puoi creare tre diversi tipi di spazi per rendere navigabile la tua knowledge base di marketing:

• Gli spazi del team assicurano che ogni team abbia uno spazio per concentrarsi sul lavoro più pertinente alla propria area specifica. Ciò significa che i professionisti del marketing di prodotto possono mantenere consolidati gli approfondimenti e il posizionamento delle ricerche sugli utenti nel loro spazio; mentre i professionisti del marketing che si occupano del rendimento possono compilare la strategia della campagna, i piani di canale e le retrospettive.

• Gli spazi di progetto conservano le informazioni relative al progetto in un unico posto. I team di progetto interfunzionali possono fare riferimento alle pagine e lavorare sulle loro iniziative direttamente in Confluence, senza continui scambi di e-mail, dove i messaggi possono facilmente perdersi o essere ignorati.

• Gli spazi personali memorizzano ciò su cui le persone stanno lavorando. Gli elenchi e le pagine delle cose da fare possono essere aggiornati e rifiniti prima di spostarli in uno spazio condiviso. Ciò contribuirà a mantenere centralizzati i documenti di collaborazione, anziché ospitare il lavoro individuale di ogni singolo membro del team.

Aggiungere etichette per una ricerca più semplice

Il materiale di marketing può aumentare rapidamente, soprattutto man mano che l'azienda cresce. Potresti avere linee guida diverse per le campagne pubblicitarie, la messaggistica sui social media e persino le note di lancio di funzionalità specifiche. Con Confluence, puoi aggiungere etichette alle pagine in modo che chiunque cerchi riferimenti rapidi non debba perdere tempo a navigare. Basterà, infatti, un semplice clic.

L'aspetto più importante delle etichette è la loro versatilità. Aggiungile alle pagine di Confluence, ai post del blog o persino agli allegati. Puoi inserire quello che vuoi per le etichette, classificandole come meglio credi.

Ad esempio, supponiamo di avere una documentazione relativa a come le campagne email dovrebbero essere divertenti. Crea una nuova etichetta «email» in Confluence. Anche se «email» non viene visualizzato esplicitamente in pagine o nomi di file specifici, il tag li evidenzierà ogni volta che qualcuno che cerca «email» desidera fare riferimento alle tue pratiche di marketing.

Queste etichette non si applicano solo alle pagine, ma anche agli spazi. Più il tuo team cresce, più importante sarà stabilire categorie di spazio che abbiano senso per i gruppi interni. Le etichette ti aiutino a gestirle con una ricerca rapida.

La ricerca basata sull'intelligenza artificiale ora è presente come funzione nativa anche in Confluence. Così puoi trovare quello che ti serve senza dover consultare manualmente le informazioni contestuali. Sei libero di concentrarti sul lavoro, senza fare domande o dare risposte sulla tua documentazione.

Mantieni le pagine organizzate in una gerarchia strutturata

Il motivo per cui la maggior parte delle knowledge base centralizzate diventa inefficiente è perché risulta difficile da consultare. Quando hai tutte le informazioni a portata di mano, puoi sempre consultarle in modo attendibile. Tuttavia, l'articolo di una knowledge base non è utile se ci vuole troppo tempo per trovarlo. Peggio ancora, se un membro del team trova l'articolo sbagliato, introduce imprecisioni nei tuoi progetti. Se cerca di mettere in pratica le tue strategie di marketing, potrebbe eliminare le note sbagliate.

Organizza invece le pagine della knowledge base all'interno della gerarchia strutturata di Confluence. 

Confluence utilizza un approccio dinamico all'organizzazione della knowledge base. Ad esempio, un singolo spazio può far parte di una categoria per il tuo reparto marketing. Puoi anche collegare lo stesso documento alla gerarchia esclusiva di una campagna specifica. I documenti più importanti per il branding diventano come intersezioni: sono disponibili anche ai team che lavorano su progetti diversi, senza intoppi per lo svolgimento delle attività.

Questo significa che non sei legato ai concetti di struttura del software quando organizzi i tuoi contenuti. Sei libero di scegliere la struttura che preferisci. Le pagine specifiche di Confluence per le singole campagne, ad esempio le campagne pubblicitarie che utilizzano sia i social media sia il contatto per e-mail, possono fare entrambe riferimento incrociato agli stessi documenti. Se tutto è collegato nel modo giusto, puoi apportare una modifica alla strategia di branding complessiva e tutti i team la vedranno automaticamente. È così che funziona l'organizzazione gerarchica dinamica.

Concedi l'accesso solo alle persone pertinenti

Forse hai letto la sezione precedente e hai pensato: «Uhm. Un'interazione? A quanto pare, un sacco di gente avrà da dire la sua...» E non è quello che vorresti. Puoi usare Confluence per controllare l'accesso e concedere autorizzazioni specifiche per pagine e spazi diversi. In poche parole, i documenti più importanti possono rimanere sotto il controllo delle persone preposte a controllarli. 

Le autorizzazioni possono variare a seconda delle regole impostate. Devi impostare le autorizzazioni globali per determinare l'accesso a livello di sito per utenti specifici? Puoi farlo. Vuoi creare autorizzazioni specifiche per lo spazio in modo che i dirigenti del team possano accedere a tutto ciò di cui hanno bisogno? Puoi fare anche questo. Inoltre, puoi arrivare a gestire le restrizioni delle singole pagine per assicurarti che non vengano apportate modifiche indesiderate ai tuoi messaggi.

Le pagine di Confluence si aprono in modalità di visualizzazione o modifica per impostazione predefinita, ma puoi limitare queste regole a utenti o gruppi specifici. Così sarai sicuro che la bozza di pagina su cui stai lavorando all'interno di Confluence verrà inviata solo alle persone che devono vederla.

Integrazione con soluzioni di gestione dei progetti

Se la tua knowledge base non si collega ad altri strumenti, è centralizzata o isolata?

Integrando Confluence con gli strumenti più utilizzati dal tuo team, mantieni la tua knowledge base flessibile alle esigenze in evoluzione del tuo team. Confluence ti fornisce i contenuti e il contesto in modo che tu abbia tutto ciò di cui hai bisogno per completare un progetto secondo le tue esigenze.

Ecco due esempi di integrazioni efficaci con Confluence.

Usando Trello e Confluence insieme, puoi incollare i link di Trello in Confluence grazie a funzionalità di anteprima/modifica, che ti consentono di modificare i task di Trello direttamente all'interno di Confluence. Oppure puoi incorporare le bacheche interattive di Trello nella pagina Confluence, in modo che il tuo team possa utilizzare tutte le funzionalità di Trello all'interno di una knowledge base di Confluence.

Integrando Confluence con Jira, potrai tenere traccia dei ticket Jira direttamente in Confluence. Tieni il team aggiornato sui potenziali problemi direttamente dalla tua knowledge base. Quando i task di Jira sono disponibili in una pagina di Confluence, puoi organizzarti con facilità in base alla timeline dei prossimi progetti. Oppure stimare le date di lancio e tenere il team sempre aggiornato.

Crea una knowledge base attiva e funzionante

Il punto non è avere un piano di marketing inefficace. A volte, una campagna di marketing ha successo mettendo semplicemente un'intera organizzazione sulla stessa lunghezza d'onda, in modo che tutti parlino con la stessa voce. Per te, però, è più di una conversazione. Per un marketing e un messaggio di brand distinti dalla concorrenza, non basta fare in modo che tutti remino nella stessa direzione.

E per questo è indispensabile una comunicazione interna. Che inizia da una knowledge base centralizzata per tutte le informazioni di marketing e del tuo brand. Quali messaggi di brand funzionano? Cosa bisogna aggiornare? Crea una knowledge base centralizzata con Confluence per mantenere il tuo team aggiornato e fare in modo che tutti parlino con la stessa voce.