Come creare una cultura collaborativa: passaggi per promuovere il lavoro di squadra

Per quanto possa sembrare solo un termine in voga, una cultura collaborativa è molto più che persone felici ed efficienti sul lavoro.

Molte aziende affermano che per loro è importante il lavoro di squadra, ma la vera collaborazione richiede più di una dichiarazione della mission o di un nuovo strumento. Nonostante le buone intenzioni, i silos persistono.

Spesso le informazioni o la documentazione del progetto si accumulano e i risultati individuali vengono premiati più degli sforzi del team. Per costruire una cultura collaborativa non è sufficiente parlarne.

Questo articolo spiega cosa distingue la vera collaborazione, perché è importante e quali passi concreti puoi intraprendere per promuovere il lavoro di squadra in tutta l'organizzazione.

Cos'è una cultura collaborativa?

Una cultura collaborativa è un ambiente in cui il lavoro di squadra è la norma, non l'eccezione: è integrato nel modo in cui le persone lavorano tutti i giorni, non è riservato esclusivamente alle sessioni di brainstorming e ai momenti di crisi.

Nella maggior parte delle organizzazioni arriva un momento in cui è necessaria la collaborazione. La cultura è collaborativa quando la collaborazione è regolare e intenzionale, non dipendente dal fatto che qualcuno scelga di iniziare a metterla in pratica.

Il presupposto predefinito è che il pensiero collettivo produce risultati migliori rispetto al pensiero individuale. E questo presupposto si manifesta nei processi, negli incentivi e nel comportamento della leadership, non solo nelle dichiarazioni di valori appese al muro.

Quali sono i vantaggi di una cultura collaborativa?

Il business case è diretto: le aziende con una cultura collaborativa hanno una probabilità cinque volte maggiore di raggiungere prestazioni elevate. Ma vale la pena comprendere i meccanismi dietro quel numero, perché sono più specifici di uno slogan altisonante.

Quando le persone si sentono davvero parte di un lavoro di squadra, diventano più coinvolte e i dipendenti coinvolti sono più produttivi, adattabili e propensi a rimanere.

Il turnover è costoso e, nell'ambito della selezione del personale, c'è molta concorrenza. Un'organizzazione che è particolarmente nota per la collaborazione del team ha un vantaggio misurabile in entrambi.

Esiste anche una connessione diretta tra la collaborazione e l'innovazione. È raro che i problemi complessi abbiano soluzioni ovvie. Quando si combinano prospettive ed esperienze diverse, si ottengono idee che nessuna persona potrebbe mai raggiungere da sola.

Affermare che la tua organizzazione valorizza la collaborazione non produce innovazione. Le pratiche specifiche che derivano da una cultura collaborativa, invece, sì.

Cosa ostacola la collaborazione sul posto di lavoro?

Se la collaborazione produce risultati migliori, perché non viene adottata in modo coerente da più organizzazioni? Emergono ripetutamente alcuni motivi strutturali:

• Lacune nelle competenze: molte persone non riescono a dimostrare di saper lavorare in team. Alcune persone semplicemente non hanno sviluppato le abitudini richieste da una collaborazione efficace, ad esempio ascoltare, condividere i meriti, invitare a esprimere il disaccordo e cambiare idea quando è necessario.

• Sicurezza psicologica: anche i collaboratori più esperti si trattengono quando non percepiscono un ambiente sicuro. Se i dipendenti si rendono conto che esprimere le proprie opinioni porta a essere ignorati o messi da parte, smettono di farlo. Se le persone che vengono promosse sono sempre quelle che lavorano da sole, tutti gli altri traggono la conclusione ovvia.

• Cultura a compartimenti stagni: alcune organizzazioni hanno reparti profondamente chiusi che sono in concorrenza con gli altri invece di essere aperti alla condivisione. Le informazioni diventano una fonte di potere. Le competenze vengono tenute per sé. Il lavoro interfunzionale sembra più una questione di negoziazione territoriale che una vera collaborazione.

• Pensiero tool-as-strategy: acquistare un nuovo software non è una strategia di collaborazione. È un'alternativa usata comunemente. Gli strumenti funzionano solo se abbinati ad aspettative chiare, norme condivise e una leadership che si fa modello del comportamento che lo strumento è destinato a supportare.

3 caratteristiche chiave di una cultura collaborativa

Una cultura collaborativa non nasce dalle buone intenzioni, ma si basa su tre caratteristiche strutturali che sono costantemente visibili nelle organizzazioni in cui la collaborazione funziona davvero:

Trasparenza e condivisione delle conoscenze

La collaborazione richiede una visione condivisa della realtà. Se le persone non conoscono gli obiettivi effettivi, cosa funziona o cosa non funziona, non riescono ad allinearsi per risolvere i problemi giusti.

Le organizzazioni trasparenti condividono le notizie, comprese quelle negative, a tutti i livelli. Evitare di parlare delle battute d'arresto non le fa scomparire.

Fa diffondere voci di corridoio, sgretola la fiducia e non fa acquisire gli insegnamenti che potrebbero impedire il ripetersi del problema.

Un team che può parlare onestamente di quello che è andato storto è un team che migliora nel tempo. Quando i singoli team trattano i loro processi e le best practice come vantaggi competitivi rispetto ad altri reparti, è una sconfitta per l'intera organizzazione.

Le culture collaborative documentano ciò che funziona e lo rendono accessibile. L'obiettivo è che l'organizzazione migliori, non che i diversi reparti possano vantarsi.

Confluence è stato creato proprio per questo. Le pagine di progetto, i log delle decisioni e gli spazi del team in condivisione offrono a tutti un'unica posizione da cui vedere cosa sta succedendo, quali decisioni sono state prese e che cosa è ancora in sospeso, indipendentemente dalla posizione o dal fuso orario.

Fiducia e le condizioni che permettono di instaurarla

Non puoi imporre la fiducia, ma puoi creare le condizioni che la rendono possibile.

Per i team distribuiti, gli spazi di lavoro digitali condivisi sono importanti quanto quelli fisici. Se i team remoti possono vedere su cosa stanno lavorando gli altri team, diventa possibile collaborare senza bisogno di organizzare una riunione.

Questo avviene in maniera naturale con una documentazione del progetto dettagliata e la condivisione delle conoscenze: tutto si trova in un'unica posizione ed è visibile e ricercabile, indipendentemente dal fatto che il team si trovi nello stesso ufficio o distribuito in sei fusi orari diversi.

Jira aggiunge il livello di responsabilità. Se per i task vengono definiti in modo chiaro i responsabili, le date di scadenza e un thread di commenti collegato direttamente al lavoro, nessuno deve tirare a indovinare per capire chi è responsabile di cosa o a che punto si trova un'attività.

Questa chiarezza è l'aspetto che permette alle persone di fidarsi le une delle altre a tal punto da passarsi il lavoro e andare avanti. È l'unità di base dell'esecuzione collaborativa.

Leader che utilizzano la collaborazione in modo chiaro

Il comportamento della leadership è fondamentale per costruire una cultura collaborativa. I dipendenti osservano il comportamento dei leader molto più attentamente di quanto dicano.

Questo significa che i leader non possono promuovere uno strumento di collaborazione che loro stessi non usano. Significa, inoltre, che non possono parlare dell'importanza di avere punti di vista diversi e poi prendere da soli le decisioni importanti.

I leader che collaborano in modo più efficace ammettono di non avere tutte le risposte. Chiedere l'input di qualcuno non è segno di debolezza, è precisione.

Integrano la collaborazione nei processi del team progettando timeline che includono la revisione tra pari e creando cicli di feedback nei flussi di lavoro tramite retrospettive e controlli strutturati. Premiano i risultati del team, non solo le prestazioni individuali.

E si allontanano dalla microgestione. I team che hanno bisogno dell'approvazione per ogni decisione non possono costruire la fiducia e lo slancio che rendono efficace il lavoro collaborativo.

Come creare una cultura collaborativa: 3 passaggi pratici

La costruzione di una cultura collaborativa è un processo continuo, non un'iniziativa una tantum. Tuttavia, ci sono due cambiamenti strutturali che fanno la differenza più velocemente di qualsiasi altra cosa.

Passaggio 1: rendi accessibili le informazioni

La maggior parte dei fallimenti nella collaborazione è riconducibile al fatto che le persone non dispongono del contesto di cui hanno bisogno. Raccogliere in un'unica posizione le informazioni importanti, rendendole ricercabili e visibili a tutti coloro che ne hanno bisogno, rimuove l'ostacolo strutturale più comune.

Confluence è stato creato appositamente per questo: pagine condivise, documentazione trasparente e un'unica posizione in cui i team possono vedere cosa succede in tutta l'organizzazione.

Quando un nuovo membro del team prende parte a un progetto, uno spazio Confluence correttamente gestito permette di aggiornare quella persona senza organizzare cinque riunioni sullo stato.

Passaggio 2: rendi esplicita la responsabilità

Se nessuno sa chi è responsabile di cosa, la collaborazione si sfalda rapidamente. Jira colma questa lacuna: ogni task ha un responsabile chiaro, una data di scadenza e un thread di commenti collegato direttamente all'attività in questione.

Quando la responsabilità è ben definita, i team possono coordinarsi senza check-in costanti e i flussi di lavoro con approccio asincrono su cui i team distribuiti e ibridi si basano funzionano davvero.

Passaggio 3: esamina quali comportamenti vengono ricompensati

Nessuna iniziativa culturale sopravvive a una struttura di incentivi che la contraddice. Prima di investire in strumenti o formazione, esamina se le persone promosse sono quelle che dimostrano un comportamento collaborativo.

In caso contrario, parti da qui. Gli strumenti e la formazione sono moltiplicatori e amplificano la cultura già diffusa.

Integra la collaborazione nel modo di lavorare del team

Una cultura della collaborazione non è un tratto della personalità che alcuni team hanno e altri no, bensì un insieme di decisioni strutturali: cosa viene documentato, chi riceve un riconoscimento, come vengono rese visibili le decisioni e quali strumenti vengono effettivamente usati.

I team efficienti sotto questo aspetto non si affidano alla buona volontà o alle assunzioni giuste. Creano sistemi che rendono la collaborazione il percorso di minor resistenza. Se parti con la trasparenza dell'accesso alle informazioni e della responsabilità, la cultura si svilupperà di conseguenza.

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Domande frequenti

L'acquisto di un nuovo software di collaborazione migliora davvero la cultura del team?

Il software di per sé non basta. Gli strumenti riducono gli attriti ma non cambiano i comportamenti. La cultura si evolve quando cambiano gli incentivi, i modelli offerti dalla leadership e l'accesso alle informazioni. Il software agevola il cambiamento, non lo innesca.

Come si capisce se il team ha un problema di collaborazione?

Fai attenzione al disallineamento ricorrente tra team, alle decisioni prese in assenza delle persone giuste e alle conoscenze che rimangono limitate a singole persone anziché essere condivise con il team. Questi sono segnali strutturali, non problemi di personalità.

I team remoti possono creare una cultura autenticamente collaborativa?

Sì, ma è necessaria una struttura più deliberata rispetto ai team che lavorano nella stessa sede. Documentazione condivisa, visibilità dello stato del progetto e flussi di lavoro asincroni sostituiscono la visibilità organica derivante dal lavoro in presenza.

Perché le iniziative di collaborazione non raggiungono l'obiettivo?

Di solito perché affrontano i sintomi invece delle cause. La formazione migliora le competenze, ma se la struttura degli incentivi continua a premiare le prestazioni individuali, il comportamento non cambierà. Correggi prima gli aspetti che vengono misurati e riconosciuti.

Qual è il legame tra sicurezza psicologica e collaborazione?

La sicurezza psicologica è la condizione preliminare. Le persone non condividono idee, segnalano problemi o incoraggiano il contraddittorio se non si sentono al sicuro nel farlo. Senza questa sicurezza, la collaborazione rimane superficiale a prescindere dagli strumenti o dai processi in atto.

Quanto tempo ci vuole per creare una cultura della collaborazione?

I cambiamenti strutturali come le pratiche di documentazione e la visibilità degli obiettivi possono mutare in fretta. I cambiamenti comportamentali, soprattutto quelli legati alla fiducia e al feedback, richiedono più tempo. Se la leadership indirizza il cambiamento in modo coerente, la maggior parte dei team riscontra miglioramenti significativi entro uno o due trimestri.